高校學(xué)籍檔案利用情況的總結(jié)與思考

林琳

摘 要：高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校綜合情況的原始記錄，具有憑證作用和參考作用。本文分析了高校學(xué)籍檔案利用的基本情況，包括利用者類型、利用目的和利用時間上的規(guī)律，總結(jié)了在學(xué)籍檔案利用過程中需要注意的問題。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；利用；總結(jié)；思考

一、學(xué)籍檔案利用概述

學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校綜合情況的原始記錄，涵蓋了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全部信息，具有憑證作用和參考作用，關(guān)系到學(xué)生的切身利益，學(xué)籍檔案的利用在求職、升學(xué)等方面具有不可替代的作用。高校學(xué)籍檔案利用是高校檔案管理的重要組成部分，在工作中需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，勤于思考，逐步提高高校學(xué)籍檔案的管理水平和質(zhì)量。

二、學(xué)籍檔案利用情況

對學(xué)籍檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)和分析，有助于提高管理水平，完善管理質(zhì)量。本文將從利用者類型、利用目的、利用時間三個方面對高校學(xué)籍檔案利用情況進(jìn)行分析：

第一、利用者類型。利用者類型主要有以下五類：第一類是在讀學(xué)生，新生錄取名冊是在讀學(xué)生利用的主要學(xué)籍檔案，利用率高。第二類是已畢業(yè)的學(xué)生，已畢業(yè)的學(xué)生利用學(xué)籍檔案類型多，主要有新生錄取名冊、畢業(yè)成績單、畢業(yè)生登記表等。第三類是本校教職工查閱本部門已歸檔的學(xué)籍材料，用于工作查考。第四類是第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。第五類是用人單位，用人單位通過查閱應(yīng)聘人員的學(xué)籍檔案，為聘用與否提供參考。

第二、利用目的。利用目的主要有以下五種：1、“報(bào)名”，指報(bào)名參加各類考試和比賽，包括以下內(nèi)容：一、學(xué)業(yè)方面，報(bào)名參加專升本考試、考研、考博、出國留學(xué)、報(bào)考軍校等；二、求職方面，報(bào)考公務(wù)員、海警、事業(yè)單位等招聘考試；三、技能方面，報(bào)考專業(yè)技能證書考試等；四、綜合素質(zhì)方面，報(bào)名參加各類體育比賽等。2、“審查”，指招聘單位對即將錄用人員的身份審核，比如公務(wù)員和海警考試通過之后，錄用單位在政審時要進(jìn)行身份審查，同時部分企業(yè)在錄用簽協(xié)議和報(bào)到時也需要進(jìn)行身份審查。3、“認(rèn)證”，指為第三方學(xué)位認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)歷學(xué)位和成績認(rèn)證。 4、“補(bǔ)充”，指已畢業(yè)的學(xué)生補(bǔ)充個人檔案材料。5、“查考”，指校內(nèi)教職工查閱本部門歸檔的學(xué)籍檔案，進(jìn)行工作查考。

第三、利用時間。學(xué)籍檔案利用的高峰時段在4-5月和10-12月，利用的高峰時段與高校的運(yùn)行周期相一致。這兩個時期新生錄取名冊利用量大，主要用于在讀學(xué)生報(bào)名參加考試、體育比賽、求職錄用等。

三、學(xué)籍檔案利用工作中需要注意的問題

第一、樹立牢固的安全意識，維護(hù)檔案完整?！稒n案法》第5條規(guī)定，“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用”。實(shí)際工作中要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，保證查檔人的身份安全。學(xué)籍檔案在大量利用時，要注意控制利用順序，避免造成混亂。利用完畢要仔細(xì)核查檔案的完整性。在學(xué)籍檔案利用的各個環(huán)節(jié)中，時刻把檔案的安全性擺在首位。

第二、制作專門的檢索工具，提高工作效率。在學(xué)籍檔案中，新生錄取名冊利用率最高。在查閱的過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題是無法查到學(xué)生的具體位置，要從該年錄取入學(xué)的所有學(xué)生中找到某個學(xué)生的信息如大海撈針，工作效率低下，同時反復(fù)翻閱檔案，不利于檔案的保護(hù)。

這個問題在本省生源的新生錄取名冊查閱中尤為突出，因此必須要為本省生源的新生錄取名冊制作更加細(xì)化的檢索目錄。檢索目錄要逐年進(jìn)行制作，依次錄入序號、入學(xué)年份、檔號、學(xué)歷層次、錄取專業(yè)、頁碼等內(nèi)容，按照招生錄取的專業(yè)進(jìn)行編制，對不同錄取批次中同一專業(yè)所在頁碼進(jìn)行匯總，查閱時只需要翻閱該生所在專業(yè)即可。利用細(xì)化的檢索目錄大大縮短了翻閱的工作量，提高了工作效率，并且減少了檔案的磨損，從而起到保護(hù)檔案的作用。

第三、探索異地辦理的途徑，方便遠(yuǎn)程查檔。少量已畢業(yè)的學(xué)生人在外地，本人不能回到學(xué)校并且無法找到委托人代其辦理查檔。解決這個問題的辦法是為查檔人提供遠(yuǎn)程查檔，查檔人通過電話聯(lián)系，說明本人情況和查檔內(nèi)容之后，運(yùn)用QQ、郵件、傳真等手段提供本人證件的復(fù)印件，證明查檔人身份，通過履行查檔手續(xù)確保查檔人身份安全后可以予以辦理。學(xué)籍檔案證明材料辦理完畢后，將材料郵寄給查檔人。在確保查檔安全的前提下，遠(yuǎn)程查檔為查檔人解決了燃眉之急，提供了便利。

四、結(jié)語

學(xué)籍檔案記載了與利用者利益密切相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，隨著高校畢業(yè)生逐年增多，就業(yè)形勢日益嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案的需求量逐年增加。高校檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新知識，更新工作方法，不斷提高工作效率，完善高校學(xué)籍檔案利用工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖秋惠.檔案管理概論[M]，武漢大學(xué)出版社，2009.

[2]陳建平.高校學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐分析[J].浙江檔案， 2015（10）：62.