淺議高校檔案社會服務(wù)層次與路向

高 冰（淮陰師范學(xué)院，江蘇淮安，223001）

淺議高校檔案社會服務(wù)層次與路向

高 冰（淮陰師范學(xué)院，江蘇淮安，223001）

高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校信息公開辦法》的規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，拓寬服務(wù)領(lǐng)域、深化服務(wù)層次、豐富服務(wù)內(nèi)容、創(chuàng)新服務(wù)手段，不斷提高為社會服務(wù)的績效。

一、高校檔案社會服務(wù)的層次及內(nèi)容

對于高校檔案社會服務(wù)的探討，目前主要集中為功能性探討，集中探討高校檔案的文化記憶功能、合作建設(shè)功能、決策參考功能、咨詢服務(wù)功能、學(xué)術(shù)交流功能、市場服務(wù)功能、信息傳播功能、展覽教育功能。筆者認(rèn)為，高校檔案的功能實(shí)現(xiàn)，除主要依靠檔案資源外，還要依托于高校檔案社會服務(wù)的層次及內(nèi)容。如果在這一點(diǎn)上有缺失，就會出現(xiàn)盲點(diǎn)，使社會服務(wù)陷入盲目狀態(tài)，也無法真正實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)社會的各種功能。根據(jù)服務(wù)內(nèi)容與對象的不同，高校檔案社會服務(wù)可劃分為微觀的高校師生發(fā)展、中觀的高校社會合作和宏觀的國家戰(zhàn)略服務(wù)三個層次。

（一）服務(wù)師生發(fā)展

高校師生是學(xué)校的主體，師生發(fā)展是高校生存和發(fā)展的根本。高校檔案產(chǎn)生于高校師生發(fā)展的實(shí)踐，因此服務(wù)師生發(fā)展是高校檔案服務(wù)社會的基本內(nèi)容和基礎(chǔ)層次。教學(xué)檔案是教學(xué)內(nèi)容和學(xué)校教學(xué)歷史的反映，是提高教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要材料，不僅反映高?，F(xiàn)實(shí)的發(fā)展階段，而且是教學(xué)評價(jià)、教學(xué)改革和教學(xué)研究不可缺少的重要參考資料?？蒲袡n案記載學(xué)?？蒲谢顒拥倪^程、數(shù)據(jù)和成果，是高校科技學(xué)術(shù)水平的真實(shí)反映，是高校知識創(chuàng)新、應(yīng)用以及成果轉(zhuǎn)化的原始憑證。高校教學(xué)檔案可以幫助師生了解專業(yè)和學(xué)科發(fā)展的軌跡及前沿趨勢，為學(xué)生繼續(xù)學(xué)習(xí)和教師專業(yè)發(fā)展提供依據(jù)和方向。高?？蒲袡n案可以提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，幫助學(xué)生樹立科學(xué)精神和培養(yǎng)學(xué)生創(chuàng)新能力；可以幫助教師確立研究方向，保護(hù)教師研究成果及其合法權(quán)益，促進(jìn)科研成果的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化，提高高校知識創(chuàng)新與成果深化的效率與質(zhì)量。

（二）服務(wù)社會合作

隨著高校融入社會，高校檔案社會服務(wù)的對象出現(xiàn)了多元化的趨勢。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》第四章三十二條規(guī)定：高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益的，不得收取費(fèi)用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以依照有關(guān)規(guī)定收取費(fèi)用。這一規(guī)定，使得社會對高校檔案的利用合法化，擴(kuò)大了高校檔案、檔案機(jī)構(gòu)為社會服務(wù)的范圍。同時，國家政策鼓勵高校與社會組織、社會行業(yè)合作辦學(xué)，鼓勵產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，形成高校與科研院所、行業(yè)、企業(yè)聯(lián)合培養(yǎng)人才的新機(jī)制。在這種大形勢下，高校辦學(xué)的開放性促使高校檔案的形成不僅是高校內(nèi)部部門之間的事情，與外部社會組織融合共建形成的檔案，也是高校檔案的重要組成部分。這不僅大大豐富了高校檔案的內(nèi)容，也為拓展高校檔案服務(wù)社會合作的領(lǐng)域創(chuàng)造了更加有利的條件。與此相關(guān)的是，高校之間的交流以及高校與國外交流的增加，使高校檔案也突破了區(qū)域與國別的限制，使高校檔案的形成、保管與提供利用更加拓展與開放，高校檔案服務(wù)社會的廣度和深度都達(dá)到一個新的水平。

（三）服務(wù)國家戰(zhàn)略

高校檔案是國家資源的重要組成部分，服務(wù)國家戰(zhàn)略是高校檔案服務(wù)的核心內(nèi)容和最高層次?？平膛d國戰(zhàn)略、人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略是未來國家戰(zhàn)略的長期選擇。高校檔案工作要主動適應(yīng)和服務(wù)國家戰(zhàn)略需要，在服務(wù)國家戰(zhàn)略需求中實(shí)現(xiàn)高校檔案的價(jià)值。人才是當(dāng)今社會發(fā)展的第一資源。高校檔案為培養(yǎng)具有科學(xué)精神和人文精神的高層次創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新人才服務(wù)；為增強(qiáng)科學(xué)研究能力，發(fā)揮學(xué)科集群優(yōu)勢、提高自主創(chuàng)新能力服務(wù)；為解決經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的重大理論和實(shí)踐問題、主動為地方和區(qū)域經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)；為促進(jìn)中國優(yōu)秀文化傳承、創(chuàng)新、交流服務(wù)，積極引領(lǐng)文化建設(shè)是高校檔案服務(wù)科教興國戰(zhàn)略和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的基本內(nèi)容；為決策的研究與制定服務(wù)，把高校檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌虺浞职l(fā)揮高校智囊團(tuán)和思想庫作用的深度資源，提升高校創(chuàng)新能力和競爭力，是高校檔案服務(wù)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的基本方式和核心動力。

二、高校檔案服務(wù)社會的基本路向

服務(wù)社會是高校檔案的本質(zhì)屬性與價(jià)值所在。但是現(xiàn)有高校檔案社會服務(wù)以被動服務(wù)為主，利用主體以內(nèi)部人員為主，服務(wù)流程及手段以傳統(tǒng)方式為主，這些都制約了高校檔案服務(wù)社會的績效。因此，必須對服務(wù)理念、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程及手段進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，以滿足社會對高校檔案的多元需要。

（一）樹立卓越服務(wù)理念

高校檔案提供利用方式，以往多為被動式提供服務(wù)，其組織和管理模式有其一定合理性。但是隨著利用主體的多元化，利用者的需求發(fā)生了變化。高校檔案社會服務(wù)要適應(yīng)并滿足各種利用主體的不同要求，僅靠被動式提供服務(wù)或提供一般編研資料的模式是不可行的，老模式與新用戶需求產(chǎn)生矛盾，將制約高校檔案價(jià)值的發(fā)揮。檔案利用主體是高校檔案服務(wù)社會的最終評價(jià)者，高校檔案服務(wù)要實(shí)現(xiàn)以用戶為中心的理念轉(zhuǎn)變，以卓越服務(wù)終極追求，把檔案利用主體的滿意度作為考核服務(wù)績效的核心標(biāo)準(zhǔn)。在提供服務(wù)過程中，不僅要了解和滿足用戶現(xiàn)在的需求，還應(yīng)挖掘、預(yù)測用戶潛在的中、長遠(yuǎn)利用需求，努力為各類用戶提供超出其期望的增值服務(wù)，切實(shí)提高高校檔案服務(wù)社會的績效。

（二）拓展檔案服務(wù)范圍

高校檔案傳統(tǒng)服務(wù)范圍，僅局限在高校內(nèi)部。但是高校的開放、與社會的融合以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，要求高校檔案服務(wù)必須突破原有的限制，實(shí)現(xiàn)高校檔案服務(wù)范圍、內(nèi)容要向基層延伸、向新行業(yè)延伸、向新載體延伸，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展到哪里，檔案資源就征集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。人才是高校的優(yōu)勢，高校檔案部門可以為院系或合作單位檔案機(jī)構(gòu)提供咨詢服務(wù)和技術(shù)支持，促進(jìn)檔案人員素質(zhì)的提升和技術(shù)水平的提高。學(xué)科建設(shè)是高校建設(shè)的核心，高校檔案可以為學(xué)科建設(shè)向新行業(yè)發(fā)展提供全面系統(tǒng)的檔案信息支持，同時，高校產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，與政府、企業(yè)開展合作，也為高校檔案服務(wù)增加了新內(nèi)容。新的形勢要求高校改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)造公共服務(wù)空間，在滿足公共需求的基礎(chǔ)上，同時提供個性化的專題服務(wù)。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

針對高校檔案服務(wù)零散的局面，高校檔案部門之間應(yīng)利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)部門之間的信息聯(lián)合，組建高校檔案資源聯(lián)盟，解決檔案資源共享和知識管理問題，深度挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的價(jià)值增值。針對高校檔案利用主體多元的趨勢，高校檔案部門需要積極打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，在正確處理保密和安全的關(guān)系基礎(chǔ)上，開展RSS定制、博客、微博、論壇、電子郵件、在線查詢等現(xiàn)代化利用手段，合理拓展高校檔案利用主體的身份限制，破除高校檔案利用的時空限制，提高高校檔案利用的便捷程度，實(shí)現(xiàn)檔案信息由“靜態(tài)”變?yōu)椤皠討B(tài)”的開發(fā)激活機(jī)制，積極滿足不同類型利用主體的需求，提高檔案利用效率。

（四）重組檔案服務(wù)流程

服務(wù)流程是檔案社會服務(wù)績效管理的重要內(nèi)容，是否對流程重組和如何進(jìn)行流程重組，將直接影響檔案社會服務(wù)的質(zhì)量與效率。面對高校檔案社會服務(wù)主體多元趨勢，重組服務(wù)流程顯得愈加迫切。首先，需要確立一切為用戶著想的服務(wù)理念，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部分工的差別科學(xué)合理地賦予崗位權(quán)責(zé)，最大限度降低流程重組內(nèi)部績效損耗的風(fēng)險(xiǎn)，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶的不同特性、需求和資源利用差別，簡化、優(yōu)化服務(wù)流程環(huán)節(jié)，提高檔案用戶的滿意度；其次，根據(jù)利用主體空間距離的差異，調(diào)整傳統(tǒng)介質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子介質(zhì)檔案之間的比例，促進(jìn)電子介質(zhì)檔案及其數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與發(fā)展，減少因人為誤差而產(chǎn)生的檔案資源失真，減輕檔案服務(wù)基礎(chǔ)性的重復(fù)勞動強(qiáng)度，提高遠(yuǎn)程服務(wù)流程效率；第三，借鑒和發(fā)展檔案管理先進(jìn)技術(shù)，增加利用主體反饋環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案服務(wù)流程不斷優(yōu)化，降低檔案服務(wù)成本，提高查檔便捷度。

［1］徐蔚.論新時期高校檔案社會化服務(wù)功能及其實(shí)現(xiàn)［J］.蘭臺世界，2009(1).

［2］全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議召開.令計(jì)劃講話［EB/OL］.http://www.gov.cn/jrzg/2012-02/20/content_2071207.htm