試析檔案管理理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的影響

關(guān) 放

（哈爾濱市房地產(chǎn)交易中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 檔案分類理論對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)上講，任何管理活動(dòng)，拋開(kāi)其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對(duì)象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實(shí)體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即"對(duì)檔案總體進(jìn)行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對(duì)這些不同的部分、門類、類別等實(shí)施分別管理。""這實(shí)質(zhì)上也是人類社會(huì)所有管理活動(dòng)乃至認(rèn)識(shí)活動(dòng)的基本方法。"正因?yàn)槿绱耍?說(shuō)得籠統(tǒng)一點(diǎn)，檔案管理理論上的所有能稱得上'重大'的分歧和爭(zhēng)論，大都圍繞著分類方法展開(kāi)。"

2 全宗原則及其理論發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理基本理論認(rèn)為檔案的實(shí)體管理必須維護(hù)和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實(shí)體分類的基本方法，是人們經(jīng)過(guò)理論分析和實(shí)證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗(yàn)。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容反映的是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的實(shí)體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個(gè)堅(jiān)實(shí)可靠的立足點(diǎn)，這是單純地依靠邏輯分類方法所達(dá)不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠最大限度地維護(hù)檔案的原始記錄性。因?yàn)槿谧鳛橐粋€(gè)獨(dú)立組織或個(gè)人形成檔案的全部，是一個(gè)不可分散、不可打亂混淆的有機(jī)整體，這樣能夠最大限度地維護(hù)和保持檔案的本質(zhì)特性--原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨(dú)樹(shù)一幟、不同于圖書、資料、情報(bào)等文獻(xiàn)的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)可以將全宗原則的諸多思想在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中實(shí)現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等。像文書立卷工作中要求的"保持文件之間的歷史聯(lián)系"、科技檔案管理中的"成套性原則"等思想都可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)得以體現(xiàn)。

第三，依據(jù)全宗理論進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與維護(hù)工作。按照這種思路進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護(hù)者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的動(dòng)力、資金以及作用的發(fā)揮。

值得注意的是，雖然全宗原則是檔案管理的基本原則和方法，但它并不能解決檔案管理的所有問(wèn)題。由于社會(huì)實(shí)踐的不斷發(fā)展，全宗原則面臨不少新的挑戰(zhàn)，也因此得到新的發(fā)展，這些發(fā)展對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)同樣產(chǎn)生了具體的影響。

2.1 全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對(duì)獨(dú)立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

雖然全宗原則強(qiáng)調(diào)一個(gè)來(lái)源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒(méi)有忽視對(duì)同一來(lái)源檔案之間的差異化管理。隨著社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對(duì)全宗的集中統(tǒng)一保管難以實(shí)施。在檔案實(shí)體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個(gè)單獨(dú)的管理體系，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)，提供專門的庫(kù)房和設(shè)備，雖然可以在編號(hào)系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實(shí)體管理層面上已經(jīng)不具有嚴(yán)格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財(cái)務(wù)部門單獨(dú)保管的管理方式。

與此相對(duì)應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在建設(shè)時(shí)都會(huì)考慮到這些差異的存在，通過(guò)建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存儲(chǔ)管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過(guò)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)這些業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的檔案實(shí)施專門化管理。

2.2 自由來(lái)源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。

自由來(lái)源原則認(rèn)為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對(duì)全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強(qiáng)的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項(xiàng)目檔案雖然破壞了各項(xiàng)目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護(hù)了項(xiàng)目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實(shí)意義。這里的工程項(xiàng)目就是一個(gè)邏輯意義上的全宗單位，由此可見(jiàn)，全宗理論在其本身的發(fā)展過(guò)程中存在分合的演化過(guò)程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

自由來(lái)源原則等理論為城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等專門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的出現(xiàn)提供了理論基礎(chǔ)。它們以邏輯全宗為單位進(jìn)行創(chuàng)建，符合其管理要求。

3 邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容管理

歷史上最著名的邏輯主義分類方法應(yīng)該就是法國(guó)國(guó)家檔案館館長(zhǎng)卡繆和多努堅(jiān)持的事由原則，該原則在法國(guó)大革命前就應(yīng)用于各國(guó)的國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)，但這些國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)所保管的大都是來(lái)源單一的檔案，所以事由原則尚能發(fā)揮作用。但面對(duì)改革后法國(guó)國(guó)家檔案館中來(lái)源、內(nèi)容、形式、種類、數(shù)量各不相同的檔案，這種分類方法就顯得捉襟見(jiàn)肘了。這兩任館長(zhǎng)使用統(tǒng)一的事由原則對(duì)全部館藏進(jìn)行統(tǒng)一分類，即使他們根據(jù)檔案復(fù)雜性的增加將事由大類由4類拓展到24類，也不能將所有檔案都劃分清楚。很明顯，在綜合性檔案館內(nèi)按照統(tǒng)一事由原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類是典型的"刻舟求劍"的行為。但這并不能說(shuō)明邏輯分類方法不能用于實(shí)體分類，而是它更多地適用于檔案的內(nèi)容分類。

邏輯分類法在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實(shí)體整理必須按照其形成時(shí)的本來(lái)面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對(duì)這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實(shí)世界中檔案實(shí)體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫(kù)中我們一般通過(guò)有限的基本表來(lái)反映檔案實(shí)體的記錄信息。我們絕沒(méi)有必要根據(jù)用戶的每一個(gè)需求重建數(shù)據(jù)庫(kù)，在表達(dá)邏輯需求方面，數(shù)據(jù)庫(kù)擁有強(qiáng)大的管理手段，我們可以依據(jù)我們感興趣的特征（或特征組合）通過(guò)索引、視圖、查詢等數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象很方便地對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行邏輯重組，好像魔方一樣，可以變換出我們需要展現(xiàn)的內(nèi)容。比如視圖在數(shù)據(jù)庫(kù)理論中有個(gè)綽號(hào)叫"虛表"，就形象地表達(dá)了視圖具有的邏輯力量，它可以將用戶關(guān)心的屬性從若干個(gè)基本表中抽取出來(lái)進(jìn)行組合，滿足用戶的查詢和使用要求。而且在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，由于軟硬件屏蔽了許多對(duì)用戶無(wú)關(guān)的內(nèi)容，使得用戶可以像操縱基本表一樣操縱視圖，就好像檔案實(shí)體真的是按照我們指定的特征進(jìn)行分類一樣。

[1]陳雪濱.數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的應(yīng)用.云南華能瀾滄江水電有限公司.云南昆明.【期刊】云南電業(yè).2005-01-30