在數(shù)字化校園背景下推進(jìn)人事管理工作信息化

劉劍鋒

中國(guó)藥科大學(xué) 江蘇 210009

0 前言

隨著校園信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展，高校的各項(xiàng)行政管理也隨之產(chǎn)生巨大的變革。作為高校行政管理工作的重要一個(gè)方面——人事管理工作，也逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化。但總體來(lái)說(shuō)，多數(shù)高校對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)各偏重于教學(xué)、科研方面，而對(duì)應(yīng)用于管理方面的信息系統(tǒng)的投入，相對(duì)滯后并缺少全盤(pán)規(guī)劃。

1 人事管理工作為何需要實(shí)現(xiàn)信息化

高校人事管理信息化，具體而言是指高校人事部門(mén)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，通過(guò)對(duì)高校各種人事信息資源的廣泛收集、整理、深入開(kāi)發(fā)和充分利用，促進(jìn)人事管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，不斷提高人事管理的效率和決策水平的過(guò)程。

1.1 由人事管理工作的性質(zhì)和要求決定的

高校的人事管理工作內(nèi)容十分繁雜，一般包括人員招聘、人員信息管理、勞資管理、考勤管理、年終考核、職稱(chēng)評(píng)定、培訓(xùn)進(jìn)修、人才培養(yǎng)等等。而這每一項(xiàng)工作都牽涉到人才選拔或培養(yǎng)以及廣大教職工的收入?？梢哉f(shuō)人事管理工作搞不好，必然會(huì)影響到廣大教職工的工作積極性。人事管理工作的好壞直接影響到高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

(1) 工作復(fù)雜且精確度要求高

人事管理工作繁雜瑣碎，如果僅僅依靠人事部門(mén)工作人員的手記筆算，恐怕誰(shuí)都難免出錯(cuò)。只有把所有數(shù)據(jù)錄入管理系統(tǒng)，由電腦代為統(tǒng)計(jì)、計(jì)算，數(shù)據(jù)的精確程度才有可靠的保證。例如，全校教職工工資、津貼、獎(jiǎng)金的發(fā)放如改成依靠軟件系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)計(jì)算，由教職工本人復(fù)核，才能做到萬(wàn)無(wú)一失。再比如關(guān)于教職工的各種詳細(xì)信息的查詢，如果沒(méi)有一套功能強(qiáng)大信息查詢系統(tǒng)，恐怕很難查找。

(2) 工作內(nèi)容透明化的需要

人事管理工作關(guān)乎教職工的切身利益，如待遇、福利、職稱(chēng)、培養(yǎng)、考核、調(diào)配等等。如果不能做到公開(kāi)、公正，很難做到讓廣大員工滿意。而使用信息化系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化公開(kāi)所有的政策、規(guī)定，在特定范圍內(nèi)公示有關(guān)教職工的數(shù)據(jù)信息，則可以很好的化解這一矛盾。

(3) 檔案信息化管理的需要

高校建設(shè)迅速加快，對(duì)高校人才的需求和利用逐漸增大，檔案材料數(shù)量和種類(lèi)也日益增多，人員的流動(dòng)也不斷增加，加強(qiáng)信息化管理已經(jīng)成為高校人事檔案管理發(fā)展的一個(gè)主要趨勢(shì)和途徑。檔案對(duì)于每位教職工未來(lái)的發(fā)展至關(guān)重要。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案保存、管理數(shù)字化工作已經(jīng)勢(shì)在必行。當(dāng)然，檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)與備份，修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限管理等工作不但需要建設(shè)一整套先進(jìn)的軟硬件系統(tǒng)，更需要相關(guān)政策的進(jìn)一步完善。

(4) 領(lǐng)導(dǎo)決策的需要

作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要人事部門(mén)提供數(shù)據(jù)支撐，以便科學(xué)的做出重大的決策、決定。所以人事部門(mén)的信息化、數(shù)據(jù)的精確程度至關(guān)重要。人事部門(mén)需要對(duì)現(xiàn)有員工的年齡、學(xué)歷、職稱(chēng)、工作業(yè)績(jī)等數(shù)據(jù)統(tǒng)一分析，提出學(xué)校欠缺何種人才，為學(xué)校招聘新員工、人才引進(jìn)和人才培訓(xùn)的方向提供支持。

1.2 數(shù)字化校園的建設(shè)需求決定的

有很多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事管理工作的數(shù)字化，但卻是單獨(dú)一個(gè)系統(tǒng)，沒(méi)有和其他系統(tǒng)對(duì)接，數(shù)據(jù)沒(méi)有共享。其實(shí)人事管理系統(tǒng)是數(shù)字化校園建設(shè)非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。高校建設(shè)數(shù)字化校園平臺(tái)，教職工信息都是由人事管理子系統(tǒng)提供的?？梢哉f(shuō)這一部分，人事處提供的數(shù)據(jù)最為權(quán)威，也只能由人事處才可以有權(quán)限進(jìn)行維護(hù)。而且人事管理系統(tǒng)必須通過(guò)數(shù)字化校園的平臺(tái)和其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)和教務(wù)、科研、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)對(duì)接，以便他們能及時(shí)獲得人事處已經(jīng)更改的數(shù)據(jù)。我們可以舉一個(gè)例子來(lái)說(shuō)明人事處對(duì)數(shù)據(jù)維護(hù)的必要性。如一個(gè)新員工來(lái)報(bào)到，到人事處報(bào)到后，人事處分給一個(gè)工號(hào)，必將其信息錄入人事處系統(tǒng)。很多學(xué)校都使用教職工工號(hào)作為的登錄賬號(hào)，這時(shí)該教職工根據(jù)其身份和工作性質(zhì)，已經(jīng)獲得了一定訪問(wèn)數(shù)字化校園的權(quán)限。財(cái)務(wù)處應(yīng)該通過(guò)數(shù)字化校園的共享數(shù)據(jù)平臺(tái)獲得這個(gè)教職工的相關(guān)信息，并根據(jù)需要將這些信息轉(zhuǎn)換成財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。教務(wù)系統(tǒng)、科技系統(tǒng)、圖書(shū)館系統(tǒng)、后勤系統(tǒng)等同理也會(huì)進(jìn)行這樣的轉(zhuǎn)換，而不需要該教職工到所有部門(mén)辦理手續(xù)。

2 人事管理系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)

2.1 基本功能

各個(gè)高校人事管理制度不同，人事管理系統(tǒng)的建設(shè)需要量身定做。主要包括：人事調(diào)配(引進(jìn))、工資與保險(xiǎn)管理、培訓(xùn)培養(yǎng)、職務(wù)晉升、崗位考核、檔案管理、出國(guó)出境、退休管理等功能。下面設(shè)計(jì)了某高校人事管理系統(tǒng)的主要模塊：

(1) 招聘功能模塊

招聘功能模塊子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)由各部門(mén)上報(bào)招聘計(jì)劃，學(xué)校在網(wǎng)上公開(kāi)招聘并公布招聘流程。這一模塊的設(shè)計(jì)需要有網(wǎng)上填報(bào)應(yīng)聘者信息的功能。應(yīng)聘者在網(wǎng)上看到招聘信息后，如有意向，會(huì)在網(wǎng)上注冊(cè)登錄，投遞網(wǎng)上簡(jiǎn)歷。這些信息匯成人才庫(kù)，相關(guān)招聘部門(mén)也應(yīng)該有權(quán)限訪問(wèn)，以便審核應(yīng)聘者條件，并給出反饋意見(jiàn)。

(2) 人員信息查詢、維護(hù)模塊

該模塊可以查詢所有在編教職工的包括基本信息、家庭信息、履歷經(jīng)歷、任職信息、合同信息在內(nèi)的各類(lèi)信心，并由專(zhuān)人進(jìn)行維護(hù)這類(lèi)信息數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。一般部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以查詢本部門(mén)的員工的信息，其余教職工可以查看自己的信息。該模塊還具有統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能。

(3) 考勤管理模塊

用于全校教職工的考勤信息，并作定期統(tǒng)計(jì)。可以將各部門(mén)考勤的權(quán)限下放到各部門(mén)的管理人員。人事部門(mén)匯總各部門(mén)的缺勤情況和全校的缺勤情況并按照規(guī)定實(shí)施獎(jiǎng)罰措施。

(4) 人才培養(yǎng)模塊

由人事處根據(jù)學(xué)校的需求，列出培訓(xùn)、進(jìn)修的計(jì)劃，并在全校范圍內(nèi)進(jìn)行公式。由教職工個(gè)人在線申請(qǐng)，申請(qǐng)首先需要得到本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、審核，然后根據(jù)相關(guān)工作流程確定最后名單。

(5) 勞資管理模塊

高校員工人數(shù)眾多，職稱(chēng)、職位經(jīng)常改變，導(dǎo)致工資核查出錯(cuò)的事情時(shí)有發(fā)生。這一模塊和人員信息的模塊相關(guān)聯(lián)，由軟件根據(jù)一定政策和方法計(jì)算教職工的工資。因基本信息，教職工可以隨時(shí)查看、復(fù)核，所以可以保證該數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。

(6) 檔案管理模塊

這一模塊主要是利用軟件記錄檔案的存放位置、調(diào)用記錄等。檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，存儲(chǔ)到學(xué)校的數(shù)據(jù)中心，涉及到安全、備份等多方面因素，目前還不能取代紙質(zhì)檔案。

2.2 建設(shè)原則

該系統(tǒng)需要采用先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)及應(yīng)用模式，基于學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)的總體規(guī)劃，根據(jù)學(xué)校人事管理的辦事流程和政策法規(guī)，提出整套技術(shù)解決方案，為學(xué)校建設(shè)一套安全可靠、穩(wěn)定運(yùn)行、適合未來(lái)發(fā)展的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

3 總結(jié)

高校的人事管理系統(tǒng)對(duì)明晰工作流程，降低工作強(qiáng)度，提高工作效率，增加工作透明度，使人事管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化、有著非常積極的意義，對(duì)于全面建設(shè)數(shù)字化校園更是有著舉足輕重的作用。

[1] 趙宇馨,朱江.淺析高校人事管理工作中的人事信息化[J].經(jīng)營(yíng)管理者. 2010.

[2] 王尹辰.信息技術(shù)背景下高校人事管理工作分析[J].時(shí)代教育.2011.