建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)研究

譚曉霞

（廣西建筑科學(xué)研究設(shè)計院，廣西 南寧 530000）

建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)研究

譚曉霞

（廣西建筑科學(xué)研究設(shè)計院，廣西 南寧 530000）

建筑設(shè)計行業(yè)的檔案總類繁多，檔案總量巨大，檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。文章分析了在信息化條件下，檔案管理的信息化建設(shè)問題。

檔案管理；信息化；網(wǎng)絡(luò)

檔案管理信息化是在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，對管理更加專業(yè)化和職業(yè)化要求的產(chǎn)物，信息技術(shù)給我院特別是綜合管理科室的檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)和機(jī)遇，信息化建設(shè)的重要意義及其可能帶來的巨大影響已受到充分重視。 廣西建筑科學(xué)研究設(shè)計院成立于1958年，是我國成立較早的省級建筑科學(xué)研究設(shè)計單位，業(yè)務(wù)范圍包括建筑工程設(shè)計、建筑工程監(jiān)理、建筑智能化系統(tǒng)工程設(shè)計、建筑信息檢索咨詢等，致力于向社會提供高品質(zhì)的設(shè)計服務(wù)，在行業(yè)中享有極高聲譽(yù)，綜合管理科承擔(dān)著我院各類業(yè)務(wù)檔案管理的重要責(zé)任，但隨著檔案種類、檔案數(shù)量、檔案歸檔及檢索時效性等要求不斷提高，我院檔案管理工作逐漸不太適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。然而，在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中仍存在著不少無序現(xiàn)象，嚴(yán)重影響著信息化建設(shè)的快速健康發(fā)展。因此，針對信息化建設(shè)的必備要素進(jìn)行最優(yōu)化、最有效的組織管理，乃是成功的關(guān)鍵。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

1.1 對于管理人員的意義

（1）檔案管理不再費時費力

1）檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。

2）數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

3）各種報表可以自動打?。簲?shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。

4）自動統(tǒng)計檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機(jī)處理，可以極大的提高管理人員的效率。

（2）檢索查詢更為方便

1）傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

2）提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

3）提供網(wǎng)上查詢手段：單位內(nèi)部的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（3）檔案的查借閱工作更加可控。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案管理實現(xiàn)信自化后，檔案的查借閱采用計算機(jī)管理，操作方便，同時可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

1.2 對于職能部門的意義

（1）提高整個部門的工作效率

實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

（2）提高整個部門的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)單位的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

（3）有效的進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

（4）有效的為科研服務(wù)

檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計算機(jī)上查閱檔案資料,提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

（5）有效的為決策服務(wù)

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的,是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

（6）部門職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，單位的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為單位領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是單位內(nèi)部信息的信息中心。

2 結(jié)合工作實踐，提高自身檔案管理信息化的想法

以我院為例，檔案信息來源主要以紙質(zhì)為主，檔案包括文獻(xiàn)、合同、報告、資質(zhì)資料、科技項目成果等種類較多也較雜，人工傳遞核對資料是否齊全，再手工錄入系統(tǒng)，僅做編制序號存檔用，不做信息資料查詢和利用。因此我覺得這樣的檔案管理模式只是簡單收集、簡單裝訂整理、簡單保管的簡單模式，缺少檔案信息化（電子化）管理的內(nèi)涵。在我的理解中，傳遞收集資料電子信息，可以和紙質(zhì)辦理審批等環(huán)節(jié)一起傳遞。紙質(zhì)流轉(zhuǎn)完畢歸檔，電子信息統(tǒng)一歸檔，工作人員在歸檔環(huán)節(jié)只要對紙質(zhì)和電子信息目錄做簡單核對就可歸檔，電子信息也要作為資料歸檔。

整理環(huán)節(jié)要以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)為依托，以檔案電子信息為標(biāo)簽，表明柜號、編號、序列號等信息，建立數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)。通過管理軟件，可以圖形化管理。例如，查找整理檔案時可以關(guān)鍵詞搜索引擎，系統(tǒng)圖形化提示在那個位置，提供工作者查詢、整理。方便快捷，管理一目了然。保管環(huán)節(jié)沿用常規(guī)保存，如碰到搬運，移送資料等情況，電子信息要登記，做好備注，同時變動信息可以作為日后跟蹤查詢。

目前一般的檔案管理模式基本缺少開發(fā)和利用的內(nèi)容。以我的理解，開發(fā)和利用本應(yīng)該屬于同一環(huán)節(jié)，根據(jù)應(yīng)用內(nèi)容而開發(fā)。這里不是單純的說是管理系統(tǒng)的開發(fā)，而是檔案資料能夠向誰提供什么內(nèi)容，為哪些用戶提供查詢，查詢等級如何等勾稽關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以通過信息管理系統(tǒng)搭建交互關(guān)系。

3 檔案電子化管理模式和系統(tǒng)應(yīng)具有的功能

根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合個人的心得和對檔案管理電子信息化的要求，對檔案信息化管理的目標(biāo)和功能進(jìn)行了總結(jié)，在經(jīng)費允許的前提下也可以構(gòu)建或者開發(fā)適合我院特點的信息系統(tǒng)，現(xiàn)對檔案管理信息化工作改進(jìn)建議和歸納如下：

3.1 電子檔案信息的采集

檔案信息資源的來源主要有三種：傳統(tǒng)檔案的電子化、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接接收的電子文件以及網(wǎng)絡(luò)上具有檔案價值的信息資源等。信息數(shù)據(jù)構(gòu)成形式包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其他文件如命令文件，亦稱計算機(jī)程序等。對我院檔案進(jìn)行電子化的時候，要根據(jù)電子化的不同原因（利用、復(fù)制或保存等）選擇不同的技術(shù)要求。至于電子文件，電子檔案要和信息形成者之間簽訂協(xié)議，對移交信息的格式、范圍等做出規(guī)定。

3.2 電子檔案信息的處理

電子檔案管理必須面對大量的、多樣的、異構(gòu)的甚至是復(fù)合的文件，對這些信息進(jìn)行鑒定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真實性、完整性，還要對信息進(jìn)行長期的保存，保證信息可訪問、可理解。

3.3 電子檔案信息的查詢

電子檔案具有多種查詢途徑、強(qiáng)大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調(diào)用控制功能。能根據(jù)檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對查全率、查準(zhǔn)率的要求；能根據(jù)用戶需要設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印輸出等技術(shù)處理。

3.4 電子檔案信息的發(fā)布與傳遞

電子檔案信息的發(fā)布是基于面向?qū)ο髾C(jī)制的。電子檔案可以選擇多種方式進(jìn)行信息發(fā)布。具體包括：對各立檔單位提供文件在線的檢索和利用等；對其它用戶提供網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊取?/p>

3.5 電子檔案信息的安全和權(quán)限管理

在網(wǎng)絡(luò)上存取和訪問電子化檔案，必須在有效的權(quán)限管理下進(jìn)行，并以適當(dāng)?shù)募夹g(shù)保護(hù)檔案資源不被濫用。電子檔案的信息安全和權(quán)益管理，能夠做到既能保護(hù)系統(tǒng)的安全，又能使系統(tǒng)有最大的使用率，具體包括硬、軟件系統(tǒng)的安全，網(wǎng)絡(luò)安全，電子化檔案信息安全和用戶利用的安全等。

3.6 電子檔案的長久保存

傳統(tǒng)檔案的基本功能是負(fù)責(zé)接收具有長久保存價值的檔案，存儲并提供利用。傳統(tǒng)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案保存上百年并不是非常困難的事情，因此檔案的長久保存并不是傳統(tǒng)檔案管理面臨的最突出的問題。而電子環(huán)境下，電子信息對于軟硬件具有極大的依賴性，但是軟硬件更新?lián)Q代的速度又非常地快，常常是當(dāng)前的軟硬件已經(jīng)無法重現(xiàn)幾年前的電子信息；另外，軟硬件之間又存在著一定程度上的不兼容問題，一個系統(tǒng)產(chǎn)生的電子信息卻無法在別的系統(tǒng)中顯示。因此，電子檔案信息的長久保存成了電子檔案面臨的一個突出而重大的問題，也成了電子檔案的一個重要功能。

4 推進(jìn)我院檔案管理信息化建設(shè)的舉措

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化主要是采用計算機(jī)及其配套設(shè)備，縮微機(jī)及其相關(guān)設(shè)備，保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，主要是檔案存儲、環(huán)境控制、檔案存儲載體更新改造的科學(xué)化。我認(rèn)為加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，院級層面主要應(yīng)做好幾方面的工作。

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

4.2 加大投入、增配軟、硬件設(shè)施

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件。當(dāng)前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進(jìn)資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關(guān)部門溝通協(xié)商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

4.3 引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)管理人才。積極更新、改善設(shè)備和管理手段是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員必須有現(xiàn)代化素質(zhì)。為此，一要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業(yè)現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三要抓好檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和整體水平。四要加強(qiáng)理論研討，增進(jìn)學(xué)術(shù)交流，提高編研水平。

4.4 提高檔案信息的獲取能力

長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取我院的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

4.5 提高檔案信息的鑒定、評估能力

把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責(zé)，也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評估能力，對檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，檔案工作的信息化建設(shè)應(yīng)在檔案信息資源的有序整理的基礎(chǔ)之上加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用、做好檔案信息化人才隊伍的建設(shè)、促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時對欠發(fā)達(dá)地區(qū)，要正確處理經(jīng)濟(jì)瓶頸對檔案信息化建設(shè)的制約，從而使得信息化建設(shè)成為一個系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，我們必須重視和加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不斷加快行業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

[1] 高燕春.央企檔案管理信息化新探——以神華集團(tuán)為例[J].中國檔案,2009,(3).

[2] 范志偉.淺談檔案信息化管理過程中的安全保護(hù)問題[J].職業(yè)技術(shù),2009,(7).

[3] 農(nóng)克平,施向東.淺談人事檔案信息化管理[J].醫(yī)學(xué)動物防制,2009,(8).

Research of document management informatization construction on architecture design unit

The files of the architectural design industry have many categories, and archives amount is huge,Files managements is information resources management in the final analysis. Under the information conditions, the archives management information construction was analyzed.

File management; Information; network

G271

A

1008-1151(2012)06-0282-03

2012-04-23

譚曉霞，女，廣西建筑科學(xué)研究設(shè)計院助理工程師。