加強(qiáng)對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的思考

劉鵬

摘要： 為更好地服務(wù)于對(duì)口支援項(xiàng)目建設(shè)，全面提升對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，本文就對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行了思考，希望對(duì)同行有所借鑒。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目 檔案 對(duì)口支援

2008年5月12日14時(shí)28分，我國(guó)發(fā)生了震驚世界的汶川特大地震災(zāi)害，受災(zāi)地區(qū)人民生命財(cái)產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展蒙受了巨大損失。地震發(fā)生后，中央決定“一省幫一重災(zāi)縣”開(kāi)展對(duì)口支援工作。在中央統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，我國(guó)迅速啟動(dòng)災(zāi)后地方政府對(duì)口支援機(jī)制，組織東中部地區(qū)省市支援受災(zāi)地區(qū)。在不斷地探索過(guò)程中，我國(guó)形成了三種主要的對(duì)口支援模式，第一是援疆、援藏這樣的對(duì)邊疆地區(qū)對(duì)口支援模式，第二是以西部大開(kāi)發(fā)中的重大建設(shè)項(xiàng)目為代表的重大工程對(duì)口支援模式，第三是以對(duì)口支援汶川特大地震災(zāi)后恢復(fù)重建為代表的對(duì)災(zāi)害損失嚴(yán)重地區(qū)對(duì)口支援模式。在各項(xiàng)對(duì)口支援任務(wù)中，涉及各類加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、改善民生的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的建設(shè)，都是對(duì)口支援工作的重中之重，服務(wù)于眾多重大對(duì)口支援項(xiàng)目建設(shè)，全面提升和做好對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，是當(dāng)前各級(jí)檔案部門(mén)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目工作特點(diǎn)

（一）投資建設(shè)模式特殊

1．對(duì)口支援資金主要來(lái)自援建方政府的財(cái)政撥款，主要分為兩種援建模式：一種是“交鑰匙”項(xiàng)目，是指由援建方全程負(fù)責(zé)援建項(xiàng)目的施工管理，直至項(xiàng)目完工并完整交付給受援方使用的項(xiàng)目。這類項(xiàng)目一般由援建方組建隊(duì)伍實(shí)施，包括項(xiàng)目代建單位和施工總承包單位等。另一種是“交支票”項(xiàng)目，是指由受援方組建隊(duì)伍實(shí)施，援建方按照工程量給予資金補(bǔ)助的項(xiàng)目。對(duì)于參與援建的大多數(shù)單位而言，異地援建都面臨著對(duì)項(xiàng)目建設(shè)環(huán)境（包括社會(huì)環(huán)境和自然環(huán)境）不熟悉、原有供應(yīng)鏈不適用、建設(shè)文化理解困難、前后方工作協(xié)調(diào)不便等風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目溝通、進(jìn)度推進(jìn)、質(zhì)量成本控制等也更為困難。

2．援建項(xiàng)目由援建方政府財(cái)政撥款負(fù)責(zé)投資，但項(xiàng)目的使用需求及進(jìn)度目標(biāo)由受援方的使用單位提出。項(xiàng)目的規(guī)模、功能、標(biāo)準(zhǔn)及投資控制目標(biāo)則由援建方和使用方溝通確定。盡管雙方的總體目標(biāo)一致，但在投資、進(jìn)度、規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)等層次上必然會(huì)存在不同的利益訴求和期望值，這就對(duì)項(xiàng)目管理在實(shí)施過(guò)程中的協(xié)調(diào)和控制能力提出了很高的要求。

（二）類型多樣、數(shù)量龐大、分布地域廣

相對(duì)于一般的社會(huì)投資項(xiàng)目，援建項(xiàng)目所設(shè)置的往往都是事關(guān)受援地區(qū)人民生產(chǎn)、生活急需建成投入使用的項(xiàng)目，具有建設(shè)工期緊、質(zhì)量要求高、投資控制嚴(yán)等特點(diǎn)，這對(duì)于對(duì)口援建項(xiàng)目管理能力是嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

大型援建項(xiàng)目一般包括安居房、學(xué)校、醫(yī)院、公共文化設(shè)施、交通市政基礎(chǔ)設(shè)施等多種類型的工程，數(shù)量往往多達(dá)幾十乃至上百個(gè)，并分散分布在地域廣闊的各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)當(dāng)中。這一特點(diǎn)使得項(xiàng)目管理跨度加大，在人力資源調(diào)配，成本、進(jìn)度、質(zhì)量控制、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)、檔案管理等方面困難重重。

二、對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作存在的問(wèn)題

眾所周知，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作對(duì)項(xiàng)目科學(xué)決策、建設(shè)管理、運(yùn)行使用、維修搶險(xiǎn)、改建擴(kuò)建、維護(hù)權(quán)益、投資監(jiān)管等各項(xiàng)活動(dòng)具有重要的依據(jù)和憑證價(jià)值。但是由于援建項(xiàng)目具有特殊的投資建設(shè)模式及自身建設(shè)特點(diǎn)，使得援建項(xiàng)目檔案管理暴露出一些問(wèn)題，如有的援建方還未將援建項(xiàng)目檔案工作列入援建工作計(jì)劃和管理程序，援建機(jī)構(gòu)檔案工作的制度建設(shè)尚待完善；援建方與受援方的檔案部門(mén)還沒(méi)有形成良好的對(duì)接機(jī)制，對(duì)援建項(xiàng)目檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)尚未有序開(kāi)展；援建項(xiàng)目檔案的歸屬與流向問(wèn)題還存在不同認(rèn)識(shí)。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）由于“交鑰匙”項(xiàng)目由援建方投資并負(fù)責(zé)建設(shè)，完工后由受援方單位使用；“交支票”項(xiàng)目由受援方負(fù)責(zé)建設(shè)，援建方則按需進(jìn)行投資。這就使得援建項(xiàng)目檔案管理同時(shí)涉及援建方檔案部門(mén)和受援方檔案部門(mén)，這樣很容易造成雙方對(duì)于援建項(xiàng)目檔案管理職責(zé)分工不明、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制不順等問(wèn)題，并將在檔案歸屬流向方面產(chǎn)生爭(zhēng)議，影響著援建項(xiàng)目檔案工作的正常開(kāi)展。

（二）由于對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)工期緊，絕大多數(shù)項(xiàng)目參建單位都是臨時(shí)組建項(xiàng)目班子，重建設(shè)、輕檔案的思想在項(xiàng)目建設(shè)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員中普遍存在，很多單位沒(méi)有配備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)人員，各單位在項(xiàng)目檔案管理方面缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，影響著援建項(xiàng)目檔案資料的齊全完整。

（三）由于對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目存在分布分散、建設(shè)環(huán)境相對(duì)較差、參建單位眾多、異地施工等實(shí)際情況和不利因素，使得相關(guān)各方對(duì)援建項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，影響著援建項(xiàng)目檔案管理水平的提高。

三、加強(qiáng)對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的措施

對(duì)援建項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，是各方檔案部門(mén)服務(wù)對(duì)口支援工作的重要職責(zé)。做好援建項(xiàng)目檔案工作需要援建方與受援方檔案部門(mén)共同努力。在新時(shí)期對(duì)口支援建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中要采取更為有效的措施，確保援建項(xiàng)目檔案工作的有序開(kāi)展。

（一）分類監(jiān)管，協(xié)調(diào)配合

援建項(xiàng)目檔案工作是對(duì)口支援工作的組成部分，要納入援建機(jī)構(gòu)和項(xiàng)目建設(shè)的工作計(jì)劃和管理程序。援建方與受援方檔案部門(mén)都要積極主動(dòng)與對(duì)口支援辦公室、前方指揮部及有關(guān)項(xiàng)目主管部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，密切協(xié)作，及時(shí)介入，對(duì)援建項(xiàng)目檔案工作開(kāi)展調(diào)研，掌握援建項(xiàng)目情況，建立援建項(xiàng)目檔案工作機(jī)制，避免援建項(xiàng)目檔案工作成為“兩不管”的盲點(diǎn)，要變“兩不管”為“兩都管”。同時(shí)援建方與受援方檔案部門(mén)要加強(qiáng)合作，建立業(yè)務(wù)對(duì)接機(jī)制。

1．援建方檔案部門(mén)對(duì)“交鑰匙”項(xiàng)目要做到：一是按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的原則，負(fù)責(zé)對(duì)所屬援建項(xiàng)目檔案的宏觀管理，制定辦法，出臺(tái)制度，使援建項(xiàng)目檔案工作規(guī)范化、制度化。二是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)援建項(xiàng)目檔案工作，采取協(xié)商制發(fā)文件、召開(kāi)相關(guān)會(huì)議的方式提出援建項(xiàng)目檔案工作要求，明確各援建工作機(jī)構(gòu)（包括對(duì)口支援辦公室、前方指揮部）項(xiàng)目檔案管理職責(zé)、移交程序與歸檔時(shí)限，使援建項(xiàng)目檔案工作有規(guī)可依、有章可循。三是要求承擔(dān)援建任務(wù)的各單位將項(xiàng)目檔案管理納入援建工作議事日程、工作程序、考核范圍，使援建項(xiàng)目檔案工作與援建項(xiàng)目建設(shè)工作同計(jì)劃、同部署、同開(kāi)展。

2．受援方檔案部門(mén)對(duì)“交支票”項(xiàng)目應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全管理體制，及時(shí)制定具體措施，落實(shí)項(xiàng)目檔案管理登記、服務(wù)工作，進(jìn)行全程跟蹤服務(wù)和監(jiān)督指導(dǎo)，保障援建項(xiàng)目檔案工作的有效開(kāi)展。

3．援建方檔案部門(mén)與受援方檔案部門(mén)應(yīng)密切配合，建立業(yè)務(wù)對(duì)接機(jī)制，形成監(jiān)督指導(dǎo)工作合力，聯(lián)合進(jìn)行援建項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)、檢查，共同推動(dòng)援建項(xiàng)目檔案工作縱深向前、協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）同步指導(dǎo)，分類培訓(xùn)

援建方檔案部門(mén)要對(duì)對(duì)口支援辦公室、前方指揮部和“交鑰匙”項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們制定檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)檔案人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

一方面，通過(guò)深入了解援建項(xiàng)目檔案工作需求，援建方檔案部門(mén)可以采取當(dāng)面指導(dǎo)、電話聯(lián)系、發(fā)送郵件等多種方式加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各援建工作指揮機(jī)構(gòu)建立檔案工作機(jī)構(gòu)，健全工作制度，規(guī)范援建項(xiàng)目檔案工作。

另一方面，援建方檔案部門(mén)可選派業(yè)務(wù)骨干深入援建現(xiàn)場(chǎng)，以集中培訓(xùn)的形式講授援建項(xiàng)目檔案工作要求，分類開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一是以前方指揮部為對(duì)象，舉辦專題培訓(xùn)，向各援建工作指揮機(jī)構(gòu)專兼職檔案人員講解項(xiàng)目檔案管理方法與要求，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是以援建項(xiàng)目代建單位及參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員為培訓(xùn)對(duì)象，舉辦培訓(xùn)班，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視支持項(xiàng)目檔案工作，使檔案人員提高項(xiàng)目檔案管理能力，掌握項(xiàng)目檔案編制方法、程序與要求。

（三）聯(lián)合檢查，依法驗(yàn)收

在做好援建項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的同時(shí)，援建方及受援方檔案部門(mén)要采取多種形式加強(qiáng)對(duì)援建項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督檢查，受援方檔案部門(mén)要認(rèn)真組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

1．援建方檔案部門(mén)積極協(xié)調(diào)各援建工作指揮機(jī)構(gòu)將所屬援建項(xiàng)目檔案管理列入援建項(xiàng)目綜合性檢查或?qū)ｍ?xiàng)工作中，對(duì)“交鑰匙”項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行覆蓋式檢查，監(jiān)督各援建項(xiàng)目代建單位及參建單位認(rèn)真做好項(xiàng)目檔案收集、整理、保管與移交工作，堅(jiān)持做到事前指導(dǎo)、事中檢查、事后跟蹤。

2．受援方檔案部門(mén)應(yīng)聯(lián)合援建方檔案部門(mén)對(duì)“交支票”項(xiàng)目開(kāi)展專項(xiàng)檢查，促進(jìn)援建項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化，確保援建項(xiàng)目檔案工作有序開(kāi)展。

3．受援方檔案部門(mén)要及時(shí)了解援建項(xiàng)目建設(shè)情況，掌握項(xiàng)目竣工期限，依法組織援建項(xiàng)目進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，保證援建項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（四）合理處置，按時(shí)移交

援建項(xiàng)目檔案既是援建工作的歷史記錄，也是支撐援建項(xiàng)目運(yùn)行使用、資產(chǎn)管理、檢修維護(hù)和改建擴(kuò)建的重要依據(jù)。對(duì)項(xiàng)目檔案歸屬和流向、歸檔時(shí)間、套數(shù)和移交程序要事先加以明確和規(guī)范。

1．對(duì)于通過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的“交鑰匙”項(xiàng)目，援建方及受援方檔案部門(mén)可按照“項(xiàng)目前期及管理工作中形成的檔案原件和正本由援建方留存，副本或復(fù)制件移交給受援方；項(xiàng)目施工、監(jiān)理、設(shè)備以及竣工驗(yàn)收檔案的原件和正本由受援方留存，援建方可留存副本或復(fù)制件”的原則，解決援建項(xiàng)目檔案的歸屬問(wèn)題，保證援建項(xiàng)目檔案的合理流向。并按照規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)和移交程序，督促相關(guān)單位做好援建項(xiàng)目檔案的歸檔和移交工作。

2．對(duì)于通過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的“交支票”項(xiàng)目，受援方檔案部門(mén)負(fù)責(zé)援建項(xiàng)目檔案的完整歸檔；援建方只形成援建項(xiàng)目資金管理檔案，由援建方投資相關(guān)主管機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理。

作者單位：北京市檔案局