財務信息化是流程再造的入手點

管理信息化在不同階段的目的不同。最初是要提高管理效率，由此帶來業(yè)務流程的改造，提高整體管理模式，滿足現(xiàn)代大學發(fā)展的需要，從而最終為管理者進行科學決策提供依據(jù)和手段。

要做好管理信息化，首先要建立信息標準化。我們需要建立一套數(shù)據(jù)標準，用來指導各個業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)和應用，保證信息共享，同時，為信息化的可持續(xù)發(fā)展提供保障。有了數(shù)據(jù)標準以后，就可以建立公共數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一的信息平臺及綜合信息查詢。在此過程中，要將分散的、獨立的系統(tǒng)耦合在一起。對外經(jīng)貿(mào)大學從2005年第一期信息化建設(shè)開始，就非常注重建立數(shù)據(jù)標準和公共數(shù)據(jù)庫。我們以教育部推出的國家標準作為依據(jù)，我校保留原有投資不變，將各個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)同步到公共數(shù)據(jù)庫中，利用綜合信息系統(tǒng)來支撐這個系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)共享。

財務信息化是管理信息化的一個重要部分，因為財務管理本身是管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，而且，決策支持系統(tǒng)的大部分數(shù)據(jù)來自于財務數(shù)據(jù)。學校的人、財、物是密不可分的，因此，很多業(yè)務部門都免不了要與財務處打交道，很多數(shù)據(jù)都會流向財務處。比如，要引進人才提高師資水平，就需要收集相關(guān)數(shù)據(jù)，如人均科研經(jīng)費、人均教學經(jīng)費、實驗室投入、教學資金，引進人才的資金、學科建設(shè)的資金、活動經(jīng)費等，這些數(shù)據(jù)都需要財務來提供。

我們將信息化引入到財務的每項管理工作中。在發(fā)放工資時，各部門在網(wǎng)上的系統(tǒng)中申報每個職工的工資，由人事部門審核勞資標準，審核后，自動通過核算系統(tǒng)，將工資劃到相應的賬號上。

通過網(wǎng)上收費工作，提高了收費的管理效率。原來高校的欠費問題靠手工管理，常常是部門之間的信息交流不及時。現(xiàn)在通過網(wǎng)上公布名單的手段催繳，同時與其他部門信息共享。

我們正在做跨部門的無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)。該系統(tǒng)將個人的網(wǎng)上銀行和報銷軟件融合在一起，無需登錄網(wǎng)上銀行，報銷時無縫連接。以往，學校職工出差之前，可能需要花費時間和精力辦理借現(xiàn)金或者支票的手續(xù)，有了該系統(tǒng)后就不需要再進行這些繁瑣的手續(xù)。學校統(tǒng)一給每個職工辦一張貸記卡，先消費后還款。職工出差全程刷卡，用發(fā)票報銷后，網(wǎng)上自動還款。對公業(yè)務同樣如此。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)也是下一步要開發(fā)的新系統(tǒng)。該系統(tǒng)要求用戶在網(wǎng)上按照規(guī)定的格式錄入報銷的信息，然后將單據(jù)放在固定地點，財務部門有專人收取單據(jù)。這樣就減少了上門排隊報銷的環(huán)節(jié)，簡化了其他部門與財務部門之間的互動環(huán)節(jié)。

我們還要建立綜合財務信息系統(tǒng)、網(wǎng)上商城等，進一步提高我校財務信息化和服務水平。

財務信息化是學校進行整個管理流程再造、機制創(chuàng)新的一個入手點，帶動整個學校的信息化建設(shè)，因為財務工作比較具體、定量，涉及面廣。學校的其他業(yè)務系統(tǒng)都與財務系統(tǒng)耦合，因此，財務信息化的提高必然促進其他部門業(yè)務的管理工作。比如網(wǎng)上科研，科研處不僅管理課題的質(zhì)量、評審和最終結(jié)果，同時還要管理課題的經(jīng)費，科研經(jīng)費在報銷時，科研部門審核，財務處自動報銷。這樣有助于業(yè)務的流程變得更加優(yōu)化，提高管理效率，使管理更加規(guī)范，節(jié)省了很多人力。而無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)使財務部門本身的人力需求減少了，其他人員可以從事更高層次的職能工作，如數(shù)據(jù)分析或者內(nèi)審。

流程再造的影響是潛移默化的。比如科研經(jīng)費是否超支問題，以前需要人工核對，現(xiàn)在每錄一張單據(jù)，系統(tǒng)里就會自動顯示辦公費的超支情況，在不知不覺中，報銷環(huán)節(jié)減少了。

無論是數(shù)據(jù)整合，還是流程再造，都是為了提高管理決策水平。當前，資金使用效益的分析是支持決策的一個重要工作。學校需要了解資金的預算情況、使用情況、效益，從而為以后的資源協(xié)調(diào)和分配提供有效的依據(jù)。但是，目前高校缺乏一個成型的綜合決策支持系統(tǒng)。現(xiàn)有的商業(yè)軟件還不能很好地滿足高校的需求。這是因為很多公司對核算不了解。高校也缺乏既懂計算機又懂會計的復合型人才來開發(fā)這樣的系統(tǒng)。

為了適應財務信息化的發(fā)展，我們會對現(xiàn)有人員提出要求，讓他們在不斷提高自身業(yè)務水平的同時，增強財務信息化應用水平，對于熟悉計算機的有能力的年輕人，我們還挖掘他們的開發(fā)潛力。在招聘人員時，會招收既懂計算機又懂會計的人員。