數(shù)字化是檔案管理工作的必由之路

　　摘要:本文對數(shù)字化是檔案管理工作的必由之路問題進行了探討。
　　關(guān)鍵詞:數(shù)字化檔案管理工作必由之路
　　中圖分類號：G633文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791(2011)06(b)-0000-00
　　
　　隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，全球信息化時代的全面的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了前所未有嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)還存在著滯后性。為此，我國檔案管理將“跑步前進”，檔案數(shù)字化必將成為今后檔案的主要存在形式。
　　
　　1 檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求
　　檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，他把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
　　辦公自動化要求所有檔案管理數(shù)字化。信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為前提，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極開發(fā)新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢。正是由于計算機的廣泛應(yīng)用，為管理大量的數(shù)字化信息提供了可能。
　　檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。首先要提高經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人力的浪費。其次要提高辦公效率。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查如，而通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理的數(shù)字化檔案卻能快捷、準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡便。真正讓辦公人員做到足不出戶，便可知曉天下大事。
　　
　　2 實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要障礙
　　由于檔案數(shù)字化管理在我國還屬于新興事物，并且在目前我國生產(chǎn)力水平不高，科學(xué)技術(shù)相對落后的條件下，數(shù)字化檔案管理還存在著這樣或那樣的問題。主要有四個方面的障礙：
　　電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源無效浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。
　　辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。目前都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化，管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套軟件系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄入造成了一定的困難。
　　電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會在使用及管理上帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒破壞等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
　　數(shù)字化檔案的利用率不高，給工作的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個應(yīng)用過程中的僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，無效的消耗了大量的人力、物力、財力。
　　
　　3 實施檔案數(shù)字化管理需要注重把握的環(huán)節(jié)
　　在實施檔案數(shù)字化管理過程中，必須注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)：
　　建設(shè)系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。檔案電子化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等等。一套硬件加軟件的應(yīng)用系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描，光盤和磁帶同時備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目錄管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、分類管理等，從而在機制上提高信息共享能力。
　　建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)。針對辦公自動化系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案功能，實現(xiàn)與現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)的無縫集成。
　　針對電子文件與紙質(zhì)文件、“雙套制”保存問題，建議在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存，檔案工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規(guī)章制度。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面應(yīng)嚴(yán)把信息存儲載體質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命，為電子文件的長期保存奠定基礎(chǔ)。對于存儲電子文檔的設(shè)備和磁介質(zhì)要派專人負(fù)責(zé)管理，確保電子檔案不會因溫度、濕度、磁場等一些人為災(zāi)害導(dǎo)致文件損毀和破壞。軟件方面，就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的安全性及保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
　　建設(shè)專職隊伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息呈爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平和能力。
　　
　　參考文獻(xiàn)
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