淺析校園一卡通資金清算存在的問題及對策

牛明艷

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和推廣，一卡通系統(tǒng)在校園的普及，使得高校的財務(wù)管理從電算化走向網(wǎng)絡(luò)化。一卡通的賬務(wù)處理就顯得尤為重要，文章著重從三個方面提出目前一卡通在賬務(wù)處理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：一卡通 資金清算 問題 對策

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）01-138-01

一、前言

美國FLORID大學于1996年夏天首先推出校園職能卡，同時也是首所通過校園卡為學生發(fā)放獎學金、助學金的學校，該卡可用于查閱資料，購買圖書，在娛樂廳、洗衣房、游泳池、快餐廳等收費場所消費，信息反饋顯示，不僅教職工和學生對新卡的功能非常滿意，而且明顯提高了管理效率。英國各院校也對一卡通表現(xiàn)出了濃厚的興趣，并積極籌備實施。20世紀末我國高校也相繼實行校園一卡通。

一卡通所具有的強大功能，不僅為高校師生提供了優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，也對高校管理工作產(chǎn)生了深遠的影響，其中一卡通電子錢包功能使得高校的財務(wù)管理由“電算化管理”逐漸向“網(wǎng)絡(luò)化管理”方式轉(zhuǎn)變，給高校管理工作者特別是財務(wù)管理工作提出了許多新的課題，比如如何進行校園一卡通的資金清算與數(shù)據(jù)核對就存在諸多方面的問題。

二、目前校園一卡通資金清算存在的問題

1.兩個系統(tǒng)的銜接問題。目前一卡通的賬務(wù)處理，需要運用財務(wù)系統(tǒng)和一卡通系統(tǒng)兩個系統(tǒng)軟件銜接在一起使用。我校使用的是復旦天翼財務(wù)軟件，而校園IC卡依附于eCard2007一卡通管理軟件。兩個是完全獨立的軟件，根據(jù)會計制度規(guī)定，凡是涉及資金活動的業(yè)務(wù)，必須進行相關(guān)的賬務(wù)處理；但是一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對象，而會計系統(tǒng)以會計科目為處理對象，此時兩者間就存在數(shù)據(jù)的不一致。為了達到記賬的目的，就必須將一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務(wù)系統(tǒng)能識別的形式，再傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中去。

2.一卡通系統(tǒng)中財務(wù)數(shù)據(jù)的核對。一卡通系統(tǒng)中存在財務(wù)數(shù)據(jù)核對關(guān)系，實體關(guān)系主要包括“學生—銀行”、“學生—一卡通”、“一卡通—銀行”，“一卡通—商戶”。保證一卡通財務(wù)數(shù)據(jù)的客觀真實，是系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)該遵循的基本原則，也是經(jīng)營管理對系統(tǒng)的基本要求。系統(tǒng)各個實體之間的往來關(guān)系，是經(jīng)過自動采集、處理、嚴格審核程序，然后正式記錄下來，應(yīng)該說是能夠正確反映系統(tǒng)運行的真實情況，系統(tǒng)各實體之間的數(shù)據(jù)應(yīng)該是一致的。但是實際工作中往往存在著不一致，究其原因，主要在于圈存和消費兩個方面。從圈存記錄來看，往往由于一卡通系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交換時間差會導致漏記和錯計；從消費來看，大多是人為原因造成數(shù)據(jù)的不一致。

3.虛擬電子貨幣使用安全問題。一卡通系統(tǒng)不能完全排除一些高技術(shù)人員進入個人賬戶，竊取個人秘密的可能，因此存在著資金使用是否安全和保密的風險。此外一卡通在操作上高度電子化，不是資金真實的流入與流出，只需在相關(guān)的電子設(shè)備上刷卡輸入數(shù)據(jù)即可完成，因而不能留下書面財務(wù)證據(jù)，一旦出現(xiàn)問題，損失就可能無法追回。

三、一卡通資金清算對策

1.兩個系統(tǒng)銜接問題對策。目前我校使用的一卡通系統(tǒng)中主要包括管理系統(tǒng)、客戶系統(tǒng)、結(jié)算中心、集控平臺、門禁系統(tǒng)、會議簽到、學生考勤及聯(lián)網(wǎng)水、電、表等。其中結(jié)算中心在資金清算處理中起到關(guān)鍵作用，結(jié)算中心下面包括的子系統(tǒng)有補助管理、收費管理、結(jié)算報表、圈存管理、未決賬目、平衡報表及明細查詢等。對于一卡通賬務(wù)處理，我們需要關(guān)注的是資金平衡表里的內(nèi)容，因為資金平衡表反映了一卡通卡系統(tǒng)整個收支情況。反映進出卡里的資金來源主要有以下三項：現(xiàn)金存入IC卡；通過圈存機，學生將自己銀行卡賬戶里的款項劃轉(zhuǎn)到自己的IC卡系統(tǒng)；學校通過一卡通中心發(fā)放到教職工IC卡賬戶的午餐補貼。卡里資金的去向主要是師生消費，目前我校師生的消費去向主要有超市消費、食堂消費、上機、購買水、電、醫(yī)務(wù)室看病等。如何將卡里的資金走向與會計系統(tǒng)科目銜接是一卡通賬戶清算首要解決的問題。目前我們利用會計科目“暫收暫付—一卡通”來對卡里電子貨幣進行量的控制，通過設(shè)置“現(xiàn)金”、“補助”、“圈存”等項目對相應(yīng)進入卡里的數(shù)額進行匯總，通過設(shè)置“商戶名字”、“水”、“電”、“機房”等項目對資金流出的金額進行控制。另外再設(shè)計“一卡通結(jié)算”項目，在月末結(jié)賬時將資金的流出、流入都結(jié)轉(zhuǎn)到“一卡通結(jié)算”項目下，這樣月末卡里的余額就可以清楚的顯示出來，通過這種會計處理就可以有效的將兩個系統(tǒng)銜接上。

2.一卡通系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)核對對策。因為一卡通核算涉及兩個系統(tǒng)，如果相關(guān)系統(tǒng)里面的數(shù)據(jù)不能同步進行，就必然造成會計獲得的數(shù)據(jù)與一卡通系統(tǒng)軟件所反映的數(shù)據(jù)兩者之間的不一致，這種不一致產(chǎn)生的原因既有客觀因素也有主觀因素。主觀因素有當天收取的現(xiàn)金沒及時入賬；學校補助發(fā)放時，有部分員工因為諸多原因沒有及時刷卡，導致錢還沒有進卡，但是會計入賬金額是以后勤資產(chǎn)處提供的全額數(shù)據(jù)入賬的，這樣就會導致兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致。不過這些主觀因素是可以控制的，只要通過制定相應(yīng)的規(guī)章制定督促出納及時入賬就可以；在發(fā)放補助金額方面，一卡通中心通過校園平臺及時提醒教職工盡快刷卡，以免補助不能及時入卡而導致教職工消費不便。

客觀原因無法避免，通常有如下幾種情況：（1）商戶的機器終端故障而使得消費數(shù)據(jù)難以讀取。（2）由于通訊線路故障使得商戶機器終端的卡消費信息難以及時傳遞到一卡通服務(wù)器中。（3）發(fā)生意外事故，如突然斷電、系統(tǒng)癱瘓等。（4）由于磁卡遺失造成卡上電子小錢包的失效所引起的數(shù)據(jù)不符。

上述原因就會造成未達賬項，只能通過期末編制余額調(diào)節(jié)表來解決。必須通過數(shù)據(jù)核對，對各個實體之間進行定期或不定期的清查和核對來控制，以便掌握有關(guān)數(shù)據(jù)的真實情況，防止有意無意的錯誤。為此我們需要在月末編制兩個余額調(diào)節(jié)表，卡戶余額調(diào)節(jié)表和銀行余額調(diào)節(jié)表。除了一卡通系統(tǒng)內(nèi)部核對外，月末我們還需要對一卡通的商戶進行結(jié)賬，如收繳商戶管理費和水電費等業(yè)務(wù)，這些與一卡通業(yè)務(wù)相關(guān)的，但在一卡通系統(tǒng)之外反映的資金進出狀況，在月末還要與銀行進行核對，如有不符的還要編制銀行存款余款調(diào)節(jié)表。

3.一卡通資金安全對策。校園一卡通每日消費流水賬往往在二萬條以上，在校學生數(shù)多的高?？赡芨?。為了保證校園一卡通的穩(wěn)定性安全性，除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、軟件設(shè)計方面采取安全控制措施，專業(yè)的維護員及時處理故障外，還必須加強校園一卡通在系統(tǒng)管理上的安全控制。管理無法代替技術(shù)，技術(shù)同時也無法代替管理，許多不安全的因素常常是由于管理問題產(chǎn)生的，安全問題的重要解決方法就是制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)范。如在一卡通系統(tǒng)的管理人員選擇上，要選派有較高思想素質(zhì)和責任心，工作細致認真的員工。涉及安全工作，要有相應(yīng)的審批權(quán)限，要有兩個以上人員共同處理相互控制，并做好相關(guān)記錄，與安全管理有關(guān)的崗位和職務(wù)要實行定期輪換制度，并定期進行培訓，使得安全管理責任落到實處。

參考文獻：

1.袁新輝.校園卡對高校財務(wù)管理的影響淺析[J].事業(yè)財會,2002（7）

2.張世舉.一卡通系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞設(shè)計[J].中國管理信息化，2006（4）

（作者單位：南京鐵道職業(yè)技術(shù)學院 江蘇蘇州 215137）

（責編：呂尚）