基于ACCESS的高校院系資料中心專題數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建(著錄)及應(yīng)用——以西北師大文史學(xué)院資料中心圖書(shū)管理系統(tǒng)為例

高校資料（室）中心作為院、系文獻(xiàn)信息服務(wù)中心，在為學(xué)院教學(xué)、科研信息服務(wù)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，它立足院系靠近教學(xué)、科研第一線，直接掌握院系的教學(xué)與科研情況，易于開(kāi)展專題的信息咨詢服務(wù)和特色服務(wù)，能夠準(zhǔn)確、快速、全面地接受并反饋各學(xué)院不同層次師生的教學(xué)與科研需求，能夠與圖書(shū)館在功能與服務(wù)上形成有效的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，因此如何更有效地開(kāi)發(fā)資料中心特色資源的價(jià)值，與時(shí)俱進(jìn)地為學(xué)院教學(xué)科研提供更高層次的服務(wù)？是高校圖書(shū)資料管理人員值得研究和探索的一個(gè)重要課題。目前高校圖書(shū)館的信息化建設(shè)，基于校園網(wǎng)絡(luò)的圖書(shū)資料管理現(xiàn)代化系統(tǒng)相當(dāng)完善，不僅給廣大師生提供了很大的便利，而且也有效地提高了圖書(shū)資料的利用率。但是現(xiàn)有的圖書(shū)資料管理系統(tǒng)雖然功能強(qiáng)大，由于其運(yùn)行的軟硬件平臺(tái)和系統(tǒng)維護(hù)人員的水平要求高，并不完全適用于中小型資料室，另一方面大多數(shù)單位都沒(méi)有購(gòu)買(mǎi)大型圖書(shū)管理系統(tǒng)軟件的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，即使購(gòu)買(mǎi)了昂貴的大型管理軟件，往往又很難充分應(yīng)用其所有功能，從而造成經(jīng)濟(jì)與資源上的浪費(fèi)。為此，我們利用Web與Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，結(jié)合院系資料中心工作特點(diǎn)，提出了一種適合專業(yè)資料中心信息服務(wù)模式的管理理念。

1.院系專業(yè)資料中心的特點(diǎn)及構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)的意義

專業(yè)資料中心的特色，主要體現(xiàn)在圖書(shū)資源專業(yè)化、管理人員的素質(zhì)高和服務(wù)對(duì)象特殊性等方面。隨著重點(diǎn)學(xué)科、精品課程及科研項(xiàng)目的申報(bào)和建設(shè)，專業(yè)資料中心的文獻(xiàn)資源以師生的需求為導(dǎo)向，采集、保管、利用都有針對(duì)性，并按照專業(yè)特點(diǎn)重點(diǎn)收藏具有自己學(xué)科專業(yè)特色的各類文獻(xiàn)、相關(guān)文獻(xiàn)和重點(diǎn)學(xué)科專業(yè)的文獻(xiàn)，形成與圖書(shū)館不盡相同或完全不同的具有專業(yè)特色的藏書(shū)體系。

專業(yè)資料中心的服務(wù)對(duì)象主要是學(xué)院的教師、研究生和部分本科生(畢業(yè)班)，為此專業(yè)資料中心應(yīng)加強(qiáng)與教學(xué)、科研人員的溝通，進(jìn)行自主創(chuàng)新和參與式服務(wù)。建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)各學(xué)科教學(xué)、科研的實(shí)際需要，有選擇地、及時(shí)準(zhǔn)確地將所需文獻(xiàn)信息檢索入庫(kù)，使之發(fā)揮最大效益。隨著Web與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，基于Access的圖書(shū)資料管理系統(tǒng)可作為院系專業(yè)資料中心有效開(kāi)展個(gè)性化信息服務(wù)的良好平臺(tái)，也是其信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。

2.基于Access的專題數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式

由于我院于2000年實(shí)行系所合并，由原來(lái)的中文系、歷史系和古籍所、敦煌所、西部文學(xué)所五大單位共同合并成現(xiàn)在的西北師大文史學(xué)院。下設(shè)5個(gè)系，10個(gè)研究所，6個(gè)中心。具有學(xué)科種類多、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。

因此合并后各單位所藏圖書(shū)資料存在很大差距，有些圖書(shū)重復(fù)購(gòu)置，如有些大型叢書(shū)像叢書(shū)集成、四部叢刊、二十五史、十三經(jīng)等在我院至少有三套，這不僅造成經(jīng)濟(jì)上的浪費(fèi)，也占用了許多寶貴的空間最終形成資源的浪費(fèi)。致使有些學(xué)術(shù)性強(qiáng)、各專業(yè)急需的圖書(shū)資料卻因各種原因遲遲沒(méi)有購(gòu)置或購(gòu)置不全。針對(duì)這些問(wèn)題，我院合并后就對(duì)所有圖書(shū)進(jìn)行資產(chǎn)清查、圖書(shū)剔舊和資源整合，整合后我們現(xiàn)有各類圖書(shū)十多萬(wàn)冊(cè)、各類期刊三十多萬(wàn)冊(cè)。為后期圖書(shū)資料管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但由于經(jīng)費(fèi)短缺、設(shè)備陳舊、人員素質(zhì)等諸種因素我們的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)始終沒(méi)能實(shí)現(xiàn)，許多日常管理工作還在沿用落后的手工操作模式。這極大地制約了圖書(shū)資料事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)此我們是看在眼里急在心上。

如今我們?cè)诟骷?jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下努力克服重重困難，利用Access數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)構(gòu)建了適合學(xué)院專業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式。

2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建及著錄

首先我們把現(xiàn)有藏書(shū)分成中文專業(yè)和歷史專業(yè)兩大類，各建成獨(dú)立的書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)（圖書(shū)管理、讀者借閱）系統(tǒng)，對(duì)其進(jìn)行分別著錄。然后又在這兩大數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)分為重點(diǎn)學(xué)科、普通學(xué)科、新學(xué)科等十幾項(xiàng)子數(shù)據(jù)庫(kù)。面對(duì)如此眾多的學(xué)科專業(yè)，如此龐大的圖書(shū)文獻(xiàn)資源，我們所服務(wù)的對(duì)象、服務(wù)群體又是多層次多級(jí)別的廣大師生員工，這就要求我們不斷開(kāi)發(fā)新的高層次的文獻(xiàn)資源服務(wù)模式以適應(yīng)新時(shí)期教學(xué)和科研的需要。我們計(jì)劃分幾個(gè)階段完成數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作：

第一階段，建立書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)。

所謂數(shù)據(jù)庫(kù)是計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中的一種專門(mén)管理數(shù)據(jù)資源的系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)是各種相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，它能以最佳的方式，最少的重復(fù)，提供多種應(yīng)用服務(wù)。Access是一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理工具，具有交互性強(qiáng)、界面友好等優(yōu)點(diǎn)，是當(dāng)今中小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件中最出色的軟件之一。書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)主要功能是揭示圖書(shū)的外形。就我國(guó)圖書(shū)館當(dāng)前揭示館藏的方式來(lái)看，一般還只是限于分類目錄和著者目錄，而著錄的款式也都著重書(shū)的外形介紹。當(dāng)然，第一層次的開(kāi)發(fā)，即書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是非常必要的。但是面對(duì)知識(shí)“爆炸”和文獻(xiàn)“膨脹”的現(xiàn)實(shí)，僅僅依靠書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因?yàn)闀?shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)僅從圖書(shū)文獻(xiàn)的外部特征上進(jìn)行研究，提供的信息量非常有限，很難幫助讀者快速、準(zhǔn)確、最佳地找到所需要的文獻(xiàn)，尤其對(duì)交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科這類圖書(shū)更是如此。

第二階段，建立以重點(diǎn)學(xué)科為龍頭，普通學(xué)科、新學(xué)科等其它學(xué)科為支柱的特色數(shù)據(jù)庫(kù)。

加強(qiáng)資料中心文獻(xiàn)資源的專業(yè)化和特色化建設(shè)，開(kāi)展特色服務(wù)。資料中心最大的優(yōu)勢(shì)就是特色化與專業(yè)化，也是它能發(fā)揮圖書(shū)館不可替代的作用的根本原因之一。特色數(shù)據(jù)庫(kù)是指根據(jù)文獻(xiàn)資源開(kāi)發(fā)的具有獨(dú)特內(nèi)容的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。院系資料中心要結(jié)合本專業(yè)的特點(diǎn)，根據(jù)自身的資源優(yōu)勢(shì)，建立具有專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫(kù)。做出目錄清晰、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容獨(dú)特新穎、具有本專業(yè)特色的網(wǎng)頁(yè)，設(shè)立網(wǎng)址，成為學(xué)校校園網(wǎng)中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，將資料中心的信息資源與圖書(shū)館的信息資源在校園網(wǎng)上并網(wǎng)運(yùn)行。使全校的師生都能利用網(wǎng)絡(luò)獲取自己所需要的情報(bào)資料，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高信息資源的利用率。

第三階段，建立以我院師生出版發(fā)表的學(xué)術(shù)專著、譯著、論文、科研項(xiàng)目、成果等為重點(diǎn)的特藏文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)。

學(xué)院教師自20世紀(jì)80年代以來(lái)，出版學(xué)術(shù)著作160余部，發(fā)表論文2200余篇，承擔(dān)國(guó)家級(jí)課題80余項(xiàng)，有90余項(xiàng)教學(xué)、科研成果獲得國(guó)家級(jí)和省部級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)。為此我們初步建立了文史學(xué)院科研信息平臺(tái)，將我院師生的科研成果第一時(shí)間發(fā)布到校園網(wǎng)上，為學(xué)院的教學(xué)科研提供了及時(shí)準(zhǔn)確的科研信息。

根據(jù)我院圖書(shū)資料特點(diǎn)我們將數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。包括數(shù)據(jù)字典：字段名稱-數(shù)據(jù)類型-字段大小—數(shù)據(jù)格式。將字段名稱設(shè)置為：序號(hào)、圖書(shū)編號(hào)、圖書(shū)分類、圖書(shū)名稱、ISBN號(hào)碼、著者姓名、出版單位、出版年月、版本制式、單本價(jià)格、叢書(shū)價(jià)格、排架分類、排架編號(hào)、著錄日期、借書(shū)證號(hào)、讀者姓名、借閱日期、歸還日期、備注等；數(shù)據(jù)類型設(shè)置為文本、備注、數(shù)字、日期／時(shí)間、貨幣、自動(dòng)編號(hào)等；字段大小設(shè)置為0～255，默認(rèn)值是255；數(shù)據(jù)格式為短日期。在窗體的最后我們還設(shè)計(jì)了使用說(shuō)明、查找記錄、表格結(jié)構(gòu)、添加記錄、退出系統(tǒng)五個(gè)命令按鈕進(jìn)行表格與窗體之間靈活、快捷的操作。如圖1所示。

(插入例子圖表具體說(shuō)明)將所有圖書(shū)按照重點(diǎn)學(xué)科、普通學(xué)科、新學(xué)科分級(jí)著錄，既可以通過(guò)窗體直接錄入又可以轉(zhuǎn)換成表格快速錄入。這樣構(gòu)成一個(gè)集閱覽、查詢、借閱多功能為一體的圖書(shū)資料管理系統(tǒng)，使我們的圖書(shū)資料管理邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

圖1

圖2

圖3

圖4

2.2 專題數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用

2.2.1 數(shù)據(jù)的查找與替換

在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中常常存儲(chǔ)了大量的信息量和數(shù)據(jù)，當(dāng)需要對(duì)某個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)進(jìn)行查找或要對(duì)該數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，首先要做的就是先把該數(shù)據(jù)找到。這就需要用查找和替換功能進(jìn)行操作。主要方法是按指定的內(nèi)容進(jìn)行查找。使用這種方法進(jìn)行查找，只需知道所要查找的數(shù)據(jù)內(nèi)容即可。通過(guò)該方法，可以將指定范圍內(nèi)的所有記錄一起查找出來(lái)或逐個(gè)顯示出來(lái)。根據(jù)用戶不同的需要我們采取不同的查詢方式，對(duì)于簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)查找主要用查找和替換。如圖2。例如讀者想找一本中文專業(yè)重點(diǎn)學(xué)科編號(hào)為1123的書(shū)，只需在表中查找內(nèi)容一柵里填寫(xiě)1123，在查找范圍中選圖書(shū)編號(hào)，序號(hào)，在匹配項(xiàng)中選整個(gè)字段，在搜索項(xiàng)中選全部，然后點(diǎn)擊查找下一個(gè)按鈕很快就能找到要找的圖書(shū)。當(dāng)然這種方式只適合查找比較簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)，而對(duì)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)表查詢就必須要用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢。

2.2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的查詢與糾錯(cuò)

查詢是Access數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要對(duì)象，通過(guò)查詢篩選出符合條件的記錄，構(gòu)成一個(gè)新的數(shù)據(jù)集合。概括地說(shuō)查詢具有如下功能：查看、搜索和分析數(shù)據(jù)；追加、更改和刪除數(shù)據(jù)；實(shí)現(xiàn)記錄的篩選、排序、匯總和計(jì)算；作為報(bào)表、窗體和數(shù)據(jù)頁(yè)的數(shù)據(jù)源；將一個(gè)和多個(gè)表中獲取的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)聯(lián)結(jié)。這里我們主要采用選擇查詢方式進(jìn)行操作。選擇查詢是最常用也是最基本的查詢，它是根據(jù)指定的查詢條件，從一個(gè)或多個(gè)表中獲取數(shù)據(jù)并顯示結(jié)果。還可以使用選擇查詢來(lái)對(duì)記錄進(jìn)行分組，并且對(duì)記錄的信息做總計(jì)、計(jì)數(shù)、平均值以及其他類型的總和計(jì)算。

本系統(tǒng)中需建立新書(shū)查重、重書(shū)數(shù)量、圖書(shū)借閱查詢、每年購(gòu)書(shū)數(shù)量及費(fèi)用查詢等。在“新建查詢”對(duì)話框中，雙擊“查找重復(fù)項(xiàng)查詢向?qū)А?，選擇新書(shū)登記表，選擇可能包含重復(fù)記錄的字段“書(shū)名”，再選擇其他字段，輸入查詢名稱“新書(shū)查重”，完成查詢的建立。圖書(shū)借閱查詢選擇圖書(shū)借閱管理表中的各項(xiàng)，再選擇新書(shū)登記中的書(shū)名、作者等項(xiàng)，組成一個(gè)完整的“表”，使用起來(lái)更為方便。重書(shū)數(shù)量和每年購(gòu)書(shū)費(fèi)用查詢相似，用簡(jiǎn)單查詢向?qū)?，選擇相應(yīng)的表或查詢，如新書(shū)登記表，選擇包含要查詢值的字段“購(gòu)買(mǎi)日期”、“冊(cè)”、“價(jià)格”，選匯總查詢，在匯總選項(xiàng)中選“總計(jì)”，對(duì)日期按年分組，這樣每年購(gòu)書(shū)冊(cè)數(shù)、總費(fèi)用就清楚地顯示出來(lái)。利用該系統(tǒng)可按表或查詢中的任一字段內(nèi)容進(jìn)行快速查詢。如按“姓名”篩選出該讀者的借閱清單；按“書(shū)號(hào)”或“書(shū)名”找出一本書(shū)，并查出它是在庫(kù)還是外借，借給了誰(shuí)；要查詢某一主題的書(shū)，只要輸入正確書(shū)名即可。如圖3所示。

2.2.3 數(shù)據(jù)庫(kù)管理與優(yōu)化

2.2.3.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的安全

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)安全是為了保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)里的資料，避免他人盜取，而給數(shù)據(jù)庫(kù)加上保護(hù)的一種技術(shù)。以密碼保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)是指給數(shù)據(jù)庫(kù)加上密碼。用戶需要輸入所設(shè)的密碼才能打開(kāi)該數(shù)據(jù)庫(kù)。在這里我們選取以密碼保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)方式來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全保護(hù)。這樣只有我們的圖書(shū)資料管理人員才有權(quán)登陸數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行相關(guān)的操作。如圖4。

2.2.3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)化

創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)往往存在一定的缺點(diǎn)，因此Access提供了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)性能、表等到分析，并可對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)優(yōu)化，可使數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行得更快，并可將字段的內(nèi)容安排得更加井然有序。從而使查詢的速度變得更快。優(yōu)化性能的方法為，在對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分析后，選中要優(yōu)化的條件，然后單擊“優(yōu)化”按鈕即可，系統(tǒng)將對(duì)選中的選項(xiàng)進(jìn)行優(yōu)化。

3.存在的問(wèn)題

如果從專業(yè)的角度來(lái)看，我們的數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建還存在著一些不足，如小型數(shù)據(jù)庫(kù)的通用行不強(qiáng)，智能化不高，操作起來(lái)不夠便捷等，但作為中小型圖書(shū)資料管理系統(tǒng)也不失為一次大膽創(chuàng)新和有益的嘗試。當(dāng)然對(duì)于存在的不足之處還需要我們?cè)诮窈蟮木唧w工作實(shí)踐中不斷改進(jìn)、不斷完善。使它真正成為高校院系資料中心有效開(kāi)展個(gè)性化信息服務(wù)的良好平臺(tái)。

[1]顏金傳,陳德全,黃平山編著.Access2007中文版從入門(mén)到精通[M].電子工業(yè)出版社,2007(7).

[2]王海金,歐陽(yáng)小媛.對(duì)高校圖書(shū)館特色資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的幾點(diǎn)看法[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007(04).

[3]李璐,江葆紅,孫紅紅.高校圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)資源的建設(shè)與利用[J].情報(bào)探索,2009(03).

[4]強(qiáng)愛(ài)萍.高校圖書(shū)館特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的實(shí)踐及應(yīng)注意的問(wèn)題[J].中國(guó)科技信息,2008(04).

[5]佟巖,崔淑貞,畢玉俠.高校圖書(shū)館專業(yè)特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008(18).