高校圖書館圖書招標(biāo)采購的思考

樊五妹

肇慶學(xué)院圖書館

〔廣東省肇慶市 526061〕

＊樊五妹 女，出生于1967年，副研究館員。

一、引 言

圖書招標(biāo)采購是通過招標(biāo)方式尋求最好的圖書供應(yīng)商，保證圖書采購的效率和質(zhì)量，是圖書館采訪工作的一種改革和創(chuàng)新。三十多年的改革開放，圖書發(fā)行業(yè)呈現(xiàn)出百花齊放的局面，民營書店、個(gè)體書商、網(wǎng)絡(luò)書店大量出現(xiàn)并迅速發(fā)展。我國高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，為實(shí)行圖書招標(biāo)采購提供了有利條件。同時(shí)，國家招標(biāo)法的制定和實(shí)施給高校圖書館圖書招標(biāo)采購提供了法律依據(jù)。通過圖書招標(biāo)采購可以提高圖書采購資金的使用效益、促進(jìn)圖書館的廉政建設(shè)、圖書館可以得到許多增值服務(wù)、依法保護(hù)圖書館利益和中標(biāo)供應(yīng)商利益等。因此，目前大部分高校圖書館都對圖書采購實(shí)行了招標(biāo)，雖然它有許多優(yōu)點(diǎn)，但由于它起步晚，市場發(fā)育還不成熟，圖書供應(yīng)商資質(zhì)和規(guī)模參差不齊，圖書招標(biāo)采購也存在著不少問題［1］。如何解決這些問題，以期提高高校圖書館圖書招標(biāo)采購的效率和科學(xué)性，是高校圖書館采訪人員研究的重要課題。

二、高校圖書館實(shí)行圖書招標(biāo)采購存在的主要問題

（一）招標(biāo)文件用語不規(guī)范

在圖書招投標(biāo)活動(dòng)中，招標(biāo)文件對招標(biāo)和投標(biāo)雙方的行為及意愿表達(dá)起著重要的規(guī)范作用。通過要約和承諾，將招標(biāo)和投標(biāo)雙方統(tǒng)一在圖書采購、服務(wù)的招投標(biāo)活動(dòng)中。如招標(biāo)方在要約中沒有按法律要求對一些用語作出統(tǒng)一明確的規(guī)定和明示，要約內(nèi)容含糊不清，意愿表達(dá)不夠明確具體，就會(huì)使投標(biāo)方在承諾時(shí)偏離招標(biāo)方的意愿表達(dá)，甚至成為鉆空子的依據(jù)。比如，對圖書采購的招標(biāo)方來說，進(jìn)行圖書采購招標(biāo)，目的就是要花最少的錢購買到想要的圖書。但在擬定招標(biāo)文件時(shí)，如果要約內(nèi)容不夠清析，就容易使書商鉆空子。以“最新版本”這個(gè)概念為例，如果一部已出版的圖書在它再版之前原來的版本永遠(yuǎn)是“最新版本”。據(jù)統(tǒng)計(jì)，約有90%的圖書出版后不會(huì)再版。在制訂要約和標(biāo)書時(shí)，如果沒有寫明具體的年限，而是寫上“本次采購的圖書均為最新版本的圖書”的字句。在投標(biāo)時(shí)，投標(biāo)人就可以認(rèn)為凡是在第一次出版后沒有再版的都是“最新版本”的圖書，“最新版本”的圖書都是本次圖書采購招投標(biāo)范圍內(nèi)需要的圖書，造成投標(biāo)方低價(jià)中標(biāo)或超低價(jià)中標(biāo)，使圖書館有限的圖書購置費(fèi)沒有真正買到當(dāng)年出版的圖書，造成了資金的嚴(yán)重浪費(fèi)，影響了館藏質(zhì)量。

（二）評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)

圖書招標(biāo)采購成敗的關(guān)鍵在于選擇書商，而決定供書商命運(yùn)的就是評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)、合理、可操作性的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是保證招標(biāo)公正、公平的重要條件。目前，由于招標(biāo)中評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，在評(píng)標(biāo)過程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)只按照各書商提供的招標(biāo)書的內(nèi)容來評(píng)判供書商，考慮較多的是投標(biāo)方的規(guī)模及圖書價(jià)格等因素，無法對投標(biāo)商資質(zhì)、能力、信譽(yù)等做出審查，也無法對招標(biāo)書的承諾做出真?zhèn)闻袛?。由此，供?yīng)商只要敢“吹”，就能中標(biāo)。一些有正規(guī)進(jìn)貨渠道，服務(wù)完善，綜合實(shí)力強(qiáng)，但運(yùn)營成本較高的書商則中不了標(biāo)，而一些劣質(zhì)或“皮包”書商卻中了標(biāo)［2］，從而導(dǎo)致不合理的評(píng)標(biāo)結(jié)果，使圖書館的圖書采購質(zhì)量下滑。

（三）低價(jià)中標(biāo)問題

在圖書招標(biāo)采購工作中，折扣率是一個(gè)非常敏感的問題，也是圖書館招標(biāo)時(shí)非?？粗氐囊粋€(gè)指標(biāo)。由于目前的圖書發(fā)行市場正處于改革中，還缺乏行之有效的質(zhì)量和價(jià)格管理體制。一些單位的圖書招標(biāo)主管部門往往把圖書采購和購買其他商品等同起來，按照誰價(jià)低誰中標(biāo)原則，自以為低價(jià)招標(biāo)是一件非常合算的買賣，但結(jié)果并非如此。因?yàn)橹灰瞧髽I(yè)，盈利就是其生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，賺錢就是其經(jīng)營活動(dòng)的目標(biāo)，任何一家書商都是以贏利為目的。一些供應(yīng)商想方設(shè)法低價(jià)中標(biāo)后無法獲取正常的利潤，只能在供書選擇上做文章，在圖書館訂單中選擇利潤高的圖書供貨，將無利、少利的單子擇單，甚至壓單。由于書商從出版社拿到的圖書折扣，是隨著圖書出版的周期逐漸遞增的，有些書商便故意拖延圖書到貨時(shí)間，導(dǎo)致部分圖書出版半年以后才能到達(dá)圖書館。這就造成一些時(shí)效性強(qiáng)的書籍的利用價(jià)值大打折扣。對進(jìn)價(jià)高的圖書，供書商則以訂不到書為由做退單處理，使一些專業(yè)性較強(qiáng)、發(fā)行量小的圖書無法收集齊全。一些有規(guī)律出版發(fā)行的套書、叢書、多卷書也容易出現(xiàn)漏訂漏購。

（四）數(shù)據(jù)提供問題

數(shù)據(jù)問題主要表現(xiàn)在采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)的提供方面。書商為了成功競標(biāo)，都要以提供盡可能多的配套服務(wù)來吸引圖書館。如在合同中承諾提供電子版征訂目錄，配送符合國際標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)的MARC數(shù)據(jù)等。但購買符合國際標(biāo)準(zhǔn)和國家標(biāo)準(zhǔn)的MARC數(shù)據(jù)，需額外支付較高費(fèi)用，勢必造成成本上升。有些書商中標(biāo)后為了降低經(jīng)營成本，不嚴(yán)格按照合同要求提供電子版征訂目錄和配送標(biāo)準(zhǔn)的MARC數(shù)據(jù)，而是書商自己組織人員編制一些數(shù)據(jù)，東拼西湊，數(shù)據(jù)質(zhì)量難以達(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)格式不符合本館書目數(shù)據(jù)要求，甚至與管理系統(tǒng)不匹配。

三、完善圖書招標(biāo)采購工作的措施

（一）制定規(guī)范的招標(biāo)文件

招標(biāo)文件是圖書采購方向投標(biāo)人發(fā)出的旨在為將來的圖書供應(yīng)商撰寫投標(biāo)文件提供所需資料，并向其通報(bào)招標(biāo)所依據(jù)的原則、內(nèi)容、要求和程序的書面文件。招標(biāo)文件撰寫的總體要求是：必須符合國家有關(guān)法律、法規(guī)，各項(xiàng)條款合理合法、科學(xué)規(guī)范，確保公平性。制訂圖書招標(biāo)文件時(shí)，要使用嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范準(zhǔn)確的招標(biāo)用語。在標(biāo)書中，除了寫清楚采購的圖書一定是正版圖書外，對采購圖書的出版時(shí)間上的描述，一定要清楚寫明采購的是哪一年出版的圖書，防止描述不明確。此外，對一些重要的服務(wù)內(nèi)容也應(yīng)有明確規(guī)定，如制作書目數(shù)據(jù)的具體要求；中標(biāo)后圖書供應(yīng)商應(yīng)提供何種書目供采購方圈選，采購方圈選的新書，圖書供應(yīng)商達(dá)不到規(guī)定的比例應(yīng)受何種處罰；圖書驗(yàn)收時(shí)供應(yīng)商差錯(cuò)率在多少應(yīng)退貨；新書選定后應(yīng)在什么時(shí)間供貨以及供貨地點(diǎn)、裝卸費(fèi)用由誰承擔(dān)；新書驗(yàn)收后在多少個(gè)工作日內(nèi)付出規(guī)定的比例款項(xiàng)等。

（二）選用適合的評(píng)標(biāo)方法，嚴(yán)格按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)

根據(jù)中華人民共和國財(cái)政部2004年18號(hào)令《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》的規(guī)定，貨物服務(wù)招標(biāo)采購的評(píng)標(biāo)方法分為最低評(píng)標(biāo)價(jià)法、綜合評(píng)分法和性價(jià)比法。很顯然，選用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法，只會(huì)鼓勵(lì)書商的惡意競爭，根據(jù)高校圖書館圖書招標(biāo)采購性質(zhì)及特點(diǎn)，應(yīng)選用綜合評(píng)分法［3］。綜合評(píng)分法的主要因素是：價(jià)格、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)、業(yè)績和服務(wù)等，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是總分為100分。因高校圖書館圖書招標(biāo)采購有其特殊性，對館藏質(zhì)量要求較高，中標(biāo)商的服務(wù)水平是最關(guān)鍵的。其次是考慮圖書折扣率及其他。服務(wù)水平包括圖書到館率、圖書到貨周期和提供采訪、編目數(shù)據(jù)的能力等；其他包括注冊資金、經(jīng)營面積和近年來與高校圖書館合作情況等。筆者認(rèn)為評(píng)分比例應(yīng)為6：2：2，也就是服務(wù)水平為60分；圖書折扣率為20分；其他為20分。評(píng)標(biāo)委員會(huì)必須嚴(yán)格按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，評(píng)標(biāo)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和程序進(jìn)行。評(píng)標(biāo)委員會(huì)在綜合分析審核商家標(biāo)書基礎(chǔ)上，每位評(píng)標(biāo)成員根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)商進(jìn)行背靠背打分，最后匯總各評(píng)標(biāo)成員的打分后得出各個(gè)投標(biāo)商家的最后得分，根據(jù)評(píng)標(biāo)前規(guī)定的中標(biāo)名額，得分排在前面的投標(biāo)商家中標(biāo)。評(píng)標(biāo)結(jié)果經(jīng)評(píng)標(biāo)成員簽屬意見，上報(bào)學(xué)校招標(biāo)工作小組審批生效，招標(biāo)結(jié)果以適當(dāng)形式向投標(biāo)商家公示。

（三）制定合理的圖書折扣比例

圖書館招標(biāo)不僅是為了省錢，更是為了提高館藏質(zhì)量。如果太看重價(jià)格，只想節(jié)約經(jīng)費(fèi)，其結(jié)果就是“雙損”：供書商賺不到錢，圖書館盲目追求低價(jià)，必然影響?zhàn)^藏質(zhì)量。而衡量高校圖書館館藏質(zhì)量的一個(gè)重要指標(biāo)就是館藏學(xué)術(shù)性、專業(yè)性圖書所占的比重。但經(jīng)營學(xué)術(shù)性、專業(yè)性圖書的利潤低，供貨商會(huì)選擇盡量少提供或不提供此類圖書。因此，為了提高高校圖書館的館藏質(zhì)量，保證采購到符合學(xué)校教學(xué)科研需要的圖書，高校圖書館圖書招標(biāo)采購工作中應(yīng)摒棄唯高折扣中標(biāo)的做法，不以折扣論“英雄”，應(yīng)制定合理的圖書折扣比例?？梢钥紤]設(shè)立一個(gè)能采購到當(dāng)年出版新書的比較合理的標(biāo)底折扣率［4］。依多年從事圖書采購的實(shí)踐來看，因高校圖書館館藏質(zhì)量要求較高，筆者認(rèn)為比較合理的標(biāo)底折扣率為75折左右，從眾多投標(biāo)商中選擇幾家綜合實(shí)力較強(qiáng)，服務(wù)能力較好，而給予的折扣最接近標(biāo)底折扣率的圖書供應(yīng)商為中標(biāo)商。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督檢查

加強(qiáng)監(jiān)督檢查是保證高校圖書館圖書招標(biāo)采購工作順利進(jìn)行和提高館藏質(zhì)量的重要手段。監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：一要嚴(yán)把圖書驗(yàn)收關(guān)。新書驗(yàn)收是確保圖書采購質(zhì)量的最后防線，采購其他環(huán)節(jié)中的問題可能在驗(yàn)收階段被發(fā)現(xiàn)。因此，新書到館后，驗(yàn)收人員及時(shí)核對送交的圖書品種、復(fù)本與訂單是否相符；圖書是否有質(zhì)量問題，如污損、錯(cuò)頁、缺頁、倒頁等，對于有質(zhì)量問題的圖書一律退回；查看有無塞書、增加復(fù)本量、盜版圖書等情況，如出現(xiàn)上述情況應(yīng)嚴(yán)格按照合同的規(guī)定給予懲罰。二要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)。檢查采訪數(shù)據(jù)是否涵蓋本館主要學(xué)科書目，編目數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范要求，著錄內(nèi)容是否全面完整，數(shù)據(jù)格式是否與本館的采編系統(tǒng)相匹配，是否及時(shí)更新等［5］。三要嚴(yán)把圖書到貨關(guān)。圖書到貨率、到貨時(shí)間是衡量供書商實(shí)力的一個(gè)重要指標(biāo)，高校圖書館依據(jù)上述資料建立供應(yīng)商考核表，為下一次招標(biāo)遴選圖書供應(yīng)商提供原始的材料。

（五）選擇多家不同供貨模式的供書商

由于高校圖書館采購的圖書種類多、范圍廣、復(fù)本較少，任何一個(gè)圖書供應(yīng)商都無法專門地、齊全地、連續(xù)地提供體現(xiàn)本館館藏特色的專業(yè)文獻(xiàn)。為了保證館藏資料的系統(tǒng)性、完整性和連續(xù)性，加強(qiáng)特色館藏建設(shè)，因此，在選擇中標(biāo)單位時(shí)，一般不宜只選擇一家圖書供應(yīng)商或一種供貨模式的多家供應(yīng)商。選擇兩個(gè)以上的供應(yīng)商，可以使供應(yīng)商之間相互競爭，從而給圖書館帶來更多的利益；選擇不同供貨模式的多家供應(yīng)商，拓寬圖書供貨渠道，可以使圖書館能根據(jù)供應(yīng)商的供貨特色和服務(wù)特色，選擇自己所需的圖書。此外，圖書招標(biāo)采購需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，圖書館與書商要建立良好的合作伙伴關(guān)系需要一個(gè)較長的磨合期，同時(shí)由于高校圖書館圖書采購有其鮮明特征。所以，高校圖書館應(yīng)當(dāng)對前期合作的資質(zhì)優(yōu)秀的圖書中標(biāo)商續(xù)標(biāo)。因其了解本館文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)律，使圖書采購質(zhì)量能夠得到保障。但考慮到圖書招標(biāo)采購工作的特殊性，續(xù)標(biāo)最好是1次，最多2次，這樣既可以挖掘優(yōu)質(zhì)中標(biāo)商的潛力，為高校圖書館提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，又可以讓更多的優(yōu)質(zhì)供書商有機(jī)會(huì)中標(biāo)，同時(shí)還可以避免腐敗行為的滋生。

（六）分標(biāo)采購與自主采購相結(jié)合

由于高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，新學(xué)科不斷出現(xiàn)，高校圖書館采訪工作應(yīng)適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。因每年的招標(biāo)工作使圖書采購工作出現(xiàn)階段性特點(diǎn)，而且，招標(biāo)過程需要較長時(shí)間。為了減少招標(biāo)對采購業(yè)務(wù)的影響，全年的購書經(jīng)費(fèi)總額不要都用于招標(biāo)采購上，應(yīng)留出一部分資金用于自主采購。根據(jù)學(xué)校的具體情況，選擇招標(biāo)采購的經(jīng)費(fèi)和自主采購經(jīng)費(fèi)的比例，也可通過大型書店、書展、網(wǎng)絡(luò)等各種途徑購買所需的專業(yè)圖書、無法列入招標(biāo)采購計(jì)劃之內(nèi)的文獻(xiàn)，以起到拾遺補(bǔ)漏的作用，不斷提高圖書館的館藏質(zhì)量。

（七）雙方真誠合作，共同發(fā)展

圖書館和圖書供應(yīng)商應(yīng)以一顆真誠的心、一種換位思考的方式和平等的心態(tài)考慮對方的利益，真正把對方視為自己的朋友。圖書館不要憑借自己的買方優(yōu)勢對圖書供應(yīng)商提出過分苛刻的要求，圖書供應(yīng)商也不要總是想著怎樣使利潤最大化，應(yīng)在取得合理利潤的前提下，充分理解高校圖書館事業(yè)發(fā)展，了解高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)律，充分研究高校圖書館館藏建設(shè)的需求，明白各種學(xué)科、學(xué)術(shù)及專業(yè)文獻(xiàn)對于高校圖書館的重要性，深入挖掘合作內(nèi)容，開拓增值服務(wù)［6］。只有這樣，才能達(dá)到和諧相處、共同發(fā)展之目的。

四、結(jié) 束 語

總之，高校圖書館圖書招標(biāo)采購利大于弊。我們應(yīng)充分利用好圖書招標(biāo)采購的優(yōu)勢，加強(qiáng)管理，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對圖書招標(biāo)采購的方式和策略不斷加以完善。高校圖書館與誠信經(jīng)營、管理規(guī)范和具有強(qiáng)大銷售能力的圖書供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)雙邊互動(dòng)互助，一定會(huì)朝著“雙贏”的方向發(fā)展，共同推進(jìn)高校圖書館事業(yè)的健康發(fā)展，更好地滿足學(xué)校教學(xué)、科研的各種文獻(xiàn)信息需求。gov.cn／gongbao／content／2005／content＿64216.htm.

［4］黃衛(wèi)華.高校圖書館圖書采購招標(biāo)的意義、問題及對策［J］.圖書館工作與研究，2008，（12）：50～52.

［5］吳曉駿.高校館圖書采購招標(biāo)的現(xiàn)狀與問題［J］.圖書館雜志，2008，27（3）：34～35.

［6］顧薔芬.探討圖書館和書商的合作共贏關(guān)系［J］.圖書館論壇，2009，29（1）：20～22.

［1］譚寅漢.中方圖書邀請招標(biāo)采購探析［J］.圖書館工作與研究，2009，（4）：34～37.

［2］吳錦榮.論高校圖書館文獻(xiàn)的政府采購［J］.圖書館，2008，（4）：90～92.

［3］中華人民共和國財(cái)政部.政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法［EB／OL］.［2011－11－23］.http：／／www.