淺談醫(yī)院信息化項(xiàng)目的溝通管理

劉春紅

(勝利石油管理局勝利醫(yī)院信息中心，山東東營257055)

淺談醫(yī)院信息化項(xiàng)目的溝通管理

劉春紅

(勝利石油管理局勝利醫(yī)院信息中心，山東東營257055)

有效溝通是項(xiàng)目取得成功的關(guān)鍵因素，然而在醫(yī)院信息化過程中并沒有引起項(xiàng)目干系人的足夠重視，導(dǎo)致出現(xiàn)了許多不必要的問題。本文主要闡述了醫(yī)院信息化建設(shè)中溝通管理的計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告、項(xiàng)目干系人管理等主要過程，以及溝通要有秩序、注意溝通方法、避免溝通障礙等幾個(gè)需要注意的問題。

醫(yī)院信息化 溝通管理 項(xiàng)目

醫(yī)院信息系統(tǒng)是一個(gè)非常復(fù)雜的系統(tǒng)，其中包括HIS、LIS、RIS、PACS、OA等多個(gè)子系統(tǒng)，涉及到醫(yī)院和項(xiàng)目承建商的各級領(lǐng)導(dǎo)層、工作人員，不同專業(yè)背景和性格特點(diǎn)的項(xiàng)目干系人。在醫(yī)院信息系統(tǒng)生命周期的各個(gè)階段，缺乏溝通的現(xiàn)象屢見不鮮。如:有的需求已經(jīng)提過，卻又被再次提出，甚至到系統(tǒng)上線時(shí)仍沒有落實(shí);業(yè)務(wù)人員對基本的操作不能正確掌握，信息科人員一遍又一遍重復(fù)指導(dǎo);管理層做出的決策下屬們不清楚，造成工作上下脫節(jié)等。如何使信息在項(xiàng)目干系人之間無障礙傳遞和反饋，從而使各個(gè)子系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作，是醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)必須解決的關(guān)鍵問題。

1 項(xiàng)目溝通管理的主要過程

1.1 編制溝通計(jì)劃

項(xiàng)目溝通管理的首要工作是確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求;誰需要何種信息，何時(shí)需要以及如何向他們傳遞。在對項(xiàng)目干系人的信息需求進(jìn)行詳細(xì)的分析、評價(jià)、分類后，編寫溝通管理計(jì)劃文件用于指導(dǎo)項(xiàng)目溝通。

1.2 信息分發(fā)

信息分發(fā)是以合適的方式及時(shí)向項(xiàng)目干系人提供所需要的信息，包括實(shí)施溝通管理計(jì)劃以及對突發(fā)的信息需求做出反應(yīng)。及時(shí)有效的分發(fā)項(xiàng)目干系人所需要的信息是項(xiàng)目溝通的關(guān)鍵。

1.3 績效報(bào)告

績效報(bào)告是一個(gè)收集并分發(fā)有關(guān)項(xiàng)目績效信息的動態(tài)過程，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告和預(yù)測。項(xiàng)目干系人通過審查績效報(bào)告，可以隨時(shí)掌握項(xiàng)目的最新動態(tài)和進(jìn)展，分析項(xiàng)目的發(fā)展趨勢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)展過程中存在的問題，以便及時(shí)采取措施。

1.4 項(xiàng)目干系人管理

項(xiàng)目干系人管理就是對項(xiàng)目溝通進(jìn)行管理，以滿足信息需要者的需求并解決項(xiàng)目干系人之間的問題。積極的管理項(xiàng)目干系人，避免了他們之間因?yàn)楫a(chǎn)生強(qiáng)烈矛盾導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)偏離正軌的可能。

2 醫(yī)院信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通需要注意的幾個(gè)方面

2.1 溝通要有秩序

在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中經(jīng)常會出現(xiàn)某病區(qū)提出需求，讓軟件公司按他的要求來做。實(shí)際上從全院來看，并不合理。這就需要建立一種溝通的秩序。從醫(yī)院方面來說，病區(qū)提出的需求在經(jīng)過醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部、信息科等部門組成的項(xiàng)目管理小組討論達(dá)成一致后，方可向軟件公司提出。

2.2 靈活應(yīng)用適當(dāng)?shù)臏贤ǚ椒?/h3>

溝通的方法有很多，有正式溝通和非正式溝通、上行溝通、下行溝通和平行溝通、單向溝通和雙向溝通、書面溝通和口頭溝通、言語溝通和肢體語言等。每種方法都有優(yōu)缺點(diǎn)和適用范圍。

2.3 盡力避免溝通障礙

在實(shí)際工作中，由于項(xiàng)目干系人性格的不同，會造成溝通障礙。比如:有的管理者很強(qiáng)勢，對下屬提出的建議態(tài)度生硬或不予理睬，必然會在上下級之間形成隔閡，對醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)造成不良影響。

3 結(jié)束語

溝通是項(xiàng)目干系人之間傳遞信息的過程，許多專家都認(rèn)為信息系統(tǒng)失敗的重要原因是溝通的失敗。在醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)中加強(qiáng)溝通管理勢在必行。這需要項(xiàng)目干系人從思想上提高對溝通的重視程度和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)，并在工作中逐一落實(shí)溝通管理的每個(gè)過程和方法。

［1］張友生，田俊國，殷建民。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師輔導(dǎo)教程［M］第二版。北京:電子工業(yè)出版社，2008，3:249－255。

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