高校學籍檔案數(shù)字化管理的思考

　　學籍管理是高校教務管理的重要組成內(nèi)容之一。實現(xiàn)高校學生學籍檔案數(shù)字化是高校檔案工作適應社會發(fā)展的必然趨勢，是全面提升高校檔案管理工作，促進教學管理、教學改革、提高高校辦學層次的一種重要手段。隨著高校辦學情況的變化，我們必須要認清高等教育改革的發(fā)展趨勢，并結合現(xiàn)在高校學籍管理所出現(xiàn)的新要求，在學籍管理的工作中引入計算機信息技術和網(wǎng)絡技術，從而逐漸實現(xiàn)學籍管理的數(shù)字化、科學化和網(wǎng)絡化。
　　一、高校學籍檔案數(shù)字化建設的意義
　?。ㄒ唬┯欣谔岣邔W籍管理工作效率
　　將學生學籍檔案數(shù)字化對于提高學籍管理工作的效率和減少勞動成本都有著十分重要的作用。學生的學籍檔案中有著豐富的信息，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對如此龐大的信息數(shù)量，學籍管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。
　?。ǘ┯欣谕晟茖W籍檔案信息
　　學籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學籍管理基本上是將學生的各種學籍信息來進行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學生的信息是由不同的部門的人分別進行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學生的學籍信息更加的完整。
　?。ㄈ崿F(xiàn)資源共享，方便管理
　　學籍檔案信息數(shù)字化是各個高校學籍檔案管理工作的一個重要的發(fā)展方向。將學籍檔案管理數(shù)字化建設納入到學校檔案管理信息化建設中，可以有效地實現(xiàn)資源共享，利用學籍檔案的管理，還能夠?qū)W校的管理環(huán)境進行優(yōu)化，使學籍管理工作真正為學生、學校，乃至整個社會服務。
　　二、當前高校學籍檔案數(shù)字化建設存在的問題
　?。ㄒ唬?shù)字化程度不足
　　高校雖然將學籍管理數(shù)字化建設當作工作中的重點，但是當前數(shù)字化程度遠遠不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡技術還沒有跟上時代的發(fā)展步伐。長期以來，學籍管理工作都是依賴人工完成的，其工作量之巨大不言而喻。同時使用人工進行管理還存在著許多的不可控因素，使得學籍管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大降低了學籍管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進的網(wǎng)絡硬件設備的高校卻存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象，沒有意識到要在網(wǎng)絡硬件平臺上搭建一個更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
　　（二）當前的學籍管理系統(tǒng)無法滿足學籍工作的要求
　　很多高校為了能夠改善本校的學籍管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進行開發(fā)了一些教務管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對學籍管理的數(shù)字化起到了一定的推動作用，并積累了一些經(jīng)驗。但是不具備很強的適應性，功能不夠完善，有很多的軟件不能很好地涵蓋學籍管理工作的各個環(huán)節(jié)。
　?。ㄈW籍管理工作人員的計算機水平不夠高
　　現(xiàn)有的學籍管理工作人員基本都只是對自己的業(yè)務知識很熟悉，卻對各種計算機技術不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學籍管理業(yè)務又熟練掌握計算機技術的復合型人才。
　　三、高校加強學籍檔案數(shù)字化的措施
　　（一）引進功能較為齊全的學籍管理系統(tǒng)或者完善現(xiàn)有系統(tǒng)功能
　　高校應該根據(jù)自身實際情況，建立起一個完善的網(wǎng)絡學籍管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級相連，進行數(shù)據(jù)共享。學?？梢愿鶕?jù)自身情況，對現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進行完善，使之能夠完全的適應學校學籍檔案管理的要求?；蛘邔W校去引進符合學?，F(xiàn)狀的先進學籍管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗推進學校學籍檔案數(shù)字化的進程。
　?。ǘ┘訌妼W籍管理軟件開發(fā)人員與學籍管理工作人員之間的溝通
　　為了能夠真正的開發(fā)出符合學校自身情況的學籍管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學籍管理工作的第一線，以此來對學籍管理工作有一個更加直觀的了解。開發(fā)的過程中要隨時與學籍管理工作人員進行溝通，以便做到有錯誤及時改正。
　　（三）建設一支具有較高信息技術水平的學籍管理工作隊伍
　　高校必須要建設一支具有較高信息技術水平的學籍管理工作隊伍。對于現(xiàn)有的學籍管理工作人員必須要加強相應的信息技術培訓，提高他們的信息技術水平。同時還必須引入既懂學籍管理工作，又有較高信息技術水平的復合型人才。雙管齊下打造一支高水平的學籍管理工作隊伍。