淺談利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備電子檔案

金 鑫 龔純貴*

目前，隨著我國醫(yī)療信息化管理水平與計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，國內(nèi)大部分醫(yī)院已使用醫(yī)療儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理。通過專業(yè)的管理系統(tǒng)，將醫(yī)療儀器設(shè)備的基本資料存入計(jì)算機(jī)，使用者可通過醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)方便、快捷的查詢醫(yī)療設(shè)備的品名、規(guī)格型號、價格等基本信息，但對于設(shè)備的計(jì)量質(zhì)控、維修等其他更為詳細(xì)的信息無法直接從醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中獲得，仍須依賴于紙質(zhì)檔案或者相關(guān)管理人員提供的資料。

醫(yī)療設(shè)備的整個生命周期為：論證、購置、計(jì)量質(zhì)控、維修及報廢等，需涉及到許多管理人員，且時間跨度較大。有價值的設(shè)備檔案的資料(如計(jì)量質(zhì)控報告、維修記錄、保養(yǎng)記錄等)較易丟失缺損，因此不斷完善醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)勢在必行。實(shí)行醫(yī)療設(shè)備的完全電子檔案管理，利用數(shù)碼相機(jī)或掃描儀等設(shè)備，將醫(yī)療設(shè)備購置前的論證、購置后的商務(wù)合同等有價值的檔案資料，以數(shù)碼圖片的形式存入醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)。同時，將后期設(shè)備的維修、計(jì)量質(zhì)控及設(shè)備報廢等信息存入管理系統(tǒng)，構(gòu)建豐富、詳實(shí)的完全電子檔案資料，有助于儀器設(shè)備管理部門更好地掌握儀器設(shè)備的整個生命周期。通過醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中記載的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，可以形成設(shè)備使用評估報告，不僅可提供設(shè)備的購置依據(jù)，而且可以從側(cè)面評價供應(yīng)商的產(chǎn)品性能，充分發(fā)揮設(shè)備檔案應(yīng)有的價值[1-2]。

1 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)與權(quán)限設(shè)置

1.1 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

醫(yī)療儀器設(shè)備管理系統(tǒng)較為常用的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)方式分為兩種。

(1)封閉式的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)方式，即儀器設(shè)備管理部門內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、傳輸與修改，醫(yī)療儀器設(shè)備的使用部門無法查閱。因這種方式訪問量較小，訪問的計(jì)算機(jī)臺數(shù)較少，因此由任意一臺裝有醫(yī)療儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)作為主服務(wù)器運(yùn)行，通過與醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連，可以達(dá)到數(shù)據(jù)與計(jì)量質(zhì)控部門與維修部門共享的目的。該方式的優(yōu)點(diǎn)是投入的人力物力較少，信息傳輸方便快捷。缺點(diǎn)是能夠?yàn)g覽信息的部門單一，不便其他部門的查閱。

(2)開放式的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)方式，即院內(nèi)所有科室均可共享系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。這種方法一般由專門的計(jì)算機(jī)作為服務(wù)器，通過醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，院內(nèi)任何部門只要登錄系統(tǒng)，均可查閱相關(guān)資料。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是查閱方便，真正地達(dá)到了信息共享。缺點(diǎn)是前期投入的人力物力巨大，系統(tǒng)的后期維護(hù)工作復(fù)雜繁瑣。

1.2 權(quán)限設(shè)置

成熟的醫(yī)療儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，其登錄與使用權(quán)限非常重要，登錄權(quán)限的設(shè)置應(yīng)與網(wǎng)格架構(gòu)保持一致。

(1)封閉式網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的權(quán)限設(shè)置，儀器設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)掌握管理員權(quán)限(一級權(quán)限)，即對信息系統(tǒng)內(nèi)的所有醫(yī)療儀器設(shè)備的采購數(shù)據(jù)、計(jì)量質(zhì)控?cái)?shù)據(jù)以及維修數(shù)據(jù)等享有訪問、修改及刪除等權(quán)力，為最高權(quán)限。儀器設(shè)備管理部門各崗位負(fù)責(zé)人應(yīng)掌握部門管理員權(quán)限(二級權(quán)限)，即對所承擔(dān)的崗位數(shù)據(jù)擁有訪問、修改及刪除等權(quán)力，但對于其他崗位的數(shù)據(jù)僅擁有訪問的權(quán)力。儀器設(shè)備管理部門其他人員可擁有查閱權(quán)限(三級權(quán)限），即僅可訪問信息系統(tǒng)，瀏覽系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)，沒有其他任何權(quán)限。

(2)開放式網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的權(quán)限設(shè)置與封閉式網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)的權(quán)限設(shè)置相似，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與儀器設(shè)備管理部門領(lǐng)導(dǎo)共同掌握管理員權(quán)限(一級權(quán)限)，儀器設(shè)備管理部門各崗位負(fù)責(zé)人掌握部門管理員權(quán)限(二級權(quán)限)，醫(yī)院其他科室負(fù)責(zé)人與儀器設(shè)備管理部門其他人員可擁有查閱權(quán)限(三級權(quán)限)。

2 醫(yī)療設(shè)備信息系統(tǒng)功能模塊

醫(yī)療設(shè)備信息系統(tǒng)應(yīng)具備5個模塊，即設(shè)備購置論證檔案資料模塊，計(jì)量質(zhì)控管理模塊，維修養(yǎng)護(hù)模塊，報損報廢模塊以及其他模塊(系統(tǒng)基本信息，設(shè)備調(diào)劑及信息導(dǎo)出備份備注等)。

2.1 設(shè)備購置論證檔案資料模塊

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)備臺帳(總帳與分戶帳)管理模塊，通常是在模塊中顯示設(shè)備檔案的基本信息，系統(tǒng)中的檔案號與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一和相連后，計(jì)量質(zhì)控模塊及維修養(yǎng)護(hù)模塊等都是此模塊的擴(kuò)展模塊。要構(gòu)建完全電子檔案，該模塊必須具備以下要素：①檔案分類及邏輯查詢功能，即通過設(shè)備的規(guī)格、型號、價格、使用部門、購置日期等基本條件作單一或重疊式地查詢，保證查詢結(jié)果的正確性和有效性；②應(yīng)具備基本信息的導(dǎo)出功能，在執(zhí)行查詢后，通常需將查詢結(jié)果上報或者進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為了更好地利用檔案資源，系統(tǒng)必須具備數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能；③保修期提醒功能，在設(shè)備采購過程結(jié)束后，電子檔案便在系統(tǒng)中生成。作為其他模塊的中心，其初始檔案信息應(yīng)盡可能詳細(xì)。

2.2 計(jì)量質(zhì)控管理模塊

計(jì)量質(zhì)控工作在醫(yī)學(xué)工程領(lǐng)域非常重要，通過專業(yè)的計(jì)量質(zhì)控，不僅為醫(yī)院節(jié)省設(shè)備計(jì)量質(zhì)控的開支，更能有效地對院內(nèi)在用醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行實(shí)時的計(jì)量監(jiān)測與風(fēng)險控制，降低臨床應(yīng)用風(fēng)險。目前，計(jì)量質(zhì)控工作尚處于起步階段，許多規(guī)章制度尚不健全，特別是缺乏有效的設(shè)備計(jì)量數(shù)據(jù)，讓計(jì)量工作人員無從下手。通過系統(tǒng)計(jì)量質(zhì)控模塊的建立，計(jì)量工作人員則可有的放矢，掌握全部設(shè)備計(jì)量的整體情況，并可對存儲在系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)研究，提高計(jì)量質(zhì)控工作水平。計(jì)量模塊應(yīng)包含以下要素：①需做好計(jì)量周期的查詢與提醒，計(jì)量人員可以方便地通過計(jì)量模塊查詢即將到期需進(jìn)行強(qiáng)檢的設(shè)備，以保證醫(yī)療設(shè)備的診治安全有效，并有效防止醫(yī)療事故的發(fā)生；②需具備計(jì)量數(shù)據(jù)的存儲與分析功能，計(jì)量質(zhì)控人員檢測之后，系統(tǒng)應(yīng)記錄儀器設(shè)備的檢測結(jié)果，并與同類儀器設(shè)備進(jìn)行對比分析。

2.3 維修養(yǎng)護(hù)模塊

醫(yī)療設(shè)備整個生命周期的長短，主要取決于正確的保養(yǎng)與及時的維修。目前，各醫(yī)院都非常重視設(shè)備的預(yù)防性維護(hù)(preventive maintenance, PM)。每年將投入大量的資金到儀器設(shè)備的PM中，以提高醫(yī)療設(shè)備的開機(jī)率，降低其故障率。維修養(yǎng)護(hù)模塊主要用于記錄維護(hù)的周期、維修記錄等信息，幫助醫(yī)工科的工程師做好設(shè)備預(yù)防養(yǎng)護(hù)工作，并為日后的維修養(yǎng)護(hù)工作提供有效的數(shù)據(jù)，提高修復(fù)率。同時，維修養(yǎng)護(hù)模塊還應(yīng)針對不同設(shè)備的實(shí)際情況，嚴(yán)格控制設(shè)備的運(yùn)行環(huán)境，如對設(shè)備的工作電壓環(huán)境、工作溫度環(huán)境、工作室空氣潔凈度等要求[3-4]。通過對環(huán)境因素的控制，減少設(shè)備故障發(fā)生率，提高設(shè)備運(yùn)行效率。

2.4 報損報廢模塊

設(shè)備報損報廢是設(shè)備生命周期中最后一個環(huán)節(jié)，主要分為兩個部分：①當(dāng)設(shè)備遇到某些特殊情況而導(dǎo)致設(shè)備無法正常使用，如意外損壞、丟失等，則設(shè)備需進(jìn)行報損處理；②當(dāng)設(shè)備使用周期達(dá)到該類設(shè)備的正常使用年限后(設(shè)備折舊年限)，如設(shè)備不能正常使用，應(yīng)作報廢處理，該模塊應(yīng)詳細(xì)記錄報廢原因及理由，并在報廢成功后從現(xiàn)有檔案資料中予以清除。

2.5 基本信息模塊

基本信息模塊是整個系統(tǒng)最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)集合，其中應(yīng)包括各科室信息、醫(yī)療儀器設(shè)備存放地點(diǎn)信息、科室保管員信息、供應(yīng)商信息、設(shè)備自身信息等。此模塊的主要任務(wù)是收集原始信息，并對其進(jìn)行核對，核對內(nèi)容為公司資質(zhì)證明文件、供應(yīng)商醫(yī)械經(jīng)營文件的有效性，并提醒系統(tǒng)管理員定期對設(shè)備供應(yīng)商所提供的資質(zhì)文件的有效期等進(jìn)行審核，建立和完善供應(yīng)商資質(zhì)的審核及評價制度。

3 模塊基本內(nèi)容

3.1 設(shè)備購置論證資料

設(shè)備購置過程中所產(chǎn)生的資料是整個設(shè)備檔案資料的核心，其內(nèi)容包括：①設(shè)備購置前的論證資料：使用可行性分析、效益評估、領(lǐng)導(dǎo)批件等資料；②設(shè)備購置中的資料：供應(yīng)商的“3證”等有效資證以及授權(quán)書、商務(wù)合同等；③設(shè)備購置后的安裝驗(yàn)收文件：安裝報告、使用科室收貸證明、培訓(xùn)紀(jì)錄和銷售發(fā)票等。構(gòu)建完全電子檔案，必須將以上各種文本全部進(jìn)行掃描處理，并按各設(shè)備類型劃分，一一對應(yīng)存入系統(tǒng)中。這樣可以簡化查閱方式，縮短查閱時間，提高查閱效率[5]。

3.2 設(shè)備計(jì)量資料

設(shè)備計(jì)量質(zhì)控人員應(yīng)根據(jù)設(shè)備購置資料判定醫(yī)院所購的設(shè)備是否需要進(jìn)行計(jì)量檢定，且須在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行計(jì)量檢定與調(diào)校工作，完成計(jì)量檢定后，須將檢定結(jié)果存入系統(tǒng)中，并將紙質(zhì)計(jì)量檢測報告掃描后存入系統(tǒng)，以便作為下個計(jì)量檢定周期的參考數(shù)據(jù)[6]。同時，計(jì)量人員還須將檢定日期及檢定周期存入系統(tǒng)，由系統(tǒng)生成計(jì)量檢定提醒，以便及時對該設(shè)備進(jìn)行計(jì)量檢定，從而保證醫(yī)療設(shè)備在臨床應(yīng)用中安全、有效。

3.3 設(shè)備維修資料

在醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的維修情況中，如涉及需要更換零件或需要原廠專業(yè)工程師現(xiàn)場維修的情況，維修人員可以通過查閱系統(tǒng)中的設(shè)備購置資料了解詳情。如該設(shè)備在保修期內(nèi)，則應(yīng)免費(fèi)更換零件或免除維修費(fèi)用；如設(shè)備已超出保修年限，則維修人員應(yīng)根據(jù)商務(wù)合同中的條款，酌情付費(fèi)。同時，維修人員必須將維修日期、維修過程、維修結(jié)果等以報告的形式存入系統(tǒng)中，如在維修過程中產(chǎn)生紙質(zhì)的單據(jù)、發(fā)票或保修合同等文件，則一并經(jīng)過掃描后存入系統(tǒng)，以便作為日后維修時的參考和依據(jù)。維修人員還應(yīng)將PM周期及記錄存入系統(tǒng)，由系統(tǒng)提示維修人員在周期內(nèi)對設(shè)備進(jìn)行PM工作。如在此過程中產(chǎn)生紙質(zhì)單據(jù)，則通過掃描存入系統(tǒng)。

3.4 設(shè)備報損報廢資料

儀器設(shè)備在使用一定年限后結(jié)束了“生命周期”，進(jìn)入報損報廢流程。報損報廢主要有兩方面：①報損，如果設(shè)備非常規(guī)原因(人為因素)損壞或者丟失，則應(yīng)將原因及處理結(jié)果、責(zé)任人，以報告的形式存入系統(tǒng)。經(jīng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理部門及院領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報損處理；②報廢，當(dāng)設(shè)備因常規(guī)原因報廢，則應(yīng)由使用科室及維修人員出具詳細(xì)說明，以報告形式存入系統(tǒng)。經(jīng)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理部門及院領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報廢處理。至此，設(shè)備正式結(jié)束“生命周期”，該設(shè)備的電子檔案資料按有關(guān)規(guī)定保存若干年后，系統(tǒng)自動銷毀或由系統(tǒng)管理員確認(rèn)銷毀[7]。

3.5 基本信息資料

基本資料信息的建立與完善是在醫(yī)療儀器設(shè)備管理系統(tǒng)登錄新的醫(yī)療設(shè)備之前完成的。當(dāng)一臺醫(yī)療儀器設(shè)備購置完成后，應(yīng)先將有關(guān)的基本信息輸入管理系統(tǒng)，對于一些大型、貴重儀器設(shè)備，要將購置前的論證信息一并輸入管理系統(tǒng)，便于查閱電子檔案，并可直觀地掌握該醫(yī)療設(shè)備的論證情況、經(jīng)費(fèi)來源以及其他一些重要的信息資料。只有當(dāng)基本信息資料內(nèi)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整后，才能正式將所購醫(yī)療儀器設(shè)備登錄到管理系統(tǒng)中[8]。

4 結(jié)語

構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備完全電子檔案系統(tǒng)是未來醫(yī)學(xué)工程部門提高信息化管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)的主要方向。通過構(gòu)建完全電子檔案，可以便捷地查閱設(shè)備的一切資料，包括設(shè)備的價格、采購方式、使用年限、計(jì)量質(zhì)控周期、維修費(fèi)用、保修費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用等所有與之相關(guān)的資料[3]。通過這些有價值的資料，可以計(jì)算出購買該設(shè)備并在該設(shè)備整個生命周期運(yùn)行的過程中所產(chǎn)生的一切費(fèi)用；可以將這些費(fèi)用與購置前的經(jīng)濟(jì)效益分析進(jìn)行對比，在以后的儀器設(shè)備購置過程中，采購人員可以將電子檔案中的資料(如設(shè)備價值、故障率、供應(yīng)商售后評價等)作為參考依據(jù)，從而達(dá)到降低儀器設(shè)備的采購成本和運(yùn)行成本的目的。通過電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，可顯著提高醫(yī)學(xué)工程部門的采購、計(jì)量質(zhì)控和維修水平，有效提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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