淺談文秘人員的素養(yǎng)和檔案管理

李偉時(shí)

（哈爾濱市農(nóng)業(yè)科學(xué)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書(shū)檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫(xiě)；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來(lái)訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫(xiě)，即對(duì)字跡潦草或因在起草過(guò)程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫(xiě)以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫(xiě)稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書(shū)應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書(shū)工作的主要部分。文稿的起草過(guò)程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書(shū)合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書(shū)幫助譽(yù)寫(xiě)。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書(shū)記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書(shū)一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書(shū)據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書(shū)單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書(shū)不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見(jiàn)供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫(xiě)上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫(huà)瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。

要達(dá)到上述目的，文字秘書(shū)就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)稱職不稱職的問(wèn)題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書(shū)合格不合格的問(wèn)題。因此，文字秘書(shū)要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過(guò)文字的抄寫(xiě)、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書(shū)檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書(shū)檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

2 文字秘書(shū)同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作者

由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理都是由文字秘書(shū)兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書(shū)應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書(shū)檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書(shū)檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

文字秘書(shū)兼做文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書(shū)檔案工作，為本部門(mén)、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。

作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。由于機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作是通過(guò)機(jī)關(guān)辦公部門(mén)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對(duì)于較小機(jī)關(guān)而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書(shū)檔案，同時(shí)統(tǒng)管了諸如人事、科技、會(huì)計(jì)等檔案，門(mén)類更多，內(nèi)容更豐富，工作更復(fù)雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機(jī)關(guān)中心工作的利用創(chuàng)造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準(zhǔn)確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書(shū)在加強(qiáng)秘書(shū)工作修養(yǎng)的同時(shí)，又必須具有文書(shū)檔案工作人員的有關(guān)理論、業(yè)務(wù)、紀(jì)律、技能等方面的修養(yǎng)，做一名合格的文書(shū)檔案管理工作者。

3 在新形勢(shì)下，加強(qiáng)文字秘書(shū)、文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性

綜上所述，由于中小機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理，一般情況下都是由文字秘書(shū)兼任的，因而文字秘書(shū)的自身修養(yǎng)直接影響著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文字秘書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作，從專業(yè)上說(shuō)，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個(gè)載體，可以這樣說(shuō)，文字秘書(shū)的修養(yǎng)是決定文檔資料價(jià)值，進(jìn)而搞好文書(shū)檔案管理，使文書(shū)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)，這就是該事物間的本質(zhì)聯(lián)系。

黨的十一屆三中全會(huì)以來(lái)，隨著黨和國(guó)家把中心工作轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟(jì)建設(shè)、改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展完善，各類部門(mén)在機(jī)關(guān)建設(shè)中，對(duì)文字秘書(shū)的要求越來(lái)越高，對(duì)文書(shū)檔案的管理及其作用的發(fā)揮也越來(lái)越重視，機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理作為黨和國(guó)家專門(mén)檔案局的基層和基礎(chǔ)工作就顯得尤為重要。經(jīng)過(guò)二十年來(lái)的努力，做為檔案管理的重要方面——文書(shū)檔案的管理有了較大的發(fā)展，但文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，特別是廣大基層部門(mén)機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)及其文書(shū)檔案管理的水平還存在著明顯的與時(shí)代要求不相適應(yīng)的方面。突出地表現(xiàn)在能勝任文字秘書(shū)又兼文書(shū)檔案管理的人員數(shù)量少、崗位不穩(wěn)定。存在這種局面的主要原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文字秘書(shū)的要求不高，對(duì)文書(shū)檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、跑跑顛顛，無(wú)足輕重，文書(shū)檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無(wú)須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會(huì)風(fēng)氣不良影響，把文秘、文檔人員做為自己的親信、隨從，來(lái)去以符合自己的口味為標(biāo)準(zhǔn)。其次，是不關(guān)心對(duì)他們的培訓(xùn)教育，專業(yè)水平得不到提高。

為此，針對(duì)文字秘書(shū)和文書(shū)檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。第一，以公務(wù)員基本素質(zhì)要求為基本條件，在配備文秘、文檔管理人員時(shí)，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員；第二，對(duì)在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期地進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們?cè)谄返?、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求；第三，在所屬業(yè)務(wù)管理部門(mén)的指導(dǎo)下，對(duì)機(jī)關(guān)文字秘書(shū)、文檔管理人員，特別是文字秘書(shū)兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書(shū)并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵(lì)他們作好本職工作。

因此，文秘人員必須具備很高的專業(yè)素養(yǎng)，才能做好文秘工作以及檔案管理工作。

[1]周萍.談文秘檔案人員的素質(zhì).黑龍江檔案，2002-06-01.