重視普通高校成人學(xué)籍檔案管理工作

　　摘 要:普通高校成教學(xué)生檔案真實地記錄了成教學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)，也是學(xué)校培養(yǎng)和教育學(xué)生的原始真實記錄。它對社會選用人才、對學(xué)校教學(xué)管理、對學(xué)生學(xué)歷證明都具有重要意義。文章根據(jù)成人教育規(guī)律和特點，從成人高考報名審查、日常學(xué)籍管理工作和學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（畢業(yè)論文）等方面的嚴(yán)格要求來說明成人高校學(xué)籍檔案管理的重要性。
　　關(guān)鍵詞：普通高校成教學(xué)生 學(xué)籍檔案 重要性
　　中圖分類號:G473.3 文獻標(biāo)識碼:A
　　文章編號:1004-4914（2011）08-099-02
　　
　　普通高校成教學(xué)生檔案真實地記錄了成教學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，是原始性、憑證性的根本依據(jù)。成人高等教育是我國高等教育的重要組成部分，普通高校的成人學(xué)籍檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理過程和學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、能諸方面的原始真實記錄，這項工作非常重要，不容忽視。成人高校學(xué)籍檔案以它的數(shù)量多、專業(yè)領(lǐng)域廣、學(xué)習(xí)形式多樣化、利用率很高的因素，受到了社會上的廣泛重視。因此做好學(xué)籍檔案管理工作對進一步完善學(xué)校的教學(xué)管理工作，對國家和社會考查和選用人才，對學(xué)生學(xué)歷的證明都具有非常重要意義。
　　一、普通高校成人學(xué)籍檔案管理存在問題
　　1.對成人高考報名審查工作把關(guān)不嚴(yán)。目前，我國已經(jīng)進入信息化時代，山西省成人招生工作也從2009年開始進行網(wǎng)上報名，從而使山西省已經(jīng)實現(xiàn)了從報名到錄取的網(wǎng)絡(luò)化管理，考生報名和學(xué)校招生錄取工作都是在網(wǎng)上進行，大大提高了工作效率，同時也基本上保證了學(xué)校的生源質(zhì)量。但是學(xué)校在每年錄取工作結(jié)束后并審查學(xué)籍檔案時，還是發(fā)現(xiàn)以下問題需要引起重視：
　?。?）存在考生信息檔案與現(xiàn)實不符問題。凡是參加全國成人高考的考生，在學(xué)校錄取后應(yīng)有一張帶有學(xué)生本人照片的“考生信息表”電子檔案，這份電子檔案是學(xué)生畢業(yè)時的入檔材料之一。近幾年來，我們發(fā)現(xiàn)有許多學(xué)校或多或少都存在著學(xué)生的“考生信息表”與現(xiàn)實不相符現(xiàn)象，如姓名有一個字錯誤或身份證號錯誤等現(xiàn)象。這就說明當(dāng)時考生參加成人高考報名時，自己沒有認(rèn)真核對自己的相關(guān)信息，而相應(yīng)的工作人員也沒有把好這一關(guān)口。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，會給日后學(xué)校新生檔案審查工作、教育廳為各高等院校的新生注冊工作都帶來了很大的困難。
　?。?）存在專升本學(xué)生無專科畢業(yè)證的問題。按照教育部規(guī)定，?？破瘘c升本科的考生在報名時，必須要攜帶具有經(jīng)過教育部批準(zhǔn)的國民教育等系列高等院校頒發(fā)的大學(xué)專科畢業(yè)證書方可報考。但是學(xué)校在錄取新生后進行再次核查學(xué)生的專科證件時，還是會發(fā)現(xiàn)無?？圃甲C件的學(xué)生為數(shù)不少，這又說明當(dāng)時考生報名時各地市招辦的工作人員沒有把好?？飘厴I(yè)證書“認(rèn)證”這一關(guān)，這種“偽證”現(xiàn)象的出現(xiàn)又給日后學(xué)校和省教育廳的“驗印”工作帶來了諸多不便。
　　2．對日常學(xué)籍管理工作制度不嚴(yán)謹(jǐn)。普通高校成人學(xué)籍管理是一項十分嚴(yán)肅而認(rèn)真的工作，其工作性質(zhì)是環(huán)環(huán)相扣，如果在日常工作中出現(xiàn)不銜接的情況，則會嚴(yán)重影響學(xué)校其它教學(xué)管理工作的正常運行。學(xué)籍管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)，其工作主要包括：成人高校招生錄取、成績管理、學(xué)生檔案管理、學(xué)籍注冊管理、畢業(yè)注冊管理、學(xué)士學(xué)位管理工作等，因此所產(chǎn)生的學(xué)籍檔案資料也很多?？梢娨凰鶎W(xué)校的教學(xué)質(zhì)量高低、學(xué)籍檔案質(zhì)量高低與這所學(xué)校所制定的學(xué)籍管理制度是否完善有著很大的關(guān)系。有些高校還是存在問題，諸如：
　?。?）學(xué)校的學(xué)籍管理制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。目前有些普通高校的成人學(xué)籍管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，對成人高等教育工作不太重視。如日常教學(xué)工作沒有程序、管理不夠規(guī)范、學(xué)籍檔案質(zhì)量不高等。學(xué)校只求省事、省力和省時，不求原則、規(guī)范和質(zhì)量，沒有及時督促、檢查、收集相關(guān)學(xué)籍檔案材料，歸檔完整性不高。這樣在很大程度上又失去了學(xué)籍檔案管理的及時性、真實性、完整性和可靠性。顯然也就失去了它日后的參考價值和利用價值。學(xué)校這種辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)在很大程度上影響了普通高校成人高等教育在社會上的辦學(xué)聲譽。
　?。?）對學(xué)籍管理沒有實行計算機網(wǎng)絡(luò)制度。目前大部分普通高校的成人教學(xué)管理工作還是在日常的手工操作上，沒有做到與時俱進和開拓創(chuàng)新。有些高校雖然對于成人學(xué)籍管理利用了計算機管理，這樣在注冊等方面大大提高了工作效率，但還沒有實現(xiàn)真正意義上的學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)共享，有的學(xué)校函授站較多，對于學(xué)生的學(xué)籍管理也在很大程度上依靠函授站的管理人員，沒有網(wǎng)絡(luò)共享勢必影響了成人高校學(xué)籍管理工作效率。
　　3．對成人學(xué)生畢業(yè)設(shè)計（論文）的要求不夠。普通高校的成人學(xué)生大部分是來自不同專業(yè)崗位的在職工作人員，他們來學(xué)校上學(xué)的目的不僅是要獲得學(xué)歷，還是想再次給自己“充電”，將所學(xué)到的專業(yè)知識運用到實踐中去。所以說，高等教育對他們來說是至關(guān)重要的學(xué)習(xí)階段，是吸收專業(yè)知識最富有實際意義的時期。尤其是最后的畢業(yè)設(shè)計或者是畢業(yè)論文是檢查學(xué)生在校期間綜合培養(yǎng)的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)該嚴(yán)格把好畢業(yè)設(shè)計這一關(guān)。然而，有些高校還存在著以下不足現(xiàn)象，諸如：
　?。?）沒有畢業(yè)設(shè)計（論文）的講座或教學(xué)環(huán)節(jié)。畢業(yè)設(shè)計是對學(xué)生學(xué)習(xí)進行全面檢驗的一個重要的教學(xué)環(huán)節(jié)，是檢測畢業(yè)生綜合分析能力的最好辦法。畢業(yè)設(shè)計的具體實踐過程將使學(xué)生進一步適應(yīng)社會的需要。但是有些學(xué)校沒有畢業(yè)設(shè)計的具體教學(xué)和實驗環(huán)節(jié)，對畢業(yè)生的考核制度不夠完善。教師對學(xué)生畢業(yè)設(shè)計的指導(dǎo)無章可循，不負(fù)責(zé)任，不注重考察和培養(yǎng)學(xué)生的學(xué)識水平和解決問題的實際能力。
　?。?）畢業(yè)設(shè)計（論文）的資料收集和保存不完整。不管學(xué)生學(xué)的是什么專業(yè)，最終都要經(jīng)歷最后一個學(xué)期的畢業(yè)設(shè)計（論文）的調(diào)研準(zhǔn)備工作。它包括畢業(yè)設(shè)計（論文）的選題、教師指導(dǎo)、畢業(yè)設(shè)計（論文）的實施過程、畢業(yè)設(shè)計（論文）答辯、成績評定等，學(xué)校應(yīng)該將那些公認(rèn)的優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計（論文）收集整理存檔，作為今后的教學(xué)研究和教學(xué)評估所參考，對于每次指導(dǎo)教師對學(xué)生的指導(dǎo)評語等資料都應(yīng)留存保管，但是有些學(xué)校將畢業(yè)指導(dǎo)和答辯后的所有資料當(dāng)作廢紙?zhí)幚淼?，使畢業(yè)設(shè)計（論文）資料的保存不完整。
　?。?）忽視畢業(yè)生檔案材料的保密管理。全省普通高校成人畢業(yè)生的檔案材料不一定要求統(tǒng)一，但是其中至少不能少于三樣材料，即：成人高考考生信息表（含有照片），新生錄取政治思想鑒定表，畢業(yè)生登記表（其中包括學(xué)生簡歷、自我總結(jié)、學(xué)生成績、學(xué)校評語和簽字）。但是我們發(fā)現(xiàn)有些學(xué)校發(fā)給畢業(yè)生的檔案材料中只有一份“畢業(yè)生登記表”，檔案袋不作密封便直接給學(xué)生帶走，沒有絲毫檔案保密意識。致使有不少學(xué)生所在單位打電話向?qū)W校詢問有關(guān)學(xué)生檔案的真?zhèn)问乱?，在很大程度上反映了學(xué)校辦學(xué)不夠嚴(yán)謹(jǐn)、工作態(tài)度不夠認(rèn)真的問題
　　二、對普通高校成人學(xué)籍檔案管理的建議與具體措施
　　1.對成人高考報名審查要嚴(yán)格把關(guān)。
　　（1）把好考生報名審查關(guān)口。面對上述種種現(xiàn)象，首先我們建議各城區(qū)招辦、各地市招辦應(yīng)預(yù)先對本單位接待報名的工作人員進行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，應(yīng)委任那些業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實、紀(jì)律嚴(yán)的同志來擔(dān)任此項工作。從2009年開始，山西省實行了成人高考網(wǎng)上報名制度，有些人在網(wǎng)上報名時，將自己的姓名或身份證號填寫錯誤。在現(xiàn)場確認(rèn)時，不僅讓考生按照要求認(rèn)真核對相關(guān)內(nèi)容，同時還必須要當(dāng)場給考生本人拍攝照片，如果考生姓名或身份證號錯誤者，工作人員不能給該考生進行確認(rèn)，真正從源頭上杜絕考生信息檔案不符出現(xiàn)，即把好考生“入口”關(guān)。
　　
　　（2）把好對?？茖W(xué)歷“認(rèn)證”關(guān)口。成人高考網(wǎng)上報名結(jié)束進行現(xiàn)場確認(rèn)時，各地市招辦在對專升本考生專科畢業(yè)證書進行“認(rèn)證”時要嚴(yán)格把關(guān)，以防“偽證”現(xiàn)象出現(xiàn)。對于無專科畢業(yè)證書原件的考生一律不予確認(rèn)，要堅持“公開、公正、公平”的原則。學(xué)校錄取工作結(jié)束后，若發(fā)現(xiàn)專升本學(xué)生的?？谱C書有疑問，可通過登錄網(wǎng)站www.chsi.com