園林工程檔案管理存在的問題及對策

蘆珊

摘 要：作為園林工程驗收和后期管理環(huán)節(jié)安全運行的重要文件，園林工程檔案的質(zhì)量逐漸被越來越多的管理人員和工程技術(shù)人員所重視。本文就園林工程檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題進(jìn)行分析，提出了園林工程檔案管理應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：園林工程；資料歸檔；存在問題；對策

“園林工程檔案”,是指按一定原則分類、組卷并移交城建檔案部門的園林工程建設(shè)信息資料和歷史紀(jì)錄,包括基建資料、監(jiān)理資料、工程物資資料、施工資料等整個工程完整的歷史信息。園林工程檔案資料既是園林工程的基礎(chǔ)資料，也是用戶使用園林建筑產(chǎn)品的依據(jù)，以及建筑產(chǎn)品出現(xiàn)工程質(zhì)量、造價爭議時仲裁、訴訟的證據(jù)。

1.園林工程檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

從目前園林工程建設(shè)竣工資料的產(chǎn)生、整理和歸檔現(xiàn)狀來看，在檔案的形成過程中還存在諸多問題，有時致使工程甚至無法按期進(jìn)行驗收，給相關(guān)工作帶來不少困難，給工程建設(shè)留下了隱患，也影響了工程資料的歸檔質(zhì)量。園林工程檔案管理存在的問題具體表現(xiàn)為:

1.1工程驗收簽證不齊全，代簽現(xiàn)象較嚴(yán)重。

隨著園林工程施工進(jìn)度的需要，為了滿足進(jìn)度要求，部分工程沒有按照國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在進(jìn)行施工現(xiàn)場驗收后辦理書面簽字；部分園林工程的竣工報告、質(zhì)量保證資料里缺少意見簽署，或者對意見簽署隨意進(jìn)行涂改，降低了工程資料的使用價值和原始檔案資料的可信度；還有的是在驗收小組解散后補簽或者是代簽，為后期管理工作埋下了隱患。

1.2園林工程管理文件不規(guī)范。

有的單位疏于資料管理，由于園林工程空間和時間變換交叉，管理不當(dāng)，造成原始文件丟失。還有一些比較重要的園林工程資料，在使用時僅有復(fù)印件，違背了“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的工程檔案基本要求。另外，個別單位專業(yè)技術(shù)人員更換頻繁，資料移交時把關(guān)不嚴(yán)，造成了園林工程檔案資料的遺失。

1.3園林工程檔案資料格式不規(guī)范。

有的園林工程在施工中使用的資料格式不規(guī)范，版式、紙型、字體和頁邊距千差萬別；書寫和簽注有用鉛筆的，有用圓珠筆的，有用復(fù)寫紙的，有用墨水的，形形色色，五花八門。這些不規(guī)范格式不僅與工程資料歸檔要求不符，而且不利于檔案資料的長期保存，同時也不便于案卷的裝訂工作順利開展。

1.4園林工程圖紙編制不規(guī)范。

有些園林工程施工單位由于技術(shù)力量薄弱，沒能按照要求進(jìn)行園林施工圖紙的編制。在工程圖紙的形成過程中，有的是使用計算機圖的復(fù)印件，有的是使用舊的施工圖改制，但是在此過程中往往會出現(xiàn)圖紙編制不當(dāng)?shù)姆N種現(xiàn)象，不僅不符合園林工程圖紙編制要求，也給施工后期管理和存檔規(guī)范性工作帶來影響。

2.園林工程檔案資料管理問題分析

2.1部分工程檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升

部分工程管理人員，工程技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人對工程建設(shè)檔案管理的意識比較薄弱，尤其是園林主管部門的領(lǐng)導(dǎo)對工程檔案的管理重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為資料管理是可有可無的，導(dǎo)致重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。部分工程檔案管理人員對工程資料編制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、基本建設(shè)檔案管理規(guī)定學(xué)習(xí)不夠扎實深入，缺乏專業(yè)的園林施工方面知識，對資料歸檔的概念認(rèn)識不清，造成部分園林施工單位檔案管理中的被動和混亂。

2.2缺乏必要的檔案管理體系建設(shè)

有的園林工程項目參建單位多，所用表格五花八門，加上不同施工單位各自的資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，技術(shù)力量差異較大，造成園林工程施工過程中產(chǎn)生的各類應(yīng)歸檔的文件不規(guī)范，資料質(zhì)量不高。很多園林工程建設(shè)單位缺乏質(zhì)量管理體系建設(shè)力度，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施，對園林工程檔案管理重視不夠，對園林工程施工單位資料規(guī)范的要求不夠深入，缺少知道和監(jiān)督，致使一些施工單位在園林工程資料管理方面無所適從。

3.園林工程檔案管理應(yīng)對策略

3.1建立和完善園林工程檔案管理制度

首先是高度重視和加強園林工程檔案資料的基本知識宣傳和教育，對園林工程施工單位技術(shù)人員、管理人員、監(jiān)理人員分期分批、有計劃地進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識和施工資料管理基本要求進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使園林工程項目一開始就用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來嚴(yán)格要求，杜絕園林施工過程中不規(guī)范的原始資料和文件出現(xiàn)；使園林工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員、項目管理人員、檔案管理人員都能夠熟知檔案業(yè)務(wù)，確保園林工程檔案資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范、真實、可靠。

3.2關(guān)注園林工程檔案管理的步驟和細(xì)節(jié)控制

當(dāng)前園林工程建設(shè)項目的管理模式大多實行項目法人負(fù)責(zé)制，所以關(guān)注園林工程檔案管理的步驟和細(xì)節(jié)控制，從園林工程項目立項就開始關(guān)注對園林工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員的要求和對各階段文件資料的收集、整理和歸檔管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督；在管理中要注重在園林工程施工資料管理的全過程中，對園林工程施工過程與竣工資料整理過程落實好同步控制。

3.3 強化歸檔資料的真實完整

園林工程項目參建單位的工程技術(shù)人員和相關(guān)管理人員要切實負(fù)起責(zé)任，杜絕為了完成施工任務(wù)而后補資料的現(xiàn)象，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，以免園林施工與資料整理兩張皮，建立過程控制獎罰制度，對各施工單位的資料的準(zhǔn)確性、完整性、同步性、規(guī)范性、真實性加強檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時處理。

4.結(jié)語

園林工程檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及各個專業(yè)技術(shù)部門，只有不斷加強管理水平，才能保證形成一流的園林工程檔案資料。

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