西安交通大學(xué)：數(shù)字校園流程再造

文/韓博 趙曉琴 譚薇 楊潔

西安交通大學(xué)從信息共享、部門協(xié)作、自助服務(wù)三個(gè)角度，按照業(yè)務(wù)流程再造、管理職能優(yōu)化、過程創(chuàng)新，實(shí)施一系列跨部門業(yè)務(wù)流程重組，取得了業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可和師生的好評。

目前，越來越多的高校逐漸意識(shí)到校園信息化中流程再造的重要性。按照某百科網(wǎng)站的解釋，流程再造是指一種從根本上考慮和徹底地設(shè)計(jì)企業(yè)的流程，使其在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著提高的工作設(shè)計(jì)模式。我們進(jìn)一步將流程再造的內(nèi)涵闡釋為“流程再造的核心是面向顧客滿意度的業(yè)務(wù)流程，而核心思想是要打破企業(yè)按職能設(shè)置部門的管理方式，代之以業(yè)務(wù)流程為中心，重新設(shè)計(jì)企業(yè)管理過程，從整體上確認(rèn)企業(yè)的作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，而不是個(gè)別最優(yōu)”。

西安交通大學(xué)于2007年正式上線數(shù)字校園平臺(tái)，從2007年年中開始建設(shè)校園一卡通平臺(tái)。按照業(yè)務(wù)流程再造、管理職能優(yōu)化、過程創(chuàng)新來實(shí)施一系列跨部門業(yè)務(wù)流程重組，取得了業(yè)務(wù)部門的認(rèn)可和師生的好評。

數(shù)字校園平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享

數(shù)字校園平臺(tái)設(shè)計(jì)之初，學(xué)校各核心業(yè)務(wù)部門的M I S系統(tǒng)均有較高的成熟度，但存在嚴(yán)重的“信息孤島”。經(jīng)過多次論證，專家認(rèn)為一體化改造M I S系統(tǒng)的模式不適合我校校情，提出實(shí)現(xiàn)“用戶統(tǒng)一、認(rèn)證統(tǒng)一、數(shù)據(jù)交換統(tǒng)一、門戶統(tǒng)一”等多項(xiàng)統(tǒng)一的數(shù)字校園平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)中心維護(hù)以上統(tǒng)一的數(shù)字校園平臺(tái)，包括統(tǒng)一認(rèn)證與授權(quán)平臺(tái)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、統(tǒng)一信息門戶平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)流程重組系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)。該平臺(tái)初期設(shè)計(jì)規(guī)劃如圖1所示。

圖1 數(shù)字化校園平臺(tái)建設(shè)總體思路

目前，學(xué)校管理用戶的人事系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、非在編人員管理系統(tǒng)等多個(gè)系統(tǒng)向統(tǒng)一認(rèn)證與授權(quán)平臺(tái)提供用戶的基礎(chǔ)信息，學(xué)校實(shí)現(xiàn)了近60個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一認(rèn)證（統(tǒng)一用戶），以及30多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換，而各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)依舊由各個(gè)業(yè)務(wù)部門為主導(dǎo)進(jìn)行建設(shè)和維護(hù)。

數(shù)字校園平臺(tái)是西安交通大學(xué)近年來第一個(gè)大規(guī)模業(yè)務(wù)流程再造的大型復(fù)合系統(tǒng)。有如下幾個(gè)重要指標(biāo)：

1. 統(tǒng)一信息：統(tǒng)一了全校近6萬名用戶信息（含附屬單位），網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證賬戶統(tǒng)一為NetID，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，統(tǒng)一信息門戶。

2. 管理職能優(yōu)化：以研究生院為例，研究生院管理學(xué)籍的部門無須向其他任何部門提供學(xué)籍異動(dòng)信息，財(cái)務(wù)、學(xué)工、就業(yè)、保衛(wèi)等部門通過系統(tǒng)自動(dòng)按需獲取。

3. 過程創(chuàng)新：網(wǎng)絡(luò)中心不只是校園網(wǎng)中樞，而且是學(xué)校業(yè)務(wù)重組和數(shù)據(jù)共享的中樞。

4. 全局最優(yōu)：為相關(guān)業(yè)務(wù)部門的MIS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了支撐。

離校業(yè)務(wù)達(dá)成跨部門協(xié)作

我校每年6、7月有近7000名統(tǒng)招生離校，同時(shí)每個(gè)季度都有碩士生離校，每月都有博士生離校。學(xué)生離校涉及到10多個(gè)部門的業(yè)務(wù)處理。在學(xué)校傳統(tǒng)的管理模式下，每個(gè)部門只會(huì)在自己部門MIS系統(tǒng)中建立學(xué)生離校跟部門業(yè)務(wù)相關(guān)的處理模塊，而絕對不會(huì)涉及到其他部門。因此學(xué)生需要穿梭于各個(gè)部門來辦理自己的離校手續(xù)。這樣的狀況下，用戶的滿意度在信息化時(shí)代就無從談起。

網(wǎng)絡(luò)中心針對對離校業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)出一套新的跨部門流程再造系統(tǒng)，一方面可以提高學(xué)生的滿意度，另一方面大大降低各部門繁重的工作量。業(yè)務(wù)流程重組模式如圖2所示。

僅從圖中，我們很難看出這樣一個(gè)系統(tǒng)能提高用戶的滿意度。圖中缺少如下的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀描述：網(wǎng)絡(luò)、圖書、財(cái)務(wù)、部分學(xué)院、校醫(yī)院、體育用品等僅少數(shù)學(xué)生（平均不到10%）需要辦理業(yè)務(wù)；絕大多數(shù)學(xué)生只需要退宿，導(dǎo)師在校內(nèi)信息門戶簽署同意意見，學(xué)生領(lǐng)取兩證及派遣證。

該系統(tǒng)極大地減少了8 0%學(xué)生辦理離校手續(xù)所涉及的業(yè)務(wù)部門數(shù)量，部門工作量也大大減少。自2008年該系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)、圖書等部門無須專項(xiàng)辦理學(xué)生離校業(yè)務(wù)。

我校建設(shè)完電子離校系統(tǒng)后總結(jié)出以下的經(jīng)驗(yàn)：1.如果我校沒有數(shù)字校園平臺(tái)，任何人都無法從信息化層面設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)流程再造；2.流程再造首先是提高教師和學(xué)生（用戶）的滿意度；3.流程再造之前，各個(gè)可獨(dú)立運(yùn)行的M I S系統(tǒng)具有較高的成熟度；4.流程再造需要校領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)大力支持才能實(shí)現(xiàn)共贏。

一卡通平臺(tái)輕松提供自助服務(wù)

圖2 電子離校的業(yè)務(wù)流程重組模式

我校校園一卡通平臺(tái)是基于數(shù)字校園平臺(tái)來建設(shè)的。校園一卡通平臺(tái)所有用戶和身份由數(shù)字校園平臺(tái)自動(dòng)導(dǎo)入，用戶啟用和停用由數(shù)字校園平臺(tái)統(tǒng)一管理。舉例來說，教務(wù)處突然增加某個(gè)3+2+X或者交換學(xué)生信息，只需要在教務(wù)系統(tǒng)錄入后，身份和用戶信息一小時(shí)后會(huì)自動(dòng)同步到網(wǎng)絡(luò)中心的數(shù)字校園平臺(tái)，數(shù)字校園平臺(tái)按照學(xué)校的編碼規(guī)范處理，幾小時(shí)后就同步到校園一卡通平臺(tái)中。新教工、統(tǒng)招研究生均與此流程一致。一旦學(xué)生（新教工）需要使用校園卡，僅須向校園卡卡務(wù)中心報(bào)出自己姓名或身份證號(hào)或相關(guān)身份編號(hào)即可。校園卡系統(tǒng)無須人工錄入用戶信息，也無須人工啟動(dòng)或者停用用戶校園卡。所有處理均自動(dòng)完成，全程無須人工干預(yù)，極大地規(guī)范了用戶管理，同時(shí)提高了效率。

校園卡的消費(fèi)、金融、收費(fèi)等功能由一卡通相關(guān)系統(tǒng)在一卡通內(nèi)網(wǎng)完成。其他基于校園卡身份識(shí)別的功能均基于數(shù)字校園平臺(tái)開發(fā)。例如，老生使用的注冊系統(tǒng)、電子離校系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)自主業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，均可以不依賴一卡通專門設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，極大地降低了校園一卡通系統(tǒng)普及成本。

我校校園一卡通系統(tǒng)目前除了常規(guī)的就餐、借閱、圈存、繳費(fèi)、洗浴、購物等功能外，還自行開發(fā)了主要系統(tǒng)，包括：1.畢業(yè)生照片采集輔助刷卡系統(tǒng)（無須學(xué)生填涂機(jī)讀卡）；2.學(xué)籍注冊系統(tǒng)（含統(tǒng)招本科生和研究生）；3.手持WINC E終端的刷卡身份識(shí)別系統(tǒng)（單終端硬件成本不到4000元，用于教工冬季鍛煉和大門查證等）；4.電子離校系統(tǒng)（有200余臺(tái)刷卡讀卡器安裝在學(xué)院、書院和宿舍）；5.校門及宿舍樓身份識(shí)別系統(tǒng)（50臺(tái)P C帶讀卡器）；6.自主查詢一體終端（10臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)I P查詢、NetID密碼重置、新生照片核對等功能）；7.基于OpenCV的人臉識(shí)別照片采集系統(tǒng)（用于數(shù)字迎新）；8.自助繳費(fèi)系統(tǒng)（主要是網(wǎng)絡(luò)入網(wǎng)費(fèi)用和虛擬ADSL繳費(fèi)）；9.研究生成績單自助打印系統(tǒng)（提高學(xué)生和研究生院的滿意度）。

以自主繳費(fèi)系統(tǒng)為例說明流程改造的過程。改造前學(xué)生需要親自攜帶證件到網(wǎng)絡(luò)中心填表，到財(cái)務(wù)人員處繳費(fèi)，網(wǎng)管分配地址，打開端口后才能上網(wǎng)。預(yù)計(jì)前后需要一兩個(gè)小時(shí)（開學(xué)時(shí)排隊(duì)現(xiàn)象很嚴(yán)重）。改造后，學(xué)生自助開通，自助繳費(fèi)，全程無須到網(wǎng)絡(luò)中心。

以上系統(tǒng)同時(shí)需要依靠數(shù)字校園平臺(tái)和校園一卡通系統(tǒng)才能正常運(yùn)行，均為網(wǎng)絡(luò)中心自行設(shè)計(jì)開發(fā)，并已成功應(yīng)用到校園中。部分業(yè)務(wù)得到了業(yè)務(wù)部門的極大認(rèn)同。如研究生院管理學(xué)籍的部門，之前有10多個(gè)部門需要他們?nèi)斯ぬ峁?shù)據(jù)，目前已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)提供或分發(fā)。這些流程再造工作均在該部門中，甚至在學(xué)校整體信息化中起到重要的作用。