試論人事檔案管理的理念及對(duì)策

　　摘 要：人事檔案及其管理工作在醫(yī)院建設(shè)中起著重要的作用，是醫(yī)院工作的一部分，是提高醫(yī)院工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，它為單位提供各類人才基礎(chǔ)信息，為勞動(dòng)工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。只有科學(xué)規(guī)范人事檔案管理，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理 醫(yī)院管理 對(duì)策分析
　　中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
　　文章編號(hào)：1004-4914（2011）08-234-01
　　
　　規(guī)范、翔實(shí)的人事檔案，記載著醫(yī)院發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短。但是有很多人對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度也日益深入，人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍、檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)識(shí)思考的問(wèn)題?，F(xiàn)筆者就人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析與探討。
　　一、做好人事檔案管理的重要意義
　　隨著工作單位人事制度改革和推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動(dòng)頻率也逐漸加快，越來(lái)越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人事檔案不再對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。單位用人的改革誤導(dǎo)了一些人才對(duì)人事檔案的看法，滋生了“檔案無(wú)用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)用的使用價(jià)值。21世紀(jì)是人才的競(jìng)爭(zhēng)時(shí)期，是現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)管理的核心，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具有一定的能力才可能完成管理過(guò)程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史的真實(shí)記錄，是全面地考察人的主要依據(jù)。因此，我們必須重新認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作。只要這樣，才能做好人事檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r，吸收和借鑒優(yōu)秀的人事檔案管理工作成果，培養(yǎng)檔案管理工作人員工作熱情，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。
　　二、醫(yī)院人事檔案現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
　　1.對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性也進(jìn)一步淡化，很多管理者對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，對(duì)工作不細(xì)心，又沒(méi)有扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)，工作中存在失職現(xiàn)象。再加上檔案管理者大多都不是專職人員，故在管理工作中，不能按照制度辦理，該檢查的不檢查，該清理的也沒(méi)有及時(shí)清理，導(dǎo)致檔案混亂，責(zé)任不明，界限不清，甚至檔案交接也只是一串鑰匙的問(wèn)題，使得人事檔案管理工作前后脫節(jié)。由于醫(yī)院的工作主要是以醫(yī)療、教學(xué)、科研為中心，醫(yī)院管理的重點(diǎn)是如何提高醫(yī)療、教學(xué)水平，改善環(huán)境條件，為病人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，自然對(duì)人事檔案管理不夠重視，存在醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，檔案管理人員培訓(xùn)不到位的現(xiàn)象。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程中遇到新的障礙。
　　2.檔案管理人員對(duì)檔案的宣傳力度不夠，管理手段比較落后。首先，檔案管理人員對(duì)人事檔案沒(méi)有進(jìn)行廣泛宣傳，對(duì)人事檔案的補(bǔ)充、收集、更新緩慢，歸檔材料也不及時(shí)，未能準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。其次，人事檔案管理多數(shù)是兼管，沒(méi)有指定專人管理，屬于非專業(yè)人員管理，受專業(yè)和時(shí)間的限制，這樣人事檔案管理人員就不能很好地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。這樣一來(lái)，必然導(dǎo)致了人事檔案材料不全面或缺失，而醫(yī)院的人事檔案管理屬于人事科兼職管理。因此，在工作中存在問(wèn)題較多，也沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍用手工查找，還是用傳統(tǒng)的方式儲(chǔ)存，占地面積大，使用空間也不能較理想地應(yīng)用。
　　3.醫(yī)院人事檔案數(shù)字化、信息化程度不高。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為代表的新型載體檔案，取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案，將是未來(lái)檔案工作發(fā)展的基本趨勢(shì)。如果醫(yī)院能及時(shí)跟上趨勢(shì)，將大大提高檔案利用效率。然而，由于社會(huì)歷史經(jīng)濟(jì)條件、管理模式、人員素質(zhì)等原因，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案的數(shù)字化、信息化程度明顯偏低。醫(yī)院只重視技術(shù)人員素質(zhì)的提高和醫(yī)療繼續(xù)教育，而忽視了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，使得醫(yī)院管理人員跟不上信息技術(shù)的發(fā)展。
　　三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的策略
　　1.提高認(rèn)識(shí)，搞好建章立制工作。要做好檔案管理工作，就必須以法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。這樣不僅可以加強(qiáng)醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門對(duì)人事檔案工作的了解和支持，也使醫(yī)院廣大職工的檔案意識(shí)得到了加強(qiáng)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和潛在的價(jià)值，意識(shí)到人事檔案是醫(yī)院管理工作不可缺少的一部分，為以后檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，檔案管理工作才能做到因地制宜，靈活有效。
　　2.提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，打造一支具有現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊(duì)伍。一方面醫(yī)院要加大資金投入，鼓勵(lì)職工以在職學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式，提高自身修養(yǎng)；另一方面，有針對(duì)性地對(duì)檔案人員進(jìn)行強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的思想理念，增強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，使檔案管理人員成為一支具有能力、又有高素質(zhì)的復(fù)合型人才，熟悉掌握現(xiàn)代管理知識(shí)。只有這樣，醫(yī)院檔案管理工作才能邁上新的臺(tái)階。
　　3.完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。多數(shù)醫(yī)院原來(lái)的檔案管理沒(méi)有獨(dú)立機(jī)構(gòu)，造成檔案管理沒(méi)有自主權(quán)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院要通過(guò)認(rèn)真地調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理從分散模式走向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)。而檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度，將檔案工作納入科室管理責(zé)任制中，與科室主任工作實(shí)績(jī)與考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范。
　　4.建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。要充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，建立完善人事檔案制度，及時(shí)更新管理人事檔案信息，積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)水平，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
　　總之，在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理工作意義重大。檔案管理人員必須以高度的主人翁責(zé)任感重視檔案工作，做好檔案工作。要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，從而進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　1.周瓊花.論當(dāng)前高校醫(yī)院管理工作.中國(guó)論文下載中心，2011.2.11，編輯studa090420
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