淺談EPC國際工程項(xiàng)目的采辦管理

郭麗 劉軍

摘 要：EPC工程總承包模式是伴隨著工程建設(shè)的不斷實(shí)踐逐步發(fā)展起來的一種全新的工程管理模式。而EPC采辦管理作為EPC項(xiàng)目管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是EPC項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，更關(guān)系著項(xiàng)目的順利完工及成本控制。文章對EPC項(xiàng)目的采辦管理的特點(diǎn)和主要流程及相關(guān)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理作出了闡述，并對EPC項(xiàng)目的采辦管理提出了健全采辦管理體系，建立優(yōu)秀的專業(yè)化采辦人才隊(duì)伍，強(qiáng)化合同及文件控制工作等建議。

關(guān)鍵詞：EPC 采辦 進(jìn)度 成本 供應(yīng)商

中圖分類號:F282文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）01-089-02

伴隨著建設(shè)市場的不斷開放，EPC總承包模式已經(jīng)逐漸成為市場的主流模式之一。在EPC項(xiàng)目的合同模式下，總承包商或者承包聯(lián)營體按照合同要求，承攬整個工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工安裝、試運(yùn)行等工作，并對項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、工期、造價(jià)進(jìn)行全面負(fù)責(zé)。對于大部分EPC項(xiàng)目來說，物資設(shè)備采辦費(fèi)用約占EPC項(xiàng)目總合同額的50%以上。因此，采辦管理作為EPC項(xiàng)目管理的重要組成部分，其采購進(jìn)度控制、物資質(zhì)量、采購成本控制等工作將對實(shí)現(xiàn)工程的順利交付及整個項(xiàng)目的盈利具有著重要的意義。

一、EPC項(xiàng)目采辦管理的特點(diǎn)及流程

EPC項(xiàng)目采辦工作管理的各個環(huán)節(jié)貫穿整個項(xiàng)目始終，是一項(xiàng)全面的綜合性管理工作。采辦工作管理得好壞與否將直接關(guān)系到整個項(xiàng)目的工程質(zhì)量及盈利：所采購設(shè)備材料的質(zhì)量是項(xiàng)目工程質(zhì)量的基礎(chǔ)；設(shè)備材料的交貨期和運(yùn)輸進(jìn)度同工程進(jìn)度緊密聯(lián)系；設(shè)備材料的采購成本將直接影響項(xiàng)目盈利目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，EPC項(xiàng)目的采辦工作，具有著采購程序復(fù)雜，所采購設(shè)備涉及面廣、種類繁多、技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)，采購物資的供應(yīng)進(jìn)度必須嚴(yán)格控制等特點(diǎn)，包含確定采購計(jì)劃、采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、設(shè)備現(xiàn)場安裝調(diào)試的協(xié)調(diào)等各項(xiàng)具體工作環(huán)節(jié)?，F(xiàn)將常規(guī)的EPC項(xiàng)目采辦的主要流程及關(guān)鍵環(huán)節(jié)概述如下：

1.采辦計(jì)劃的制定。承包商結(jié)合項(xiàng)目總體計(jì)劃，同時(shí)在做好同設(shè)計(jì)計(jì)劃、施工計(jì)劃的緊密銜接的基礎(chǔ)上，制定項(xiàng)目采辦計(jì)劃，明確采購設(shè)備材料采購方式，制定各設(shè)備材料的詢價(jià)、采買、監(jiān)造、驗(yàn)收、運(yùn)輸?shù)耐瓿蓵r(shí)間，同時(shí)對各項(xiàng)設(shè)備材料的采購費(fèi)用制定控制目標(biāo)等，并在之后的采辦工作中按此計(jì)劃執(zhí)行。當(dāng)項(xiàng)目總體計(jì)劃或其他項(xiàng)目客觀因素發(fā)生變更時(shí)，對采辦計(jì)劃進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整。

2.采買。采買工作是指從設(shè)備材料的詢價(jià)到下訂單之間發(fā)生的工作流程。首先，采辦部按照設(shè)計(jì)所提供的設(shè)備材料清單、相關(guān)技術(shù)文件及該項(xiàng)目業(yè)主確定的“供應(yīng)商名單”（VENDOR LIST）進(jìn)行采買的預(yù)詢工作。對于可自行選擇供應(yīng)商的設(shè)備材料，則在充分考慮項(xiàng)目成本的同時(shí)，積極尋找在產(chǎn)品質(zhì)量、供貨周期、技術(shù)水平等各方面狀況良好的廠家進(jìn)行詢價(jià)。其次，確保同設(shè)計(jì)的通力合作，對技術(shù)標(biāo)書的批復(fù)、技術(shù)澄清的答疑等進(jìn)度嚴(yán)格控制。在確認(rèn)了設(shè)計(jì)對廠家提交的技術(shù)標(biāo)的最終批復(fù)之后，采辦部對所詢供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、供貨周期、相關(guān)資質(zhì)等方面進(jìn)行綜合評審，并做好詳細(xì)的詢價(jià)、比價(jià)記錄。最后，以公平公正高效的原則組織并進(jìn)行設(shè)備材料的招投標(biāo)工作，組織相關(guān)專家進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)方面的綜合評審，并最終確定中標(biāo)供應(yīng)商及簽署采購合同。

3.催交。設(shè)備材料的催交工作即為下發(fā)中標(biāo)通知書或者簽署采購合同后一直到設(shè)備材料生產(chǎn)完畢交貨為止。主要關(guān)鍵環(huán)節(jié)如下：（1）采購合同簽署后，嚴(yán)格把握各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，及時(shí)跟蹤供貨商的生產(chǎn)制造情況，對廠家的材料制造計(jì)劃、交付計(jì)劃等進(jìn)行落實(shí)。必要時(shí)派相關(guān)人員進(jìn)行不定期現(xiàn)場檢查督促及駐廠監(jiān)造等工作，對設(shè)備材料的關(guān)鍵性工廠測試進(jìn)行目擊或直接參與。（2）要求供貨商嚴(yán)格按照合同及其他相關(guān)文件的要求及時(shí)提交階段性文件（包括圖紙、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制程序等），同時(shí)嚴(yán)格控制設(shè)計(jì)對相關(guān)技術(shù)文件的批復(fù)進(jìn)度。

4.檢驗(yàn)。檢驗(yàn)工作是采辦工作的核心之一，以確保產(chǎn)品的質(zhì)量符合合同及項(xiàng)目的要求。在EPC項(xiàng)目中，業(yè)主通常會指定關(guān)鍵的設(shè)備材料在出廠前必須經(jīng)過權(quán)威檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢測（即第三方檢驗(yàn)），并出具相應(yīng)的第三方檢測報(bào)告。除此之外，承包商應(yīng)配備專業(yè)的檢驗(yàn)工程師，根據(jù)設(shè)備材料的情況，執(zhí)行相應(yīng)的檢驗(yàn)工作，包括工序節(jié)點(diǎn)檢驗(yàn)、最終檢驗(yàn)、技術(shù)資料檢驗(yàn)、性能檢驗(yàn)等，并做好相應(yīng)的檢驗(yàn)記錄，此類檢驗(yàn)并不解除供應(yīng)商對產(chǎn)品的質(zhì)量所應(yīng)付的責(zé)任。對于不符合合同要求的產(chǎn)品，承包商應(yīng)按照合同規(guī)定要求供應(yīng)商采取相應(yīng)措施。

5.運(yùn)輸。在EPC項(xiàng)目下，業(yè)主對運(yùn)輸?shù)囊蟾鞑幌嗤?，設(shè)備材料從生產(chǎn)完畢到運(yùn)送至現(xiàn)場要經(jīng)過多項(xiàng)運(yùn)輸關(guān)節(jié)，且設(shè)備材料的運(yùn)輸是屬于最容易受客觀環(huán)節(jié)及不可抗力等因素影響的環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到項(xiàng)目的進(jìn)度及成本控制。如果業(yè)主未指定專門的運(yùn)輸公司，承包商一般都應(yīng)建立專門的物流部門，嚴(yán)格按照項(xiàng)目合同要求執(zhí)行設(shè)備材料的運(yùn)輸工作，制定專門的運(yùn)輸計(jì)劃（包括運(yùn)輸成本計(jì)劃、運(yùn)輸進(jìn)度計(jì)劃等），做好設(shè)備材料的發(fā)運(yùn)、確定船期、商檢、報(bào)關(guān)、清關(guān)、提貨、運(yùn)輸?shù)母黜?xiàng)事宜。例如：將貨物的包裝方式及相關(guān)要求作為承包商同供應(yīng)商簽署的采購合同中的合同條款，并在合同中選擇合理的貿(mào)易術(shù)語；在發(fā)貨前派人對設(shè)備材料的包裝進(jìn)行嚴(yán)密審查，包括包裝方式、嘜頭粘貼方式、嘜頭內(nèi)容正確與否等；協(xié)調(diào)并做好進(jìn)出口口岸接貨、進(jìn)出口報(bào)關(guān)等工作，做好提單等發(fā)運(yùn)文件的管理工作。及時(shí)了解貨物的訂艙、裝船、船期、到港、清關(guān)等信息的交流工作。

二、對加強(qiáng)EPC采辦管理提出的幾點(diǎn)建議

EPC項(xiàng)目采辦工作的程序復(fù)雜，每個環(huán)節(jié)都對項(xiàng)目起著關(guān)鍵性的決定作用。如何提供EPC項(xiàng)目的采辦管理水平，以確保EPC項(xiàng)目工程的高質(zhì)量，以及經(jīng)濟(jì)效益的最大化，筆者提出以下建議：

1.建立齊全的項(xiàng)目采辦管理辦法，制定完善的采辦計(jì)劃，為EPC項(xiàng)目的采辦工作指引方向。EPC項(xiàng)目的采辦工作程序復(fù)雜，因此，必須建立整套齊全有效的采辦管理辦法，對采買、催交、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、設(shè)備現(xiàn)場安裝調(diào)試的協(xié)調(diào)等各項(xiàng)具體工作環(huán)節(jié)的操作流程、規(guī)章制度進(jìn)行制定，讓采辦工作有章可循，從而高效有序地開展EPC項(xiàng)目的采辦管理工作。

2.建立一支勇于拼搏、責(zé)任感強(qiáng)、業(yè)務(wù)精通的采辦專業(yè)化人才隊(duì)伍。要做好EPC項(xiàng)目的采辦管理，必須要對采辦部門的組織職位進(jìn)行細(xì)化，應(yīng)分別設(shè)置文件控制人員、采辦工程師、催交工程師、驗(yàn)收工程師、物流工程師等。同時(shí)，要注意加強(qiáng)采辦工作人員的文化素質(zhì)和專業(yè)技能。

3.建立采購管理全流程概念，用最佳的評標(biāo)策略選擇最適合項(xiàng)目的優(yōu)秀供應(yīng)商。在EPC項(xiàng)目的采辦工作中，優(yōu)秀的供應(yīng)商是采辦工作順利開展的保障。承包商有時(shí)為了控制項(xiàng)目成本，一味地堅(jiān)持“低價(jià)”中標(biāo)的原則，單一性地降低采購成本，將很有可能會對項(xiàng)目的整體管理和順利完工埋下隱患。承包商必須要建立采購管理的全流程的概念，在降低成本的同時(shí)，應(yīng)考慮其他相關(guān)方面的利益。尤其對于一些關(guān)鍵性的設(shè)備，除了考慮采購的成本，還應(yīng)考慮產(chǎn)品后續(xù)的安裝、維護(hù)等費(fèi)用。因此，必須根據(jù)所采購設(shè)備材料的情況，制定相應(yīng)的評標(biāo)辦法。

4.加強(qiáng)供應(yīng)商管理理念和監(jiān)控力度，完善供應(yīng)商的評選體系及數(shù)據(jù)庫，與優(yōu)秀的供應(yīng)商構(gòu)建戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。同時(shí)，對于采購過的材料建立價(jià)格檔案，為以后的項(xiàng)目采購工作建立良好的詢價(jià)依據(jù)。

5.強(qiáng)化合同及文件控制工作，為項(xiàng)目采辦管理提供支持。合同管理主要是指對合同的草擬、執(zhí)行、關(guān)閉等過程進(jìn)行的管理。對于合同的草擬，尤其是設(shè)備材料采購合同的草擬，必須保證其完整及嚴(yán)謹(jǐn)性，避免因?qū)Σ糠謼l款定義不清造成后期合同執(zhí)行的麻煩。合同簽署完成并生效后，承包商應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行相應(yīng)權(quán)利和義務(wù)。尤其是對于支付條件，承包商務(wù)必按照合同規(guī)定的要求提前做好資金計(jì)劃，避免因?yàn)楦犊罟ぷ鞑坏轿?，?dǎo)致發(fā)生供應(yīng)商延遲交貨等問題。同時(shí)對于合同中規(guī)定的各項(xiàng)供應(yīng)商需要履行的義務(wù)，承包商應(yīng)嚴(yán)格按照合同的規(guī)定對各環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，當(dāng)發(fā)生與合同規(guī)定不符的情況時(shí)，應(yīng)做好相應(yīng)的文件記錄，并及時(shí)通過正式函件告知供應(yīng)商，為日后的索賠工作做好鋪墊。

文件控制工作，則是對在承包商與業(yè)主、供應(yīng)商及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)工作中的文件往來進(jìn)行有效的記錄和管理工作。確保來往文件的完整性、有效性、追溯性，可以提高采辦工作效率，有效跟蹤關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并對采辦的不同工作階段起到推進(jìn)作用，以及日后的索賠等談判工作提供強(qiáng)有力的依據(jù)，是采辦高效工作的基礎(chǔ)保障。

6.高度重視采辦與設(shè)計(jì)、采辦與施工的交流和協(xié)調(diào)工作。做好與設(shè)計(jì)、施工方面的信息交流和協(xié)調(diào)工作應(yīng)是EPC項(xiàng)目采辦工作的重中之重。設(shè)計(jì)是EPC項(xiàng)目的龍頭，為了確保采辦的工作質(zhì)量和工作進(jìn)度，首先要做好同設(shè)計(jì)方的協(xié)作和信息交流工作，確保同設(shè)計(jì)人員的密切配合，加強(qiáng)就技術(shù)問題，如技術(shù)澄清、設(shè)計(jì)變更等供應(yīng)商和設(shè)計(jì)人員的協(xié)調(diào)和信息交流工作，并設(shè)置專門的文控崗位同設(shè)計(jì)配合，對設(shè)計(jì)的相關(guān)進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)掌握，同時(shí)派專門的人員協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)的技術(shù)資料的審批、澄清等相關(guān)進(jìn)度；同時(shí)為了保證施工建設(shè)的正常建設(shè)，承包商應(yīng)加強(qiáng)采辦同施工部門的交流工作，建立臨時(shí)采購、緊急采購流程，對現(xiàn)場施工臨時(shí)追加急用料采取積極的應(yīng)對措施，對采辦的進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行實(shí)時(shí)更新并做好同施工部的信息交流，以避免因信息不暢導(dǎo)致出現(xiàn)工期延誤的情況。

三、結(jié)語

每一個EPC項(xiàng)目的執(zhí)行情況各有不同，承包商應(yīng)充分認(rèn)識到采辦工作對項(xiàng)目管理的價(jià)值，在實(shí)踐的基礎(chǔ)上加深對EPC項(xiàng)目管理、采辦管理的研究，嚴(yán)格把握采辦工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，建立健全高效的EPC項(xiàng)目采辦管理模式，從而進(jìn)一步提高項(xiàng)目的管理水平，為承包商帶來更大的盈利。

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（作者單位:中國石化集團(tuán)公司中原石油勘探局工程建設(shè)總公司 河南濮陽 457001）

（責(zé)編：賈偉）