圖書館統(tǒng)計工作分析

許惠（廈門圖書館 福建 廈門 361012）

近年來，圖書館各項業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，圖書館管理現(xiàn)代化、信息資源共享及服務(wù)主動化的進程不斷加快，圖書館統(tǒng)計在圖書館業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用越來越廣泛。圖書館統(tǒng)計不僅是圖書館業(yè)務(wù)工作概況和實績的客觀反映，也是圖書館制定各項業(yè)務(wù)目標(biāo)的重要依據(jù)。因此，圖書館統(tǒng)計工作的水平和質(zhì)量已經(jīng)成為影響圖書館發(fā)展的重要因素。

1 圖書館統(tǒng)計的概念及特點

圖書館統(tǒng)計是圖書館管理的重要內(nèi)容之一，它運用統(tǒng)計學(xué)方法和理論進行資料收集、匯總和數(shù)據(jù)分析，通過一系列圖書館統(tǒng)計指標(biāo)來反映圖書館各項工作的完成情況，并通過分析統(tǒng)計指標(biāo)間的各種數(shù)量關(guān)系對圖書館工作的靜態(tài)、動態(tài)和趨勢進行數(shù)量描述，從而發(fā)現(xiàn)問題、找出規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)管理提供可靠的數(shù)據(jù)支持[1]。

圖書館統(tǒng)計工作具有以下基本特點：（1）數(shù)量性。通過數(shù)字揭示圖書館在特定時間內(nèi)特定業(yè)務(wù)的數(shù)量特征，以定量乃至定性分析圖書館各項業(yè)務(wù)（如館藏文獻量、借閱量、讀者數(shù)等定量統(tǒng)計及讀者偏好、工作人員服務(wù)態(tài)度等定性統(tǒng)計），為領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策提供數(shù)據(jù)支持。（2）綜合性。統(tǒng)計范圍涉及圖書館的方方面面，特別是隨著圖書館自動化建設(shè)的不斷深入和數(shù)字圖書館的逐步發(fā)展，圖書館統(tǒng)計的范圍已經(jīng)從傳統(tǒng)的文獻采編、典藏管理、參考咨詢拓展到文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)與利用、網(wǎng)上信息發(fā)布及資源共享等網(wǎng)絡(luò)電子文獻服務(wù)工作。圖書館通過統(tǒng)計不僅可以對某項業(yè)務(wù)進行定量、定性分析，還可以對各項業(yè)務(wù)進行有聯(lián)系的綜合性分析。例如，通過對讀者借閱率的統(tǒng)計、分析，可以掌握讀者對館藏文獻的利用情況；通過對采購圖書種類和數(shù)量的統(tǒng)計、分析，可以隨時調(diào)整訂購工作中的偏差，等等。（3）多樣性。圖書館統(tǒng)計方法多種多樣，按統(tǒng)計研究方法分類，可分為大量觀察法、統(tǒng)計分組法、綜合指標(biāo)法、歸納推斷法等；根據(jù)統(tǒng)計手段分類，可分為傳統(tǒng)人工統(tǒng)計、自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)統(tǒng)計。（4）連續(xù)性。圖書館許多傳統(tǒng)業(yè)務(wù)延續(xù)至今，新的業(yè)務(wù)內(nèi)容也在不斷更新，其業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)不斷積累。這些數(shù)據(jù)不僅是對以往工作的最真實、完整的記錄，也是寶貴的歷史數(shù)據(jù)，是研究圖書館服務(wù)質(zhì)量、圖書館管理活動發(fā)展規(guī)律的依據(jù)。

2 圖書館統(tǒng)計工作中存在的問題

2.1 對統(tǒng)計工作認(rèn)識不足

圖書館對統(tǒng)計工作認(rèn)識不足主要體現(xiàn)在兩個方面：（1）重視程度不夠。圖書館未建立或健全統(tǒng)計制度，認(rèn)為統(tǒng)計工作完全以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為目的，主要工作還停留在填寫報表并將其匯總、上報給上級領(lǐng)導(dǎo)，而真正應(yīng)用于指導(dǎo)日常工作、管理決策的不多；很少設(shè)專人從事統(tǒng)計工作，同時工作人員主動統(tǒng)計的意識也不強，沒有參與統(tǒng)計的積極性和責(zé)任感，致使統(tǒng)計工作的許多原始數(shù)據(jù)常因工作人員疏于記錄或未妥善保存而不完整，甚至存在虛假數(shù)據(jù)，這些缺少了真實性、準(zhǔn)確性、完整性的統(tǒng)計數(shù)據(jù)使統(tǒng)計工作的質(zhì)量難以保證。（2）重數(shù)字輕分析。許多圖書館的統(tǒng)計工作還停留在對數(shù)據(jù)的簡單收集和整理階段，結(jié)果也只是數(shù)字的堆積和比例的羅列[2]，缺少深層次的分析和研究，難以發(fā)現(xiàn)問題、找出規(guī)律，無法推動圖書館科學(xué)管理進程。

2.2 缺少統(tǒng)一、規(guī)范的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)

本文所說的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)主要指統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計格式、統(tǒng)計指標(biāo)等的統(tǒng)一規(guī)范。以統(tǒng)計口徑為例，在統(tǒng)計圖書館總藏量時，電子圖書冊數(shù)是否計入總藏量，在統(tǒng)計讀者活動場次時，不同地點的同一項活動是否按不同場次計算進行累加等都需要事先統(tǒng)一口徑，以保證數(shù)據(jù)的連續(xù)性與可比性。對于統(tǒng)計格式、統(tǒng)計指標(biāo)，由于長期以來缺乏統(tǒng)一的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，各圖書館之間甚至圖書館內(nèi)部各部門的統(tǒng)計表格樣式、內(nèi)容都各不相同，這不僅給準(zhǔn)確核算、匯總帶來困難，而且從整體來看，制約了區(qū)域圖書館服務(wù)聯(lián)合體統(tǒng)計信息資源的共享、利用和開發(fā)，不利于圖書館間的良性競爭與發(fā)展。

2.3 自動化系統(tǒng)的統(tǒng)計功能亟待改進

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，目前多數(shù)圖書館都已采用圖書館自動化系統(tǒng)進行管理，然而這些自動化系統(tǒng)所附帶的統(tǒng)計功能往往只能滿足部分業(yè)務(wù)的需要，在數(shù)據(jù)的處理上仍是簡單的累積，即只具有將某時段統(tǒng)計數(shù)據(jù)收集、累加、建庫的功能，并不能對這些數(shù)據(jù)進行比較、分析，缺少報表、圖示等直觀顯示功能，無法形成圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展和決策所需的分析性統(tǒng)計結(jié)果[3]。因此自動化系統(tǒng)中的統(tǒng)計功能亟待改進，應(yīng)引起相關(guān)人員的重視。

3 加強圖書館統(tǒng)計工作的幾點建議

3.1 統(tǒng)計工作制度化

統(tǒng)計工作最重要的就是要有一套切合實際、科學(xué)、完善的業(yè)務(wù)統(tǒng)計制度，以規(guī)范統(tǒng)計工作，減少工作的隨意性，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確、及時。首先，圖書館管理者要對統(tǒng)計工作給予重視，并合理分配人員，加強業(yè)務(wù)辦公室與其他各部門的統(tǒng)計分工合作。圖書館應(yīng)指派一位副館長或業(yè)務(wù)辦公室主任主管全館的統(tǒng)計工作，由業(yè)務(wù)辦公室設(shè)專人對統(tǒng)計工作進行統(tǒng)一管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，并負(fù)責(zé)檢查、核算、匯總各部門報送的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，同時業(yè)務(wù)辦公室還負(fù)責(zé)制訂本館統(tǒng)計工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)，而各部門需要配備兼職統(tǒng)計人員負(fù)責(zé)搜集原始數(shù)據(jù)、填制報表及其他統(tǒng)計調(diào)查工作，從而建立以業(yè)務(wù)辦公室為中心的統(tǒng)計工作體系，實行“館領(lǐng)導(dǎo)—部門領(lǐng)導(dǎo)—兼職統(tǒng)計人員”的統(tǒng)計工作分級管理責(zé)任制，將統(tǒng)計工作分配到人，做到職責(zé)明晰。明確的分工與合作不僅能夠減少多頭統(tǒng)計造成的“數(shù)據(jù)打架”情況的出現(xiàn)，還能準(zhǔn)確、客觀地匯總分析一線數(shù)據(jù)，確保分析結(jié)構(gòu)真實可靠。其次，完善報表填報制度，實行數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任制。各部門要嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)辦公室制定的統(tǒng)計報表填報制度，按規(guī)定的填報要求、提交時間等登記本部門相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并報送業(yè)務(wù)辦公室。此外，各部門應(yīng)建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)統(tǒng)計臺帳，按月登記主要指標(biāo)數(shù)據(jù)，尤其是流通部門，更應(yīng)該按日（周）登記統(tǒng)計臺帳，做到日記錄、月匯總，保存所有原始數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)上報后不得擅自修改，以免重復(fù)統(tǒng)計造成數(shù)據(jù)失真。圖書館還應(yīng)加強數(shù)據(jù)質(zhì)量的全員管理和全過程管理，無論對于專職統(tǒng)計人員還是兼職統(tǒng)計人員，都應(yīng)建立明確的責(zé)任制，誰出問題，追究誰的責(zé)任；逐年逐月累積數(shù)據(jù)，保持統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性、連續(xù)性，不搞“突擊”。再次，建立統(tǒng)計報告制度，重視統(tǒng)計分析工作。數(shù)據(jù)只是統(tǒng)計的原始形態(tài)，而統(tǒng)計分析報告則融合了數(shù)據(jù)、圖表、實際情況、存在問題、改進建議及對未來預(yù)測等信息，更便于領(lǐng)導(dǎo)閱讀、理解和利用，有利于上下級的順暢溝通，并能夠真正應(yīng)用于圖書館的管理工作中。統(tǒng)計分析既是整個統(tǒng)計工作的核心環(huán)節(jié)，也是圖書館統(tǒng)計工作的薄弱環(huán)節(jié)，必須加以重視，以制度嚴(yán)格規(guī)范。各部門不但平時要做好細(xì)致的統(tǒng)計工作，及時向業(yè)務(wù)辦公室報告基本統(tǒng)計數(shù)據(jù)，還要定期分析統(tǒng)計資料，提交階段性統(tǒng)計報告。例如，在每項統(tǒng)計調(diào)查結(jié)束或部門半年、年度總結(jié)時必須形成統(tǒng)計分析報告，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告調(diào)查結(jié)果及本部門主要業(yè)務(wù)開展情況，從而為領(lǐng)導(dǎo)制訂各項工作計劃、布置工作任務(wù)提供科學(xué)的決策依據(jù)。

3.2 統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化

統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化主要是指統(tǒng)計指標(biāo)、統(tǒng)計口徑、統(tǒng)計方法、統(tǒng)計格式等統(tǒng)一、規(guī)范。圖書館可以參考評估定級所依據(jù)的《省級圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡稱《評估標(biāo)準(zhǔn)》）制定統(tǒng)一的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)。因為《評估標(biāo)準(zhǔn)》的細(xì)則就是具體化的圖書館業(yè)務(wù)工作規(guī)范和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對于評估定級后的圖書館工作及下一次“迎評”工作具有極為重要的指導(dǎo)意義。圖書館需要確定一套完整、合理的統(tǒng)計指標(biāo)體系，以便能全面評價圖書館各部門乃至全館的工作績效。圖書館統(tǒng)計指標(biāo)主要包括：圖書館基本情況統(tǒng)計、藏書統(tǒng)計、讀者統(tǒng)計、文獻流通統(tǒng)計、工作人員統(tǒng)計、經(jīng)費使用情況統(tǒng)計及科研項目統(tǒng)計等?！对u估標(biāo)準(zhǔn)》對這些指標(biāo)進行了細(xì)化并在細(xì)則中詳細(xì)列舉了具體指標(biāo)對應(yīng)的統(tǒng)計內(nèi)容與方法，圖書館可以據(jù)此設(shè)置業(yè)務(wù)統(tǒng)計月報表及圖書館年報中表格的填報項目。隨著圖書館的改革與發(fā)展，圖書館業(yè)務(wù)分工細(xì)致且相互聯(lián)系，統(tǒng)計工作應(yīng)將各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按一定的方式進行歸類、整理和加工，以匯總表、一覽表、統(tǒng)計表等具體細(xì)表形式體現(xiàn)，并且必須保證這些細(xì)表與月報表、年報表相一致，形成相對固定的統(tǒng)計表格樣式，以免出現(xiàn)“數(shù)據(jù)打架”的情況。此外，圖書館應(yīng)積極參與地區(qū)內(nèi)、系統(tǒng)內(nèi)的專題工作研討會并組織本館內(nèi)部的專題工作研討會，以便于同行之間溝通認(rèn)識、交流經(jīng)驗，同時根據(jù)自身的實際情況，也可以在本館內(nèi)部甚至在本地區(qū)、本系統(tǒng)內(nèi)形成統(tǒng)一的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)模式，以提高統(tǒng)計工作質(zhì)量，進而有利于實現(xiàn)信息共享。

3.3 建立統(tǒng)計檔案

統(tǒng)計數(shù)據(jù)與檔案材料是相互對應(yīng)的，檔案工作是統(tǒng)計的基礎(chǔ)。圖書館各業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)計每項數(shù)據(jù)前就應(yīng)將對應(yīng)材料收集齊全，根據(jù)材料填報數(shù)據(jù)。各圖書館在制定檔案管理制度時，就應(yīng)對統(tǒng)計時將會涉及的基礎(chǔ)材料、數(shù)據(jù)提出相應(yīng)的要求，形成一套特定的統(tǒng)計檔案工作流程。同時，統(tǒng)計工作也與檔案工作一樣具有連續(xù)性、積累性的特征，圖書館工作人員在平時就要養(yǎng)成隨時保存原始材料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的習(xí)慣，注重積累有價值的統(tǒng)計原始數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料，定期將這些連同統(tǒng)計分析報告交由部門兼職檔案人員，由檔案人員按照本館業(yè)務(wù)檔案管理制度要求進行分門別類、立卷歸檔、妥善規(guī)范的保存。檔案工作是一項長期的、具有延續(xù)性的工作，為了避免領(lǐng)導(dǎo)更換或統(tǒng)計人員調(diào)整給統(tǒng)計檔案帶來的影響（特別是業(yè)務(wù)部門的兼職統(tǒng)計人員一般調(diào)整較為頻繁），圖書館必須重視統(tǒng)計人員更換時的手續(xù)交接工作及材料的妥善保存，制定系統(tǒng)的操作流程和移交手續(xù)，以確保統(tǒng)計資料的完整性、連續(xù)性和可靠性。

3.4 加強統(tǒng)計工作的自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

目前，圖書館自動化管理系統(tǒng)在辦公和流通領(lǐng)域的使用已進入成熟階段，信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也已全面開展。其中，業(yè)務(wù)統(tǒng)計子系統(tǒng)已經(jīng)初步滿足日常業(yè)務(wù)工作中的基礎(chǔ)統(tǒng)計、查詢需求。但隨著圖書館新的業(yè)務(wù)工作的廣泛開展，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計范圍和使用價值越來越大，對統(tǒng)計結(jié)果的準(zhǔn)確性、時效性、實用性和多樣性提出了更高的要求。因此，圖書館技術(shù)部人員與統(tǒng)計人員應(yīng)適應(yīng)圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展形勢，匯總分析各種業(yè)務(wù)需求，開發(fā)、修改適應(yīng)圖書館發(fā)展的統(tǒng)計軟件，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館統(tǒng)計信息資源的共享。具體操作內(nèi)容可包括：①構(gòu)建館部業(yè)務(wù)辦公室、業(yè)務(wù)部門、具體相關(guān)工作人員三位一體的統(tǒng)計信息化網(wǎng)絡(luò)體系，加強部門間的協(xié)調(diào)。統(tǒng)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化需求，圖書館應(yīng)在各部門設(shè)立統(tǒng)計數(shù)據(jù)終端，以便于將各部門統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，并由部門兼職統(tǒng)計人員定時或?qū)崟r輸入相關(guān)數(shù)據(jù)。同時，系統(tǒng)還應(yīng)具備自動保存、統(tǒng)計、生成表格或圖形的功能，并可根據(jù)需要隨時打印出來。②支持并鼓勵統(tǒng)計工作的研究和創(chuàng)新。圖書館各部門應(yīng)共同參與制訂統(tǒng)一的統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)，集中力量開發(fā)、研制適合圖書館工作的統(tǒng)計軟件包，在確保各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，改進圖書館統(tǒng)計數(shù)據(jù)的收集、存儲和處理方法，使系統(tǒng)具備方便、靈活的數(shù)據(jù)分析功能（如數(shù)據(jù)可以靈活轉(zhuǎn)換成圖表、網(wǎng)頁等格式等）、統(tǒng)計結(jié)果能夠打印輸出、格式直觀易控。③重視統(tǒng)計人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)。穩(wěn)定、高素質(zhì)的統(tǒng)計人員隊伍是做好圖書館統(tǒng)計工作的關(guān)鍵。圖書館統(tǒng)計工作需要具備扎實的圖書館業(yè)務(wù)知識、專業(yè)的統(tǒng)計基礎(chǔ)知識以及豐富的計算機知識和操作技能的復(fù)合型人才。圖書館應(yīng)多舉辦或鼓勵統(tǒng)計人員參加各種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其在原有知識的基礎(chǔ)上，熟悉相關(guān)電腦軟件的使用，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和方法，以保障圖書館統(tǒng)計工作自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的順利開展。

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