完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制探析

程傳靈

【摘 要】存貨是企業(yè)重要資產(chǎn)，流動(dòng)性強(qiáng)，因存貨產(chǎn)生的問題并非罕見，企業(yè)在存貨內(nèi)控方面存在缺陷，通過存貨內(nèi)控探析，旨在對(duì)企業(yè)做好存貨內(nèi)控工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】存貨內(nèi)控；風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向；關(guān)鍵控制點(diǎn)；職責(zé)分離

存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或者為了出售仍然處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品，以及將在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。存貨屬于企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，具體來講，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及包裝物、低值易耗品等。

存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)重要組成部分之一，存貨數(shù)量龐大，種類繁多，存放地點(diǎn)不一，計(jì)價(jià)方法較多，容易產(chǎn)生舞弊行為，為了確保資產(chǎn)的安全和使用效率，這就要求企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)存貨的管理,建立存貨管理的崗位責(zé)任制，特別是要建立和完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度，對(duì)存貨的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

一、存貨內(nèi)控現(xiàn)狀

（一）企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全

存貨實(shí)物控制存在缺陷，存貨管理制度也存在缺陷，哪里出問題，哪里補(bǔ)，對(duì)存貨盤點(diǎn)制度，感覺有問題就盤，沒問題就不盤，沒有形成制度化，崗位職責(zé)不清晰，只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制，對(duì)其他環(huán)節(jié)往往忽視，造成大量的浪費(fèi)。很多企業(yè)在采購環(huán)節(jié)，往往由一個(gè)人完成。采購價(jià)格，只有采購員一人掌握，增加了營私舞弊的可能性。出庫隨意，接觸存貨人員授權(quán)不明。

（二）內(nèi)部控制觀念不強(qiáng)

內(nèi)部會(huì)計(jì)控制已在企業(yè)實(shí)行，有的企業(yè)管理者仍然認(rèn)為內(nèi)部控制可有可無，不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而增加崗位，增加成本，抓好管理制度就可以了，有了內(nèi)控還增加了管理的難度，管理者的這些認(rèn)識(shí)，直接導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)對(duì)內(nèi)控重視不夠，員工更不理解內(nèi)控，認(rèn)為有了內(nèi)控增加工作的難度，變得不自由。也有的企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到了內(nèi)控的重要性，但執(zhí)行不力，形同虛設(shè)。

（三）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱

企業(yè)面對(duì)激烈的市場競爭，風(fēng)險(xiǎn)無處不在。企業(yè)應(yīng)當(dāng)收集相關(guān)信息，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，關(guān)注內(nèi)外部主要風(fēng)險(xiǎn)因素，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行分析，經(jīng)過分析后，采取進(jìn)一步應(yīng)對(duì)策略。企業(yè)缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，認(rèn)為對(duì)存貨只要管住兩頭，哪里還會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)，也不愿意花時(shí)間和精力去研究每個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）整體框架體系有缺失

內(nèi)部控制的要素包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督5大方面，企業(yè)在內(nèi)控方面更多重視控制活動(dòng)，內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估涉及較少，信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督更是缺少。存貨內(nèi)控作為整個(gè)內(nèi)控的一部分，同樣面臨這樣的情況，內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不全面，設(shè)計(jì)出的存貨內(nèi)控就會(huì)缺失，缺少信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督，會(huì)使存貨內(nèi)控帶病工作，何來成效。

二、改進(jìn)整體設(shè)計(jì)理念

（一）體現(xiàn)整個(gè)內(nèi)部控制體系

內(nèi)部控制是由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。這種目標(biāo)包括：合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)控目標(biāo)可通過內(nèi)控要素實(shí)現(xiàn)，內(nèi)控要素包括5個(gè)方面。存貨內(nèi)控設(shè)計(jì)要融入整個(gè)體系，不可孤立。這樣才能使存貨內(nèi)控運(yùn)行良好，效果明顯，達(dá)到目的。

（二）以風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?yàn)榛c(diǎn)

風(fēng)險(xiǎn)管理成為組織管理的關(guān)鍵所在。存貨的交易數(shù)量龐大，存貨項(xiàng)目的種類繁多，存貨計(jì)價(jià)方法多樣化，業(yè)務(wù)復(fù)雜，涉及環(huán)節(jié)較多，占資產(chǎn)比重大，存貨放置地點(diǎn)不同，實(shí)物控制不便。由于存貨的這些特點(diǎn)，增加了存貨管理中的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)就是企業(yè)日常經(jīng)營的控制點(diǎn)。企業(yè)對(duì)存貨面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，收集相關(guān)信息，采用定量與定性相結(jié)合的方法，進(jìn)行識(shí)別；對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)采用科學(xué)的方法進(jìn)行分析，確定主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)就是企業(yè)日常經(jīng)營的控制點(diǎn)；對(duì)分析出的重點(diǎn)控制風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合企業(yè)的具體情況，確定應(yīng)對(duì)策略。

（三）充分考慮企業(yè)具體情況

內(nèi)部控制涉及范圍大，內(nèi)容多，人員多，應(yīng)充分考慮企業(yè)的具體情況，制定出切實(shí)可行的存貨內(nèi)控制度。針對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)崗位，建立崗位責(zé)任制，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。

（四）理清關(guān)鍵控制點(diǎn)

企業(yè)存貨涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，多個(gè)部門，對(duì)存貨業(yè)務(wù)運(yùn)用流程圖法，列表法等進(jìn)行全面梳理，理清各個(gè)環(huán)節(jié)，找出關(guān)鍵控制點(diǎn)，與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)相結(jié)合，設(shè)計(jì)出存貨內(nèi)部控制。存貨關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有采購，驗(yàn)收，倉儲(chǔ)，發(fā)出，盤點(diǎn)。采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有采購計(jì)劃，請購，確定供應(yīng)商，訂立采購合同，供應(yīng)過程管理。驗(yàn)收環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收程序，驗(yàn)收記錄。倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有設(shè)立存放區(qū)域，保管方法，接觸存貨人員授權(quán)，建立臺(tái)賬，信息化系統(tǒng)。發(fā)出環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有領(lǐng)用審批，消耗定額，銷售單，存貨計(jì)價(jià)。盤點(diǎn)環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有盤點(diǎn)流程，盤點(diǎn)方法，盤點(diǎn)報(bào)告。

三、具體設(shè)計(jì)措施

（一）采購環(huán)節(jié)

生產(chǎn)計(jì)劃部門可根據(jù)銷售預(yù)測、庫存情況，制訂采購計(jì)劃，經(jīng)過審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。由存貨具體使用人提出申請，填制請購單，計(jì)劃內(nèi)的采購，嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)度由采購部執(zhí)行，對(duì)于零星物資，經(jīng)部門主管審批，財(cái)務(wù)部門同意后，由采購部直接執(zhí)行，對(duì)于緊急需求可辦理特批手續(xù)執(zhí)行。采購部門根據(jù)收到的請購單，編制訂購單，并連續(xù)編號(hào)。企業(yè)評(píng)估小組對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估時(shí)可從信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、經(jīng)營狀況進(jìn)行，確定供應(yīng)商名單，建立供應(yīng)商信息庫，建立長期合作關(guān)系，爭取價(jià)格及付款方面的優(yōu)惠，不可由采購部門、請購部門直接確定。對(duì)重大采購項(xiàng)目企業(yè)可采用公開招投標(biāo)的形式進(jìn)行。根據(jù)批準(zhǔn)的訂購單，及時(shí)與符合條件的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的采購合同，對(duì)簽訂的重大采購合同，要組織技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律相關(guān)人員共同參與評(píng)審。采購合同履行過程中，采取跟蹤制度，獲取供貨質(zhì)量、價(jià)格、及時(shí)性、出現(xiàn)異議的解決信息，對(duì)供應(yīng)商適時(shí)評(píng)估，完善供應(yīng)商信息庫。

（二）驗(yàn)收環(huán)節(jié)

存貨驗(yàn)收是按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收程序進(jìn)行。外購存貨首先檢查采購合同、收料單、供貨企業(yè)提供的材料證明、合格證、運(yùn)單、提供通知單等原始單據(jù)與收到的貨物是否相符，其次，檢查實(shí)際交貨期與訂購單中的交貨日期是否一致，再者，對(duì)收到的貨物進(jìn)行數(shù)量、技術(shù)規(guī)格復(fù)核和質(zhì)量檢驗(yàn)，最后，對(duì)于經(jīng)驗(yàn)收合格的貨物辦理入庫手續(xù)。對(duì)于不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)辦理退貨、換貨或索賠。驗(yàn)收部門建立臺(tái)賬，做好驗(yàn)收記錄。

（三）倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)

設(shè)立倉儲(chǔ)區(qū)域，對(duì)接觸存貨人員授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸存貨，建立存貨明細(xì)賬，根據(jù)入庫單、出庫單、退庫單分別登記供貨單位、領(lǐng)用單位、出入庫日期、出入庫數(shù)量、存放地點(diǎn)等祥細(xì)信息，按照存貨的儲(chǔ)存條件進(jìn)行儲(chǔ)存，經(jīng)常巡查存貨狀況，安裝攝像頭監(jiān)管存貨，用ERP系統(tǒng)對(duì)存貨實(shí)施適時(shí)管理。與財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收部門、領(lǐng)用部門建立定期對(duì)賬制度。

（四）發(fā)出環(huán)節(jié)

存貨發(fā)出分兩種情況：一是生產(chǎn)領(lǐng)用，二是銷售出庫。

對(duì)于生產(chǎn)領(lǐng)用，制訂消耗定額，按照定額和計(jì)劃實(shí)施雙重控制，生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)需要填寫一式多聯(lián)的出庫單，由部門領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)部按照定額、計(jì)劃、庫存情況審批，經(jīng)批準(zhǔn)的出庫單交給倉儲(chǔ)部門，倉儲(chǔ)部門審核無誤后，嚴(yán)格按照出庫單上的內(nèi)容發(fā)料，當(dāng)面點(diǎn)清，領(lǐng)料人辦理簽字手續(xù)，將出庫單分別傳遞給生產(chǎn)，財(cái)務(wù)部門，登記臺(tái)賬，對(duì)于超出定額或計(jì)劃的領(lǐng)料，應(yīng)經(jīng)過更高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)特批，否則不預(yù)發(fā)料。

對(duì)于銷售出庫，銷售部門根據(jù)銷售合同、訂貨單、銷售發(fā)票或賒銷審批單編制銷售通知單，銷售通知單由特別授權(quán)人員簽字審批，倉儲(chǔ)部門收到銷售通知單后，審核手續(xù)是否齊全，關(guān)注銷售的真實(shí)性，審核后按照銷售通知單內(nèi)容填寫出庫單，發(fā)貨，當(dāng)面點(diǎn)清，經(jīng)辦人簽字，將出庫單分別傳遞給銷售部門，財(cái)務(wù)部門，登記臺(tái)賬。

結(jié)合單位的實(shí)際情況，選擇符合單位情況的存貨發(fā)出計(jì)價(jià)方法。

（五）盤點(diǎn)環(huán)節(jié)

企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)于每年年度終了開展全面的存貨清查。成立盤點(diǎn)小組，制定合理的存貨盤點(diǎn)計(jì)劃，確定合理的盤點(diǎn)流程，倉儲(chǔ)部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等共同參與，合理安排相關(guān)人員，使用科學(xué)的盤點(diǎn)方法，關(guān)注存貨的完整性，存貨的狀況，做好盤點(diǎn)記錄，編制盤點(diǎn)表，對(duì)賬實(shí)不符問題，查清原因，經(jīng)批準(zhǔn)后處理。

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