淺析煙草行業(yè)檔案信息化建設(shè)如何更深入開(kāi)展

　　摘要：從檔案信息化建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化等方面，分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的緊迫性，提出了如何更深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的思路。著重在信息化基礎(chǔ)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息資源共享及安全保障體系等方面問(wèn)題進(jìn)行了詳盡的分析和闡述。
　　關(guān)鍵詞：檔案，信息，思路，標(biāo)準(zhǔn)化
　　中圖分類(lèi)號(hào): G256文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)06(b)-0000-00
　　
　　一、 檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的緊迫性
　　檔案信息化建設(shè)是煙草各級(jí)企事業(yè)單位信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是發(fā)展先進(jìn)生產(chǎn)力的現(xiàn)實(shí)需要，是發(fā)展社會(huì)主義先進(jìn)文化的必然要求，處在當(dāng)今以信息技術(shù)為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，作為煙草行業(yè)先進(jìn)文化事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè)，隨著檔案數(shù)量的急劇增加、檔案利用率的不斷提高，憑傳統(tǒng)的手工整理、檔案檢索已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)，必須大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，加快推動(dòng)檔案管理現(xiàn)化化進(jìn)程，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等，為利用者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，也是檔案工作者貫徹“兩個(gè)至上”行業(yè)價(jià)值觀的具體行動(dòng)表現(xiàn)之一。
　　國(guó)家檔案局提出：信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來(lái)新的機(jī)遇。只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，就能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)和整個(gè)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是煙草信息化形勢(shì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
　　二、 煙草檔案信息化建設(shè)發(fā)展的幾點(diǎn)思路
　　1）煙草檔案信息化建設(shè)與當(dāng)?shù)乇拘袠I(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)發(fā)展同步
　　煙草檔案工作要緊緊圍繞國(guó)家煙草局提出的“兩個(gè)至上”為中心開(kāi)展工作，及時(shí)調(diào)整檔案工作的發(fā)展方向和總體思路，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，檔案部門(mén)要把握煙草檔案信息化建設(shè)的總體要求，與當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)的具體情況相結(jié)合，抓住機(jī)遇，逐步提高煙草檔案信息化與當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)同步發(fā)展。
　　2）把信息化作為煙草檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容
　　信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。信息化是我們煙草現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程的必然，我們檔案部門(mén)要把跟上信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的同步發(fā)展作為檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)、一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作來(lái)抓。一方面對(duì)資料的整理、編目等要抓緊進(jìn)行，為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；另一方面，檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)常抓不懈的工作，成為檔案工作的一項(xiàng)重要的內(nèi)容。
　　3）加快檔案信息資源建設(shè)
　　檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。檔案信息作為一種原生信息，正發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。首先要加快現(xiàn)有檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，滿(mǎn)足快速檢索利用的需要，加快現(xiàn)有檔案目錄的整理、著錄和建庫(kù)工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案文件級(jí)目錄機(jī)檢；其次，積極推進(jìn)對(duì)那些重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案的數(shù)字化進(jìn)程，加強(qiáng)重要檔案的保護(hù)，提高檔案利用效率；再次，對(duì)新產(chǎn)生的電子形式文件、檔案，要采取科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，收集好，管理好。信息技術(shù)和電子政務(wù)的發(fā)展，電子文件將是未來(lái)數(shù)字檔案信息新的主要來(lái)源。管理好，利用好電子文件，是檔案工作一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)。電子文件的大量產(chǎn)生并由此帶來(lái)的電子文件歸檔管理問(wèn)題，是信息時(shí)代檔案工作面臨的重大課題，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。要不斷研究探索電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，為電子檔案接收做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。
　　4）實(shí)現(xiàn)煙草檔案信息資源共享，提高服務(wù)水平
　　檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，為煙草行業(yè)建設(shè)提供可靠有效的信息是檔案工作的根本任務(wù)，在新形勢(shì)下，煙草發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，文化建設(shè)發(fā)展到什么水平，檔案工作服務(wù)就提高到相應(yīng)水平，黨的建設(shè)對(duì)檔案工作提出了什么要求，檔案工作就提供什么服務(wù)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須注重效益，努力實(shí)現(xiàn)信息資源共享，煙草行業(yè)應(yīng)積極參與當(dāng)?shù)卣暇W(wǎng)工程和電子政務(wù)建設(shè)，不斷促進(jìn)一定范圍內(nèi)檔案信息資源共享，提高檔案信息服務(wù)水平。
　　5）建立和完善檔案信息安全保障體系
　　信息技術(shù)為我們煙草檔案的管理和利用帶來(lái)了高效、快捷的手段和方法，能最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的效益。同時(shí)，檔案管理的非直觀性、管理技術(shù)的復(fù)雜性等也給檔案管理帶來(lái)了新的較大的安全隱患。這是檔案信息建設(shè)不可回避和必須重視的問(wèn)題。檔案部門(mén)在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。在檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)中，必須充分應(yīng)用信息安全保密技術(shù)，解決好檔案信息傳輸?shù)谋Ｃ芎痛鎯?chǔ)的安全問(wèn)題。
　　三、 加強(qiáng)煙草行業(yè)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
　　人才是科技進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展的重要資源。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，知識(shí)成為事業(yè)發(fā)展決定性的要素，人才成為事業(yè)發(fā)展的核心。通過(guò)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，與有關(guān)信息部門(mén)合作研究開(kāi)發(fā)與維護(hù)檔案數(shù)字化加工與管理、技術(shù)的使用與研究，以及檔案信息化建設(shè)運(yùn)營(yíng)與管理，采用多種途徑對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，開(kāi)設(shè)計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)班，組織檔案信息化建設(shè)專(zhuān)題培訓(xùn)班。
　　四、 制定標(biāo)準(zhǔn)，明確要求，逐步推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行
　　我們煙草系統(tǒng)檔案部門(mén)歷來(lái)比較注重檔案實(shí)體管理的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化建設(shè)，但對(duì)于電子文件歸檔管理也是剛起步，從目前的情況看，鑒于涉及電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理的內(nèi)容很多，因此有必要與標(biāo)準(zhǔn)化專(zhuān)業(yè)人員及實(shí)際工作者進(jìn)行溝通，共同制訂電子文件的歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)、電子文件著錄格式標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的交換格式標(biāo)準(zhǔn)等等。但煙草檔案部門(mén)組織機(jī)構(gòu)基本上都?xì)w入單位辦公室管理，檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)決定了其很難依托自身力量，對(duì)電子文件所涉及的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行深入研究。在檔案人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)知識(shí)的教育，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平的同時(shí)，檔案人員要明確在電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中所承擔(dān)的角色和任務(wù)，分清哪此標(biāo)準(zhǔn)必須由檔案部門(mén)制定，哪些標(biāo)準(zhǔn)需要與計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員聯(lián)手制定。在條件許可下建議煙草行業(yè)內(nèi)使用統(tǒng)一的檔案應(yīng)用軟件，同時(shí)將電子文件歸檔管理逐步納入規(guī)范化管理的軌道，以盡量少的投入得到盡量滿(mǎn)意的應(yīng)用效果，有利于電子文件歸檔管理的規(guī)范化和連貫性，便于今后歸檔電子文件的移交和接收。
　　綜上所述，信息化帶來(lái)煙草行業(yè)管理上的變化，更重要的是檔案信息化觀念上的變化，由于檔案是文化轉(zhuǎn)化來(lái)的，隨著網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，檔案部門(mén)的工作應(yīng)當(dāng)往前延伸，我們煙草檔案工作者不僅要關(guān)心已經(jīng)產(chǎn)生的檔案如何管理，還要關(guān)心在電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息化如何更深入發(fā)展，文件工作如何更好地為機(jī)構(gòu)服務(wù)，通過(guò)信息化對(duì)煙草檔案的有效管理，促進(jìn)現(xiàn)行文件運(yùn)轉(zhuǎn)和機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作更好地開(kāi)展，促進(jìn)煙草企業(yè)更高速地向前發(fā)展。