檔案異地備份工作的實(shí)踐與思考

顧祖根

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

檔案異地備份工作的實(shí)踐與思考

顧祖根

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

近年來(lái)，根據(jù)國(guó)家檔案局的要求，為規(guī)避重大災(zāi)害或突發(fā)事件給館藏重要檔案帶來(lái)?yè)p毀滅失的風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合我省實(shí)際，我們積極開展重要檔案異地備份工作的實(shí)踐與探索，取得了一定的經(jīng)驗(yàn)與啟示。文章就目前我省在這一方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行了總結(jié)。并且對(duì)亟待解決的問題進(jìn)行了思考。

檔案?jìng)浞?異地備份

G273.2

一、檔案異地備份工作的實(shí)踐

目前，我省已建有各級(jí)各類檔案館174個(gè)，列入全省統(tǒng)計(jì)范圍的各類檔案近7000萬(wàn)卷（件），檔案內(nèi)容豐富、載體多樣、門類齊全。近年來(lái)，我們始終把重要檔案異地備份作為檔案安全體系建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，并且給予高度重視，狠抓落實(shí)。一是積極響應(yīng)。按照國(guó)家檔案局的要求，圍繞檔案異地備份主題開展全省調(diào)研，加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)，形成由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合的檔案異地備份工作體系。二是積極籌劃。結(jié)合館情實(shí)際，制定《江蘇省檔案館異地異質(zhì)備份工作實(shí)施方案》?？茖W(xué)組織，合理規(guī)劃，分步實(shí)施館藏重要檔案數(shù)字化和縮微工作。明確工作范圍為省館保存的所有電子數(shù)據(jù)（包括目錄、全文和視頻數(shù)據(jù)）和縮微膠片。電子數(shù)據(jù)采取大容量移動(dòng)硬盤拷貝復(fù)制，檔案與資料縮微膠片按先檔案、后資料原則，采用銀鹽拷貝機(jī)進(jìn)行拷貝復(fù)制。三是積極實(shí)施。經(jīng)過多次磋商、實(shí)地考察，我們選擇不在同一地震帶、同一江河域、同一電網(wǎng)體系，級(jí)別規(guī)模相當(dāng)?shù)暮鲜n案館，互結(jié)對(duì)子，成為重要的檔案異地備份基地。2011年5月，雙方就異地備份檔案的介質(zhì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、移交方式、定期檢測(cè)和保管條件等方面協(xié)商一致，互簽建設(shè)重要館藏檔案數(shù)據(jù)備份基地的協(xié)議。從去年起，雙方對(duì)各自館藏檔案數(shù)據(jù)以光盤、移動(dòng)硬盤、磁帶和縮微拷貝片的備份形式，封裝后移交到對(duì)方檔案館的特定存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行異地保管。四是積極宣傳。開展形式多樣的檔案異地備份宣傳，組織召開全省檔案安全工作會(huì)議、全省檔案異地異質(zhì)備份座談會(huì)，開展全省檔案機(jī)構(gòu)安全保密檢查，把檔案異地備份工作作為重要工作內(nèi)容，加大社會(huì)宣傳。五是積極指導(dǎo)。按照分級(jí)管理要求，加大對(duì)本地區(qū)重要檔案異地備份工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌規(guī)劃。省內(nèi)各級(jí)檔案館和專業(yè)部門檔案的異地備份，主要采用兩種模式。一種是建立專有網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或是開發(fā)應(yīng)用軟件對(duì)重要文件檔案進(jìn)行集中保存和統(tǒng)一備份；一種是開展館際互備，在檔案載體和信息安全方面，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。南京市與哈爾濱市檔案館、揚(yáng)州市與烏魯木齊市檔案館分別互建重要館藏檔案數(shù)據(jù)備份基地并正式啟動(dòng)實(shí)施。

二、檔案異地備份亟待解決的問題

隨著檔案?jìng)浞莨ぷ鞯闹鸩缴钊?，檔案?jìng)浞輰?shí)踐中反映出一些問題亟待我們認(rèn)真解決。一是檔案異地備份作為制度化要求缺乏相應(yīng)的法律規(guī)定。檔案權(quán)屬和安全管理機(jī)制上存在著管理主體不明、法律責(zé)任不清的問題。二是檔案?jìng)浞莨ぷ髟诒９鼙Ｃ?、資金投入、技術(shù)維護(hù)、開發(fā)利用等方面，還沒形成一套行之有效的運(yùn)行管理機(jī)制，在系統(tǒng)性、整體性、全局性上有差距。三是各地檔案異地備份工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、有效監(jiān)管，處于各自為政、自行其是的狀況。四是備份檔案在選擇怎樣的備份方法、備份介質(zhì)和備份方式上，還沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這些問題給檔案異地備份制度的有效實(shí)施，帶來(lái)一定的管理成本和風(fēng)險(xiǎn)。

三、加強(qiáng)異地備份工作的幾點(diǎn)思考

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建省級(jí)區(qū)域檔案異地備份中心。按照分級(jí)管理原則，認(rèn)真搞好省級(jí)規(guī)劃和實(shí)施是檔案異地備份工作至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。建議以省為單位，組建區(qū)域性檔案異地備份中心，既可以根據(jù)本地區(qū)自身技術(shù)、安全和管理的需要量身定做，確保其備份系統(tǒng)和本館原有系統(tǒng)的一致性，有利于備份檔案實(shí)體和信息的安全管理利用。同時(shí)，易于實(shí)現(xiàn)地級(jí)、區(qū)縣級(jí)檔案的集中管理，達(dá)到節(jié)約成本、資源共享目標(biāo)，避免人力、物力、財(cái)力資源的無(wú)謂耗散，也為今后開展社會(huì)化、規(guī)?；?、專業(yè)化的服務(wù)模式開辟道路。

2.完善法規(guī)，以立法形式確立檔案異地備份制度。通過修訂《檔案法》或《實(shí)施辦法》，把實(shí)行重要檔案異地備份制度以立法形式確定下來(lái)，從機(jī)制上根本解決我國(guó)目前檔案異地備份工作處于于法無(wú)據(jù)、各自為政的狀況。明確各級(jí)檔案管理部門履行對(duì)本地區(qū)檔案?jìng)浞莨ぷ鞯慕y(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理、監(jiān)督指導(dǎo)職能，積極采用先進(jìn)信息技術(shù)，提高檔案?jìng)浞莨ぷ鞯目茖W(xué)化管理水平，將檔案?jìng)浞莨ぷ骷{入到法治軌道上來(lái)。同時(shí)，盡快制定和完善相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、管理措施，依法處理好檔案異地備份中權(quán)屬、標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任等方面的爭(zhēng)議，確保工作有法可依、有章可循。

3.形式多樣，發(fā)揮異地備份檔案工作的綜合效用。當(dāng)前，我們要抓住當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，采取專業(yè)化管理策略，加強(qiáng)與各部門各行業(yè)的溝通和協(xié)作，完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，廣泛運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信在線技術(shù)、遠(yuǎn)程復(fù)制技術(shù)等容災(zāi)備份核心技術(shù)，實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程備份檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、原文數(shù)據(jù)、多媒體文件等，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)、安全和效率。同時(shí)，面向社會(huì)或市場(chǎng)需求，為最終開發(fā)利用備份檔案資源提供數(shù)據(jù)檢測(cè)、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)的更新與遷移以及咨詢服務(wù)。

4.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案異地備份長(zhǎng)效管理機(jī)制。標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)過程中遵循的依據(jù)。當(dāng)前，各地建立檔案?jìng)浞輲?kù)的過程中，在紙張、照片、聲像以及其他新型載體檔案的異質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、異地備份庫(kù)的建筑選址、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這可能成為導(dǎo)致國(guó)家的一些珍貴檔案無(wú)法得到及時(shí)有效的保護(hù)和便捷利用的管理瓶頸。所以，在科學(xué)規(guī)劃的同時(shí)，需要制定適應(yīng)本地區(qū)本行業(yè)檔案異質(zhì)異地備份的標(biāo)準(zhǔn)化體系。按照重要程度對(duì)備份檔案劃分優(yōu)先級(jí)別，進(jìn)行數(shù)量質(zhì)量評(píng)估和預(yù)測(cè)，建立備份檔案價(jià)值評(píng)估辦法，盡量避免冗余數(shù)據(jù)、低價(jià)值數(shù)據(jù)進(jìn)入備份系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案異地備份長(zhǎng)期保存和可持續(xù)利用。

5.強(qiáng)化督查，確保檔案?jìng)浞葜贫鹊穆鋵?shí)到位。檔案異地備份制度落實(shí)直接關(guān)系到檔案安全體系的建立與完備。要加大督促檢查力度，層層落實(shí)責(zé)任制，把檔案異地備份工作納入到重要議事日程和目標(biāo)考核體系中去。抓住制定異地備份檔案范圍的機(jī)會(huì)，在確保法定單位的重要電子文件檔案和檔案資料安全進(jìn)館外，要把社保、就業(yè)、教育、建設(shè)、衛(wèi)生等涉及民生領(lǐng)域中形成的電子文件檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)作為監(jiān)管重點(diǎn)，確保各類檔案的完整安全。同時(shí)，嚴(yán)厲查處備份檔案管理與利用過程中出現(xiàn)的違法行為，維護(hù)公民、法人和其他組織的檔案合法權(quán)益，確保異地備份檔案實(shí)體和信息的安全。

Practice and Consideration of Archives Remote Backup

Gu Zugen
（ArchivesBureau of Jiangsu Province,Nanjing,Jiangsu,210008）

s:These years,according to the requirementsof SAAC,in order to avoid risksof archives damaging,our provincehave took the practiceand exploration ofarchives remotebackup,getting a lot of experience and enlightenments.Thearticle summarizespracticalexperience in thiswork,and takes theproblemswhich need to solve into consideration.

Archives Backup;Remote Backup

顧祖根，男，江蘇省檔案局副局長(zhǎng)。