你所不知道的POWerPoint

佘友軍

摘要：演講者會因為對稿子不是很熟悉而手忙腳亂，文章以Windows XP系統(tǒng)下的PowerPoint2010環(huán)境為例，較詳細地闡述了演講者視圖的使用過程。

關(guān)鍵詞：PowerPoint；演講者視圖；媒體處理和集成

中圖分類號：TP317文獻標識碼：A文章編號：1673-8454(2011)22-0047-02

筆者曾經(jīng)做過一個講座，因為對稿子不是很熟悉，在手拿著稿子念的同時為了體現(xiàn)不是在照本宣科，需要花費一定的時間看看臺下的觀眾，中間還得抽空點擊鼠標，控制幻燈片的播放，真是忙得夠嗆。事實上，PPT當中就有專門的功能可以解決相關(guān)問題，可惜大多數(shù)人都不知道。演講者視圖就是為了幫助演講者而開發(fā)的，在演講者視圖下，演講者筆記本上的畫面和大屏幕上展現(xiàn)的畫面不一樣，圖1顯示的是演講者筆記本上看到的圖，而觀眾在大屏幕上只能看到中間的區(qū)域。

演講者視圖中提供了很多演講的相關(guān)信息，比如當前幻燈片的張數(shù)、演講已經(jīng)進行的時間、當前的系統(tǒng)時間。這些信息方便演講者查看，及時調(diào)整演講的速度。演講者視圖的下方提供了幻燈片的縮略圖，可任意單擊它們在幻燈片之間的導航而無需制作鏈接。

在右側(cè)顯示的內(nèi)容相當有用，這里可以放置當前幻燈片的描述，相當于是我們的忘詞提示器，大家都知道電視臺的主持人喜歡用的提示器，提示器一般安裝在演講者的前上方，顯示演講者將要說的內(nèi)容，而觀眾是看不到提示器的。

通過使用幻燈片的備注功能，可以將提示器帶入到我們的幻燈片。通過縮放按鈕可以調(diào)大字體，便于閱讀。這里的備注其實變成了提示器，這樣無需稿件我們也可以滔滔不絕，底下的觀眾肯定會想：這個家伙可真夠厲害的，講了這么多都不要稿子。其實咱們是用過稿子的，只不過觀眾看不到而已。

下面讓我們來開啟演講者視圖：

首先確保投影儀已經(jīng)正確接在電腦上，然后打開多顯示器支持。

在xP系統(tǒng)中需要在桌面右擊，選擇“屬性”，打開“顯示屬性”對話框，進入“設置”選項卡。在這里列出了兩個顯示器圖標，單擊代表演示者的監(jiān)視器的圖標(通常為監(jiān)視器1)，然后選中“使用該設備作為主監(jiān)視器”復選框。如果這個選項處于不可選中狀態(tài)，說明該監(jiān)視器已經(jīng)被指定為主監(jiān)視器。

單擊代表觀眾監(jiān)視器的圖標(通常為監(jiān)視器2)，然后選中“將Windows桌面擴展到該監(jiān)視器上”。

下面我們回到PPT中去，選擇“幻燈片放映”菜單下的“設置幻燈片放映”按鈕，在彈出的窗口中找到“幻燈片放映顯示于”選項，在下拉列表中設置將演示文稿在哪個顯示設備上進行放映(通常為監(jiān)視器2)，再選中“顯示演示者視圖”選項，單擊“確定”。

按“F5”鍵開始進行演示，此時在演示者屏幕上出現(xiàn)的是有備注提示的“演示者視圖”，在大屏幕上顯示的則是常規(guī)幻燈片的內(nèi)容。

一、使用PPT最多的兩個問題：字體丟失和視頻丟失

當我們將PFF文件從一臺電腦拷貝到展示用的電腦，常常會發(fā)現(xiàn)原先設置好的字體變得很難看，或者插入的視頻沒了，無法播放。

這是因為字體信息和視頻文件是獨立在PPT文件之外的，如果我們僅僅拷貝了PPT文件，字體和視頻當然無法正常顯示。解決的方法通常是將需要用到的字體文件和視頻文件一并拷貝，字體文件一般位于Windows目錄下的fonts子文件夾中，將用到的字體從這里拷貝出來，然后復制到展示用的筆記本的同樣位置。視頻文件通常與PPT文件放置在同一個位置，不過操作較為麻煩，現(xiàn)在有一個更好的解決方法，那就是將相關(guān)的字體和視頻文件嵌入到PPT文件中去，這樣，只需要拷貝單獨PPT文件就可以了。演講者就可以將更多的精力放在如何演講、如何吸引觀眾的興趣上去。

二、嵌入字體的方法

點擊“文件”菜單下的“選項”命令，打開選項對話框，在列表中選擇“保存”，選中“將字體嵌入文件”選項，下方提供了兩種嵌入的方式，選擇“僅嵌入演示文稿中使用的字符”，可以減小文件的尺寸，但是如果移動到其它計算機編輯的時候出現(xiàn)了新字，那么新出現(xiàn)字的字體無法顯示。選擇“嵌入所有字符”會增大文件的尺寸，但是方便編輯。(見圖2)

三、嵌入視頻的方法

在新版本的PPT中，選擇“插入”菜單下的“視頻”命令，插入的視頻文件將會嵌入PPT文件中，拷貝的時候僅需要拷貝PPT文件，不需要再單獨復制視頻文件。但是帶來的問題是文件尺寸的瘋狂增加，如果仍然希望視頻文件獨立在PPT文件之外，那么可以在“插入視頻”窗口中的“插入”按鈕右側(cè)的黑色三角形按鈕，選擇“鏈接到文件”。

四、裁剪視頻

一位教師曾經(jīng)要在縣里上一節(jié)公開課，找了一段視頻讓筆者裁剪掉前面的一段，在班上上過一遍后，聽課的教師又建議恢復前面的一部分，于是又送到筆者這邊來裁剪一遍，如此反復了幾次?，F(xiàn)在情況好了，PowerPoint 2010本身就具有視頻的裁剪功能。

首先選中需要裁減的視頻對象，單擊“播放”菜單下的“裁剪視頻”按鈕，打開如圖3所示的對話框。

在這里設置視頻的開始時間和結(jié)束時間，以此達到剪裁視頻的目的。PPT中的剪裁并沒有將其余內(nèi)容去掉，而是保留在視頻中，只不過播放的時候從指定的位置開始，這就便于以后進行修改。

五、幾個快捷鍵

比如，在上課前屏幕上顯示的是課件的封面，開始上課的時候，我們需要去掉屏幕上的內(nèi)容，以使學生的注意力集中到教師那邊。較為常見的方法是創(chuàng)建一張空白的幻燈片，不過更方便的方法是直接按B鍵顯示空白的黑色幻燈片，或者按w鍵顯示空白的白色幻燈片。其中B和W分別是黑色和白色的英文單詞第一個字母。

在PPT中轉(zhuǎn)到某一張幻燈片，除了使用右鍵菜單外，還有一個更加簡單的方法，按幻燈片的編號+回車鍵，比如，現(xiàn)在要跳轉(zhuǎn)到第8張幻燈片，可以在播放狀態(tài)下按8，再按回車鍵。返回第一張幻燈片，除了按1+回車鍵外，還可以同時按左鍵和右鍵兩秒鐘。

結(jié)束語

本文中的內(nèi)容已在WindowsXP系統(tǒng)下的PowerPoint 2010環(huán)境中實現(xiàn)。PPT已經(jīng)擺脫了早期純粹的媒體集成工具的形象，越來越成為媒體處理和集成的中心，今后我們制作多媒體課件，將不再需要使用一些其他的專業(yè)軟件如Photo—shop等，所有的一切都可能在PPT中完成。

(編輯：王天鵬)