圖書采購(gòu)招標(biāo)對(duì)編目質(zhì)量的影響探討

楊旭閩

(福建中醫(yī)藥大學(xué)，福州350108)

近些年來(lái)，在教育部實(shí)行的本科教學(xué)工作水平評(píng)估的推動(dòng)下，為了達(dá)到評(píng)估指標(biāo)體系對(duì)圖書資料的要求，大多數(shù)高校圖書館將原來(lái)的幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)的圖書購(gòu)置經(jīng)費(fèi)一下子猛增到上百萬(wàn)乃至千萬(wàn)以上。這塊誘人的蛋糕引起了眾多圖書供應(yīng)商的強(qiáng)烈興趣和激烈競(jìng)爭(zhēng)。為了規(guī)范圖書采購(gòu)，發(fā)揮購(gòu)置經(jīng)費(fèi)使用的最大效益，減少腐敗行為，越來(lái)越多的高校引入圖書采購(gòu)招標(biāo)機(jī)制，這不僅推動(dòng)高校圖書館的文獻(xiàn)采購(gòu)工作發(fā)生了根本變化，也對(duì)編目工作產(chǎn)生了深刻影響。筆者結(jié)合近幾年來(lái)的工作實(shí)踐，就如何在招標(biāo)機(jī)制的環(huán)境下保障編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量淺述己見(jiàn)。

1 圖書采購(gòu)招標(biāo)對(duì)提高編目質(zhì)量的積極意義

1.1 提升了工作效率

通過(guò)圖書采購(gòu)招標(biāo)，能夠把貼防盜磁條、蓋館藏章、貼書標(biāo)、貼條型碼與保護(hù)膜等原先由圖書館所做的基礎(chǔ)性工作轉(zhuǎn)向?yàn)榉ǘǖ膱D書資料招標(biāo)配套服務(wù)項(xiàng)目之列，既節(jié)省了經(jīng)費(fèi)，又節(jié)約了圖書館相關(guān)工作的人力資源［1］。同時(shí)，縮短了圖書到館后物理加工的時(shí)間，減輕了分編人員的工作壓力，提高了工作效率。

1.2 促進(jìn)編目工作重心的轉(zhuǎn)變

通過(guò)圖書采購(gòu)招標(biāo)，能夠要求和規(guī)范中標(biāo)書商提供高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，使得專業(yè)編目員能夠從重復(fù)、繁瑣的數(shù)據(jù)錄入工作中解放出來(lái)，有更多的時(shí)間和精力專注于圖書內(nèi)容的信息析出，如檢索點(diǎn)的分析和選擇、檢索點(diǎn)的規(guī)范控制等技術(shù)性較強(qiáng)的工作，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)圖書內(nèi)容的深層次開(kāi)發(fā)，滿足讀者的信息需求。

1.3 提升編目員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

通過(guò)圖書采購(gòu)招標(biāo)，能夠要求書商免費(fèi)提供編目人員的相關(guān)業(yè)務(wù)交流、培訓(xùn)活動(dòng)。如定期的省級(jí)、國(guó)家級(jí)的編目業(yè)務(wù)培訓(xùn)，各館編目員之間以及書商的編目員和圖書館編目員之間的業(yè)務(wù)交流會(huì)、編目業(yè)務(wù)講座等活動(dòng)。通過(guò)這些活動(dòng)，既有利于提高編目人員的業(yè)務(wù)水平和素養(yǎng)，促進(jìn)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也有利于書商了解各館關(guān)于編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的具體要求和特點(diǎn)，以便做出更好的改進(jìn)。

1.4 保障編目質(zhì)量

圖書采購(gòu)招標(biāo)有著時(shí)效性和階段性的特點(diǎn)，就我館而言，招標(biāo)合同期為二年一訂。這打破了原來(lái)的圖書采購(gòu)的“鐵飯碗”形式，使得中標(biāo)的書商有壓力和緊迫感，他們必須不斷地提高各種服務(wù)質(zhì)量，包括圖書的編目質(zhì)量，才有可能在下一輪的招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中取得圖書采購(gòu)權(quán)。

2 當(dāng)前圖書采購(gòu)招標(biāo)存在的不利因素

2.1 圖書招標(biāo)委員會(huì)成員的專業(yè)比例不合理

圖書招標(biāo)委員會(huì)成員的專業(yè)比例不合理，不利于選擇最佳的圖書供應(yīng)商?！吨腥A人民共和國(guó)招標(biāo)法》及《評(píng)標(biāo)委員會(huì)和評(píng)標(biāo)方法暫行規(guī)定》要求評(píng)標(biāo)委員會(huì)由招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的代表以及有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為5人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3［2］。然而縱觀當(dāng)前高校的圖書采購(gòu)招標(biāo)，其招標(biāo)委員會(huì)成員大多由國(guó)資、審計(jì)、監(jiān)察、紀(jì)檢和圖書館領(lǐng)導(dǎo)組成，熟悉編目業(yè)務(wù)的專家則基本上沒(méi)有，這導(dǎo)致對(duì)圖書編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的重視程度不夠，圖書館專業(yè)編目人員的意見(jiàn)被弱化甚至于忽視，編目質(zhì)量的評(píng)分占評(píng)判總分的權(quán)重比很低，導(dǎo)致具有高質(zhì)量編目水準(zhǔn)的書商中不了標(biāo)，而低劣的書商卻因圖書折扣原因中標(biāo)，其結(jié)果將會(huì)嚴(yán)重影響編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

2.2 圖書供應(yīng)商中標(biāo)后不兌現(xiàn)承諾

為了能在圖書招標(biāo)中獲得圖書供應(yīng)權(quán)，圖書供應(yīng)商在投標(biāo)時(shí)都會(huì)對(duì)圖書館關(guān)于編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求給予很好的承諾。然而中標(biāo)之后，在實(shí)際履行合同時(shí)，由于受到很多不可控制條件和不可抗力因素的影響而無(wú)法兌現(xiàn)。

2.2.1 編目數(shù)據(jù)無(wú)法與圖書同步到館

編目數(shù)據(jù)的編制較圖書的物理加工來(lái)說(shuō)所花的精力和時(shí)間會(huì)更長(zhǎng)，由于書商一般要同時(shí)服務(wù)于多個(gè)客戶，與之對(duì)應(yīng)的是從事編目的員工人數(shù)有限。因此，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)的完成嚴(yán)重滯后，造成完成編目數(shù)據(jù)和圖書物理加工的時(shí)間不同步，這會(huì)嚴(yán)重影響到圖書館采編部門工作的正常進(jìn)行和新書的上架周期。

2.2.2 編目數(shù)據(jù)制作不專業(yè)

編目數(shù)據(jù)制作不專業(yè)，難以滿足高校圖書館在編目質(zhì)量方面的要求。目前圖書供應(yīng)商主要是聘請(qǐng)編目人員對(duì)圖書館所采購(gòu)的圖書進(jìn)行編目，其編目質(zhì)量是與其聘請(qǐng)的編目人員的編目水平密切相關(guān)的。由于編目人員的業(yè)務(wù)技能參差不齊以及經(jīng)常性地更換人員，易造成編目數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊，在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和完整性、準(zhǔn)確性方面都存在一定的問(wèn)題。如分類標(biāo)引不當(dāng)、主題標(biāo)引深度不夠、著錄項(xiàng)目缺失、著錄格式不統(tǒng)一等。這些都加大了編目人員的數(shù)據(jù)審校工作量，也影響到書目數(shù)據(jù)庫(kù)的整體質(zhì)量，陡增編目質(zhì)量控制的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 借圖書招標(biāo)之機(jī)將編目工作外包

把編目業(yè)務(wù)外包給圖書供應(yīng)商是一些高校圖書館慣有的做法，表面上是把編目成本轉(zhuǎn)嫁給了圖書供應(yīng)商，節(jié)約了圖書館的人力資源和經(jīng)濟(jì)成本，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，是不利于圖書館行業(yè)的健康發(fā)展的。因?yàn)閳D書館的發(fā)展是以工作人員的業(yè)務(wù)水平為基礎(chǔ)的，而工作人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，業(yè)務(wù)技能和素質(zhì)的提高是以長(zhǎng)期的實(shí)踐與不斷學(xué)習(xí)為基礎(chǔ)的。如果編目完全外包，不僅削弱了圖書館自身所固有的編目技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，失去了與書商談判的一個(gè)籌碼，而且造成書商對(duì)此業(yè)務(wù)的壟斷，出現(xiàn)圖書館過(guò)分依賴書商的局面。同時(shí)，書商為了謀求自身利益的最大化，可能采取一些機(jī)會(huì)主義的行為，降低服務(wù)質(zhì)量，提高此項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本，使圖書采購(gòu)價(jià)格提高。這無(wú)形中也增加了圖書館潛在的成本風(fēng)險(xiǎn)。長(zhǎng)此以往，對(duì)于圖書館的健康發(fā)展是不利的。

3 圖書采購(gòu)招標(biāo)環(huán)境下的編目質(zhì)量控制對(duì)策

編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量是圖書館書目數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的生命線，同時(shí)它也關(guān)系到采編部門的采購(gòu)和查重工作。假如數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，錯(cuò)漏百出，就談不上為讀者提供高質(zhì)量的服務(wù)，同時(shí)也給采編部門的工作埋下隱患［3］。因此，保障它的質(zhì)量直接關(guān)系到館藏的收集、整理、組織管理以及為用戶提供服務(wù)的效果［4］。

3.1 合理設(shè)置圖書采購(gòu)評(píng)標(biāo)委員會(huì)

科學(xué)制定圖書招標(biāo)文件是保證選擇到能提供最佳編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的圖書供應(yīng)商的關(guān)鍵一環(huán)。準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地制定招標(biāo)文件、招標(biāo)程序、商家資質(zhì)預(yù)審規(guī)則、投標(biāo)商招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件［5］。將圖書供應(yīng)商的數(shù)據(jù)編目的質(zhì)量評(píng)分等級(jí)從評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)中的一般項(xiàng)目納入到重要項(xiàng)目中來(lái)，并適當(dāng)提高其在總評(píng)分值中的權(quán)重比。此外，評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)當(dāng)吸收?qǐng)D書館的編目專業(yè)人士參與評(píng)標(biāo)，以改善評(píng)標(biāo)委員會(huì)的專業(yè)構(gòu)成。科學(xué)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)以及結(jié)構(gòu)優(yōu)良的評(píng)審團(tuán)隊(duì)，再加上招標(biāo)過(guò)程的規(guī)范性，能夠保證選擇到具有優(yōu)良編目數(shù)據(jù)制作資質(zhì)的圖書供應(yīng)商。

3.2 制定科學(xué)合理的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系

3.2.1 針對(duì)書商制定具體的著錄細(xì)則

著錄細(xì)則的制定和實(shí)施，能夠保證書商所提供的編目數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，最大程度地避免出現(xiàn)隨意性和兼容性問(wèn)題。我館具體做法是:(1)規(guī)定了必備字段，即書商所提供的編目數(shù)據(jù)必須具備題名與責(zé)任者說(shuō)明項(xiàng)(200字段)、出版發(fā)行項(xiàng)(210字段)、載體形態(tài)項(xiàng)(215字段)、叢編項(xiàng)(225字段)、提要項(xiàng)(330字段)、學(xué)科名稱主題項(xiàng)(606字段)和人物名稱主題項(xiàng)(701、702字段)等8個(gè)必備字段;(2)規(guī)定了分類參考依據(jù)，即以《中圖法》第5版為分類的主要參考依據(jù);(3)規(guī)定了編目數(shù)據(jù)下載來(lái)源，即盡可能從國(guó)家圖書館聯(lián)合編目中心下載數(shù)據(jù)。通過(guò)上述著錄細(xì)則的制定，我館在實(shí)踐中得了較好的效果，在最大程度上保證了中標(biāo)書商所提供的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.2.2 嚴(yán)格審校編目數(shù)據(jù)

編目的對(duì)象不是數(shù)據(jù)本身，而是與之對(duì)應(yīng)的圖書，如果對(duì)書商所提供的編目數(shù)據(jù)不加分析就拿來(lái)套用，將會(huì)導(dǎo)致編目數(shù)據(jù)的錯(cuò)漏百出。因此，編目人員要對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的審核校對(duì)。一方面，審校編目數(shù)據(jù)是否存在基本性、常識(shí)性的錯(cuò)誤;另一方面，根據(jù)本館制定的分類編目細(xì)則和館藏體系的特點(diǎn)對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，使之轉(zhuǎn)化成適合本館的館藏書目數(shù)據(jù)。

3.2.3 建立科學(xué)合理的書商編目質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)

構(gòu)建一個(gè)科學(xué)有效、客觀公正的編目質(zhì)量評(píng)價(jià)體系與標(biāo)準(zhǔn)，將考核情況分為“優(yōu)秀”、“良好”、“合格”和“不合格”幾個(gè)等次，各等次采取不同的激勵(lì)或懲罰措施。具體做法是:編目員在每完成一批次圖書的編目工作后，要在編目數(shù)據(jù)質(zhì)量表格中統(tǒng)計(jì)書商編目數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，當(dāng)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)量超過(guò)雙方約定的“出錯(cuò)率上限”時(shí)，則根據(jù)約定做出相應(yīng)的處理決定。這樣能夠推動(dòng)書商加強(qiáng)對(duì)編目業(yè)務(wù)的管理，提高其競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，編目員在完成年度編目工作任務(wù)后，要對(duì)本年度內(nèi)各圖書供應(yīng)商所提供的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量分析，撰寫分析報(bào)告，交給上一級(jí)主管和館領(lǐng)導(dǎo)，為下一輪的圖書采購(gòu)招標(biāo)提供參考依據(jù)。

3.3 重視圖書本身的物理質(zhì)量問(wèn)題

編目員在對(duì)每一種圖書進(jìn)行編目的時(shí)候，除了重視編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量外，也要認(rèn)直檢查圖書本身和附件的物理質(zhì)量。對(duì)于圖書缺頁(yè)或破損、圖書分包單中標(biāo)注圖書有附件而實(shí)際上沒(méi)有配齊、附件有損壞等情況，編目員要及時(shí)反饋給采訪人員，要求書商予以調(diào)換或配齊。這可以說(shuō)是對(duì)采購(gòu)人員監(jiān)控圖書質(zhì)量的有力補(bǔ)充。

3.4 抓好編目專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

要擁有優(yōu)質(zhì)的編目數(shù)據(jù)，關(guān)鍵在于編目人員的業(yè)務(wù)技能和素養(yǎng)。因此，一支結(jié)構(gòu)合理、知識(shí)全面、素質(zhì)優(yōu)良的編目專業(yè)隊(duì)伍對(duì)于實(shí)現(xiàn)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)良性發(fā)展是至關(guān)重要的。好的編目專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，要靠編目員長(zhǎng)期的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)的累積，以及對(duì)本專業(yè)內(nèi)前沿理論、知識(shí)、技術(shù)的學(xué)習(xí)。除此之外，編目員還應(yīng)具有廣博的學(xué)科知識(shí)、敏銳的信息意識(shí)和較強(qiáng)的信息技能。只有這樣，才能建立起優(yōu)質(zhì)的編目專業(yè)隊(duì)伍，從根本上提高編目數(shù)據(jù)質(zhì)量。

綜上所述，在圖書采購(gòu)招標(biāo)的大環(huán)境下，作為圖書館文獻(xiàn)資源保障的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)，編目工作不僅不應(yīng)削弱，而是要進(jìn)一步加強(qiáng)，采編部門要從多個(gè)環(huán)節(jié)上對(duì)書商的編目數(shù)據(jù)進(jìn)行有效控制，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和統(tǒng)一化，從根本上提高編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，從而保障書目數(shù)據(jù)庫(kù)健康、有序的發(fā)展，滿足圖書館館藏建設(shè)的要求。

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