云南農(nóng)業(yè)大學(xué)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在問題及對(duì)策*

李文榮，李永忠，趙海波，陳 霞

(1.云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 校長辦公室，云南 昆明 650201；2.云南農(nóng)業(yè)大學(xué) 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，云南 昆明 650201)

隨著高等教育體制改革的不斷深化和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，二級(jí)學(xué)院的建立，實(shí)行校院二級(jí)管理成為高校發(fā)展的必然選擇[1]。高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案是指在院系的教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教育研究活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、光盤等教學(xué)文件材料[2]。這些教學(xué)檔案對(duì)二級(jí)學(xué)院以及學(xué)校的發(fā)展都有著重要的作用。近年來，省內(nèi)外高校教學(xué)檔案研究人員就如何加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理做了大量研究，取得了一些成果。鄧?yán)A認(rèn)為，高校教學(xué)檔案管理將逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化[3]。熊躍萍等提出了二級(jí)院系教學(xué)檔案系統(tǒng)數(shù)字化平臺(tái)的構(gòu)想[4]。連紅提出了高校教學(xué)檔案系統(tǒng)開發(fā)集成管理模式[5]。吳偉等強(qiáng)調(diào)，教學(xué)檔案的管理不僅要科學(xué)規(guī)范，引入現(xiàn)代管理理論和方法，還要注重檔案的開發(fā)和利用[6]。荀利波認(rèn)為，高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理工作，必須從二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的歸檔范圍的劃定、管理隊(duì)伍的建設(shè)、管理環(huán)境的改善和管理制度健全完善等方面入手，全面改進(jìn)管理狀況[7]。

這些成果主要針對(duì)二級(jí)學(xué)院展開，有一定局限性。如何將學(xué)校與二級(jí)學(xué)院兩個(gè)層面有機(jī)結(jié)合，同時(shí)使已有研究成果為我所用，強(qiáng)化二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理已成為云南農(nóng)業(yè)大學(xué)需要深入思考的問題。

一、教學(xué)檔案管理重心向二級(jí)學(xué)院下移勢(shì)在必行

教學(xué)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理體制存在諸多缺陷。為解決學(xué)校檔案室?guī)齑媪繃?yán)重不足的困難，方便二級(jí)學(xué)院進(jìn)一步利用和完善教學(xué)檔案，在我校實(shí)行校院兩級(jí)分級(jí)管理，重心向二級(jí)學(xué)院下移勢(shì)在必行。

(一)傳統(tǒng)管理體制不適應(yīng)教學(xué)檔案管理需要

云南農(nóng)業(yè)大學(xué)傳統(tǒng)的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，檔案工作在校長領(lǐng)導(dǎo)下統(tǒng)一管理檔案。因而學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作基本上是由校檔案科獨(dú)自承擔(dān)的，沒有形成一個(gè)完善的管理體系，導(dǎo)致下屬學(xué)院的教學(xué)檔案工作無專人負(fù)責(zé)，分工不明，職責(zé)不清，相互推諉的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，“三納入”、“四同步”制度形同虛設(shè)。

(二)檔案室?guī)齑媪坑邢?/h3>

云南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案室現(xiàn)有檔案庫房6間約200 m2，保管著學(xué)校自1958年以來黨群、行政、教學(xué)、科研、外事、基建、財(cái)會(huì)、出版、照片、產(chǎn)業(yè)開發(fā)十類文書檔案以及干部人事檔案。目前，檔案庫房容量即將飽和，檔案科正在爭(zhēng)取學(xué)校購置檔案柜，收存大量檔案較為困難。另外，隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)生的各類檔案越來越多，尤其是教學(xué)檔案量巨大，要把大量的教學(xué)檔案歸至學(xué)校檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一保管已不現(xiàn)實(shí)，將少量必須要交到學(xué)校檔案室保管的檔案及時(shí)移交，將大量可不移交的教學(xué)檔案由學(xué)院妥善管理可有效改善學(xué)校檔案室?guī)旆坎蛔愕默F(xiàn)狀。

(三)方便學(xué)院利用和完善教學(xué)檔案

云南農(nóng)業(yè)大學(xué)辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大后，設(shè)立的學(xué)院將不斷增多，在實(shí)行教育教學(xué)改革后，多數(shù)管理權(quán)限將下放到學(xué)院。學(xué)院管理自主權(quán)增加后，伴隨著自身改革產(chǎn)生了許多教學(xué)檔案，而這些檔案經(jīng)常應(yīng)用于學(xué)院的教學(xué)管理過程中，如若歸檔至學(xué)校集中統(tǒng)一管理，勢(shì)必給日常教學(xué)管理工作帶來諸多不便。將大量經(jīng)常使用，且可不需交學(xué)校檔案館(室)的教學(xué)檔案由學(xué)院自己進(jìn)行科學(xué)管理，既方便利用，又能不斷加以完善。

二、二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

云南農(nóng)業(yè)大學(xué)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理由于歷史和現(xiàn)實(shí)原因，在管理意識(shí)、管理制度、管理人員、管理?xiàng)l件和管理手段等方面都存在問題。

(一)管理意識(shí)十分薄弱

由于學(xué)校長期以來，教學(xué)檔案的收集主要由教務(wù)處、招生就業(yè)處、學(xué)生處完成，整理由學(xué)校檔案科管理人員進(jìn)行，二級(jí)學(xué)院沒有向?qū)W校檔案室移交檔案。近年來，學(xué)校檔案科加強(qiáng)了對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的收集管理工作，部分學(xué)院開始向?qū)W校檔案室移交教學(xué)檔案，但仍不完整、不系統(tǒng)。在長期不向?qū)W校移交檔案的情況下，大多數(shù)二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和檔案管理人員的管理意識(shí)都十分薄弱。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為教學(xué)檔案的收集、移交工作只在教務(wù)處，學(xué)院無檔案可交；認(rèn)為學(xué)院自己形成的教學(xué)資料主要供學(xué)院自己使用，如何管理、管理好壞是學(xué)院自己的事；重視教學(xué)、科研而忽視對(duì)教學(xué)檔案的管理和領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院教師常常只關(guān)心教學(xué)和科研的事情，至于教學(xué)檔案的收集移交不是自己的責(zé)任，即使按照學(xué)院兼職檔案管理人員要求歸檔也是敷衍塞責(zé)。學(xué)院兼職檔案管理人員由于自己手上的工作較忙，認(rèn)為教學(xué)檔案管理是額外工作，形成“有空做一下，沒空擺一下，用時(shí)理一下”的工作狀態(tài)。

(二)管理制度較難落實(shí)

學(xué)校檔案科在整體層面上制定了大量檔案管理的規(guī)章制度，但針對(duì)二級(jí)學(xué)院制定的制度較少。學(xué)校于2006年制定下發(fā)了《云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)院檔案管理暫行辦法》(校政發(fā)〔2006〕93號(hào)附件一)和《云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)院各門類檔案分類編號(hào)及整理規(guī)范》(校政發(fā)〔2006〕93號(hào)附件二)[8]。這兩個(gè)制度在對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理作出了規(guī)范化要求，力求改變各學(xué)院教學(xué)檔案管理各行其是、雜亂無章的局面。大多數(shù)學(xué)院因各種各樣的原因沒有按規(guī)定執(zhí)行，檔案管理仍然各自為陣、五花八門，實(shí)行校院兩級(jí)教學(xué)檔案規(guī)范化管理成為一句空話。

(三)管理人員疏于管理

學(xué)校17個(gè)二級(jí)學(xué)院中，大多數(shù)教學(xué)檔案管理人員由教學(xué)秘書或綜合辦人員兼任。眾所周知，學(xué)院教學(xué)秘書和綜合辦人員工作瑣碎，尤其是教學(xué)秘書，除了要做好日常教學(xué)管理外，還要組織各級(jí)各類考試等工作，對(duì)于教學(xué)檔案的規(guī)范化管理常常是心有余而力不足。在應(yīng)付工作、交差了事的思想指導(dǎo)下，如學(xué)生畢業(yè)合影照、教師編著教材等必須移交學(xué)校檔案室的檔案不交，應(yīng)為學(xué)院收集保管的材料不收或收得不全等等現(xiàn)象隨之產(chǎn)生；對(duì)于教學(xué)檔案的收集、保管、利用不及時(shí)、不規(guī)范、不充分；出現(xiàn)試卷、成績隨意擺放、歸檔錯(cuò)位或遺失現(xiàn)象；也出現(xiàn)對(duì)于學(xué)院發(fā)展起著重要作用的一些文件(如上級(jí)下發(fā)有關(guān)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的批準(zhǔn)公文等)私自存放個(gè)人手中，不及時(shí)移交學(xué)校檔案室導(dǎo)致丟失，用時(shí)無處查找的情況，給檔案管理造成無法彌補(bǔ)損失。

(四)管理?xiàng)l件參差不齊

管理?xiàng)l件是決定教學(xué)檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要因素。為了提高教學(xué)檔案管理質(zhì)量，云南部分高校，如昆明理工大學(xué)已為二級(jí)學(xué)院配備了標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)檔案管理庫房和專兼職檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化管理。而云南農(nóng)業(yè)大學(xué)對(duì)學(xué)院教學(xué)檔案管理投入不足，沒有為學(xué)院配備專門存放教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化庫房。多數(shù)學(xué)院將檔案存放在學(xué)院教學(xué)秘書辦公的場(chǎng)所，由教學(xué)秘書兼管。且學(xué)院教學(xué)秘書辦公室需經(jīng)常面對(duì)教師和學(xué)生，人員你來我往，教學(xué)檔案管理環(huán)境較差，根本不可能按照檔案管理要求進(jìn)行管理，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案管理質(zhì)量。

(五)管理手段較為單一

學(xué)院教學(xué)檔案管理由于缺少人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所，導(dǎo)致管理手段較為單一，即大多數(shù)學(xué)院教學(xué)檔案仍然以紙質(zhì)文檔為主，以手工管理為主。在檔案收集方面，重視對(duì)紙質(zhì)文件、學(xué)生材料的收集，忽視對(duì)電子材料、聲像資料及教師個(gè)性材料的收集；在檔案整理方面，基本是按照兼職檔案管理人員的工作習(xí)慣整理，沒有按學(xué)校規(guī)范要求進(jìn)行，整理不系統(tǒng)、不完整，且很少編目，更談不上制作檢索目錄；在檔案保管方面，沒有專門的保管庫房，有的學(xué)院沒有充足的鐵皮柜，有的學(xué)院保管人員隨意處置教學(xué)檔案的情況時(shí)有發(fā)生，多數(shù)學(xué)院沒有利用信息化管理手段；在檔案利用方面，檔案查找主要靠人工進(jìn)行，沒有檔案管理系統(tǒng)輔助，檔案編研利用更是無從談起。

三、加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的對(duì)策

云南農(nóng)業(yè)大學(xué)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在諸多問題，這些問題如不引起高度重視，長此以往，將為今后檔案的管理和利用帶來許多不可彌補(bǔ)的損失和缺憾。為實(shí)現(xiàn)校院兩級(jí)教學(xué)檔案規(guī)范化管理，針對(duì)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面采取相應(yīng)對(duì)策：

(一)強(qiáng)化管理意識(shí)[9]

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，從學(xué)院長遠(yuǎn)發(fā)展和人才培養(yǎng)的高度加強(qiáng)對(duì)學(xué)院檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把教學(xué)檔案管理工作列入重要工作議事日程，在人、財(cái)、物方面予以支持。學(xué)院教學(xué)檔案專兼職管理人員要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，自覺學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和檔案管理知識(shí)，積極主動(dòng)承擔(dān)起教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等繁重任務(wù)，努力為學(xué)院的教育教學(xué)和科研服務(wù)；學(xué)院教職工要強(qiáng)化檔案歸檔意識(shí)，養(yǎng)成在工作過程中隨時(shí)積累檔案資料并及時(shí)歸檔的好習(xí)慣，為學(xué)院完整、全面收集教學(xué)檔案作出貢獻(xiàn)。

(二)健全管理制度

一方面，學(xué)院教學(xué)檔案管理需要學(xué)校層面繼續(xù)制定具有前瞻性的管理制度進(jìn)行規(guī)范管理。學(xué)校制定的《云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)院檔案管理暫行辦法》和《云南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)院各門類檔案分類編號(hào)及整理規(guī)范》，已就教學(xué)檔案的收集、整理、保護(hù)、管理和利用等方面制定全校統(tǒng)一的規(guī)范和要求，學(xué)校還需制定校院兩級(jí)教學(xué)管理制度，明確學(xué)校和學(xué)院各自管理的范圍和內(nèi)容，避免各個(gè)學(xué)院分別制定不同的管理制度，導(dǎo)致管理五花八門。另一方面，學(xué)院教學(xué)檔案管理更需要學(xué)院有符合學(xué)院自身的制度作保證。這些制度應(yīng)對(duì)學(xué)校層面上的制度進(jìn)行細(xì)化、強(qiáng)化，主要在人、財(cái)、物的保障上，以及檢查、獎(jiǎng)懲制度上建立行之有效的管理制度。實(shí)行“三納入”、“四同步”管理[10]?！叭{入”：納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃；納入教學(xué)管理制度；納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)職，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。教學(xué)檔案管理要做到“四同步”，即：下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；考評(píng)教學(xué)管理與考評(píng)教學(xué)檔案管理工作同步。

(三)充實(shí)管理人員

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理多由學(xué)院綜合辦人員或教學(xué)秘書兼任。由于綜合辦人員或教學(xué)秘書工作任務(wù)重，待遇低，人員流動(dòng)頻繁，造成教學(xué)檔案管理業(yè)務(wù)比較生疏。因此，學(xué)院要爭(zhēng)取安排專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，不能安排專人的則要保持兼職管理人員的相對(duì)穩(wěn)定[7]。這就要求學(xué)院：一要不斷提高專兼職檔案管理人員的職稱和待遇，努力改善其辦公條件和環(huán)境；二要為專兼職管理人員提供深造、培訓(xùn)和提高的機(jī)會(huì)；三要鼓勵(lì)專兼職教學(xué)檔案管理人員向省內(nèi)兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。只是管理人員心安了，業(yè)務(wù)素質(zhì)提高了，教學(xué)檔案管理才能持續(xù)健康發(fā)展。

(四)改善管理?xiàng)l件

目前，所有學(xué)院或因不夠重視、或因經(jīng)費(fèi)不足、或因用房緊張，均未按照檔案管理“八防”要求設(shè)立專用教學(xué)檔案管理庫房。這對(duì)教學(xué)檔案的管理極為不利。從長遠(yuǎn)來看，需要學(xué)校投入經(jīng)費(fèi)，為各個(gè)學(xué)院建設(shè)檔案分室，規(guī)范管理檔案，但就學(xué)校財(cái)力和各學(xué)院實(shí)際情況而言還無暇顧及。因此，權(quán)宜之計(jì)是學(xué)院為兼管教學(xué)檔案的學(xué)院教學(xué)秘書安排專門辦公室，對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行集中管理，既方便利用，又可減少因進(jìn)出辦公室人員雜亂帶來的干擾。與此同時(shí)，學(xué)院要逐年投入經(jīng)費(fèi)，購置存放教學(xué)檔案的檔案柜、檔案盒，配備管理檔案的專用計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，努力改善檔案管理?xiàng)l件。

(五)豐富管理手段

現(xiàn)代化管理手段可以提高檔案收集、整理、保管及利用的工作質(zhì)量和效率。這就要求教學(xué)檔案管理人員在采用傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理手段的基礎(chǔ)上，依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用學(xué)校已有的檔案管理軟件，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，形成紙質(zhì)檔案與電子檔案雙管齊下的局面。一方面，利用現(xiàn)代化辦公條件，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化。要運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其各種檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理；要配備數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等必要的檔案管理設(shè)備，制作電子檔案；要應(yīng)用光盤和微縮技術(shù)增加信息存儲(chǔ)量。另一方面，利用校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。通過建立檔案收集系統(tǒng)，讓相關(guān)人員隨時(shí)將教學(xué)資料歸檔；通過建立查詢系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)方便、快捷地為學(xué)院師生提供檔案查詢服務(wù)。

加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理有利于學(xué)校檔案管理及學(xué)院檔案利用，盡管當(dāng)前各個(gè)學(xué)院在教學(xué)檔案管理上存在諸多困難，但只要做到學(xué)校有制度、學(xué)院有措施，校院兩級(jí)分級(jí)負(fù)責(zé)、齊抓共管，就能實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的規(guī)范化管理。

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