高職畢業(yè)生畢業(yè)檔案作用分析與管理建議

孫遠芳 劉慶紅

（四川信息職業(yè)技術學院 四川 廣元 628017）

畢業(yè)檔案記載著大學生在校期間素質、學業(yè)、能力、個性和家庭情況等各種信息，是了解考察學生歷史和現(xiàn)實情況的主要依據(jù)，也是畢業(yè)生就業(yè)落戶以及今后升學、選拔、任用、考核、離退休的主要依據(jù)。因此，大學畢業(yè)生應重視并正確對待自己的畢業(yè)檔案。

畢業(yè)檔案的現(xiàn)狀及原因

目前，在高校特別是高職院校畢業(yè)生中流行著一種檔案無用的觀點，認為現(xiàn)在是市場經濟體制了，用人制度日趨靈活，用人單位看重的是勞動者的能力，檔案已經失去了往日的重要作用。因此，不少畢業(yè)生在畢業(yè)時根本不關心自己檔案的去向，有的將檔案留在學校就不管了，有的改換工作也不調檔案，將檔案留在原工作單位不管不問，有的甚至根本不知道自己的檔案在哪里。

造成這種現(xiàn)象的原因主要有如下幾點：一是隨著我國經濟體制的改革，用工形式多樣，許多用人單位在錄用和管理員工的時候并不看重檔案。二是我國高職院校畢業(yè)生大都是自謀職業(yè)，部分畢業(yè)生在畢業(yè)的時候尚未落實工作單位，就將檔案留在學校，在找到工作之后，或是因為已經身在外地，或是因為忘記，而沒有回學校辦理檔案移轉手續(xù)。三是畢業(yè)生在就業(yè)之后由于種種原因要離開原來的單位，此時，往往需要按照勞動合同的約定交納違約金，許多人因為不想交納這筆違約金，就在未經原單位同意的情況下，“跳槽”去了另一家單位。而用人單位則因為員工沒有交納違約金而不為其辦理檔案移轉手續(xù)，扣押了其檔案。時間一長，“跳槽”的員工覺得沒有檔案也沒有什么影響，也就不再關心自己的檔案關系了。四是有的畢業(yè)生因為存檔費太高，覺得檔案也沒有什么作用，因而對自己的檔案置之不理。

正確認識畢業(yè)檔案的作用

（一）認清大學畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的關系

大學畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大學生的檔案，以文字資料的形式記錄了學生的高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等，是原始資料。大學畢業(yè)生的人事檔案是由學籍檔案轉換而來，是指大學生畢業(yè)后，在其學籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，需要經過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業(yè)協(xié)議，然后，履行相關畢業(yè)程序并取得報到證后，才得以形成。

（二）認清大學生畢業(yè)檔案的合法去向

國家規(guī)定，大學生的畢業(yè)檔案一般有以下三種合法去向。

檔案轉到工作單位 大學生畢業(yè)后找到了接受戶口的單位，檔案和戶口都轉到工作單位。這是通常認為最正規(guī)的一種檔案處理方式，但據(jù)統(tǒng)計，在高職院校中屬于這種情況的不到10%。

檔案留在學校 國家規(guī)定，允許畢業(yè)時尚未落實工作單位的大學畢業(yè)生戶口、檔案留校保存兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。大學畢業(yè)生檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發(fā)放就業(yè)報到證。這種方式適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生，此種方式的優(yōu)點與缺點并存。優(yōu)點是學校的誠信度一般較高，代畢業(yè)生保管戶口關系和檔案不收取額外費用，缺點是畢業(yè)生檔案留校只是延長了擇業(yè)期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明學校均不能出具。學校保存的畢業(yè)生學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，甚至無法繳納社會保險，將來也無法計算工齡，從而會影響?zhàn)B老金的數(shù)額計算，在某種意義上說是得不償失。

檔案轉至就業(yè)代理部門或人才交流中心 這種方式比較適合準備考研、創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。此種方式也是各有優(yōu)缺點，優(yōu)點是易于畢業(yè)生解決一些實際問題，缺點是由于畢業(yè)生與就業(yè)代理中心交流相對較少，容易導致信息不暢。

除以上三種情況外，還有高職院校學生自行提取、保管檔案的現(xiàn)象。他們認為自行保管檔案即方便，又省錢。實際上，按照國家規(guī)定，嚴禁個人保管本人或他人的人事檔案，除黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才交流服務中心及普通高等院?？杀９艽髮W畢業(yè)生檔案外，其他任何機構無權保管。用人單位只能向這些部門調檔、查檔。大學畢業(yè)生自行攜帶檔案還會導致工作中的許多信息無法入檔、工作多年后檔案仍是學籍檔案等問題的發(fā)生。

（三）認清大學畢業(yè)生檔案的作用

當大學畢業(yè)生參加工作后，會面對諸如轉正定級、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、人事調動、社保福利、工齡計算、繼續(xù)深造（如出國、考研）、考公務員等問題，這些方面都離不開檔案。因此，檔案看似一時用不到，但“棄檔”會使個人的一些合法權益無法得到保障。

會影響個人利益 有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務，如辦理貸款，辦理社會保險、失業(yè)保險等。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另謀新職業(yè)者，在辦理社會保險、領取失業(yè)金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據(jù)。

會影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算 很多大學畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的相關手續(xù)，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級和工齡及退休金的計算。

會耽誤職稱評定和工作調轉 有的大學生畢業(yè)后，檔案既沒有提交給單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，或者將檔案存到了人才服務機構，但沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，以后工作調動或者評職稱時可能會因手續(xù)不全而受到影響。

由此可見，沒有檔案，有許多人生大事的辦理都會比較麻煩，甚至許多手續(xù)都辦不了。下面就是一些例子。我院曾有一個畢業(yè)生A，工作十多年，在上海打拼，在終于可以辦理上海戶口時，由于畢業(yè)時檔案自己領走后沒有放在檔案托管單位，時間過去十多年，找不到檔案，相關單位不給予辦理，失去了落戶上海的機會。還有一個已經工作了3年的畢業(yè)生B，檔案一直自己拿著沒往單位交，在單位評職稱時因其檔案缺失未能參評。畢業(yè)生C與北京一家公司簽訂了勞動合同，公司準許其戶口遷入北京。但當其返回原學校所在地辦理調動手續(xù)時，發(fā)現(xiàn)自己放在人才交流中心的還是學生檔案，這意味著不能辦理調動。畢業(yè)生D購買了一套新房，在銀行辦理房貸時要求出具貸款人的戶口證明，然而在棄檔多年后，他怎么也想不起自己的戶籍檔案現(xiàn)在何處。類似案例，在我院已發(fā)生了多起，不再一一列舉。

對大學畢業(yè)生檔案處理的建議

大學畢業(yè)生在畢業(yè)的時候對自己的檔案應當重視。綜合分析高職院校學生檔案和就業(yè)狀況，筆者提出以下幾點建議。

（一）了解就業(yè)單位性質

對于已經確定就業(yè)單位的畢業(yè)生，首先要弄清楚自己未來工作單位的性質，確切地說要確定簽約單位是否有人事管理權。如果是國家機關、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，它們或它們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。其他各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構是無人事管理權的，需要通過人才交流中心來接收畢業(yè)生檔案。

（二）根據(jù)具體情況處理畢業(yè)檔案

根據(jù)國家學生檔案管理相關辦法的規(guī)定，大學畢業(yè)生無權自行提取并保管檔案，這樣可以避免丟失檔案或者檔案失效，給將來的工作和生活帶來麻煩。大學畢業(yè)生應根據(jù)自己的就業(yè)去向，區(qū)別三種情況處理自己的畢業(yè)檔案。

將檔案郵寄到就業(yè)單位 如果就業(yè)單位有人事管理權，可以接收檔案，畢業(yè)生本人應向學院檔案室申請，通過機要的方式郵寄檔案到就業(yè)單位。

將檔案短期保留在學校 大學畢業(yè)生可以選擇將檔案暫時留在學校，但要及時向學校檔案室提出書面申請，并按照學校的要求簽訂《應屆畢業(yè)生檔案托管協(xié)議書》。在找到工作之后，應及時將檔案關系從學校遷出，如果檔案保管兩年后，畢業(yè)生仍未遷出檔案，學校檔案室將按規(guī)定，通過機要的方式，將檔案寄到畢業(yè)生報到證所在地的人力資源和社會保障局。

將檔案托管 如果大學畢業(yè)生就業(yè)單位無人事管理權，或畢業(yè)生無就業(yè)單位，學校將按規(guī)定通過機要的方式，將畢業(yè)生的檔案寄到報到證所在地的人力資源和社會保障局。畢業(yè)生可持報到證到該地的人力資源和社會保障局辦理檔案托管手續(xù)。畢業(yè)生委托人力資源和社會保障局進行人事代理后，將享有以下服務：負責人事檔案關系接受、調出相關手續(xù)，辦理畢業(yè)生的轉正定級，檔案工資的晉級，職稱晉升申報，辦理落戶手續(xù)，出具以檔案為依據(jù)的身份證明、學歷證明、婚姻狀況證明、出國政審等，代收代繳養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、代辦醫(yī)療保險手續(xù)等。需要注意的是，大學畢業(yè)生應在規(guī)定的時間內到報到證所在地的人力資源和社會保障部門報到，辦理人事檔案的相關手續(xù)，否則就會被認為是棄檔。

總之，只有高職院校畢業(yè)生真正認識到畢業(yè)檔案的重要性，學校領導、相關人員和畢業(yè)生共同重視、共同參與，畢業(yè)檔案才會在廣大畢業(yè)生需要的時候發(fā)揮其應有的作用。

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