以知識(shí)管理推動(dòng)企業(yè)檔案管理跨越發(fā)展

◎北京航天長征科技信息研究所 劉愛華 羅輝

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理是以保存工作中產(chǎn)生的原始記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息的可追溯性和可查考性為工作目的。然而，伴隨著信息時(shí)代的來臨、知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及電子化管理工具的日臻成熟和普遍推廣，企業(yè)對(duì)檔案的管理已逐漸從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式和虛擬管理模式，對(duì)檔案信息管理的要求和具體實(shí)施也已滲透到企業(yè)活動(dòng)的全過程。

近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技實(shí)力的持續(xù)提高，知識(shí)逐漸在人們心目中占據(jù)了舉足輕重的地位。越來越多的企業(yè)開始通過運(yùn)用知識(shí)管理來促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型，帶動(dòng)企業(yè)管理水平的提升。目前，對(duì)于知識(shí)管理尚無統(tǒng)一定義，但通常來說，狹義的知識(shí)管理是指對(duì)知識(shí)的創(chuàng)造、收集、加工、儲(chǔ)存、交換和利用等環(huán)節(jié)的管理；而廣義的知識(shí)管理除了對(duì)知識(shí)本身的管理外，還加入了對(duì)與知識(shí)有關(guān)的人力資源、組織活動(dòng)、知識(shí)利用方式等全過程、全要素的管理。

雖然知識(shí)管理和檔案管理的概念不同，但從管理方式中不難看出，知識(shí)管理與現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理有許多交叉和融合之處。因此，企業(yè)檔案管理可與知識(shí)管理的收集過程、規(guī)劃過程、共享過程和文化建設(shè)過程有力結(jié)合，發(fā)揮主動(dòng)作用，以知識(shí)管理推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展。

一、融入知識(shí)管理的收集過程

知識(shí)收集是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，而檔案是一種重要的且具有可查考作用的知識(shí)資料，是建設(shè)知識(shí)庫并進(jìn)行知識(shí)平臺(tái)建設(shè)不可或缺的重要資源，其資源優(yōu)勢(shì)、知識(shí)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的大小，決定著檔案管理工作在知識(shí)管理過程中角色的主次。

長期以來，檔案管理就是業(yè)務(wù)部門送什么，檔案管理部門就收集什么，而收集的通常都是不常用的，但又有可能會(huì)用的資料。這使得檔案管理部門“門庭冷落”，查閱和使用檔案資料的人員也是寥寥無幾。

然而，檔案管理人員也很少能主動(dòng)深入到業(yè)務(wù)部門的實(shí)際工作中了解其工作重點(diǎn)，以及工作過程中是否有新項(xiàng)目上馬或是某一項(xiàng)目的暫時(shí)擱置等情況，導(dǎo)致檔案管理部門不能及時(shí)保存相關(guān)的歷史記錄，不能經(jīng)常給業(yè)務(wù)部門的工作人員灌輸檔案保存的重要意義，使得一線工作人員難以對(duì)資料歸檔形成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門工作出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象。

檔案部門不清楚哪些資料、記錄需要及時(shí)保存以備查考，業(yè)務(wù)部門也不知道哪些資料、記錄屬于歸檔范圍，造成為了歸檔而歸檔的局面，檔案的完整性和系統(tǒng)性也就無從談起。

因此，檔案管理人員應(yīng)既要了解業(yè)務(wù)部門的工作重點(diǎn)，以實(shí)際工作的進(jìn)度為基準(zhǔn)不斷調(diào)整歸檔范圍，又要提醒業(yè)務(wù)部門的工作人員把實(shí)際工作中形成的知識(shí)及時(shí)地保存下來，并主動(dòng)將這些知識(shí)打包加以存儲(chǔ)，形成一定系統(tǒng)的歸檔資料，以備查考。

二、融入知識(shí)管理的規(guī)劃過程

企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃通常是通過分析和利用一些數(shù)據(jù)、報(bào)告、研究成果、專利等相關(guān)知識(shí)對(duì)企業(yè)的外部發(fā)展環(huán)境和自身實(shí)力進(jìn)行調(diào)研與評(píng)估，在這一過程中，檔案管理發(fā)揮著不可替代的作用。以往的檔案管理部門通常只注重對(duì)本單位形成的資料進(jìn)行管理，但在現(xiàn)如今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，如果只對(duì)本單位的檔案進(jìn)行保存管理是不可能全面發(fā)揮檔案價(jià)值的，不與其它單位的相關(guān)信息資料進(jìn)行對(duì)比和分析，就難以制定出最適合本單位的歸檔范圍和重點(diǎn)；如果不清楚本單位業(yè)務(wù)部門在發(fā)展過程中遇到哪些問題亟待解決，哪些屬于國際、國內(nèi)攻關(guān)性的知識(shí)成果，就不可能將具有最優(yōu)價(jià)值的知識(shí)保留下來，對(duì)重點(diǎn)的加以分析、對(duì)方便的加以利用，檔案工作也將難以擺脫處于被企業(yè)其它工作流程邊緣化的命運(yùn)，檔案管理也會(huì)長期難以突破發(fā)展困局。

檔案管理應(yīng)參與到企業(yè)知識(shí)的利用過程，特別是利用檔案管理來影響企業(yè)的戰(zhàn)略布局，不斷挖掘檔案的知識(shí)價(jià)值，從戰(zhàn)略上了解企業(yè)的發(fā)展方向，發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供有價(jià)值的知識(shí)信息。

三、融入知識(shí)管理的共享過程

在企業(yè)內(nèi)部往往存在著不同的業(yè)務(wù)部門，同級(jí)的業(yè)務(wù)部門不可避免地會(huì)存在一些競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，其中知識(shí)成果的競(jìng)爭(zhēng)就是一個(gè)重要方面。而知識(shí)管理的一個(gè)重要內(nèi)容就是知識(shí)共享，通過共享往往能夠創(chuàng)造出更多有價(jià)值的知識(shí)，并基于各業(yè)務(wù)部門的知識(shí)成果建立起知識(shí)共享平臺(tái)。但有的業(yè)務(wù)部門只從自身利益和局部角度出發(fā)，特別是知識(shí)管理還處于起步階段的部門，由于對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)知還不是特別清晰，沒有看到知識(shí)管理帶來的雙贏甚至是多贏的效益，以及長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略利益，導(dǎo)致對(duì)于本部門已有的成果遮遮掩掩，存在畏難情緒。

因此，在知識(shí)管理流程的起步階段，檔案部門可以充分利用長期以來人們對(duì)檔案工作的認(rèn)知，通過歸檔過程使業(yè)務(wù)部門潛移默化地接受知識(shí)共享，通過已有的檔案管理制度來界定和規(guī)范不同層次的知識(shí)共享，區(qū)分共享類別、制定共享標(biāo)準(zhǔn)、劃清使用界限，做到既能利用已有的知識(shí)資源促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，又能在企業(yè)內(nèi)部形成合理的對(duì)知識(shí)歸屬的保護(hù)和認(rèn)可工作，在激發(fā)業(yè)務(wù)部門創(chuàng)新積極性的同時(shí)，最大限度地促進(jìn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部已有成果的應(yīng)用，避免企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行重復(fù)性的研究，從而實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源、提高整體效能的目的。

四、融入知識(shí)管理的文化建設(shè)過程

由于知識(shí)管理不僅包含對(duì)顯性知識(shí)的管理，還包括對(duì)隱性知識(shí)的管理，且由于隱性知識(shí)往往容易被忽略，所以對(duì)隱性知識(shí)的管理就顯得尤為重要。隱性知識(shí)往往沒有看得見摸得著的載體，其通常是一種習(xí)慣或是一個(gè)奇思妙想，甚至是長期形成的一種傳統(tǒng)，因此，將隱性知識(shí)以適當(dāng)?shù)妮d體傳承和保存下來是進(jìn)行知識(shí)管理必不可少的內(nèi)容，而保存和傳承的方式除了通過行政手段、制度約束、獎(jiǎng)懲措施以外，較為切實(shí)可行的方式就是文化建設(shè)，即讓發(fā)現(xiàn)、挖掘工作中的知識(shí)亮點(diǎn)成為一種自覺，讓及時(shí)記錄稍縱即逝的新思路變成一種方法，讓多年積累的工作經(jīng)驗(yàn)形成一種規(guī)范。

經(jīng)過多年的發(fā)展，檔案工作中的重要一環(huán)——顯性知識(shí)歸檔早已為人們所熟知，可以說檔案文化已經(jīng)初步建立，但人們對(duì)隱性知識(shí)歸檔的概念還比較模糊。因此，檔案部門可以在利用已有歸檔意識(shí)的基礎(chǔ)上，將歸檔的范圍擴(kuò)大，使人們逐漸接受對(duì)隱性知識(shí)的歸檔，逐漸形成自覺保存知識(shí)的習(xí)慣，形成尊重知識(shí)、積累知識(shí)、交流知識(shí)、創(chuàng)造知識(shí)的活躍氛圍，發(fā)揮檔案管理的軟實(shí)力，使檔案文化逐步升華成為知識(shí)文化并貫穿于企業(yè)管理的全過程。

總之，知識(shí)管理對(duì)檔案管理來說，是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，只有利用好這個(gè)時(shí)機(jī)，才可以擴(kuò)大檔案管理的范圍，延伸檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案管理的能力，壯大檔案管理人員的隊(duì)伍，發(fā)揮檔案管理的影響力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的跨越發(fā)展。?