會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風險與完善

陳紹宇

（福建對外經(jīng)濟貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學院 工商管理系，福建 福州 300016）

隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，會計電算化的應用也越來越廣泛。在會計電算化環(huán)境下，會計行業(yè)實現(xiàn)了長足的發(fā)展和進步，但是在開展工作的過程中也逐步發(fā)現(xiàn)一些體制機制方面的問題，需要在深入分析的基礎上，梳理出會計電算化和企業(yè)內(nèi)部控制之間的關系和影響，找出癥結(jié)所在，研究制定進一步完善會計電算化科學管理制度，進一步健全企業(yè)內(nèi)部控制的對策措施，努力實現(xiàn)會計電算化對于企業(yè)內(nèi)部控制方面能夠充分發(fā)揮信息收集、數(shù)據(jù)整理、分析預測、幫助決策等方面的重要功能。［1］

一、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的風險及成因

會計電算化環(huán)境下，由于各方面的原因造成企業(yè)內(nèi)部控制方面存在一定的影響，甚至存在一定的風險和問題，主要表現(xiàn)在以下方面。一是企業(yè)內(nèi)部控制形式方面存在一定的風險。［2］在實際操作過程中，會計電算化多采取計算機和信息技術(shù)，促使在傳統(tǒng)的會計環(huán)境下的內(nèi)部控制對策沒有發(fā)揮出更多的作用，并且也逐漸退出會計舞臺。會計電算化環(huán)境之下的企業(yè)內(nèi)部控制呈現(xiàn)出更多的自動化的特征。但是，在會計電算化運行中，依然是人工企業(yè)內(nèi)部控制和計算機程序企業(yè)內(nèi)部控制相結(jié)合的形式。二是企業(yè)內(nèi)部控制制度方面存在一定的風險。會計電算化運行更多的將計算機技術(shù)引入其中，因此計算機技術(shù)控制也相應進入企業(yè)內(nèi)部控制之中。因此，計算機技術(shù)面臨著日新月異的風險和挑戰(zhàn)的時候，可能也存在一定的風險。三是企業(yè)內(nèi)部控制重點方面存在一定的風險。會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制實質(zhì)是會計模式的改革，在開展內(nèi)部控制的時候幾乎所有的會計數(shù)據(jù)均來自于會計數(shù)據(jù)庫。如果在計算機使用過程中，實際操作不當極有可能造成會計數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤和丟失的情況，直接導致企業(yè)內(nèi)部控制受到損害。四是企業(yè)內(nèi)部控制網(wǎng)絡方面存在一定的風險。［3］隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和應用在帶來便利的同時，也帶來許多新的問題。比如，在網(wǎng)絡的環(huán)境下，許多網(wǎng)絡的會計信息進入開放的互聯(lián)網(wǎng)之中，并實現(xiàn)傳遞和傳播，因此帶來企業(yè)內(nèi)部控制的一定隱患和風險。同時，企業(yè)內(nèi)部控制有些資料必須要通過信息存儲介質(zhì)實現(xiàn)傳遞，在會計電算化環(huán)境下，會計各項操作程序和手段大多數(shù)需要計算機來完成和實現(xiàn)，因此在使用更多的信息存儲介質(zhì)的過程中，存在一定的風險。比如，存儲介質(zhì)受到外界的磁化、彎曲、擠壓等，導致重要會計信息丟失，影響了企業(yè)內(nèi)部控制的完善。［4］

會計電算化環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制風險產(chǎn)生的原因是多種多樣的，主要表現(xiàn)以下幾個方面。一是會計電算化操作不當造成的企業(yè)內(nèi)部控制風險。會計電算化需要人為的操作才能夠有效實現(xiàn)，有的時候會因為權(quán)限設置和操作不恰當導致企業(yè)內(nèi)部控制失控存在一定的風險和隱患。［5］比如，在實行會計電算化的企業(yè)內(nèi)部職能部門，崗位職責和工作分工都會因為采取會計電算化之后發(fā)生改變，會計業(yè)務的規(guī)模和數(shù)量與以往有很大不同，有的會計崗位之間也實現(xiàn)交叉設置的情況。因此，有的企業(yè)內(nèi)部控制對于系統(tǒng)管理人員的分工不明確或者不夠細致，導致會計電算化環(huán)境下的崗位職責和崗位權(quán)限有待于進一步理清，在現(xiàn)實操作過程中，甚至會產(chǎn)生因為權(quán)限過大越權(quán)的情況。二是會計電算化無痕修改造成的企業(yè)內(nèi)部控制風險。目前，有的企業(yè)在內(nèi)部控制中，加強了會計電算化核算軟件的“反記賬”和“反結(jié)賬”諸多功能，這些做法可以有效保證會計電算化的便捷高效，但是相比較手工賬簿記錄來說，當發(fā)生會計核算和企業(yè)內(nèi)部控制錯誤的時候，就會產(chǎn)生諸多的不便。［6］比如，在會計電算化環(huán)境下，結(jié)賬之后仍然采取再增減當月經(jīng)濟業(yè)務的方式，實現(xiàn)賬簿錯誤的不留痕跡，與此同時，在已經(jīng)記賬的和編制完成的會計報表的記賬憑證時，能夠?qū)崿F(xiàn)記賬憑證電子數(shù)據(jù)的不留痕跡。上述種種方式，都能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生一定的影響。三是會計電算化審計環(huán)境造成的企業(yè)內(nèi)部控制風險。審計是會計中的重要部分，在傳統(tǒng)會計模式下，更多的審計工作是對工作人員的審計和審查，重點采取的是對書面會計和企業(yè)內(nèi)部控制信息進行核對、檢查，更加明確會計責任，確保會計結(jié)果的直觀性。在會計電算化的環(huán)境下，審計的外延和內(nèi)涵需要進一步增加對企業(yè)內(nèi)部控制功能的審查和核對。［7］這就需要從事審計的工作人員能充分了解和掌握計算機功能，確保會計電算化環(huán)境下審計工作的結(jié)論具備較高的準確性和完整性。在通常情況下，多數(shù)審計環(huán)節(jié)的工作處于事后審計的狀態(tài)，對于會計電算化來說，需要進一步加強事前審計和事中審計的比重，以期確保審計過程和系統(tǒng)功能的安全可靠性。同時，加強事后審計可以有效實現(xiàn)實質(zhì)性測試的正確，對會計電算化的結(jié)果開展準確審計。四是會計電算化網(wǎng)絡運行造成的企業(yè)內(nèi)部控制風險。在當前的網(wǎng)絡信息環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制出現(xiàn)了新的問題和情況，重點是網(wǎng)絡安全方面問題，受到許多方面因素的影響，包含網(wǎng)絡操作、財務操作、軟件運行、數(shù)據(jù)維護、網(wǎng)上公證等諸多因素的影響，隨著網(wǎng)絡環(huán)境的日益開放，會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)存在遭受非法訪問的風險。這種風險隱患既來源于企業(yè)外部，也來源于企業(yè)內(nèi)部，不論何種情況都將產(chǎn)生企業(yè)內(nèi)部控制的較大損失。［8］當前，市場經(jīng)濟環(huán)境下的社會經(jīng)濟活動都與信息技術(shù)密切相關，特別是在會計電算化環(huán)境下的各項企業(yè)內(nèi)部控制行為會受到許多因素的影響和制約，面臨著多方面的挑戰(zhàn)和困難。同時，網(wǎng)絡會計對于會計實務影響也越來越廣泛，特別是在歷史成本、會計職能、結(jié)算模式等方面都會產(chǎn)生影響。

二、會計電算化環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)部控制的對策

第一，進一步增強操作權(quán)限意識。緊緊圍繞會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的崗位責任，實行有嚴格限定的權(quán)限和等級控制。重點加強對會計操作人員和管理工作人員的權(quán)限控制，切實防止管理工作人員的管理權(quán)限無限制放大，確保管理人員各項工作都嚴格按照會計電算化的職責進行，確保企業(yè)內(nèi)部控制始終處在科學的軌道中運行。［9］切實增強會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的嚴肅性，嚴防無關工作人員進入會計電算化狀態(tài)下的計算機程序操作。采取設置操作人員口令等有效控制手段，將操作隱患降到最低。必要時可以增加信息輸入審核檢查的環(huán)節(jié)，即沒有通過檢查審核的人員和步驟不能進入下步會計處理。全面加強會計電算化的信息處理和信息輸出控制，充分運用計算機技術(shù)和程序開展工作，在計算機程序正確以及環(huán)境控制能力得到加強的前提下，增強識別會計信息失誤的能力。

第二，進一步增強規(guī)范控制意識。規(guī)范性與合法性的控制是確保會計電算化環(huán)境下加強企業(yè)內(nèi)部控制的關鍵所在，是企業(yè)開展經(jīng)營活動的基本原則。要嚴格按照有關規(guī)定，建立健全符合企業(yè)發(fā)展特點的內(nèi)部控制體制，所有內(nèi)部控制活動都必須在國家的政策和法規(guī)及制度規(guī)定的基礎之下來進行。［10］也就是說，企業(yè)內(nèi)部控制的每一項活動和行為都應該在合規(guī)與合法的框架內(nèi)開展和進行。比如，在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)的財務管理必須要嚴格對各項收入和支出情況進行合理性、合法性審查，對于其開支標準以及盈虧計算的方式方法的真實性進行仔細審查，對于那些有疑問，甚至不合規(guī)定、不符合法律的經(jīng)營業(yè)務，應該堅決加以制止和糾正。［11］進一步健全完善符合企業(yè)內(nèi)部控制的授權(quán)和分權(quán)控制系統(tǒng)，將每個工作人員對其進行授權(quán)，并且賦予相應的責任，主要包含崗位責任制、安全操作責任制等責任的建立，進一步明確每個崗位職責應該履行的責任，以及應該完成的任務，采取定期檢查的方式，確保企業(yè)內(nèi)部控制各項目標能夠有效實現(xiàn)。

第三，進一步增強檔案管理意識。深入做好新時期的會計電算化的檔案管理控制各項工作，重點加強會計電算化數(shù)據(jù)資料的管理和保密工作，定期對企業(yè)內(nèi)部控制管理中的各項數(shù)據(jù)和重要文件進行備份，及時打印會計檔案中的憑證類、賬冊類和報表類資料，切實做好使用和保管工作。［12］對于會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的重要數(shù)據(jù)要及時養(yǎng)成備份管理的好習慣，在日常工作中，可以采取軟盤循環(huán)使用的方式，定期對數(shù)據(jù)進行備份，切實防止意外和人為錯誤導致的對于企業(yè)內(nèi)部控制工作的干擾。及時將會計電算化環(huán)境下計算機內(nèi)的各種憑證和各種明細分類賬進行備份，將備份文件交給檔案數(shù)據(jù)專門管理工作人員進行保管。建立健全會計電算化檔案科學管理制度，將各種憑證、賬冊以及報表，經(jīng)過嚴格程序簽字蓋章之后方能妥善存檔保管。同時，會計電算化各種數(shù)據(jù)檔案的外借，也必須經(jīng)過會計主管部門的審批同意才能執(zhí)行。全面加強會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制必須加強會計檔案的保密工作，不得發(fā)生任何的偽造、非法涂改變更、故意毀壞會計文件的行為。［13］

第四，進一步增強素質(zhì)提升意識。堅持以人為本的原則，始終將增強參與企業(yè)內(nèi)部控制的工作人員的素質(zhì)提升作為根本內(nèi)容。因為會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制工程是一項較為復雜的人機系統(tǒng)工程，必須打造出既熟悉計算機信息技術(shù)、又精通會計電算化業(yè)務的堅強團隊。在實踐過程中，加緊引進和培養(yǎng)能夠順利解決系統(tǒng)問題的管理工作人員。［14］由于信息技術(shù)和會計電算化環(huán)境是動態(tài)變化的，因此企業(yè)內(nèi)部控制工作的規(guī)范性進程也是隨之不斷完善的，這就對會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制工作提出了新的更高要求，因此參與企業(yè)內(nèi)部管理的工作人員必須同時掌握審計和會計電算化的各項新要求，動態(tài)調(diào)整工作方式，更加注重加強學習新知識，更加有效地做好會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制工作。堅持實行會計電算化業(yè)務程序標準化制度，嚴格掌握會計核算過程中的質(zhì)量控制關口，確保賬務處理及時性、準確性、規(guī)范性和真實性。［15］在會計核算或者審計的過程中，無論是進行靜態(tài)的審核，還是進行動態(tài)的審核，都需要仔細認真核對其輸出的賬務憑證，與實際所發(fā)生的業(yè)務是否能夠相吻合。在會計電算化數(shù)據(jù)輸出的同時，必須嚴格審核并且簽字蓋章。要嚴謹細致地做好會計數(shù)據(jù)的備份蓋章

三、結(jié)語

綜上所述，會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制對于企業(yè)長遠發(fā)展來說至關重要。必須要緊緊抓住會計電算化的關鍵環(huán)節(jié)，深入研究探討會計電算化本身的控制要求，明確會計信息系統(tǒng)的控制節(jié)點和力度。圍繞當前企業(yè)內(nèi)部控制的重點內(nèi)涵和外延，更加注重提升管理工作人員的綜合素質(zhì)，全面加強業(yè)務訓練和職業(yè)道德教育，嚴格遵守各種規(guī)章制度。具體操作人員嚴格遵守系統(tǒng)在安全方面的教育培訓，努力增強自身業(yè)務素質(zhì)和安全生產(chǎn)和管理的意識，確保企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全性和可靠性。引導全體工作人員共同營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，不斷健全完善內(nèi)部控制制度，努力實現(xiàn)內(nèi)部控制的目標任務。進一步加強會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，建立健全以會計電算化為核心的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源共享，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。

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