高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的現(xiàn)實途徑

于應(yīng)華

高校業(yè)務(wù)活動包含多個層面、多種要素，其運行過程是一個由各組成要素多維互動的過程，在其運行過程中，形成了大量文件和檔案。高校文件和檔案管理是對高校文件和檔案的形成、接收、維護(hù)、利用、保護(hù)和處置的系統(tǒng)管理。高校文件和檔案管理只有融入高校業(yè)務(wù)活動才能提高工作效率，促進(jìn)高校文件和檔案管理更好地服務(wù)于教學(xué)管理、科學(xué)研究、領(lǐng)導(dǎo)決策及師生生活，保證教育目標(biāo)順利實現(xiàn)。那么，作為引領(lǐng)先進(jìn)文化發(fā)展的高校如何實現(xiàn)文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動？本文試圖在此作些探討，以求教于同仁。

一、高校文件和檔案管理跟高校業(yè)務(wù)活動的關(guān)系

高校最根本的組織目標(biāo)有兩個：一是傳播知識，培養(yǎng)人才；二是生產(chǎn)對社會有用的知識，創(chuàng)造新知識。通俗地說就是教育和科研兩大目標(biāo)。高校以實現(xiàn)組織目標(biāo)為目的的各項活動都稱為高校業(yè)務(wù)活動，諸如教學(xué)、科研、日常行政管理等等。高校文件和檔案管理跟高校各項業(yè)務(wù)活動之間具有十分密切的關(guān)系。

（一）高校業(yè)務(wù)活動是高校文件和檔案產(chǎn)生的源泉。沒有高校業(yè)務(wù)活動就不會產(chǎn)生高校文件和檔案。高校文件是高校在實施各項重大業(yè)務(wù)活動時經(jīng)過認(rèn)真研究和籌劃形成的，包括組織實施有關(guān)工作所依據(jù)的具體書面意見、計劃、方案、規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)等，是人們在實踐各項業(yè)務(wù)活動的指導(dǎo)思想、具體要求和預(yù)期目的的完整真實的體現(xiàn)。高校檔案由高校文件轉(zhuǎn)化而來，是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)活動中直接形成有保存價值的歷史記錄。沒有高校業(yè)務(wù)活動就沒有文件和檔案，離開了高校業(yè)務(wù)活動，高校文件和檔案就成了無源之水，無本之木。

（二）高校文件和檔案是高校業(yè)務(wù)活動的自然衍生物。高校文件和檔案產(chǎn)生和形成于高校業(yè)務(wù)活動，是高等院校及其教職員工在履行其法定義務(wù)或業(yè)務(wù)活動過程中形成、收到并保管作為證據(jù)及信息的記錄。高校文件和檔案管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，對一個機(jī)關(guān)內(nèi)所形成的文件進(jìn)行有效控制的管理活動，即從產(chǎn)生履行職能的現(xiàn)行文件到最后被銷毀，或成為永久保存檔案移交檔案館的整個文件生命過程進(jìn)行有效控制的管理活動。根據(jù)《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，高校文件和檔案管理必須實行“三納入”“四同步”管理，可見，高校文件和檔案是與高校業(yè)務(wù)活動相伴相隨形成的，是高校業(yè)務(wù)活動的自然衍生物。

（三）高校業(yè)務(wù)活動是高校文件和檔案管理的原始依據(jù)。高校文件和檔案管理政策、制度及分類方案的制定，文件檔案管理人員的分工安排，文件材料的真實性、可靠性、完整性的確保，以及工作的績效評價等，都與高校業(yè)務(wù)活動息息相關(guān)，并貫穿其全過程。有學(xué)者指出：“當(dāng)前，各國的信息化建設(shè)導(dǎo)致文件和檔案管理與行政管理的關(guān)系更為緊密，文件管理對行政管理的可靠性、透明度和效率至關(guān)重要”，“文件和檔案管理作為一種治理手段，不僅直接關(guān)系到行政管理的可靠性強(qiáng)弱、透明度大小和效率高低，也影響著政府廉潔程度、公民權(quán)利保護(hù)和政權(quán)穩(wěn)定狀況?！盵1]

（四）高校文件和檔案管理是高校業(yè)務(wù)活動的重要組成部份。高校文件和檔案從高校業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生，支撐高校業(yè)務(wù)活動，管理高校業(yè)務(wù)活動，進(jìn)而服務(wù)于高校業(yè)務(wù)活動。恰當(dāng)?shù)奈募n案管理應(yīng)該與業(yè)務(wù)活動過程及業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，應(yīng)該將高校文件、檔案管理與文件形成與管理的業(yè)務(wù)需求相聯(lián)系，而不能把它作為一項孤立活動來進(jìn)行。“文件管理是機(jī)構(gòu)管理、規(guī)劃及業(yè)務(wù)活動的有機(jī)組成，應(yīng)當(dāng)樹立文件信息管理與業(yè)務(wù)管理集成管理的意識?！盵2]

（五）高校文件和檔案管理是延續(xù)高校業(yè)務(wù)活動的重要途徑。高校文件和檔案作為高校業(yè)務(wù)活動的產(chǎn)物，既是高校行政管理的工具，又是積淀高校歷史文化，傳承高校文明的重要手段。不管文件保存在何處，文件處理及其相關(guān)過程都已貫穿了從其形成開始至其存在的全過程，包括檔案館對它的管理和利用。文件的真實性、可靠性、完整性、可用性要求融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)和文件系統(tǒng)的設(shè)計，以保證文件的屬性得以維護(hù)。高校檔案文化不僅能保存?zhèn)鹘y(tǒng)文化，繼承傳統(tǒng)優(yōu)秀文化，而且是直接參與高校業(yè)務(wù)實踐活動及創(chuàng)新新文化的源泉。高校文件和檔案管理只有融入高校業(yè)務(wù)活動，才能有利于提升高校文件和檔案的管理價值，提高教學(xué)科研、行政管理等業(yè)務(wù)活動的工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量，提高管理水平，支持教育發(fā)展，滿足高校決策者和廣大師生的需要。

二、高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的現(xiàn)實途徑

（一）從高校業(yè)務(wù)活動需求出發(fā)依據(jù)文件檔案管理要求建章立制。這是規(guī)范高校文件和檔案管理，保證高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的制度保障。高校文件和檔案作為高校業(yè)務(wù)活動的產(chǎn)物，是行政管理的工具。高校通過從高層決策支持出發(fā)，制定和組織實施積極的文件檔案管理政策，規(guī)范整個學(xué)校文件和檔案管理環(huán)境，能促進(jìn)高校各部門管理能力的提升。良好的文件和檔案管理制度運用到業(yè)務(wù)活動中，不僅能保障文件檔案的形成、積累按預(yù)計軌道有序運行，列入相關(guān)人員職責(zé)范圍，而且能減少不必要的重復(fù)勞動，保證檔案質(zhì)量，提高工作效率。

（二）建立與高校業(yè)務(wù)活動需求匹配的文件檔案管理體系。要建立與高校業(yè)務(wù)活動需求匹配的文件檔案管理體系，須注意如下三點：第一，必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，機(jī)構(gòu)高層參與，有專門的文件檔案管理制度與規(guī)范，將文件管理政策作為日常工作的依據(jù)。第二，文件檔案管理要明確責(zé)、權(quán)、利，由文件檔案管理人員專職負(fù)責(zé)，機(jī)構(gòu)全員參與文件管理全過程，全校教職工包括教師、科研工作者、行政管理人員、工勤人員、學(xué)生等都必須對文件的形成及其真實性、可靠性、完整性、可用性的維護(hù)負(fù)有責(zé)任，文件管理成為相關(guān)教職員工績效評估的重要內(nèi)容之一。第三，文件檔案信息分類、移交、保管、利用應(yīng)與業(yè)務(wù)活動過程及業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，而不是作為一項孤立的活動單獨進(jìn)行。

（三）文件檔案管理人員提前介入業(yè)務(wù)活動，參與業(yè)務(wù)活動的指導(dǎo)、檢查與考核。從檔案工作的角度，加強(qiáng)對業(yè)務(wù)活動的指導(dǎo)、檢查與考核，是實現(xiàn)高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的重要手段。 “檔案人員需要進(jìn)入電子政府的工作流而非接收信息時代邊緣化的角色。”[1]監(jiān)督和指導(dǎo)本單位文件材料的形成、積累、鑒定、整理和歸檔工作，應(yīng)綜合考慮不同管理對象的形成特點和運動規(guī)律及它們之間的相互聯(lián)系，有針對性地分別設(shè)計出不同類目的檔案。文件和檔案管理人員參與業(yè)務(wù)活動的檢查、考核，兩者相互促進(jìn)，使檔案資源建設(shè)觸角由歷史向現(xiàn)實延伸，收集檔案由職能部門向教學(xué)、科研第一線師生員工個人延伸，由單一的紙質(zhì)檔案向多載體檔案材料延伸，增加檔案資源信息儲存量，不斷豐富館藏，切實保證高校檔案資源不斷注入新成分、新元素。

（四）計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校文件檔案管理中的廣泛利用，為高校業(yè)務(wù)活動提供更快捷便利的服務(wù)。計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校業(yè)務(wù)活動提供快捷便利的利用服務(wù)是實現(xiàn)高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的重要途徑。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，國內(nèi)外文件、檔案管理實踐不斷革新和完善發(fā)展，特別是文件、檔案前端控制理論和全過程管理等新理論逐步引入文件、檔案管理實踐，成為檔案學(xué)理論的新內(nèi)容。高校文件和檔案管理不僅能從電子文件源頭上規(guī)劃設(shè)計文件管理系統(tǒng)，規(guī)范文件管理，及時收集到齊全、完整的檔案材料，而且能簡化文件和檔案管理的工作程序，提高文件和檔案管理的工作效率，實現(xiàn)生成文件的遠(yuǎn)程傳遞、異地處理、全球利用，以及相關(guān)單位之間檔案信息資源共享。

（五）文件檔案管理人員直接參與學(xué)校重大業(yè)務(wù)活動。如果有條件，文件檔案管理人員最好直接參與學(xué)校重大的教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)活動，定點、定期跟蹤信息及證據(jù)的捕獲，這是高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的直接體現(xiàn)。為此，文件檔案管理人員必須事先了解業(yè)務(wù)活動的每個環(huán)節(jié)、關(guān)鍵或核心問題及指標(biāo)體系，提出文件材料的形成要求，及上交材料的規(guī)范格式，確立文件收集、整理流程，實現(xiàn)文件材料的前端控制和全過程管理。在以電子文件為主的高校，要參與辦公自動化系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計活動，監(jiān)控電子文件的流向、鑒定數(shù)據(jù)采集、處置和歸檔工作。這樣，不僅能有效地保障和提高所管檔案的質(zhì)量，而且能更有效地管理文件與檔案，更充分地發(fā)揮文件和檔案的作用。

（六）加強(qiáng)文件檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校師生的檔案意識?！拔募芾硐到y(tǒng)的建立與實施涉及機(jī)構(gòu)上下、內(nèi)外各層次和各方面的人員及其工作，但文件管理本身又是一項專職化的管理業(yè)務(wù)，應(yīng)該有專門的業(yè)務(wù)管理要求及管理辦法。機(jī)構(gòu)所有人員都需要接受文件管理培訓(xùn)”。[2]可以說，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員的檔案意識，是實現(xiàn)高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的“人本”手段。新頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)高年級開設(shè)檔案管理選修課。這就為高校檔案部門開設(shè)檔案公選課提供了法律依據(jù)和保障，滿足了檔案管理不斷向教學(xué)業(yè)務(wù)活動延伸和拓展的需要，同時也有利于當(dāng)代大學(xué)生拓寬視野、完善知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)。近年，筆者嘗試在本校開設(shè)“檔案與生活”公共選修課，收到明顯效果。另外，常見的目標(biāo)明確的短期檔案知識培訓(xùn)也是高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的重要途徑。

（七）利用高校文件和檔案建設(shè)校史陳列館，開辟德育新課堂。這也是實現(xiàn)高校文件和檔案管理融入業(yè)務(wù)活動的重要途徑之一。高校文件和檔案作為高校業(yè)務(wù)活動的原始記錄，真實地記錄和反映了文件和檔案形成者的思想、行為，留下了形成者的手跡聲像，能讓人們看到歷史真相。高校文件和檔案真實地再現(xiàn)了高校文明發(fā)展的歷史，蘊含豐富的歷史文化知識，具有重要的文化媒介作用，其真實性、權(quán)威性為師生普遍認(rèn)可，所以，用它作為素材建設(shè)校史陳列館，能成為對大學(xué)生進(jìn)行思想政治教育以及文化教育的不可替代的德育新課堂。

[1] 黃霄羽.全球檔案專業(yè)的新思維、新目標(biāo)——第16屆國際檔案大會特點評析[J].檔案學(xué)通訊, 2008（6）：5-4.

[2] 安小米.基于 ISO15489的文件檔案管理核心標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)范[M].北京：中國標(biāo)準(zhǔn)出版社, 2008：18.