工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理探究

李培強(qiáng)

摘 要：工人文化宮的檔案管理工作至關(guān)重要，在信息時(shí)代下，有必要探討一下工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理之間的關(guān)系，工人文化宮應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時(shí)代的趨勢(shì)，明確電子檔案管理的必要性和重要性，逐步提升電子檔案管理水平，以此來(lái)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮好工人文化宮檔案的重要作用?；诖?，本文簡(jiǎn)要分析工人文化宮傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理的區(qū)別、聯(lián)系及對(duì)策，旨在為相關(guān)工人文化宮檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：工人文化宮；傳統(tǒng)檔案；電子檔案；管理

一、引言

文化工作是中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)的重要工作，工人文化宮是工會(huì)所屬的重要公益性群眾文化事業(yè)單位，是公共文化體系的關(guān)鍵組成部分，是精神文明建設(shè)的重要陣地，在我國(guó)文化事業(yè)的建設(shè)上有著舉足輕重的作用。工人文化宮檔案中承載著重要的社會(huì)文化資源，是文化教育的重要載體，由此，應(yīng)當(dāng)做好工人文化宮檔案管理工作。在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的管理是檔案管理發(fā)展的重要趨勢(shì)。

二、傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理之間的區(qū)別與聯(lián)系

（1）管理理念方面

相較于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理在管理思想和管理理念方面有一定的轉(zhuǎn)變，例如前端控制思想等。在傳統(tǒng)檔案管理中，事先形成檔案資料然后再進(jìn)行管理，而電子檔案管理中則可以將檔案生成和檔案管理工作同步進(jìn)行。在管理意識(shí)方面，電子檔案管理可以減少資料的人為流失，因此遵循的是一種后保管意識(shí)。

（2）管理方法方面

從管理方法上來(lái)看，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)和網(wǎng)路技術(shù)來(lái)進(jìn)行管理。此外，管理模式也從單套制度轉(zhuǎn)變?yōu)殡p套制度，不僅對(duì)工人文化宮原始的檔案資料進(jìn)行管理，同時(shí)也可以電子檔案的方式在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，這使得工人文化宮的電子檔案管理在檢索、整理及利用方面要更加便捷。

（3）管理原理方面

從管理原理方面來(lái)看，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的繼承和發(fā)展，例如工人文化宮宗卷的分類，雖然在電子檔案管理方式下進(jìn)行了一些細(xì)微調(diào)整，但總體原則并沒(méi)有發(fā)生變化。

三、電子檔案管理優(yōu)勢(shì)分析

（1）電子檔案管理能夠有效節(jié)約占用的空間，工人文化宮檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，涉及到的內(nèi)容非常之多，例如工會(huì)檔案、職工檔案、工人文化宮活動(dòng)檔案等等。電子檔案整齊以磁盤、移動(dòng)硬盤等為存儲(chǔ)介質(zhì)，有著信息容納量大、傳輸速度快等優(yōu)勢(shì)，而且能夠極大地節(jié)省檔案占用的空間。

（2）電子檔案管理能夠提高工作效率，工人文化宮檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜，在電子檔案管理模式下，能夠充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，管理人員只需通過(guò)簡(jiǎn)單的操作就能夠查詢和利用檔案，打破了傳統(tǒng)手工編目、查詢的局限性，能夠大大減輕管理人員的工作量，讓文化館檔案管理人員從繁重的信息收集和編撰工作中解放出來(lái)，從而有效地提升工作效率，對(duì)于促進(jìn)工人文化館檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展也有著積極的意義。

四、升工人文化宮電子檔案管理的對(duì)策

（1）做好電子文件的收集和積累工作

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)所在，也是其他各項(xiàng)工作得以展開的根本保障，其對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)的影響很大，例如工會(huì)歷史檔案、工會(huì)業(yè)務(wù)檔案等的管理都是以檔案收集為基礎(chǔ)，基于此進(jìn)行更好的開發(fā)和利用。而對(duì)于工人文化宮電子檔案管理來(lái)說(shuō)，也應(yīng)當(dāng)以電子文件的收集為基礎(chǔ)，就像各種表格、PPT、圖片、音頻、視頻。例如對(duì)工人文化宮活動(dòng)舉辦電子文件的收集，對(duì)工人文化宮歷史電子檔案的收集等，但需要注意的是，電子文件的收集方法、積累范圍及收集要求等相對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)有著明顯的差別，例如對(duì)于工人文化宮活動(dòng)草稿文件來(lái)說(shuō)，它是不具備正是文件的功能的，因此在收集的過(guò)程中可以不予保留。

（2）歸檔管理

對(duì)于工人文化宮電子文件歸檔來(lái)說(shuō)，主要指的是對(duì)需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行整理，確定其檔案屬性，然后從存儲(chǔ)器上拷貝或刻錄到相關(guān)的存儲(chǔ)媒體上，以便長(zhǎng)期保存。

工人文化宮電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的電子文件的不同產(chǎn)生條件來(lái)確定其歸檔方法，如果工人文化宮有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，則記錄歸檔表示或者轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)即可完成歸檔工作，如果工人文化宮電子文件在存儲(chǔ)載體上進(jìn)行傳遞，則需要進(jìn)行輔助和認(rèn)證工作，并與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。具體來(lái)說(shuō)，工人文化宮電子檔案歸檔應(yīng)該遵循以下兩個(gè)要求：

首先，應(yīng)當(dāng)以一年的時(shí)間為期限將工人文化宮電子文件刻錄到存儲(chǔ)載體上，例如光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等，以此來(lái)方便日后的查詢和利用。對(duì)于網(wǎng)路上的工人文化宮業(yè)務(wù)相關(guān)電子文件，例如開展的活動(dòng)記錄、各級(jí)文化館的資源記錄、職工的培訓(xùn)檔案等，為應(yīng)對(duì)一些檢查或者突發(fā)事件，需要在網(wǎng)上進(jìn)行一個(gè)備份工作，從網(wǎng)絡(luò)安全的角度來(lái)說(shuō)，源文件和備份后的文件不能在同一服務(wù)器上存儲(chǔ)。

第二，從數(shù)量方面來(lái)看，為了保證工人文化宮電子文件的真實(shí)可靠，方便日后的利用，應(yīng)當(dāng)建立起兩個(gè)版本，并且兩個(gè)版本并行不悖，一個(gè)版本由工人文化宮檔案管理部門進(jìn)行保管，另一個(gè)版本則由工人文化宮的業(yè)務(wù)部門保管，與此同時(shí)，歸檔的電子文件格式應(yīng)當(dāng)采用一些常用的便于操作的格式，例如文檔采用TXT、DOC等格式，圖片采用JPG等格式，音頻采用MP3、WMA等格式，視頻采用AVI、RMVB等格式，盡量避免采用PDF、CAJ、HTML等格式。

（3）完善電子檔案管理檢查審核制度

在工人文化宮電子檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)積極完善相關(guān)的檢查審核制度，定期對(duì)工人文化宮文書及檔案部門進(jìn)行一個(gè)管理和檢查，檢查工人文化宮檔案管理工作是否做到位，檢查檔案文件管理的完整性，是否符合歸檔的要求等，著手建立一個(gè)切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)工作到位、效果突出的予以嘉獎(jiǎng)；對(duì)工作懈怠、成效甚微的加以懲罰，通過(guò)人為地施加外力來(lái)提高檔案管理人員的工作積極性和工作熱情，同時(shí)，亦能以此提升工人文化宮檔案管理工作的全面性和規(guī)范性。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工人文化宮檔案管理工作有著一定的特殊性，其涉及到的內(nèi)容比較多，不僅要管理工人文化宮的活動(dòng)檔案，還要管理職工檔案和工會(huì)檔案，相較于傳統(tǒng)的檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理能夠提升工人文化宮檔案管理效率和質(zhì)量，節(jié)約空間，因此工人文化宮檔案管理部門應(yīng)當(dāng)努力做好電子檔案的管理工作。

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（作者單位：高密市工人文化宮）