優(yōu)化編目業(yè)務(wù)外包工作的實踐與思考

徐荷蓮

(鎮(zhèn)江市圖書館，江蘇 鎮(zhèn)江 212001)

近年來，編目業(yè)務(wù)外包已經(jīng)在國內(nèi)許多圖書館得到不同程度的實施，圖書館編目業(yè)務(wù)外包這一理念，在給傳統(tǒng)的編目工作帶來挑戰(zhàn)的同時，也為圖書館更加合理地配置自身人力資源，圍繞工作中心進一步提高專業(yè)隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)工作優(yōu)勢最大化，進而增進工作活力和增強圖書館事業(yè)持續(xù)發(fā)展的動力提供了契機。本館編目業(yè)務(wù)外包是從2006年底開始實施的，已運作了4年多的時間，筆者也親身經(jīng)歷了本館編目業(yè)務(wù)外包的整個發(fā)展及不斷優(yōu)化過程。面對蓬勃發(fā)展的編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)象以及不同觀點的各家評論，筆者憑借若干年來的編目經(jīng)驗和近年所經(jīng)歷的外包實踐，特撰文與同行共同探討。

1 編目業(yè)務(wù)外包的主要原因

圖書館管理發(fā)生深刻變革對圖書館館員原有的角色產(chǎn)生了影響，也提出了不斷適應(yīng)新的管理形式的要求。從業(yè)務(wù)流程上來說，管理重心從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)向服務(wù)轉(zhuǎn)移，使原來的編目崗位在圖書館的重要地位已逐步被面向讀者的一線服務(wù)崗位所替代。

圖書館實行編目外包，在很大程度上是出于財務(wù)考慮，特別是中小型圖書館。筆者所在的圖書館近幾年不斷推出新的公益活動，如“文心講堂”、“文心展廳”，這些都需要花費大量的人力、物力。免費開放，讀者數(shù)量的激增，無疑使本已人員緊張的矛盾更為突出。在人力、經(jīng)費不增加，甚至還有外調(diào)的情況下，編目外包是一種理想的選擇。外包后分流出的編目人員，可以流動到其他更合適的服務(wù)崗位上。

2 編目業(yè)務(wù)外包的模式

究竟采用何種外包模式?我們在做了大量調(diào)研后，才做出慎重決定，把文獻分類以外的編目業(yè)務(wù)全部外包。

2006年的時候，對我們來說，外包是一種全新的理念，將圖書館的核心，如此重要的業(yè)務(wù)工作外包出去，由外行人來代替完成，能行得通嗎?采編部的同志一度感到迷茫、困惑與無奈，但是面對圖書館現(xiàn)有的人力、物力，編目外包勢在必行。

當時，圖書館編目業(yè)務(wù)外包的單位還很少，我們查閱了相關(guān)資料，廣東有圖書館已經(jīng)開始實施編目業(yè)務(wù)外包，對我們有所啟發(fā)。對本市的圖書館調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，僅有部分高校圖書館將編目業(yè)務(wù)的非核心部分外包，如把蓋章、貼磁條等簡單易行的工作交由書商完成，編目業(yè)務(wù)的核心部分，如標引、分類、取號等對專業(yè)知識要求較高的業(yè)務(wù)仍由各館自己完成。本館究竟采用何種外包形式?沒有多少成功的經(jīng)驗可以借鑒，只能是摸著石頭過河，尋求適合本館的編目業(yè)務(wù)外包方式。初定方案為：第一，在哪家書商采購的圖書，由哪家書商負責來館加工。第二，編目業(yè)務(wù)中除了分類，全部外包給書商，即由他們來館給圖書加蓋館藏章、加貼報警磁條、貼條形碼、加工編目數(shù)據(jù)、打印書標、貼上索書號標簽和薄膜、典藏處理、打印交接清單，最后協(xié)同采編部同志將這些書送往借閱部門。第三，圖書加工耗材由書商提供。

分類工作之所以沒有外包，是基于以下方面的考慮。分類工作畢竟是一項技術(shù)性的工作，熟悉編目工作的人都知道，分類所占的時間絕不是小數(shù)，即使有多年分類經(jīng)驗的老館員，也只能對一些分類過程中常見的類目信手拈來，對大多數(shù)文獻還是要翻閱分類法的，對于內(nèi)容復雜一些的文獻自然少不了要作仔細斟酌。如果讓書商來分類，一是他們不具備這方面的專業(yè)人才;二是他們?yōu)榱颂岣呔幠克俣?，只會套用其他館的分類或直接利用在版編目數(shù)據(jù)，而這樣做并不符合本館的要求。

為什么不能套用其他館的分類或直接利用在版編目數(shù)據(jù)呢?一方面，本館有自己的分類細則，其他館的分類號不一定適用于本館。另一方面，筆者從事分類工作時，曾對到館新書在版編目數(shù)據(jù)上的分類做過統(tǒng)計，錯誤率接近0.8%。其中，有印刷錯誤的，如《感恩企業(yè)自動自發(fā)》一書，CIP上的類號是K272.92，而其正確的類號應(yīng)是F272.92，F(xiàn)印成K，失之毫厘，謬以千里;有根本性錯誤的，如《大癲狂》一書，將應(yīng)為F831.9的類號印成TN914.42;有將國別印錯的，如《明日帝國》一書，作者是美國的雷蒙德·本森，正確的類號應(yīng)是I712.45，但再版編目數(shù)據(jù)卻印成I561.45。以上是羅列的幾種比較明顯的錯誤，如果外包加工人員依葫蘆畫瓢錄入數(shù)據(jù)，豈不是要貽笑大方。當然，更為重要的是如此下去會直接影響到文獻檢索的效果。

3 編目業(yè)務(wù)外包過程中所發(fā)現(xiàn)的問題

外包商參與圖書館的編目工作只是為取得訂單而開展的一項不得已而為之的增值服務(wù)，他服務(wù)的對象是圖書館而不是讀者，其編目人員大多學歷不高，只是經(jīng)過簡單培訓就上機操作，對本館的著錄規(guī)則、分類、標引并無深刻的認識。對他們來說，編目工作只是一項簡單的對號入座、填滿各個字段即可，有問題是在所難免的。

3.1 來館加工時間、人員上的不確定性

外包初期，由于各種原因，圖書供應(yīng)商來館進行批加工的時間并不能完全按照本館要求落實，造成時間安排上的不確定，耽誤部門工作計劃。另外，由于來館加工圖書的人員不固定，而且每次間隔的時間比較長，導致本館工作人員根本不可能完全放手，必須騰出時間重復不斷地指導講解。

3.2 編目數(shù)據(jù)質(zhì)量不能保證

常見的錯誤有：①分類號錯誤。由于承包人員不懂分類，導致他們不能準確地著錄分類人員所給的類號。比如：把I類輸成L，把Z類輸成I。分類人員有時很明顯的筆誤，外包加工人員很難看出。②MARC數(shù)據(jù)字段的錄入與館藏要求不符。由于外包加工人員大多學歷不高，對圖書上著錄信息的理解有偏差。比如副題名與分卷書名容易混淆;不按照文獻編目規(guī)則著錄，過分地依賴在版編目數(shù)據(jù)，這些問題若不一一檢查，難以發(fā)現(xiàn)。③所貼書標與圖書不一致。在編目過程中，有時會少黏貼書標，在貼書標的過程中，若不每種書都校對分類號，極容易貼錯，返工重貼也不容易，因為圖書一到流通部門就已經(jīng)散放在書架上了。

4 行之有效的解決辦法

圖書館業(yè)務(wù)外包過程中產(chǎn)生的問題，是任何實施業(yè)務(wù)外包的相關(guān)單位都不可忽視和必須設(shè)法加以解決的?，F(xiàn)根據(jù)4年來的實踐經(jīng)驗，針對問題，提出行之有效的解決辦法如下。

4.1 明確來館加工時間、人員

在外包工作開展前，本館與各外包商都簽訂了《鎮(zhèn)江市圖書館與＊＊＊書店關(guān)于圖書文獻采購與相關(guān)服務(wù)的協(xié)議》，通過協(xié)議的方式對書商的工作加以法律意義上約束。同時，加強與外包商的聯(lián)系和協(xié)商，預先了解外包商對各批圖書加工時間的具體安排情況，綜合后明確指定加工時間，并對多個外包商來館加工的時間先后作出合理安排。針對人員不確定情況，本館與圖書供應(yīng)商達成共識，盡量固定來館加工人員，以減少差錯。

4.2 多管齊下，保證編目質(zhì)量的不斷提高

制定相應(yīng)的編目規(guī)則，并由專人負責實施，對其工作隨時進行檢查，及時糾正編目中發(fā)生的錯誤。

4.2.1 給外包商提供編目加工的資料

圖書館的編目工作具有較強的專業(yè)性，在對外承包過程中，若不加以嚴格的管理，制定相應(yīng)的規(guī)范和標準，容易造成編目不規(guī)范、質(zhì)量差等弊端，影響讀者的使用，給圖書館正常的業(yè)務(wù)開展帶來不便。為了讓外包加工人員能更快、更全面的掌握編目工作，我們制定了一套采編編目工作流程說明，包括《鎮(zhèn)江市圖書館加工流程》、《鎮(zhèn)江市圖書館圖書加工標準》、《鎮(zhèn)江市圖書書館館藏圖書分庫說明》、《匯文系統(tǒng)簡介》、《圖書館分類知識簡介》、《鎮(zhèn)江市圖書館MARC字段使用規(guī)則》、《鎮(zhèn)江市圖書館MARC數(shù)據(jù)的套錄》、《鎮(zhèn)江市圖書文獻驗收流程說明》、《鎮(zhèn)江市圖書館圖書文獻編目、典藏流程說明》、《圖書加工過程中容易出現(xiàn)的問題》。

4.2.2 對外包加工人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓

減少數(shù)據(jù)錄入的操作差錯是提高書目數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵。針對驗收、編目、入典、加工操作中存在的問題，由采編部專業(yè)人員針對編目過程涉及的相關(guān)環(huán)節(jié)對外包加工人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓。同時，要求他們增強責任心，不僅要掌握CNMARC格式和操作基本知識，還要全面了解《中國文獻編目規(guī)則》、《中國圖書館分類法》等相應(yīng)標準，以不斷提高他們的編目質(zhì)量。

4.2.3 對外包加工工作嚴格管理與監(jiān)督

圖書館把業(yè)務(wù)外包出去后并非萬事大吉，而是需要以更加審慎的態(tài)度去認真從事。在業(yè)務(wù)管理方面，加強重視業(yè)務(wù)外包的過程管理，主動配合外包商妥善安排各項工作，做好本單位與外包商、專職人員與外包人員的協(xié)調(diào)工作，有效發(fā)揮雙方的工作優(yōu)勢，為加工質(zhì)量得到保證打好基礎(chǔ)。在業(yè)務(wù)技能方面，要求具備分類知識、編目知識和編制機讀目錄、圖書加工等諸多方面經(jīng)驗和能力的本館專職人員恪守職責，認真細致，一絲不茍，積極、適時地對外包加工各環(huán)節(jié)的操作進行認真校對、嚴格檢查和跟蹤監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)差錯就及時糾正，以杜絕差錯，確保書目數(shù)據(jù)錄入和圖書加工的質(zhì)量。通過制定有關(guān)表格，可查知各外包商出錯記錄，以便我們有針對性的找出問題的癥結(jié)，加以修改，有效地減少出錯的幾率。

在編目業(yè)務(wù)外包的過程中，我們?nèi)悦媾R著一些困難。雖然通過協(xié)議的方式約定必須固定外包加工人員，但是外包商內(nèi)部也有人員的流動，同時，與我們合作的外包商也會發(fā)生變動。外包加工人員流動和新外包商的加入，都需要采編部投入大量的人力去培訓、指導和審校。但是，我們?nèi)杂欣碛上嘈?，實施編目業(yè)務(wù)外包仍不失為一種合理的、可供選擇的方案。

5 結(jié)論

圖書館編目對外承包是否可行，關(guān)鍵在于各圖書館根據(jù)自身的需要而定，一旦實行，就要采取嚴格的管理。近幾年的外包實踐表明，本館的編目業(yè)務(wù)外包模式是可行的。雖然在外包初期，遇到很多困難，但我們以積極的心態(tài)接受外包，在困難中摸索著前進，逐步形成了一套極有成效的管理模式，使得編目業(yè)務(wù)外包走上比較穩(wěn)定的狀態(tài)。本館采編部由2006年的5人，縮減至現(xiàn)在的4人，節(jié)省的人員，可以充實到圖書館的其他業(yè)務(wù)工作中去。

編目業(yè)務(wù)外包的根本目的是充分利用外部的社會資源服務(wù)于圖書館，使圖書館能夠?qū)Ｗ⒑诵哪芰Φ陌l(fā)展，提升圖書館整體服務(wù)品質(zhì)，這是促進圖書館創(chuàng)新與提升競爭優(yōu)勢的一種戰(zhàn)略方法，它的普及已成為一種客觀的發(fā)展趨勢，成為我國圖書館健康發(fā)展的積極力量。

[1]張力，孫佾琳.對我國圖書館編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀的質(zhì)疑與反思[J].圖書館建設(shè)，2008(7)：72-74，84.

[2]曹秋霞，陳如好.美國圖書館編目業(yè)務(wù)外包的經(jīng)驗及啟示[J].圖書館學研究，2009(5)：56-59.

[3]徐月華.采編業(yè)務(wù)外包的適應(yīng)型動因及其機制——以廣州市高校圖書館為例[J].圖書館雜志，2008(12)：42-46，55.