醫(yī)院科技檔案管理存在的問題及對策

王桂香

（哈爾濱市第一?？漆t(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

醫(yī)院科技檔案是檔案的一大門類。在市場經(jīng)濟(jì)逐步建立的形勢下，怎樣搞好以質(zhì)量為核心，創(chuàng)建平安、滿意醫(yī)院。檔案室檔案如何收集，整理和利用；良好的為醫(yī)院科技工作服務(wù)，是目前醫(yī)院管理工作中心的重要組成部分。

1 問題

1.1 對科技檔案的特征性認(rèn)識(shí)不足。科技檔案最突出的特征性就是專業(yè)特性，它使科技檔案在形成領(lǐng)域上明顯區(qū)別于其他檔案，它也是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理和歸檔的重要依據(jù)，比如，我院科技檔案工作的不確立，科技專業(yè)檔案和其他檔案室未分開。造成科技檔案的管理、分類歸檔雜亂，成套性缺乏。而且科技的多樣性導(dǎo)致了科技檔案在種類上手段復(fù)雜，現(xiàn)實(shí)利用率低，從而造成科技檔案在收集、分類保管、統(tǒng)計(jì)分析、鑒定利用各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)脫節(jié)。不能突出專業(yè)特性。

1.2 內(nèi)容不豐富，門類不齊全，結(jié)構(gòu)不完善，利用價(jià)值低。我院檔案數(shù)量至2006年統(tǒng)計(jì)分析，共計(jì)5842卷。其中會(huì)計(jì)檔案3235卷，占檔案總數(shù)的55%，文書檔案2089卷，占檔案總數(shù)的36%，設(shè)備檔案343卷，占檔案總數(shù)的6%，科技檔案175卷，占檔案總數(shù)的3%。檔案內(nèi)容很單一，內(nèi)涵差，門類少，結(jié)構(gòu)不規(guī)范。特別是醫(yī)療研究、醫(yī)院營銷策劃方面的科研檔案數(shù)量很少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院在醫(yī)療改革市場經(jīng)濟(jì)條件下的運(yùn)作及對科技檔案利用的需求，完全是名不副實(shí)的。

1.3 科技檔案利用反饋率不理想，知名度低，編研薄弱。因醫(yī)院工作是以醫(yī)療活動(dòng)為主，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案室工作人員的檔案意識(shí)相對較淡薄，不夠重視檔案利用的反饋工作，因而不能從反饋信息中發(fā)現(xiàn)科技檔案存在的問題。長期以來檔案人員起一個(gè)收集管理的作用，不主動(dòng)為醫(yī)院各科室服務(wù)，導(dǎo)致醫(yī)院某些部門和人員不知道檔案室的性能和職能，致使知名度低，得不到理解和支持。加之近幾年醫(yī)院經(jīng)營機(jī)制的轉(zhuǎn)變，檔案人員變動(dòng)頻繁，改行的較多，年齡偏大，專業(yè)素質(zhì)缺乏，不能系統(tǒng)、準(zhǔn)確地對檔案信息匯編和分析研究，不能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不能給醫(yī)院提供有價(jià)值的編研成果。

2 措施

針對上述存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取以下措施。

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，更新思維，提高科研檔案管理水平。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，科技檔案管理面臨著適應(yīng)科技發(fā)展的需求問題。首先領(lǐng)導(dǎo)必須重視，要用創(chuàng)造性思維、系統(tǒng)思維、換位思維、共贏思維等多種思維方式指導(dǎo)科技檔案管理工作。要有變化意識(shí)、發(fā)展意識(shí)、人才資源意識(shí)等，以適應(yīng)當(dāng)今科技生產(chǎn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)科教文化信息化管理及處理，為利用者提供方便。

2.2 建立和完善科技檔案規(guī)章制度，實(shí)行制度化、規(guī)范化管理。從科技檔案的形式、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定，那么應(yīng)結(jié)合實(shí)際制定檔案管理一系列制度辦法，內(nèi)容應(yīng)包括三個(gè)方面：（1）制定醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的職能，確?？萍紮n案的落實(shí)；（2）規(guī)定科技技術(shù)資料的收集、編制的范圍，以保證科技檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定要求；（3）制定科技檔案管理工作的考核內(nèi)容及考核辦法?？己说膬?nèi)容主要是資料收集、編制是否做到完整、齊全、準(zhǔn)確和規(guī)范、質(zhì)量是否滿足規(guī)定要求、責(zé)任是否落到實(shí)處以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。使科技檔案工作變分散式為集中式管理，變傳統(tǒng)式為現(xiàn)代式管理。

2.3 堅(jiān)持服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新，主動(dòng)開發(fā)科技檔案服務(wù)臨床。檔案工作的服務(wù)性是檔案賴以存在和發(fā)展的基本因素，而提高科技檔案的查閱率、查準(zhǔn)率，拓展服務(wù)方式，為臨床提供周到細(xì)致服務(wù)，是檔案部門服務(wù)水平高低的標(biāo)志。那么：（1）要加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大影響。醫(yī)院檔案部門要積極通過醫(yī)院簡報(bào)、宣傳欄、圖片展覽、網(wǎng)頁、大小會(huì)議等傳播媒介，向醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員宣傳醫(yī)院檔案部門的工作性質(zhì)、職能，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)療、科研、經(jīng)營、營銷管理等方面發(fā)揮的積極作用，增強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員的檔案意識(shí)，提高他們對醫(yī)院檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺地支持配合醫(yī)院檔案部的工作，利用權(quán)威人士、知名人士的效應(yīng)，促使醫(yī)院各部門對檔案工作的了解和重視，讓更多的人了解科技檔案，進(jìn)而讓更多的人利用科技檔案。（2）不斷豐富醫(yī)院館（室）檔案，全面認(rèn)識(shí)科技檔案的利用價(jià)值。要通過各種途徑廣泛收集檔案資料，增加檔案門類，使科技檔案更具有專業(yè)性特點(diǎn)，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護(hù)人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細(xì)致、快捷、簡便的檔案服務(wù)，達(dá)到推進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新。（3）努力營造良好的外部環(huán)境和氣氛，創(chuàng)新服務(wù)方式。醫(yī)院檔案部門首先應(yīng)打破被動(dòng)式服務(wù)，除積極主動(dòng)提供科技檔案為醫(yī)院各項(xiàng)科技活動(dòng)服務(wù)外，還應(yīng)不斷強(qiáng)化參與意識(shí)，為醫(yī)院的科技發(fā)展建設(shè)獻(xiàn)策，保持醫(yī)院各部門的經(jīng)常性接觸，增強(qiáng)良好的人際關(guān)系，以使為科技檔案部門的發(fā)展創(chuàng)造良好的、寬松的外部環(huán)境。

總之，隨著醫(yī)院經(jīng)營機(jī)制的轉(zhuǎn)變，檔案部門工作的運(yùn)作機(jī)制也將隨之變化，因此，醫(yī)院檔案部門應(yīng)當(dāng)努力做好科技檔案工作，為臨床生產(chǎn)力服務(wù)，為醫(yī)院的改革和發(fā)展發(fā)揮積極的作用。

[1]方朝鳳.醫(yī)療設(shè)備檔案管理芻議[J].醫(yī)療裝備.