應(yīng)用資產(chǎn)管理軟件開展高校儀器設(shè)備資產(chǎn)清查與長效管理

焦海山 賈文圣 金振宏 羅曉清

蘇州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215009

應(yīng)用資產(chǎn)管理軟件開展高校儀器設(shè)備資產(chǎn)清查與長效管理

焦海山 賈文圣 金振宏 羅曉清

蘇州衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215009

長期以來，由于管理意識淡薄，制度不健全等多種因素導(dǎo)致高校資產(chǎn)管理存在賬物不符，大量資產(chǎn)閑置、使用率低等現(xiàn)象。結(jié)合實際，借助信息化手段開展新一輪的儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查，并在清查完成后，建設(shè)基于“Web”版儀器設(shè)備管理系統(tǒng)平臺的資產(chǎn)長效管理與清查制度，使固定資產(chǎn)的靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，逐步達到固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和快速高效的要求，實現(xiàn)儀器設(shè)備的合理配置、物盡其用。

資產(chǎn)清查；長效管理；軟件；儀器設(shè)備

近年來，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，高校擁有儀器設(shè)備類資產(chǎn)無論是數(shù)量還是質(zhì)量都有了明顯的提高。然而，由于對資產(chǎn)管理的意識淡薄，又缺乏嚴(yán)密、系統(tǒng)、有效的管理和監(jiān)督機制，高校普遍存在重投入、輕管理的問題，賬賬不符、賬實不符；重購置、輕使用，資產(chǎn)使用率低，閑置、浪費等現(xiàn)象較為突出[1,2]。2007年11月全國行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作結(jié)束后，由于大多數(shù)教職員工在某種程度上只是把那次清查作為一項任務(wù)來看[2]，學(xué)院也沒有建立健全資產(chǎn)清查制度，加之國有資產(chǎn)管理信息化建設(shè)的滯后以及傳統(tǒng)手工清查方式工作量大、費時、費力等客觀因素[3,4]，致使清查后，資產(chǎn)長效管理工作仍處于停滯狀態(tài)，清查成果難以維系。

我院經(jīng)過認(rèn)真總結(jié)2007年國有資產(chǎn)清查工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，借鑒其他高校資產(chǎn)管理的成功經(jīng)驗，利用現(xiàn)有北京化工大學(xué)編制的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)(以下簡稱“北化系統(tǒng)”)開展新一輪的儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查，并在利用該系統(tǒng)構(gòu)建儀器設(shè)備類資產(chǎn)動態(tài)化管理模式的基礎(chǔ)上，建立健全我院資產(chǎn)長效管理與清查制度。

1 應(yīng)用“北化系統(tǒng)”開展高校儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查

1.1 準(zhǔn)備與動員

(1)學(xué)院經(jīng)過認(rèn)真籌備并成立學(xué)院儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組、工作組，在充分征求各系(部)意見的基礎(chǔ)上，確定各系(部)資產(chǎn)員。

(2)在學(xué)院資產(chǎn)清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，由工作組擬定《儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查工作方案及日程安排》，并上報資產(chǎn)清查工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核確定。

(3)設(shè)立資產(chǎn)清查基準(zhǔn)日，從儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中導(dǎo)出《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第一版)，即學(xué)院《儀器設(shè)備類資產(chǎn)總庫》中登記的各系(部)原始賬目。

(4)召開全院儀器設(shè)備資產(chǎn)清查大會，下發(fā)《儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查工作方案及日程安排》《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第一版)，統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識，廣泛動員，著重強調(diào)指出本次資產(chǎn)清查工作“以賬找物”“以物建賬”的基本原則和核查階段以“掃描資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽”為主的資產(chǎn)核查工作方法。

1.2 各系(部)自查

各系(部)在分管領(lǐng)導(dǎo)和系部資產(chǎn)員的組織下，按照學(xué)院儀器設(shè)備資產(chǎn)清查工作要求，根據(jù)《儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查工作方案及日程安排》及《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第一版)，以賬找物，開展自查。自查中出現(xiàn)的相關(guān)問題及處理辦法如下：

(1)有賬無物：①對經(jīng)反復(fù)清點查找，系(部)范圍內(nèi)確認(rèn)從未見過的資產(chǎn)，按有賬無物匯總上報資產(chǎn)清查工作組。②對已從本系(部)轉(zhuǎn)移到其他系(部)但賬仍建在本系(部)的設(shè)備，需聯(lián)系轉(zhuǎn)入系(部)，經(jīng)對方確認(rèn)后按“已轉(zhuǎn)移至×系(部)”的形式上報。

(2)有物無賬：對明細(xì)賬中未建賬的設(shè)備，按《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第一版)中列出的欄目，尋找并填報相應(yīng)設(shè)備盡可能完整的信息，提出初步的評估意見，匯總后上報資產(chǎn)清查工作組。

Percent inhibition rate on peak value of TTX-R sodium current produced by drug was calculated using Eq 1.

(3)有賬有物：①賬目相關(guān)信息(如設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、存放地點、領(lǐng)用人、經(jīng)手人等)不準(zhǔn)確或不完整的，及時修改、補充后上報。②設(shè)備損壞，需維修，予匯總后上報。③設(shè)備損壞，無維修價值，按“建議報廢”資產(chǎn)上報。④對部分設(shè)備無資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽或標(biāo)簽脫落、損毀者，由系(部)資產(chǎn)員匯總后上報資產(chǎn)清查工作組，及時補打并粘貼。

1.3 學(xué)院核查

1.3.1 核查前數(shù)據(jù)整理與導(dǎo)出

學(xué)院資產(chǎn)清查工作組收集各系(部)上報的自查結(jié)果，匯總整理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，并對上述各種自查結(jié)果在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)修改和備注：(1)有賬無物資產(chǎn)，在“清查方式”中以“7”標(biāo)注，清查異常中以“無”標(biāo)注。(2)轉(zhuǎn)移資產(chǎn)，調(diào)用“數(shù)據(jù)變動”命令，進行校內(nèi)單位調(diào)整，并及時生成設(shè)備調(diào)撥明細(xì)表，請相關(guān)系(部)簽字確認(rèn)。(3)有物無賬，對有物無賬資產(chǎn)的重新建賬需在仔細(xì)尋找各系(部)上報的“轉(zhuǎn)移”資產(chǎn)清單和有賬無物資產(chǎn)清單的基礎(chǔ)上，評估后謹(jǐn)慎建賬。謹(jǐn)防賬在其他系(部)或本部門內(nèi)對儀器設(shè)備辨認(rèn)錯誤導(dǎo)致的誤報，防止產(chǎn)生新的賬物不符。(4)賬目相關(guān)信息的修改和補充在確認(rèn)后可直接在系統(tǒng)中進行(注意將原存放地點信息保留在“字符字段3”中，以便修改出錯時能還原)。(5)建議報廢的設(shè)備在相應(yīng)欄目中分別以“4”“建議報廢”標(biāo)出。

經(jīng)上述修改后再次從系統(tǒng)中導(dǎo)出《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第二版)，導(dǎo)出時將清查方式限定為“﹤1”(北化系統(tǒng)中清查方式“0”表示未查，“1”“2”分別為掃描查和手工查，“3”以上為各種異常情況)，第二版明細(xì)賬在北化系統(tǒng)明細(xì)賬模版的基礎(chǔ)上修改定制：去除相對次要的“分類號”“出廠號”“經(jīng)費科目”3個欄目，增加“存放地點”“實際領(lǐng)用人簽字確認(rèn)”和“備注”3個欄目。

1.3.2 現(xiàn)場核查

資產(chǎn)清查工作組按照既定的資產(chǎn)清查日程，攜帶條碼清查機〔清查機中預(yù)先導(dǎo)入當(dāng)日所查系(部)資產(chǎn)數(shù)據(jù)〕和《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第二版)赴相應(yīng)系(部)，按領(lǐng)用人逐一掃描儀器設(shè)備上的資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽，掃描完成后請相應(yīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。掃描過程中特別注意核查資產(chǎn)條形碼與相應(yīng)設(shè)備是否完全匹配，有誤者現(xiàn)場更改。對自查中未發(fā)現(xiàn)或遺漏的問題如“報廢”“損壞”“閑置”等，經(jīng)清查工作組現(xiàn)場協(xié)商后，將建議處理方式直接輸入條碼清查機中，同時在《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第二版)中備注。

1.3.3 數(shù)據(jù)匯總與核查結(jié)果處置

現(xiàn)場核查結(jié)束后，將清查機中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)中，并對現(xiàn)場核查中發(fā)現(xiàn)的少量資產(chǎn)相關(guān)信息的修改進行維護后，生成“清查異常資產(chǎn)明細(xì)賬”(對系統(tǒng)模版添加負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)欄目)，請各部門領(lǐng)導(dǎo)審核，并對確認(rèn)需處置的異常資產(chǎn)提出建議和申請。對不適合作為異常資產(chǎn)處置的由各部門資產(chǎn)員上報清查工作組并重新核查。

經(jīng)上述核查與反復(fù)修改，最終形成《系(部)儀器設(shè)備類資產(chǎn)明細(xì)賬》(第三版)下發(fā)系(部)，并指導(dǎo)系(部)建立儀器設(shè)備類資產(chǎn)三級明細(xì)賬。生成學(xué)院《資產(chǎn)清查異常資產(chǎn)明細(xì)賬》并提出處置建議報批。上級核批后方可在儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中作“報廢”“丟失”“調(diào)出”“退庫”等最終賬目修改處理。

2 應(yīng)用北化系統(tǒng)(Web版)構(gòu)建儀器設(shè)備類資產(chǎn)動態(tài)化管理模式，建立健全資產(chǎn)長效管理與清查制度

2.1 系統(tǒng)構(gòu)架、設(shè)置與數(shù)據(jù)導(dǎo)入

按照北化系統(tǒng)(Web版)構(gòu)建要求，結(jié)合本院系(部)分布具體情況，在信息中心的技術(shù)支持下完成系統(tǒng)構(gòu)架與設(shè)置，并將本次資產(chǎn)清查后的全院實際儀器設(shè)備類資產(chǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)。

2.2 基于Web系統(tǒng)的設(shè)備處置操作培訓(xùn)與資產(chǎn)管理的動態(tài)化運行

Web系統(tǒng)構(gòu)建完成后，根據(jù)北化系統(tǒng)(Web版)說明書編印符合本院實際的《基于北化系統(tǒng)(Web版)平臺的儀器設(shè)備類資產(chǎn)購置后處置流程與操作說明》，召集各系(部)資產(chǎn)員集中學(xué)習(xí)和實際操作演示。

培訓(xùn)完成后，各部門對資產(chǎn)的驗收、領(lǐng)用、入庫、轉(zhuǎn)移、外借、報廢等處置均由部門資產(chǎn)員在Web系統(tǒng)上進行操作，經(jīng)主管部門核準(zhǔn)審批后方可實施設(shè)備的處置，實現(xiàn)資產(chǎn)管理的動態(tài)化運行。

2.3 立足長效管理，采取有效措施，實現(xiàn)資產(chǎn)清查經(jīng)?；?/p>

建立完善的固定資產(chǎn)清查制度，采取定期固定資產(chǎn)清查與重點抽查并舉的資產(chǎn)清查長效化管理措施：定期固定資產(chǎn)清查與年終各部門資產(chǎn)盤點相結(jié)合，重點抽查與專項清查相結(jié)合，時刻做到賬賬、賬物相符。對清查后出現(xiàn)的盤盈盤虧資產(chǎn)要認(rèn)真查找原因，分清責(zé)任，及時處理。將各部門固定資產(chǎn)管理情況納入部門、科室、個人年終考核指標(biāo)，并獎勵先進，通報批評落后。

3 高校儀器設(shè)備類資產(chǎn)清查與管理的幾點建議

3.1 建立一支高素質(zhì)的資產(chǎn)管理隊伍

高校應(yīng)把固定資產(chǎn)管理隊伍建設(shè)列入學(xué)校整體規(guī)劃，建立一支高素質(zhì)、執(zhí)行力強、責(zé)任心強的資產(chǎn)管理隊伍。第一，明確資產(chǎn)歸口管理部門，有條件的院校應(yīng)建立專門的資產(chǎn)管理部門，統(tǒng)一管理，避免多頭管理造成的資產(chǎn)歸屬不明確和管理上的推諉扯皮。第二，各系(部)挑選熟悉本部門資產(chǎn)分布及現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)水平高、作風(fēng)踏實、責(zé)任心強的人員作為本部門的專(或兼)職資產(chǎn)員，在本次資產(chǎn)清查中，我們深刻地體會到，認(rèn)真負(fù)責(zé)的資產(chǎn)員可為資產(chǎn)清查的順利開展提供極大便利。第三，不斷提高管理隊伍的固定資產(chǎn)管理意識和管理水平。管理者的管理意識和責(zé)任心直接影響著固定資產(chǎn)的管理效果，因此，務(wù)必使管理隊伍認(rèn)識到固定資產(chǎn)管理在保障學(xué)校教學(xué)科研、優(yōu)化資源配置、提高資源利用率等方面的重要意義，徹底摒棄那些“管與不管，反正東西都在”“只要東西不丟失，不損壞，就算管好”等消極的、低層次的管理意識。第四，加強對資產(chǎn)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，使其能夠擔(dān)任網(wǎng)絡(luò)信息化的資產(chǎn)管理工作，實行固定資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，逐步達到固定資產(chǎn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和快速高效的要求。第五，要建立嚴(yán)格的獎懲制度，將資產(chǎn)管理業(yè)績納入學(xué)院考核體系，對管理業(yè)績突出和管理混亂造成損失的人員分別予以獎勵和處罰。

3.2 建立完善的固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動態(tài)管理體系，施行資產(chǎn)管理與審批管理、財務(wù)預(yù)算相結(jié)合的管理制度

長期以來，由于家底不清，管理弱化，導(dǎo)致高校在設(shè)備購置審批、財務(wù)預(yù)算編制等方面缺乏資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)提供的有力支持，從而不可避免地出現(xiàn)部分固定資產(chǎn)的重復(fù)購置、閑置、配置不合理、利用率低等情況[1,5,7,8]。通過建立完善的網(wǎng)絡(luò)版固定資產(chǎn)動態(tài)管理系統(tǒng)，資產(chǎn)管理部門在審批各單位設(shè)備購置申請時，可通過該系統(tǒng)查詢申請部門同類設(shè)備的具體情況和全校是否有滿足要求的閑置設(shè)備，避免重復(fù)購置，造成資源的浪費；財務(wù)部門通過該系統(tǒng)將財務(wù)預(yù)算與資產(chǎn)管理相結(jié)合，掌握各單位的資產(chǎn)存量、構(gòu)成及使用情況，為編制部門預(yù)算提供依據(jù)，為主管校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。最終實現(xiàn)儀器設(shè)備公平配置與合理調(diào)撥、充分提高資產(chǎn)使用率。

3.3 建立規(guī)范的儀器設(shè)備長效管理制度，實現(xiàn)合理配置、物盡其用

資產(chǎn)清查是為了摸清家底，為領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供依據(jù)，同時也是對現(xiàn)有管理體系、管理制度和措施以及管理效果的檢驗[1,9,10]。因此，建立規(guī)范、完整、可行的設(shè)備領(lǐng)用、維護、轉(zhuǎn)移、報廢的長效管理制度是保障資產(chǎn)的安全與完整，實現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)充分合理配置和使用的保障。具體需注重以下幾方面工作：(1)要建立科學(xué)合理的儀器設(shè)備監(jiān)督管理責(zé)任制，遵循 “誰申購誰領(lǐng)用，誰領(lǐng)用誰管理”的原則，將責(zé)任落實到具體的部門、科室及個人，明確設(shè)備管理部門、使用部門以及個人的責(zé)任。人員變動要及時移交涉及的相關(guān)設(shè)備，并在管理系統(tǒng)上更新和維護。杜絕人員變動產(chǎn)生的管理混亂。(2)堅持設(shè)備日常使用維護制度，加強維修、保養(yǎng)，提高固定資產(chǎn)的質(zhì)量和使用壽命。由于高校教學(xué)周期的特殊性，往往是一年中的某段時間使用頻率高，其余時間則很少使用，這就給儀器維護、保養(yǎng)提出了更高的要求，特別要注意避免因長期閑置導(dǎo)致儀器設(shè)備損壞情況的出現(xiàn)。(3)要規(guī)范設(shè)備轉(zhuǎn)移程序。充分吸收2007年資產(chǎn)清查的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確轉(zhuǎn)移原則和條件，堅持審批程序，審批完成后方可執(zhí)行設(shè)備的轉(zhuǎn)移變動。不得隨意進行設(shè)備的轉(zhuǎn)移。(4)要完善報廢注銷制度。由于歷史的原因，不少高校賬面上不同程度地存在著為數(shù)不少的“無用設(shè)備”，扔不得，用不得，還得專門騰地方保管。這就要求建立完善的報廢制度，細(xì)化儀器設(shè)備報廢條件，建立一套操作性強、可控性好的儀器設(shè)備報廢程序并嚴(yán)格執(zhí)行。(5)建立完善的資產(chǎn)清查制度。本次我院應(yīng)用儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，借助帶有條碼掃描功能的手持?jǐn)?shù)據(jù)終端進行資產(chǎn)清查，深刻體會到“信息化手段自動清查”與“傳統(tǒng)手工清查”相比表現(xiàn)出的便捷、高效和準(zhǔn)確，在本次資產(chǎn)清查初始化數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，建立完善的資產(chǎn)清查制度，堅持資產(chǎn)清查的經(jīng)?；?，長期保持賬賬、賬物相符，掌握使用現(xiàn)狀，盤活資產(chǎn)，避免積壓閑置、做到合理配置，物盡其效。

高校儀器設(shè)備類資產(chǎn)是教學(xué)、科研的物質(zhì)保障，是提高高校辦學(xué)條件及提升高校綜合實力的重要基礎(chǔ)，對儀器設(shè)備類的管理是一項非常重要而又極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程[3,11]，必須充分認(rèn)識，借助信息化手段，不斷加強完善和加強管理，為高校的綜合實力水平提升創(chuàng)造條件。

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Inventory and long-term management of instruments and equipment based on assets management software in colleges and universities

Jiao Haishan, Jia Wensheng, Jin Zhenhong, Luo Xiaoqing
Suzhou health college, Suzhou, 215009, China

For a long time, poor awareness of the management, incomplete and imperfect system of management and many other factors have led to undesirable problems in colleges and universities such as unmatched stuff account, ineff cient use of property, and even a large number of idle assets. With the help of information means, our college made a new round of inventory in instruments and equipment. Long-term assets management and inventory system was then established based on "Web" equipment management system platform. Transferred from a static way to a dynamic one, the f xed assets management would be scientif c, standardized and eff cient. So the instruments and equipment would be allocated properly and used eff ciently.

asset inventory; long-term management; software; instruments and equipment

2011-09-30

焦海山，碩士，助教。