河南省白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

□楊迎迎 □楊曉克(河南省白沙水庫(kù)管理局)

1.工程概況

河南省白沙水庫(kù)位于淮河流域沙潁河水系潁河上游，禹州市與登封市交界處，是20世紀(jì)50年代初治淮早期興建的大型水庫(kù)之一。水庫(kù)原設(shè)計(jì)洪水標(biāo)準(zhǔn)為100年一遇，校核洪水標(biāo)準(zhǔn)為1000年一遇。水庫(kù)不能達(dá)到國(guó)家《防洪標(biāo)準(zhǔn)》5000-2000年一遇的下限，實(shí)屬險(xiǎn)庫(kù)。2002年9月，水利部淮河水利委員會(huì)對(duì)《初步設(shè)計(jì)》進(jìn)行了批復(fù)，批復(fù)概算9429萬(wàn)元，批準(zhǔn)工期24個(gè)月。白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程于2003年6月18日正式開(kāi)工，至2005年5月20日主體工程順利完工，并通過(guò)了竣工驗(yàn)收。

2.工程檔案的管理

2.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程建設(shè)管理局本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨，深刻認(rèn)識(shí)搞好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，把工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入規(guī)章制度和工程建設(shè)中來(lái)。工程開(kāi)工前期，舉行各參建方聯(lián)席會(huì)，要求各參建單位確定檔案員，對(duì)工程文件收集、整理進(jìn)行職責(zé)分工，以保證工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集。始終堅(jiān)持將檔案工作與科研、設(shè)計(jì)、基建、勘察等工作的“四同步”管理。項(xiàng)目建設(shè)單位把檔案工作列為項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容，做到項(xiàng)目計(jì)劃與檔案計(jì)劃同步，檔案整理與工程建設(shè)同步，檔案驗(yàn)收與工程驗(yàn)收同步，創(chuàng)精品工程，建一流檔案。

2.2 完備檔案管理所需設(shè)備

建管局領(lǐng)導(dǎo)為提高檔案工作的效率和質(zhì)量，適時(shí)配置更新了所需的軟硬件設(shè)備。如攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜、刻錄機(jī)、自主研發(fā)檔案資料管理軟件等等。檔案裝具全部采用無(wú)酸卷盒，做到了整齊劃一，裝具統(tǒng)一，齊全完整。

2.3 重視開(kāi)發(fā)利用

為更清晰、準(zhǔn)確的反映白沙水庫(kù)的歷史變化，建設(shè)局根據(jù)工程建設(shè)檔案資料編制了《河南省白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程竣工驗(yàn)收資料匯編》、《河南省白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程建設(shè)紀(jì)實(shí)圖集》等。

3.工作經(jīng)驗(yàn)及建議

第一，各建設(shè)項(xiàng)目在開(kāi)工以前，要找一位具備工程技術(shù)知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員來(lái)管理檔案，可以有針對(duì)性的收集工程檔案資料，能保證工程檔案的完整。具有檔案知識(shí)，對(duì)工程建設(shè)中出現(xiàn)的檔案應(yīng)該怎么整理、怎么分類(lèi)，都有明確的思路，能完整、系統(tǒng)的收集和整理檔案。對(duì)于工程建設(shè)的每個(gè)階段應(yīng)該收集的檔案資料，心中有數(shù)，能及時(shí)督促監(jiān)理、施工單位收集完整文件資料。

第二，工程的前期資料是工程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，要收集完整。如地質(zhì)勘測(cè)、可研的準(zhǔn)備資料等，這些資料產(chǎn)生時(shí)，工程還沒(méi)有立項(xiàng)，建管局也沒(méi)有成立，只能靠工程的申報(bào)單位來(lái)收集。所以，工程在做前期準(zhǔn)備工作的同時(shí)，要派專(zhuān)人對(duì)這些資料進(jìn)行收集、整理、預(yù)分類(lèi)，既保證檔案的完整，又能在建管局成立后順利移交給管理單位檔案人員保管。

第三，按照工程項(xiàng)目建設(shè)程序和工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類(lèi)，把工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料按期分類(lèi)，先進(jìn)行預(yù)立卷。這樣做的好處是，在工程竣工時(shí)，可以很容易的整理、利用檔案，縮短竣工后檔案資料的整理時(shí)間，達(dá)到事半功倍的效果。

第四，加強(qiáng)培訓(xùn)與指導(dǎo)。專(zhuān)職檔案管理人員要經(jīng)常性地做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，解答各參建單位在歸檔工作中存在的問(wèn)題，為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下良好基礎(chǔ)。

第五，建管局要按照基建項(xiàng)目文件材料的相關(guān)規(guī)定，制定檔案實(shí)施細(xì)則和整理辦法，由各施工單位整理后提交建管局進(jìn)行統(tǒng)一裝訂、編號(hào)、裝盒，保證歸檔資料的統(tǒng)一、完整、規(guī)范。

第六，在整理檔案前，建議工程建設(shè)部門(mén)組織檔案管理人員，特別是檔案員到檔案工作做得比較好、已經(jīng)驗(yàn)收過(guò)的單位去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，避免走彎路，有利于檔案管理工作。

第七，設(shè)備儀器檔案要做好，特別是說(shuō)明書(shū)，這在工程投入使用后，有很高的利用價(jià)值。曾有這樣的情況：一臺(tái)儀器在剛過(guò)了保修期后出現(xiàn)故障，檢修人員就按照說(shuō)明書(shū)一一排查、維修。試想，如果這臺(tái)機(jī)器的說(shuō)明書(shū)沒(méi)有收集存入到檔案中，這臺(tái)機(jī)器的維修就成了大問(wèn)題。

第八，通過(guò)工程驗(yàn)收和審計(jì)，檔案的利用效果非常明顯。利用率最高的也是最重要的檔案資料是建設(shè)項(xiàng)目的前期文件。如科研、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)資料和項(xiàng)目管理合同等文件。對(duì)于利用率較高，存檔份額又少的文件，建議建立副本，既有利保護(hù)正本文件，又能滿(mǎn)足查閱需要。例如：可研的批復(fù)、初設(shè)的批復(fù)、合同等。

第九，白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程檔案資料的突出特色就是注重聲像檔案的收集。聲像資料的收集不同于紙質(zhì)檔案的收集，因?yàn)橛行┵Y料是轉(zhuǎn)瞬即逝的。比如爆破作業(yè)，想要有爆破場(chǎng)面，就必須在爆破時(shí)抓拍。這就要求在建設(shè)部門(mén)要有具有攝影專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)和注重檔案收集的人員，從勘測(cè)到施工、從開(kāi)工到驗(yàn)收、從工程舊貌到新顏，音像檔案的收集貫穿工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，記錄工程建設(shè)的每個(gè)重要?dú)v史瞬間。在白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程驗(yàn)收時(shí)，我們利用聲像資料編研了《河南省白沙水庫(kù)除險(xiǎn)加固工程建設(shè)紀(jì)實(shí)》圖冊(cè)、光盤(pán)，給驗(yàn)收組成員留下了很深刻的印象。