論高校圖書館灰色文獻數(shù)字化建設(shè)

宋福云

（內(nèi)蒙古大學(xué)鄂爾多斯學(xué)院圖書館，內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017000）

隨著科技的發(fā)展和信息傳播渠道的多樣化，灰色文獻大量增加，是繼期刊、圖書之后的第三種重要文獻信息資源。據(jù)不完全統(tǒng)計，世界上95%以上的產(chǎn)品技術(shù)的情報來源于灰色文獻。在高校加大科研工作力度的今天，高校已成為生產(chǎn)灰色文獻的重要基地。收集灰色文獻，對灰色文獻進行數(shù)字化加工，有效揭示和利用灰色文獻，有利于促進高校教學(xué)、科研水平的提高。

1 灰色文獻的界定

灰色文獻是由英文 “Grey Literature”直譯而來，是介于公開正式出版物(白色文獻)與保密資料(黑色文獻)之間的文獻。在1997年第三次國際灰色文獻會議上，與會專家認為灰色文獻是指不經(jīng)營利出版者控制，且由各級政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界所生產(chǎn)的各類印刷與電子形式的資料。從這一定義可以看出，灰色文獻來源廣泛，主要指非正式出版物，如會議資料及論文、項目資料、政府及組織出版物、統(tǒng)計資料、內(nèi)部刊物等。從文獻載體分析，灰色文獻包括紙質(zhì)灰色文獻和電子灰色文獻（如網(wǎng)絡(luò)灰色文獻）。

灰色文獻是反映當(dāng)前經(jīng)濟、自然科學(xué)、工程技術(shù)以及社會諸多領(lǐng)域中最新科研成果或最新動態(tài)的情報信息，信息內(nèi)容新、情報價值高、傳遞速度快，是科學(xué)研究重要的信息源?；疑墨I具有以下特征：（1）內(nèi)容新穎性和權(quán)威性?；疑墨I如科技動態(tài)、科技報告、市場調(diào)研、研究報告等一般反映科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域最前沿的信息，是科研人員掌握最新科技信息、國際科研動向的重要參考資料。科技灰色文獻如國家級學(xué)術(shù)會議或國際學(xué)術(shù)會議的交流論文，反映了學(xué)術(shù)領(lǐng)域最新的觀點，具有一定的權(quán)威性。（2）出版靈活?；疑墨I可不受出版規(guī)律的限制，有的灰色文獻如科研報告可按初步報告、進展報告、中間報告、最終報告分階段公布。會議報告、政務(wù)信息及調(diào)查報告等可隨時公布。（3）發(fā)行量小?；疑墨I大都是各種機構(gòu)內(nèi)部的資料，印刷數(shù)量有限，且通過非正式渠道發(fā)行，流通面較窄。如大學(xué)碩士、博士論文大部分供校內(nèi)讀者利用，校外讀者難以獲取。

2 高校圖書館灰色文獻數(shù)字化現(xiàn)狀

文獻數(shù)字化是利用現(xiàn)代信息技術(shù)對傳統(tǒng)介質(zhì)的文本(包括紙質(zhì)文獻)、圖形、圖像、聲音、視頻等信息進行格式轉(zhuǎn)換和壓縮處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息并存儲，然后通過計算機技術(shù)和以互聯(lián)網(wǎng)為依托進行信息傳遞，實現(xiàn)檢索，為讀者提供信息服務(wù)。目前，灰色文獻數(shù)字化主要有三種方式：（1）圖像方式。將灰色文獻原文掃描成電腦圖像文件，存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)上。（2）文本方式。將灰色文獻所有文字用文本方式存儲，讀者可進行全文查找和檢索。（3）圖文檢索方式。把灰色文獻信息分別存儲為圖像、文本兩種形式，并建立索引關(guān)系，讀者既可檢索、查找和閱讀文獻，又可以方便快捷地轉(zhuǎn)換到當(dāng)前文字在 “圖像”中對應(yīng)的位置，實現(xiàn)圖文對照。本文重點對灰色文獻文本方式的數(shù)字化進行探討。

歐美等發(fā)達國家非常重視灰色文獻的開發(fā)利用，多數(shù)國家建立相應(yīng)的機構(gòu)或網(wǎng)站對灰色文獻進行開發(fā)，如歐洲灰色文獻利用協(xié)會推進的歐洲灰色文獻信息系統(tǒng)(SIGLE)、大英圖書館灰色文獻供應(yīng)中心 （BLDSC）、美國的灰色文獻門戶網(wǎng)站（GreyLit Network）等。我國高校圖書館都收藏一定數(shù)量的灰色文獻，開展了灰色文獻的數(shù)字化工作，如建立本校學(xué)生的學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，鏈接國內(nèi)外免費的OA資源(如預(yù)印本、會議論文或者研究報告)，建立機構(gòu)典藏庫。但與國外圖書館相比，我國高校圖書館灰色文獻數(shù)字化還存在一些問題，表現(xiàn)為：（1）對灰色文獻數(shù)字化重視不夠。有的高校圖書館沒有成立專門的灰色文獻數(shù)字化部門，沒有組織人員進行灰色文獻的收集、整理和數(shù)字化加工。教學(xué)、科研所需的灰色文獻數(shù)字化建設(shè)工作開展緩慢，缺乏整體系統(tǒng)的開發(fā)利用灰色文獻的機構(gòu)或網(wǎng)站。（2）網(wǎng)絡(luò)灰色文獻導(dǎo)航服務(wù)欠缺。隨著學(xué)術(shù)機構(gòu)網(wǎng)站的建立，網(wǎng)絡(luò)灰色文獻劇增。網(wǎng)絡(luò)灰色文獻以光盤、硬盤等介質(zhì)進行存儲，利用因特網(wǎng)可以快速傳送，只要供方愿意，使用方即可隨意復(fù)制、使用，不受時空限制。雖然一些高校圖書館通過鏈接的方式揭示了網(wǎng)絡(luò)灰色文獻資源，但真正符合讀者需求的網(wǎng)絡(luò)灰色文獻較少。（3）文獻數(shù)字化標準不規(guī)范，學(xué)位論文庫與機構(gòu)典藏庫共享度較差。學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫與機構(gòu)典藏庫多是收集本機構(gòu)內(nèi)學(xué)生及專家、學(xué)者的著作，資源也僅限于機構(gòu)內(nèi)部用戶使用，這限制了同行間的學(xué)術(shù)交流。學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫檢索功能不夠完善，不利于讀者的利用。

3 高校圖書館灰色文獻數(shù)字化的措施

目前，中國大學(xué)的國家重點實驗室有110個，占全部國家重點實驗室的51.9%；大學(xué)承擔(dān)了50%以上國家“973”計劃項目和重大科學(xué)研究項目；大學(xué)的國家創(chuàng)新研究群體占全國總數(shù)的55%。高校所產(chǎn)生了各類科研立項報告、結(jié)題報告、科研成果匯編、成果評定以及專利申報文件、內(nèi)部刊物、未公開出版著作及國內(nèi)外會議文獻等，含有大量已知和未知領(lǐng)域的信息、最新學(xué)術(shù)成果等，是具有重要參考價值的灰色文獻。2010年，中國高校國際科技論文占全國總數(shù)的82.92%，國際合作論文占79.10%，發(fā)明專利占比為23.86%，高校已成為國家技術(shù)創(chuàng)新體系重要力量。高校圖書館開展灰色文獻數(shù)字化，有利于推動高校教學(xué)科研工作的開展，有助于實現(xiàn)灰色文獻的共建共享。

3.1 建立灰色文獻數(shù)字化機構(gòu)，積極開展灰色文獻的收集和整理工作

機構(gòu)是工作運行的保障。建立灰色文獻數(shù)字化機構(gòu)，配備專業(yè)管理人員，制定工作條例，開展灰色文獻的收集和整理工作，是做好灰色文獻數(shù)字化工作的前提。首先，應(yīng)成立圖書館灰色文獻數(shù)字化工作小組，負責(zé)灰色文獻的搜集、收藏、整理、技術(shù)處理及咨詢工作。同時，還可聘請本校教師或?qū)W生為兼職灰色文獻情報員。其次，制定灰色文獻的收藏原則和保管細則，對灰色文獻的搜集范圍、搜集方式、保管方法及保管年限等作出規(guī)定，加強對具有專業(yè)性、針對性、系統(tǒng)性、合法性灰色文獻的收集?；疑墨I采集范圍可分為校內(nèi)資源和網(wǎng)絡(luò)資源兩部分。校內(nèi)資源以學(xué)生的學(xué)位論文和以教師及科研人員的課件、學(xué)術(shù)報告、內(nèi)部交流資料、講座、論文預(yù)印本、立項報告、結(jié)題報告以及課題進展報告等灰色文獻為主。重點加強對科研機構(gòu)網(wǎng)站及高校網(wǎng)站的灰色文獻、專家學(xué)者個人主頁及博客上信息的收集。建立呈繳樣本制度，由各院系資料室及學(xué)?？蒲刑?、教務(wù)處人員負責(zé)向圖書館傳遞有關(guān)灰色文獻，圖書館工作人員負責(zé)網(wǎng)絡(luò)灰色文獻的收集，利用搜索引擎查找科研院所及高校網(wǎng)站信息，將符合本校讀者需求的灰色文獻盡量收集全。通過與相關(guān)科研機構(gòu)的合作，以交換、捐贈、館際互借等方法，收集灰色文獻資源。對于網(wǎng)上的免費OA資源，可根據(jù)本校的學(xué)科設(shè)置及灰色文獻建設(shè)規(guī)劃積極采集OA資源。

3.2 建立專題灰色文獻數(shù)據(jù)庫

在整理灰色文獻的基礎(chǔ)上，建設(shè)專題灰色文獻數(shù)據(jù)庫。高校圖書館可選擇采用北大方正Apabi數(shù)字圖書系統(tǒng)和方正德賽DESi數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建及安全發(fā)布軟件進行建庫及管理。其主要管理軟件包括Apabi數(shù)字圖書系統(tǒng)(Apabi Libs)、全文檢索引擎、方正Apabi制作出版軟件(包括Apabi轉(zhuǎn)換軟件 Apabi Maker和 Apabi編輯軟件 ApabiWriter)、Apabi閱讀軟件、德賽圖像文件裝訂軟件、OCR、德賽發(fā)布軟件、德賽管理引擎Core、德賽加密入庫及安全管理(Security CORE)、德賽打包加密和授權(quán)軟件等軟件群。該系統(tǒng)軟件兼容性、安全性、維護性、便捷性和前瞻性較好。在專題灰色文獻數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，可設(shè)置題名、主題詞、關(guān)鍵詞、分類、作者等檢索途徑，以方便讀者查詢相關(guān)資料。如天津大學(xué)摩托車信息特色資源數(shù)據(jù)庫、四川大學(xué)中國藏學(xué)研究及藏文化研究數(shù)據(jù)庫、西北工業(yè)大學(xué)的無人駕駛飛機專題文獻數(shù)據(jù)庫圍繞學(xué)位論文 （文摘或者全文）建設(shè)，特色鮮明，實用性強。

隨著網(wǎng)絡(luò)灰色文獻的增多，建立網(wǎng)絡(luò)灰色文獻導(dǎo)航系統(tǒng)，對于提高網(wǎng)絡(luò)灰色文獻的利用率至關(guān)重要。因此，高校圖書館應(yīng)在主頁上開辟灰色文獻專欄，按學(xué)位論文、會議文獻、研究報告、電子預(yù)印本的主題分類體系，建立灰色文獻導(dǎo)航系統(tǒng)。學(xué)位論文重點收藏中國學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫（CDDB）、中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫（CMFD）、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫 （CDFD）、高校學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、中國國家圖書館博士論文資源庫、國家科技圖書文獻信息中心（NSTL）中文學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫、中國科學(xué)技術(shù)信息研究所學(xué)位論文檢索等資源；會議文獻重點收藏中國學(xué)術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫（CACP）、中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫（CPCD）、高校會議論文數(shù)據(jù)庫、國家科技圖書文獻信息中心（NSTL）中文會議論文數(shù)據(jù)庫、中國醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會議論文數(shù)據(jù)庫（CMAC）及中國學(xué)術(shù)會議在線、中國會議網(wǎng)的有關(guān)學(xué)術(shù)會議資料；研究報告著重收藏中國科技成果數(shù)據(jù)庫（CSTAD）、國家科技成果數(shù)據(jù)庫、國務(wù)院發(fā)展研究中心信息網(wǎng)研究報告庫、中國資訊行的中國商業(yè)報告庫、國家信息中心的中國地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展報告等研究報告；電子預(yù)印本收藏中國科技論文在線、奇跡文庫、中國預(yù)印本服務(wù)系統(tǒng)等網(wǎng)站上刊登的灰色文獻。這些灰色文獻可滿足不同類型用戶的需求，用戶通過圖書館的網(wǎng)絡(luò)灰色文獻導(dǎo)航系統(tǒng)，便可即時查閱其感興趣的灰色文獻。

3.3 強化灰色文獻數(shù)據(jù)庫的宣傳與推廣

為了提高灰色文獻的利用率，高校圖書館應(yīng)多渠道宣傳和推廣灰色文獻數(shù)據(jù)庫。一是可利用圖書館網(wǎng)站，向用戶推薦灰色文獻，指導(dǎo)用戶利用網(wǎng)站檢索灰色文獻。二是以簡報、快訊、通知、通告的形式向全校師生宣傳圖書館建立的灰色文獻數(shù)據(jù)庫，以擴大灰色文獻數(shù)據(jù)庫的影響面，提高灰色文獻數(shù)據(jù)庫的知名度。三是舉辦各種講座和培訓(xùn)班，重點講解灰色文獻的種類、特性和灰色文獻數(shù)據(jù)庫的使用等，使師生用戶能主動利用圖書館的灰色文獻數(shù)據(jù)庫。

4 結(jié)束語

灰色文獻具有較高的學(xué)術(shù)價值，在高校教學(xué)和科研工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校圖書館應(yīng)重視灰色文獻資源的建設(shè)，加快灰色文獻數(shù)字化步伐，為高校教學(xué)、科研服務(wù)。

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[2]楊振力,趙躍亮.灰色文獻數(shù)字化建設(shè)思考[J].四川圖書館學(xué)報,2012(1):44-47.

[3]祝紅藝,昝芳霞.“985工程”院校灰色文獻收集及組織現(xiàn)狀調(diào)查[J].圖書館工作與研究,2011(10):74-76.

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