標準化檔案管理體制的基本要點

　　檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。
　　加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
　　一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
　　目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
　　二、自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
　　根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
　　三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設
　　目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
　　四、慎重選定技術路線
　　信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機工作站、服務器性能的提高，網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡技術的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經(jīng)濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設備不能充分利用，建了網(wǎng)絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。
　　五、實事求是地改進管理體制
　　集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
　　六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設資金的使用效益
　　檔案自動化系統(tǒng)建設是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領導特批解決，為此耗費了各級檔案部門領導很大精力。“九五”建設規(guī)劃被國家經(jīng)濟信息化聯(lián)席會議作為國家經(jīng)濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改