淺析制造企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)控缺陷及相應(yīng)對(duì)策

楊 宇

一、案例分析

在參加一家制造企業(yè)資產(chǎn)清查抽查監(jiān)盤(pán)過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)這家企業(yè)某些品種原材料存在盤(pán)虧現(xiàn)象，通過(guò)擴(kuò)大抽查范圍發(fā)現(xiàn)原材料盤(pán)虧涉及品種項(xiàng)目較多，金額較大。在征得單位領(lǐng)導(dǎo)同意和支持后，我們對(duì)該制造企業(yè)原材料從采購(gòu)到入庫(kù)整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤考察與綜合分析，通過(guò)核對(duì)一個(gè)時(shí)期所有大額采購(gòu)發(fā)票及入庫(kù)單據(jù)，結(jié)合當(dāng)期實(shí)際產(chǎn)出情況，最后查明為個(gè)別采購(gòu)人員與廠家勾結(jié)營(yíng)私舞弊、收受回扣，每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)開(kāi)具一大一小、一實(shí)一虛兩張發(fā)票，大額發(fā)票（以整機(jī)形式）據(jù)實(shí)入庫(kù)，小額發(fā)票（以整機(jī)配件形式）由采購(gòu)員冒充倉(cāng)庫(kù)保管員在入庫(kù)單上簽字辦理假入庫(kù)，再另配其他虛假領(lǐng)料單（假借研發(fā)、售后領(lǐng)料）完成回扣性質(zhì)的采購(gòu)發(fā)票順利掛賬的全過(guò)程。此案現(xiàn)已提交紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)另案處理。

二、存在的內(nèi)控缺陷

1.不相容崗位未分離缺陷。該制造企業(yè)規(guī)模較小，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單，下設(shè)制造部具有采購(gòu)、生產(chǎn)準(zhǔn)備和售后職能，材料倉(cāng)庫(kù)下屬制造部，倉(cāng)庫(kù)保管員僅一人，而倉(cāng)庫(kù)保管員不在期間由采購(gòu)人員代為辦理材料入庫(kù)及材料收發(fā)事項(xiàng)。該制造企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員分工不合理，崗位職責(zé)不明確，存在不相容崗位未分離現(xiàn)象。

2.內(nèi)控制度不健全缺陷。該企業(yè)內(nèi)部雖制定了一些管理辦法，但明顯存在內(nèi)部控制制度不健全，業(yè)務(wù)流程不暢通，缺少指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)，未制定采購(gòu)人員考核指標(biāo)、實(shí)施考核辦法，采購(gòu)環(huán)節(jié)存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患，為不法份子營(yíng)私舞弊提供方便。

3.物資申購(gòu)控制缺陷。該企業(yè)沒(méi)有建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，每月采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)企業(yè)當(dāng)月銷(xiāo)售訂單制定，未綜合考慮當(dāng)月生產(chǎn)計(jì)劃和庫(kù)存情況，造成倉(cāng)庫(kù)某些品種原材料庫(kù)存過(guò)多形成積壓，為不法份子辦理虛假入庫(kù)創(chuàng)造有利條件。

4.物資采購(gòu)方式缺陷。該企業(yè)物資采購(gòu)方式主要通過(guò)現(xiàn)金支付和轉(zhuǎn)賬支付兩種，轉(zhuǎn)賬支付中有部分為預(yù)付款支付。大宗物資采購(gòu)均未采用招標(biāo)方式，且存在采購(gòu)人員借大額個(gè)人備用金現(xiàn)金采購(gòu)、有些大額預(yù)付款逾期未簽合同現(xiàn)象，物資采購(gòu)方式形在缺陷給不法份子虛開(kāi)發(fā)票、收取回扣提供便利。

5.采購(gòu)合同管理缺陷。該企業(yè)雖大部分采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行了5000元以上金額簽訂合同的內(nèi)部管理辦法，但合同審核不嚴(yán)謹(jǐn)，有些合同本身存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患，例如對(duì)方主體有的不具備法人資格、有的不具備相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、有的代理人未取得法定授權(quán)書(shū)、有的合同權(quán)利義務(wù)不對(duì)等，而有些合同根本就是內(nèi)容不實(shí)的虛假合同，這些都將使企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為失去法律保障，給不法份子有可乘之機(jī)。

6.采購(gòu)定價(jià)管理缺陷。該企業(yè)采購(gòu)定價(jià)均采取由采購(gòu)人員詢(xún)價(jià)定價(jià)方式，其他部門(mén)未參與介入，制定采購(gòu)價(jià)格、簽訂采購(gòu)合同均由采購(gòu)人員完成。由于采購(gòu)定價(jià)（包括大宗物資采購(gòu)）只有一個(gè)部門(mén)參與，缺乏監(jiān)督、制約、牽制機(jī)制，也給不法份子營(yíng)私舞弊創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

7.入庫(kù)驗(yàn)收管理缺陷。該企業(yè)倉(cāng)庫(kù)只設(shè)保管員一名，負(fù)責(zé)材料入庫(kù)清理點(diǎn)數(shù)、登記臺(tái)賬、物資收發(fā)等工作，由于人手不足，入庫(kù)單由采購(gòu)員代為填列。同時(shí)由于存在采購(gòu)人代替收發(fā)貨現(xiàn)象，即存在采購(gòu)員一人辦理材料采購(gòu)、入庫(kù)、收發(fā)貨現(xiàn)象，材料入庫(kù)驗(yàn)收管理存在重大風(fēng)險(xiǎn)隱患。

8.財(cái)務(wù)管理缺陷。該企業(yè)財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)原始憑證特別是采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單據(jù)真實(shí)性、合法性、有效性審核不嚴(yán)格，既未對(duì)倉(cāng)庫(kù)實(shí)物臺(tái)賬進(jìn)行定期稽核，也未定期核實(shí)采購(gòu)臺(tái)賬；對(duì)大額現(xiàn)金采購(gòu)行為未及時(shí)制止、對(duì)無(wú)合同大額預(yù)付款項(xiàng)未能退回補(bǔ)簽合同或跟蹤核查，致使預(yù)付款逾期貨物未回或發(fā)票未及時(shí)催繳等等，未有效履行會(huì)計(jì)審核監(jiān)督職能，使不法份子有可乘之機(jī)。

9.采購(gòu)審批管理缺陷。該企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)本單位業(yè)務(wù)不夠熟悉，未能深入了解產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零部件組成、采購(gòu)目錄、定額配置、定額單價(jià)等情況，未能起到嚴(yán)格把關(guān)、最終審查的作用。

10.供應(yīng)商管理缺陷。該企業(yè)每個(gè)品種供應(yīng)商基本只有一家，合同一年簽訂一次，第二年續(xù)簽，未建立A、B供應(yīng)商檔案，未實(shí)施供應(yīng)商管理與考核體系。

11.監(jiān)督管理缺陷。該企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制不健全，未充分發(fā)揮相關(guān)職能部門(mén)的監(jiān)督管理職能，也給不法份子有可乘之機(jī)。

三、相應(yīng)對(duì)策

1.企業(yè)應(yīng)科學(xué)設(shè)置企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與倉(cāng)儲(chǔ)、售后部門(mén)分離；建立采購(gòu)與付款崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位相分離、制約和監(jiān)督，杜絕同一部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)全過(guò)程。

2.企業(yè)建立健全本單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度，理順請(qǐng)購(gòu)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)流程，并嚴(yán)格參照?qǐng)?zhí)行。

3.企業(yè)加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)控制，依據(jù)購(gòu)置商品或勞務(wù)的類(lèi)型確定歸口管理部門(mén)，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限及企業(yè)實(shí)際需要對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。

4.企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃合理選擇采購(gòu)方式，大宗采購(gòu)應(yīng)采用招標(biāo)方式；一般物品或勞務(wù)采購(gòu)可采用合同訂購(gòu)方式；小額零星物品或勞務(wù)可采用直接購(gòu)買(mǎi)方式。

5.企業(yè)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格合同審核，重點(diǎn)關(guān)注合同主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)方當(dāng)事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)是否對(duì)等。對(duì)于重大采購(gòu)合同應(yīng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與，以堵塞管理漏洞，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

6.企業(yè)應(yīng)健全采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)兌價(jià)采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格；對(duì)于大宗商品或勞務(wù)采購(gòu)應(yīng)采用招投標(biāo)方式確定采購(gòu)價(jià)格；應(yīng)根據(jù)已建立的采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)及市場(chǎng)變動(dòng)趨勢(shì)建立價(jià)格信息平臺(tái)，分析研究并加以合理利用，成為選擇供應(yīng)商的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

7.收貨的職能必須獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)?yè)?dān)任，保管員負(fù)責(zé)辦理材料出入庫(kù)，并填列材料入庫(kù)單和出庫(kù)單，并將倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬交給財(cái)務(wù)部門(mén)稽核，及時(shí)與采購(gòu)人員核對(duì)對(duì)材料入庫(kù)品種數(shù)量，確保倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬與財(cái)務(wù)臺(tái)賬、采購(gòu)臺(tái)賬一致。

8.單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)全面熟悉本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，關(guān)注各業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，更要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)例如采購(gòu)發(fā)票掛賬、付款等重要領(lǐng)域應(yīng)認(rèn)真核查，嚴(yán)格把關(guān)。

9.加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰機(jī)制以實(shí)時(shí)管理、考核評(píng)價(jià)、優(yōu)勝劣汰。

10.監(jiān)督管理缺陷。提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，在加強(qiáng)常規(guī)、持續(xù)的日常檢查的同時(shí)，充分利用內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察、信訪舉報(bào)等專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督職能，查找物資采購(gòu)過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)隱患，加強(qiáng)內(nèi)部控制措施，強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)控，防范采購(gòu)環(huán)節(jié)營(yíng)私舞弊形為，降低采購(gòu)環(huán)節(jié)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。