“5 S”管理法在圖書(shū)館管理中的應(yīng)用探討

范 軍

（棗莊市圖書(shū)館，山東 棗莊 277101）

1 “5S“管理法的含義

“5S”管理法起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理的一種方法。“5S”管理法作為一種企業(yè)生產(chǎn)的管理方法，包括整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SETKETSU)、素養(yǎng)(SHITSUKE)五個(gè)方面。其具體含義如下：（1）整理。整理是“5S”管理活動(dòng)的第一步，是指對(duì)辦公用品、設(shè)備、文獻(xiàn)資料等根據(jù)使用頻率進(jìn)行分類(lèi)，劃分為必需品和非必需品。把非必需品清理掉，現(xiàn)場(chǎng)不放置非必需品，以改善工作環(huán)境，增加工作場(chǎng)所的面積，創(chuàng)造一個(gè)整潔的工作環(huán)境。（2）整頓。整頓是指對(duì)必需品分門(mén)別類(lèi)放置，使之取用方便、井然有序，促進(jìn)工作效率的提高。必需品科學(xué)合理的擺放，并對(duì)之進(jìn)行有效標(biāo)識(shí)，可減少人們找尋必需品的時(shí)間，創(chuàng)造一個(gè)整齊的工作環(huán)境。（3）清掃。清掃是清除工作場(chǎng)所內(nèi)的臟污，將工作場(chǎng)所保持在無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、干凈整潔的狀態(tài)，以減少污染物對(duì)物品質(zhì)量的影響，減少工傷事故的發(fā)生，保持工作環(huán)境的干凈衛(wèi)生。清掃的目的在于培養(yǎng)員工講衛(wèi)生的習(xí)慣，創(chuàng)造一個(gè)干凈、清爽的工作環(huán)境。（4）清潔。清潔是將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，使整理、整頓、清掃制度化、規(guī)范化，以維持上面“3S”的成果。（5）素養(yǎng)。素養(yǎng)是指每位員工養(yǎng)成良好的習(xí)慣并遵守規(guī)則。通過(guò)整理、整頓、清掃創(chuàng)造一個(gè)安全衛(wèi)生、秩序井然、方便高效的工作環(huán)境，進(jìn)而通過(guò)“清潔”將現(xiàn)有的管理成果維持下去，形成一套行之有效的制度，最終達(dá)到提高個(gè)人修養(yǎng)、改善員工精神面貌、鑄造團(tuán)隊(duì)精神、提高工作效率的目的。

上述五個(gè)部分并不是相互獨(dú)立，而是緊密聯(lián)系、相輔相成的。整理是整頓的基礎(chǔ)，整頓鞏固了整理的成果，清掃體現(xiàn)了整理、整頓的成果，清潔是對(duì)上述環(huán)節(jié)的維持和鞏固，通過(guò)持續(xù)的宣傳和實(shí)施、總結(jié)、改進(jìn)，使員工養(yǎng)成良好的習(xí)慣?！?S”管理活動(dòng)是一種品性提高、道德提升的“人性教育”活動(dòng)，其最終目的在于提高員工素質(zhì)。

2 圖書(shū)館實(shí)施“5S”管理的意義

2.1 有利于改善和提高圖書(shū)館的形象

圖書(shū)館實(shí)行“5S”管理，各個(gè)部門(mén)尤其是讀者服務(wù)部門(mén)的環(huán)境衛(wèi)生得到改善，閱覽室書(shū)籍放置整齊，書(shū)架、閱覽桌椅干凈衛(wèi)生。干凈、整潔的圖書(shū)館環(huán)境可激發(fā)讀者的閱讀熱情，使讀者更加喜歡圖書(shū)館，熱愛(ài)圖書(shū)館。一個(gè)干凈有序的圖書(shū)館工作環(huán)境，可明顯地改善員工的精神面貌，使圖書(shū)館煥發(fā)出一種強(qiáng)大的活力。館員在良好的工作環(huán)境、和諧融洽的管理氛圍中工作，內(nèi)心自然而然地產(chǎn)生自豪感、滿足感，從而為讀者提供滿意的服務(wù)。圖書(shū)館服務(wù)環(huán)境的優(yōu)化和服務(wù)質(zhì)量的提升，可使更多的潛在讀者有了利用圖書(shū)館的欲望，從而成為現(xiàn)實(shí)讀者，這在一定程度上擴(kuò)大了圖書(shū)館的社會(huì)知名度，提高了圖書(shū)館的社會(huì)形象。

2.2 有助于培養(yǎng)館員良好的習(xí)慣

葉圣陶先生認(rèn)為，要養(yǎng)成某種好習(xí)慣，要隨時(shí)隨地加以注意，身體力行，躬行實(shí)踐，才能“習(xí)慣成自然”，收到相當(dāng)?shù)男ЧD書(shū)館實(shí)施“5S”管理，對(duì)館員的工作質(zhì)量提出了更高的要求，潛移默化地改變了館員普遍存在的做事馬虎、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、衛(wèi)生意識(shí)差的不良習(xí)慣，進(jìn)而使館員養(yǎng)成行為規(guī)范、遵章守法、文明禮貌、認(rèn)真負(fù)責(zé)的習(xí)慣。同時(shí)，“5S”管理有助于培養(yǎng)館員遵章守紀(jì)、規(guī)范操作的工作作風(fēng)。

2.3 促成圖書(shū)館工作效率的提高

在良好的工作環(huán)境和工作氛圍下，員工們可以集中精神，認(rèn)認(rèn)真真地干好本職工作，促使工作效率的提高。試想，如果員工們始終處于一個(gè)雜亂無(wú)序的工作環(huán)境中，情緒就會(huì)受到影響。情緒不高，干勁不足，工作效率明顯低下。如在圖書(shū)館讀者服務(wù)部門(mén)，館員嚴(yán)格按“5S”的要求開(kāi)展工作。整齊的書(shū)架及排列有序的圖書(shū)，便于讀者隨時(shí)查閱所需文獻(xiàn)。如果書(shū)架、書(shū)籍排放無(wú)序，讀者難以找到所需文獻(xiàn)，勢(shì)必降低讀者利用圖書(shū)館的熱情，也不利于文獻(xiàn)的利用。實(shí)施“5S”管理，提高了圖書(shū)館書(shū)刊的利用率。

3 圖書(shū)館推行“5S”管理的具體內(nèi)容

“5S”管理法是一種精細(xì)管理方法，在企業(yè)生產(chǎn)和產(chǎn)品服務(wù)等方面發(fā)揮了巨大作用。圖書(shū)館雖非企業(yè)，但與服務(wù)型企業(yè)非常接近。因此，通過(guò)清潔、有序的環(huán)境來(lái)提高服務(wù)效率的企業(yè)管理思路完全適合圖書(shū)館。圖書(shū)館可利用“5S”理論及管理方法，加強(qiáng)工作現(xiàn)場(chǎng)管理，提高圖書(shū)館工作人員素養(yǎng)，為讀者提供最便捷的文獻(xiàn)信息資源服務(wù)。

3.1 整理

圖書(shū)館的業(yè)務(wù)工作主要分為文獻(xiàn)資源建設(shè)和讀者服務(wù)工作兩大塊。因此，在日常工作中，除了做好辦公區(qū)的整理工作外，圖書(shū)館應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)采編部門(mén)和讀者服務(wù)部門(mén)的整理工作。采編部門(mén)是圖書(shū)館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)部門(mén)之一，負(fù)責(zé)中、外文圖書(shū)的采集、驗(yàn)收、標(biāo)引與編目工作，組織藏書(shū)、揭示館藏，把無(wú)序的文獻(xiàn)加工整理成可供檢索的具有科學(xué)體系的文獻(xiàn)集合體。面對(duì)大量購(gòu)進(jìn)的新書(shū)刊，采編部門(mén)工作人員要及時(shí)整理正在加工的書(shū)刊，避免工作用書(shū)與待加工圖書(shū)相混淆，使已加工好的圖書(shū)能及時(shí)與讀者見(jiàn)面。讀者服務(wù)部門(mén)是圖書(shū)館一線服務(wù)“窗口”，承擔(dān)著館藏文獻(xiàn)資源的組織、保管、外借與閱覽等任務(wù)，為讀者提供各類(lèi)中外文書(shū)刊、聲像資料的借閱服務(wù)以及電子資源的閱覽、下載等。讀者服務(wù)部門(mén)的工作人員要經(jīng)常整理書(shū)架，對(duì)讀者歸還的圖書(shū)進(jìn)行整理。同時(shí)，對(duì)破損書(shū)刊進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)復(fù)本量過(guò)多或流動(dòng)率不高的書(shū)刊進(jìn)行整理，以保證一線藏書(shū)的新穎性和實(shí)用性。要根據(jù)圖書(shū)的新舊程度、借閱次數(shù)、使用價(jià)值、保存價(jià)值等進(jìn)行分類(lèi)，設(shè)置新書(shū)借閱區(qū)，方便讀者借閱。對(duì)借閱率高的圖書(shū)，集中到全開(kāi)架的基本藏書(shū)區(qū)，形成“人在書(shū)中、書(shū)在人旁”的借閱環(huán)境。另外，對(duì)出納臺(tái)也要進(jìn)行常規(guī)整理，將一些非必需品清理出去，使現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，便于書(shū)刊借閱服務(wù)的開(kāi)展。在電子閱覽室電腦中安裝“電腦還原系統(tǒng)”，將讀者臨時(shí)裝在電腦上的軟件關(guān)機(jī)后還原。

3.2 整頓

整頓是對(duì)各開(kāi)放場(chǎng)所、工作區(qū)域進(jìn)行合理布局，把留下來(lái)的必需品依規(guī)定定位、定量擺放整齊，并做好標(biāo)識(shí)進(jìn)行管理。其核心是物品的分類(lèi)及存放問(wèn)題。一是館內(nèi)不堆放無(wú)用的物品，危險(xiǎn)、注意和逃生路線等警示牌字跡清楚、指示明確，滅火器位置放置合理，要求人人都會(huì)正確使用滅火器，掌握緊急引導(dǎo)疏散讀者的正確方法,并注意對(duì)讀者進(jìn)行安全教育，讓每個(gè)讀者處于整潔、安全、放松的閱覽環(huán)境中。辦公室人員應(yīng)將辦公文件按類(lèi)目排放整齊，便于人們的查找和利用。二是采編部門(mén)可按工作流程將工作區(qū)域劃分為書(shū)刊驗(yàn)收區(qū)、書(shū)刊標(biāo)引區(qū)、書(shū)刊編目區(qū)，使每一批待加工的書(shū)刊井然有序，利于不同崗位的工作人員做好本職工作。三是讀者服務(wù)部門(mén)應(yīng)在每一排書(shū)架上統(tǒng)一標(biāo)明藏書(shū)的起止分類(lèi)號(hào)及相應(yīng)類(lèi)目的名稱，方便讀者查找書(shū)刊。館員日常要加強(qiáng)管理，經(jīng)常巡架、整架，盡量減少“同書(shū)不同架”的現(xiàn)象的產(chǎn)生，將放錯(cuò)架位的書(shū)刊及時(shí)放到正確架位上，將讀者歸還的書(shū)刊按照排架號(hào)放到架位上，以節(jié)省讀者查閱資料的時(shí)間。在閱覽室的入口處，設(shè)置該室的館藏示意圖，以方便讀者了解館藏資源。

3.3 清掃

對(duì)工作場(chǎng)所進(jìn)行清掃，為讀者構(gòu)建一個(gè)干凈的閱讀環(huán)境，是圖書(shū)館實(shí)施“5S”管理的第三步措施。清掃目的在于保持工作環(huán)境的整潔干凈，保持整理、整頓的成果，降低機(jī)器設(shè)備故障率，提高工作服務(wù)質(zhì)量，防止環(huán)境污染。圖書(shū)館各辦公區(qū)及服務(wù)區(qū)要保持干凈衛(wèi)生，工作人員應(yīng)每天對(duì)書(shū)庫(kù)的每一個(gè)角落、書(shū)架的每個(gè)架面以及出納臺(tái)、門(mén)窗、設(shè)施設(shè)備、走廊等進(jìn)行清掃，做到無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、無(wú)雜物。采編部每天在驗(yàn)收新書(shū)后，應(yīng)清掃桌面和地面，使新書(shū)遠(yuǎn)離污染物。隨著藏、借、閱、咨一體化服務(wù)的開(kāi)展，大量讀者來(lái)到圖書(shū)館獲取知識(shí)，因此，讀者服務(wù)部門(mén)更應(yīng)注重書(shū)庫(kù)及閱覽區(qū)的清掃工作，為讀者借閱書(shū)刊創(chuàng)造舒適的環(huán)境。

3.4 清潔

簡(jiǎn)單地說(shuō)，清潔就是通過(guò)制度化來(lái)維持前“3S”的成果。清潔的作用在于將整理、整頓、清掃后取得的良好作用維持下去，成為圖書(shū)館的制度。對(duì)已取得的良好成績(jī)，不斷進(jìn)行改善，使之達(dá)到更高的境界。圖書(shū)館可通過(guò)制定有關(guān)整理、整頓、清掃的工作制度和工作規(guī)范，使員工能遵守圖書(shū)館的規(guī)章制度，做好整理、整頓、清掃工作。同時(shí)，圖書(shū)館可定期進(jìn)行檢查和評(píng)比，督促員工更好地做好整理、整頓、清掃工作，以保持工作環(huán)境、設(shè)備的清潔。

3.5 素養(yǎng)

通過(guò)上述持續(xù)不斷的“4S”活動(dòng)，圖書(shū)館的衛(wèi)生狀況、工作環(huán)境和員工精神面貌煥然一新。為鞏固已取得的成績(jī)，圖書(shū)館可制訂“5S”管理活動(dòng)結(jié)果檢查制度、“5S”日清管理制度、工作人員考核制度等，對(duì)館員工作效率和工作質(zhì)量進(jìn)行檢查、評(píng)估，將“5S”管理活動(dòng)成績(jī)納入員工績(jī)效考核體系，使員工養(yǎng)成并保持遵守規(guī)章制度、遵守工作紀(jì)律的良好習(xí)慣，進(jìn)而提高個(gè)人修養(yǎng)和職業(yè)道德。如讀者服務(wù)部門(mén)工作人員直接面向讀者，他們的精神面貌、服務(wù)態(tài)度直接決定了讀者對(duì)圖書(shū)館的整體印象。整理、整頓、清掃、清潔管理活動(dòng)的開(kāi)展，讀者服務(wù)部門(mén)工作人員的素養(yǎng)得以提升。尊重讀者，熱情為讀者服務(wù)，愛(ài)護(hù)書(shū)刊及辦公用品，成為每位館員的必備素養(yǎng)。

4 結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)館實(shí)施“5S”管理，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)率先垂范，建立切實(shí)可行的實(shí)施方案，并在館內(nèi)加大“5S”理念宣傳力度，提高館員對(duì)“5S”管理理念的認(rèn)識(shí)，讓這種先進(jìn)的管理理念變成館員自覺(jué)的行動(dòng)。圖書(shū)館在開(kāi)展“5S”管理的過(guò)程中，要與讀者建立和諧的關(guān)系，使讀者能配合圖書(shū)館實(shí)施“5S”管理，規(guī)范自己的言行，并對(duì)館員的服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，使圖書(shū)館煥然一新的面貌、服務(wù)周到的良好形象得到讀者的認(rèn)可。館員素養(yǎng)的提高和讀者贊譽(yù)的增加，圖書(shū)館發(fā)展的基石將更為穩(wěn)固，圖書(shū)館發(fā)展的空間將更為寬廣。

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