淺談醫(yī)院科研檔案的管理

王志陽(yáng) 寧夏醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院科研處,寧夏銀川市 750004

科學(xué)技術(shù)研究檔案(簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案),科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料?？蒲袡n案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄,是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式,是一項(xiàng)重要的信息資源,是國(guó)家的寶貴財(cái)富,必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,以利開(kāi)發(fā)利用?？蒲袡n案工作是科研管理的重要組成部分,是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié),各級(jí)科技管理部門(mén)和有關(guān)單位應(yīng)把科研檔案工作與計(jì)劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合。由于醫(yī)學(xué)科學(xué)研究涉及面廣,包括內(nèi)容多,加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理,注重科研檔案收集,充分發(fā)揮其蘊(yùn)藏價(jià)值,是醫(yī)院科研管理不可忽視的重要環(huán)節(jié)。怎樣使科研檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,現(xiàn)結(jié)合工作實(shí)際,從以下幾個(gè)方面簡(jiǎn)述如何加強(qiáng)醫(yī)院的科研檔案的管理。

1 轉(zhuǎn)變管理思路,明確科研檔案的重要性

科研活動(dòng)是保證并不斷提高醫(yī)療質(zhì)量和培養(yǎng)人才的一項(xiàng)重要手段。任何科技成果的取得,都是研究成果的積累;任何一項(xiàng)科技成果要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,都必須有完整的科研檔案為依據(jù)。在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中如何確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,以利于開(kāi)發(fā)信息,為科研管理和科研活動(dòng)服務(wù),是一個(gè)很重要的問(wèn)題。研究基礎(chǔ)越高,形成檔案后被人們利用的可能性就越大,因此,科研檔案管理不僅可以提供醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)所需要的信息資源,并且能對(duì)成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流有一定的指導(dǎo)作用,而且在醫(yī)學(xué)科研成果產(chǎn)業(yè)化、市場(chǎng)化方面可以創(chuàng)造價(jià)值和實(shí)現(xiàn)科研價(jià)值的轉(zhuǎn)移。搞好醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作首先要轉(zhuǎn)變管理觀念,轉(zhuǎn)變著重研究、輕管理的思想,要使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性。只有這樣才能更好的進(jìn)行科研檔案的管理工作。

收集整理和利用是科研檔案管理的中心工作。收集是科研檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提;利用則是其他工作的目的與向?qū)?是整個(gè)科研檔案科學(xué)管理的歸宿。做好收集工作就是對(duì)醫(yī)院科學(xué)技術(shù)的更好儲(chǔ)備;而為科研活動(dòng)提供更好的利用服務(wù),則可以使科研活動(dòng)避免或少走彎路,提高科研效率和科研成果的價(jià)值。

2 制定和健全醫(yī)院科研檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)有效管理

根據(jù)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定：“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則,根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,建立健全科技檔案工作,建立必要的規(guī)章制度,實(shí)行科學(xué)管理”。可見(jiàn),建立和健全科研檔案管理制度,實(shí)行集中統(tǒng)一管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案有效管理和規(guī)范管理的基本要求和根本保證,也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。建立健全醫(yī)院科研檔案管理的規(guī)章制度,包括文件材料的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等制度,并對(duì)科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,明確醫(yī)院科研管理部門(mén)及檔案管理部門(mén)在檔案管理中的責(zé)任?？蒲袡n案對(duì)科研申報(bào)有借鑒作用,能為科研工作及決策者提供重要的信息依據(jù),因此要明確科研人員和檔案管理部門(mén)各自的職責(zé),建立健全檔案工作制度,推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。重要的是科研管理部門(mén)應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定切實(shí)地把科研檔案管理納入科研管理制度之中,與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合?？蒲泄ぷ骱徒n工作實(shí)行“四同步”管理：下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步;驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步;上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步。

3 注重關(guān)鍵技術(shù)資料的完整性和連續(xù)性,嚴(yán)把歸檔關(guān)

關(guān)鍵技術(shù)資料主要是指科研項(xiàng)目的核心成果,是在科研過(guò)程中解決技術(shù)難點(diǎn)或關(guān)鍵技術(shù)所形成和積累的科技思想、研究方法及科技經(jīng)驗(yàn)等材料。關(guān)鍵技術(shù)資料是醫(yī)院科研檔案中的精華,它對(duì)促進(jìn)醫(yī)療科研水平的提高起著至關(guān)重要的作用。不同的研究課題其形成的關(guān)鍵技術(shù)材料的特征、名稱(chēng)、載體類(lèi)型不同,而且有些還與一般技術(shù)材料交織在一起,如圖紙、照片、文字等。這部分材料數(shù)量雖不多,但其技術(shù)性、保密性強(qiáng),在歸檔時(shí)又很容易被忽略,收集起來(lái)較困難。因此,在收集科研資料時(shí)要認(rèn)真進(jìn)行分類(lèi)和鑒別,嚴(yán)格審查每一項(xiàng)科研項(xiàng)目的歸檔材料,確?？蒲袡n案規(guī)范完整性。此外,還要積極向醫(yī)務(wù)工作者宣傳《檔案法》及科研檔案管理的有關(guān)規(guī)定,不斷提高他們的檔案意識(shí)和法制觀念,以確保關(guān)鍵技術(shù)材料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確。

4 提高檔案和科技管理人員的素質(zhì),主動(dòng)高效地為臨床科研服務(wù)

高素質(zhì)的檔案和科技管理人員,是醫(yī)院科研檔案管理的主力軍。做一個(gè)高素質(zhì)、知識(shí)面寬廣、視野開(kāi)闊的檔案和科技管理人員,必須具有相應(yīng)的理論知識(shí)與管理理念;應(yīng)具有信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和參與意識(shí)?，F(xiàn)代醫(yī)院科研檔案數(shù)量多,內(nèi)容復(fù)雜,載體和記錄方式呈多樣化趨勢(shì),因此,醫(yī)院科研檔案部門(mén)要改進(jìn)檔案存儲(chǔ)和檢索方式,利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù),提高科研檔案的管理水平,充分利用科研檔案資源,更好地滿(mǎn)足醫(yī)院科研事業(yè)日益發(fā)展的需要。

5 參與課題全過(guò)程管理,確保科研檔案質(zhì)量

為保證醫(yī)院科研檔案內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)性,實(shí)現(xiàn)科研課題研究全過(guò)程的檔案管理,確?？蒲袡n案的質(zhì)量,根據(jù)我院科研檔案工作的特點(diǎn),在遵照醫(yī)療科研檔案規(guī)范管理原則基礎(chǔ)上,從以下幾方面確?？蒲袡n案的質(zhì)量。

5.1 立項(xiàng)指導(dǎo) 針對(duì)科研人員對(duì)檔案收集程序不熟悉,在科研立項(xiàng)時(shí),根據(jù)科研設(shè)計(jì)的內(nèi)容,將科研項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容和要求通過(guò)Email或書(shū)面告知給項(xiàng)目的課題負(fù)責(zé)人 ,并對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo),收集該項(xiàng)目所形成的各種文件材料,紙質(zhì)與電子版材料一同送交科研處檔案管理人員歸檔保存,并作為檢查課題進(jìn)展的依據(jù)。

5.2 設(shè)立專(zhuān)卷 將一項(xiàng)科研課題在開(kāi)題準(zhǔn)備階段所產(chǎn)生的大量文件材料,由該課題組負(fù)責(zé)人立卷,以確保課題準(zhǔn)備階段應(yīng)有的文件材料的形成與積累。

5.3 確立科研課題負(fù)責(zé)人歸檔制度 實(shí)行由科研課題負(fù)責(zé)人主持立卷、歸檔責(zé)任制。從課題啟動(dòng),課題負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)科研活動(dòng)過(guò)程中形成的科技文件材料進(jìn)行收集與整理后送交科研處,檔案管理人員做到隨時(shí)收集,隨時(shí)整理,編號(hào)登記,入袋保管,防止丟失。

5.4 嚴(yán)把論文質(zhì)量關(guān) 在論文外投前,作者須先到科研處核查刊物是否為正式出版物;開(kāi)具論文外投推薦信、醫(yī)院科研處蓋章,論文外投完成;論文發(fā)表后,作者將論文原件及復(fù)印件,送交科研處歸檔,將完整的論文材料進(jìn)行整理、編號(hào)入袋保管。

5.5 中期檢查 在科研項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中,科研處檔案員要及時(shí)了解和掌握科研項(xiàng)目進(jìn)展的動(dòng)態(tài),針對(duì)開(kāi)展項(xiàng)目的每一階段應(yīng)形成的原始材料進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正,確保研究活動(dòng)中原始材料形成的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

5.6 參與驗(yàn)收 在科研課題結(jié)題驗(yàn)收前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要將該項(xiàng)目的全部文件材料送科研處審核,檔案員應(yīng)檢查研究實(shí)施的原始資料、實(shí)驗(yàn)記載形成及管理情況、驗(yàn)收研究材料形成的質(zhì)量,檔案不符合要求的科研項(xiàng)目不予結(jié)題驗(yàn)收。

6 經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)

幾年來(lái),通過(guò)對(duì)醫(yī)院科研檔案資料的集中統(tǒng)一管理,做到了為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為各科室醫(yī)療、科研工作服務(wù)。同時(shí),也大大提高了醫(yī)院各部門(mén)對(duì)醫(yī)學(xué)科研檔案的信任度,形成領(lǐng)導(dǎo)重視、科研人員重視、檔案管理人員重視的檔案管理新局面。使醫(yī)院科研人員的科研檔案交的放心,用的可心。從而使科研檔案資料歸檔及時(shí)完整,形成了醫(yī)院科研檔案的集中統(tǒng)一管理和有效利用的良性循環(huán)。

總之,醫(yī)學(xué)科研檔案管理的目的是為了更好地管理和開(kāi)發(fā)利用科研檔案為科研管理和科研活動(dòng)服務(wù),提高臨床醫(yī)療水平,提升醫(yī)院整體素質(zhì)。因此,要把創(chuàng)新作為提高科研檔案管理的切入點(diǎn),用新的理念、新的方法去強(qiáng)化內(nèi)部管理,提高科學(xué)管理機(jī)制,開(kāi)發(fā)利用科研檔案信息,更加有效地為醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展服務(wù)

[1] 國(guó)家科委、國(guó)家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定：1987-03-20[B].

[2] 李海燕,吳志華.充分發(fā)揮科技檔案在科研管理中的作用〔J〕.中華醫(yī)院管理雜志,1999,15(2)：69-71.

[3] 孫玉安,侯桂珍,曲文,等.部分綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析與對(duì)策〔J〕.中國(guó)醫(yī)院管理,1998,19(8)：38-39.

[4] 周桂華,李德興,王蘇.關(guān)于科研院所檔案管理框架的探索〔J〕.中國(guó)檔案,2003,(7)：29-30.

[5] 孫小虹,項(xiàng)濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考〔J〕.中國(guó)醫(yī)院,2007,11(2)：62-64.

[6] 胡桂周,劉瑾.醫(yī)學(xué)科研檔案管理的探討〔J〕.醫(yī)學(xué)信息,2007,20(10)：1785-1788.