醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及思考

張 洋

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院是以醫(yī)療業(yè)務為中心的技術(shù)性事業(yè)單位，以滿足社會和廣大人民群眾的醫(yī)療衛(wèi)生需求為已任，同時也是醫(yī)療教學和科研的場所。因此醫(yī)院檔案豐富多樣，內(nèi)容繁雜。但一直以來醫(yī)院普遍存在著重醫(yī)療技術(shù)發(fā)展，重經(jīng)濟效益，重病歷檔案管理而對醫(yī)院文書資料和綜合性的其他檔案比較忽略等現(xiàn)象。具體如下。

1.1 檔案管理意識比較淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高表現(xiàn)為領(lǐng)導不夠重視，群眾檔案意識淡薄，檔案人員專業(yè)素質(zhì)不高。有的醫(yī)院領(lǐng)導認為檔案管理不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，而要花費很多的人力物力財力得不償失。有的醫(yī)院只求經(jīng)濟效益上去了職工福利提高了而不注重醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。職工注重醫(yī)療專業(yè)技術(shù)的提高，注重專業(yè)論文的發(fā)表而對重大的醫(yī)療活動卻缺乏文字記載和史料，即使對形成的資料也不注意保存或上交。檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄，學歷偏低。有的檔案人員還是照顧性地從別的崗位轉(zhuǎn)崗過來。同時，醫(yī)院對檔案人才的培養(yǎng)和繼續(xù)教育不夠，在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)劃。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少。這些形成了醫(yī)院檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展，醫(yī)院檔案工作缺乏活力和創(chuàng)新。

1.2 檔案資料收集不全，檔案管理格局混亂醫(yī)院檔案涉及醫(yī)院工作的方方面面，醫(yī)務工作者在醫(yī)療過程中形成病歷檔案，同時在醫(yī)療活動中通過總結(jié)經(jīng)驗和開展科研形成論文和科研成果，醫(yī)院在管理中形成的各種文字資料，醫(yī)院引進的新技術(shù)、新項目，購置的新設備，以及醫(yī)院的基礎設施建設等，這些構(gòu)成了醫(yī)院檔案的基本內(nèi)容。隨著科技的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。醫(yī)院檔案的范圍由原來的文書檔案、會計檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等都分屬各個業(yè)務部門自行管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

1.3 病歷管理規(guī)范化不夠，病歷資源開發(fā)不力由于醫(yī)患關(guān)系的變化和醫(yī)療糾紛的增多，醫(yī)院對病歷檔案已經(jīng)越來越重視了。但是醫(yī)生們對病歷書寫的重視不夠，在思想意識上還是覺得只要手術(shù)做好了，技術(shù)提高了，病人治好了就行了，病歷無足輕重。在病歷書寫中存在書寫不規(guī)范、字跡潦草、項目填寫不全、記錄不及時等。在病歷上交病案管理部門中拖拖拉拉，歸檔不及時。病歷檔案借閱制度執(zhí)行不嚴，歸還不及時。甚至還有改寫病歷的個別現(xiàn)象，違反了醫(yī)療管理規(guī)定。同時，病歷作為記錄醫(yī)療活動的資料，為科研和社會服務不夠，病歷資源開發(fā)不力。

1.4 檔案設施不全，醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理手段缺乏由于醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加。一方面檔案增加了，檔案管理工作的負擔加大了。但同時醫(yī)院的檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊。致使醫(yī)院檔案管理在很多地方不符合檔案管理要求。特別是近年來，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院管理手段不斷進步。計算機網(wǎng)絡技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應用，電子文檔應運而生。但檔案管理者沒有受過專門培訓，對電子文檔的整理排序，信息安全，計算機病毒防治技術(shù)等缺乏足夠的應付能力。檔案管理者對計算機信息技術(shù)不夠了解，計算機專業(yè)人員又對檔案管理要求規(guī)范不了解。這給醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化帶來一些困難。

2 適應新形勢，加強新時期醫(yī)院檔案管理工作

2.1 加強檔案意識，提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的一項基礎性工作，也是醫(yī)院管理工作的一項重要內(nèi)容。它涉及醫(yī)院工作的方方面面，與每個職工的生活息息相關(guān)。領(lǐng)導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。醫(yī)院檔案從業(yè)人員也要積極主動地宣傳檔案工作，多提合理化建議，使醫(yī)院領(lǐng)導、職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院要注重檔案人才的培養(yǎng)，要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高檔案人員業(yè)務水平。同時，醫(yī)院檔案管理人員要多學習檔案管理專業(yè)知識，努力學習計算機網(wǎng)絡新技術(shù)，不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)，適應新時期醫(yī)院檔案管理工作的新要求。要增強檔案工作的責任心和法制觀念，增強創(chuàng)新意識，強化服務理念，主動為醫(yī)院管理和臨床醫(yī)療科研教學服務。

2.2 建立健全醫(yī)院檔案管理制度，科學規(guī)范醫(yī)院檔案管理分類建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度是檔案管理的關(guān)鍵。首先要建立完善的歸檔制度，確立檔案收集的范圍。各部門各科室要指定兼職檔案管理員，負責本科室檔案資料的收集，力爭檔案資料收集齊全，并定期向綜合檔案室移交。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫(yī)院由于處于一種特定的發(fā)展和轉(zhuǎn)型的新時期，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營承包、核算方案、藥品采購招標，基建招投標等的方法、程序、協(xié)議、合同也應進入歸檔材料之中。醫(yī)院檔案信息量大類別多，繁忙醫(yī)療衛(wèi)生活動留下了大量的業(yè)務資料，如影像圖表，X線片病歷，各種檢查檢驗結(jié)果，這些臨床醫(yī)療所產(chǎn)生的檔案可以把它作為一個大類—業(yè)務類來進行歸檔，一定時期內(nèi)由各部門自行保管，根據(jù)業(yè)務工作的需要再確定時間移交。而將全院的文書文件、資料、科研、教學、基建、財務、設備等案卷集中起來，統(tǒng)一保管和使用。對電子化的磁盤、賬單等單獨由計算機中心負責保管，并備份。

2.3 加強病案的規(guī)范化建設，提高病案的開發(fā)利用要加強對醫(yī)務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫(yī)務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養(yǎng)成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規(guī)章制度，加強病案書寫規(guī)范化的培訓，實行專人負責，定期抽查，有獎有罰。病案必須實現(xiàn)統(tǒng)一收集，統(tǒng)一整理，統(tǒng)一管理。做到病案書寫規(guī)范，收集完整，歸檔科學，排列有序，調(diào)閱方便。要實現(xiàn)出院病歷歸檔制度化，嚴格執(zhí)行病歷的借閱登記制度，及時催交歸還。加強病歷檔案的科學整理，大力開發(fā)病歷檔案信息資料，及時準確地提供利用?？梢砸圆v資料為基礎編著各種統(tǒng)計數(shù)字，為臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理提供服務。

2.4 加強檔案基礎設施建設，對影像及其他數(shù)字資料嘗試先進的管理手段檔案必須有專門的辦公用房和專門存放的庫房，并配備好檔案架、病案消毒設施、溫濕度計、空調(diào)機等。要定時定期打開檔案庫房門窗，開放通風。定期檢查陳列的檔案資料，防止老化變質(zhì)，保證檔案的安全保管。同時還應配備相應的現(xiàn)代設備如計算機、打印機、復印機等方便工作。各科室要配備專門的檔案柜，專人保管，定時移交。醫(yī)院要成立綜合檔案室，收集整理保管全院的文書檔案、人事檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等，同時指導各基層科室的檔案工作。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展應用，也為醫(yī)院檔案管理工作開辟了新的天地，利用計算機技術(shù)管理檔案已成為大勢所趨。要熟練掌握應用計算機建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，同時借助于錄放機監(jiān)視器多媒體電腦技術(shù)等手段，使檔案信息在現(xiàn)代辦公體系中快捷準確方便地傳播，使醫(yī)院各門類檔案、圖書資料、情報，實現(xiàn)信息一體化管理，從而達到信息資源最大限度地開發(fā)利用。

[1]朱水芳.淺談醫(yī)療設備檔案的管理.中國現(xiàn)代醫(yī)生，2007-07-28.