提高檔案管理人員綜合素質(zhì)之探討

楊琳梅

（704研究所，上海 200031）

0 引言

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊傳輸技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案日顯重要，為使檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)，對(duì)檔案管理人員的工作要求也隨之提高。檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案工作的效率、質(zhì)量和水平?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第九條從法律的高度提出了“檔案管理人員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備（檔案管理）專業(yè)知識(shí)”的政治素質(zhì)要求和業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。CB3495-1995《中華人民共和國(guó)船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》第11分標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作人員工作要求》的“2.3檔案管理人員”從工作素質(zhì)角度規(guī)定了檔案工作人員“……應(yīng)了解檔案工作的方針、政策和法規(guī)，具有一定的檔案管理和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，具有獨(dú)立工作能力，能勝任本職工作，熟練掌握所分管的檔案情況，……有檔案管理崗位培訓(xùn)合格證……”。本文將從綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)兩方面進(jìn)行具體闡述。

1 綜合素質(zhì)

1.1 政治素質(zhì)

檔案是政治、生產(chǎn)、技術(shù)等的核心內(nèi)容、關(guān)鍵資料，事涉黨和國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)秘密，影響黨和國(guó)家的方針、政策和法規(guī)，因此檔案工作者應(yīng)有在政治上與黨中央保持高度一致；在思想上做到與時(shí)俱進(jìn)和黨同心同德，有堅(jiān)定、正確的政治方向；在行動(dòng)上樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感；在工作上有較高的政治鑒別力，堅(jiān)持貫徹黨和國(guó)家的檔案工作的方針、政策和法規(guī)，“保守機(jī)密、慎之又慎” 的政治素質(zhì)，這是檔案管理人員首要的素質(zhì)。

1.2 忠于職守

檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，檔案從收集到科學(xué)整理、安全保管、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等都需要檔案管理人員付出細(xì)致艱辛的勞動(dòng)。同時(shí)檔案工作又是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作。所以要做好檔案工作，就要有較強(qiáng)的工作責(zé)任感和工作熱情及兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，就必須有忠于職守、堅(jiān)持原則、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍的基本素質(zhì)，CB3495-1995《中華人民共和國(guó)船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》第11分標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作人員工作要求》的4.3.1要求檔案人員“……對(duì)不符合歸檔要求和國(guó)家規(guī)定不得歸檔的文件材料，有權(quán)拒絕歸檔……”。同時(shí)要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和無(wú)私的奉獻(xiàn)精神，而且要具有放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)的大局意識(shí)，敢于吃苦，樂(lè)于服務(wù)，甘寂寞，樂(lè)平凡，甘當(dāng)無(wú)名英雄。檔案管理人員忠于職守、無(wú)私奉獻(xiàn)是檔案管理人員必備的敬業(yè)素質(zhì)。

1.3 安心本職

安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉檔案工作的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作是檔案專業(yè)工作者應(yīng)有的愛(ài)崗素質(zhì)。

2 專業(yè)知識(shí)

2.1 文書(shū)處理知識(shí)

文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿。做好文書(shū)處理是進(jìn)行檔案管理的第一步工作。雖然文書(shū)處理與檔案管理各有不同的目的、任務(wù)和方法，相對(duì)獨(dú)立。但是兩者又是緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)和必然過(guò)程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。CB3495-1995《中華人民共和國(guó)船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》第9分標(biāo)準(zhǔn)《歸檔質(zhì)量評(píng)定》的5.2.1要求 “……案卷的組成要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合有關(guān)規(guī)定和要求……”。因此文書(shū)處理的專業(yè)化是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的基礎(chǔ)。扎實(shí)的文書(shū)處理知識(shí)和能力是檔案人員做好檔案管理的首要條件，沒(méi)有好的文書(shū)難有優(yōu)秀的檔案。

2.2 保密工作知識(shí)

檔案工作的性質(zhì)決定了檔案管理人員處在了解、掌握館藏檔案全部情況的關(guān)鍵位置。檔案涉及國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定，關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展，影響到個(gè)人隱私與生活……。因此檔案管理人員的保密工作能力十分重要。檔案管理人員不但有清醒的保密意識(shí)，更要有強(qiáng)烈的安全防范意識(shí)和絕對(duì)的保密能力。CB3495-1995《中華人民共和國(guó)船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》第11分標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作人員工作要求》“3.3檔案管理人員”的3.3.8要求檔案人員“……認(rèn)真執(zhí)行檔案借閱制度……”，無(wú)關(guān)人員不得借閱相關(guān)檔案?！啊龊脵n案保密與安全工作……”（3.3.2）。檔案管理人員既要保證檔案內(nèi)容的安全和充分利用而又不能泄密。《保密工作守則》和《保密法》是檔案管理人員依法治檔，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案借閱規(guī)定，保證檔案安全，防止檔案泄密事件發(fā)生的保障。

2.3 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化知識(shí)

檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化是檔案建設(shè)的根本，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化的重要中間環(huán)節(jié)。檔案管理工作的規(guī)范化，要求檔案人員全面較系統(tǒng)地學(xué)好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的知識(shí)，掌握要求，遵照?qǐng)?zhí)行。檔案管理工作的規(guī)范化，要求檔案人員嚴(yán)格按國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)章制度的規(guī)定程序進(jìn)行規(guī)范的建檔、管檔；檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，要求檔案管理人員建立健全的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。更要跟上船舶建造新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（GBS），考慮船舶建造檔案（SCF）的保護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等級(jí)和岸上檔案中心等新標(biāo)準(zhǔn)化工作；檔案管理工作的制度化，要求檔案工作嚴(yán)守管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，照章辦事、不徇私情、不存僥幸、不下不為例。

2.4 檔案服務(wù)知識(shí)

檔案管理也是一項(xiàng)重要的技術(shù)服務(wù)工作。檔案管理事務(wù)龐雜、知識(shí)密集，資料繁多，需要檔案管理人員進(jìn)行分類、編纂、登記、保管和開(kāi)發(fā)利用。檔案管理人員不但要有明確的服務(wù)意識(shí)，更要有豐富的知識(shí)面和扎實(shí)的基本功及良好的服務(wù)能力，才能做好檔案服務(wù)工作，使檔案再利用發(fā)揮作用。在CB3495-1995《中華人民共和國(guó)船舶行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》第11分標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作人員工作要求》“3.3檔案管理人員”中，要求檔案管理人員做好的“……檔案的保管保護(hù)、鑒定銷毀、查詢借閱、檔案資料的保管和提供利用、協(xié)助專業(yè)人員收集整理應(yīng)歸檔的文件材料等……”都是檔案服務(wù)工作的基本知識(shí)和內(nèi)容。

好的檔案服務(wù)工作能為以后的工作提供科學(xué)的借鑒和依據(jù)，好的檔案服務(wù)工作就是生產(chǎn)力。

3 提高素質(zhì)方法

3.1 培訓(xùn)

檔案管理工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、操作性很強(qiáng)的工作。培訓(xùn)是結(jié)合實(shí)際提高檔案管理人員實(shí)際工作能力的有效方法?？梢哉?qǐng)專家學(xué)者講學(xué)，可以請(qǐng)有專長(zhǎng)的教師授課，也可以請(qǐng)有工作經(jīng)驗(yàn)的檔案工作者傳授技能，還可以請(qǐng)本單位內(nèi)的能人上課。總之，可采用一切方法提高檔案管理人員的知識(shí)和操作技能。檔案培訓(xùn)應(yīng)有計(jì)劃、有綱要、有要求、有考核。檔案培訓(xùn)應(yīng)目標(biāo)明確、定期進(jìn)行、階段推動(dòng)、專題培訓(xùn)、重點(diǎn)突出。檔案培訓(xùn)應(yīng)出成績(jī)、出人才。檔案培訓(xùn)應(yīng)解決實(shí)際問(wèn)題，有限提高單位的檔案管理質(zhì)量和水平。

3.2 理論結(jié)合實(shí)踐

檔案管理人員要在總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)探索新方法、參加檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)交流、參加檔案研討會(huì)、論壇講座的同時(shí)提高實(shí)踐與理論的結(jié)合能力，掌握國(guó)內(nèi)外檔案管理理論和動(dòng)態(tài)，學(xué)習(xí)和掌握數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代新技術(shù)并熟練運(yùn)用于檔案管理，提高效率，優(yōu)化質(zhì)量，適應(yīng)新形勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)自身修養(yǎng)

檔案管理人員在思想上要明確崗位職責(zé)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的性質(zhì)和作用，不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高工作能力。在工作中堅(jiān)持重大問(wèn)題向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示；技術(shù)問(wèn)題向經(jīng)驗(yàn)豐富的同志求教；具體問(wèn)題自己學(xué)習(xí)解決的原則，結(jié)合單位實(shí)際，摸索出一套務(wù)實(shí)、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理的工作方法。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案管理人員要不斷提高自己的政治素質(zhì)、身心素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)；不斷拓寬視野，更新和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)；不斷掌握現(xiàn)代技術(shù)，提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作能力；不斷做到勤思考、勤探索、勤總結(jié)，才能不斷提高檔案管理綜合能力，在平凡的檔案管理工作崗位上創(chuàng)造出不平凡的檔案管理業(yè)績(jī)，做一個(gè)稱職的檔案管理工作者。

[1] 第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議.中華人民共和國(guó)檔案法[L].1987-9-5.

[2] 中國(guó)船舶工業(yè)總公司. CB3495-1995,檔案工作人員工作要求[S].1995.

[3] 中華人民共和國(guó)第二十八號(hào)主席令.中華人民共和國(guó)保密法[L].1994.

[4] 中央軍委頒發(fā).中國(guó)人民解放軍保密條例[L].2011-3-25.