基于文獻(xiàn)計(jì)量分析的文件管理與信息資源管理關(guān)系研究

徐小棚

摘要：運(yùn)用詞頻分析法與共詞分析法，分析了文件管理與信息資源管理的研究趨勢(shì)與研究熱點(diǎn)，調(diào)查了現(xiàn)有文獻(xiàn)中尚未討論過的文件管理與信息資源管理的關(guān)系，并對(duì)兩者未來可能的合作方向提出了建議。

關(guān)鍵詞：文件管理 信息資源 管理 關(guān)系研究 文獻(xiàn)計(jì)量

一、研究背景

作為圖書情報(bào)檔案領(lǐng)域的兩個(gè)研究方向，文件管理與信息資源管理從產(chǎn)生起就有著千絲萬縷的聯(lián)系。“信息資源管理”的概念最早出現(xiàn)在1979年出版的《信息資源管理：概念與案例》一書，由美國(guó)學(xué)者霍頓提出。1980年美國(guó)國(guó)會(huì)制定的《文書削減法》被認(rèn)為是第一部關(guān)于政府信息資源管理的政策工具，文件管理也被公認(rèn)為是現(xiàn)代信息資源管理的起源①，但現(xiàn)有文獻(xiàn)尚未對(duì)兩者的關(guān)系進(jìn)行進(jìn)一步的討論。本文旨在厘清兩者的關(guān)系，填補(bǔ)該方面文獻(xiàn)研究的空白。

選用中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)（CNKI）全文數(shù)據(jù)庫(kù)，采用“文件管理”和“信息資源管理”題名檢索1980-2010年間的文獻(xiàn)，剔除不相關(guān)文獻(xiàn)后共得到與文件管理相關(guān)的文獻(xiàn)1206篇，與信息資源管理相關(guān)的文獻(xiàn)1082篇。分別應(yīng)用文獻(xiàn)計(jì)量學(xué)研究軟件Bibexcel與可視化分析軟件Netdraw對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)的關(guān)鍵詞進(jìn)行詞頻統(tǒng)計(jì)與可視化共現(xiàn)分析②；從研究趨勢(shì)、研究對(duì)象、研究背景三方面對(duì)文件管理與信息資源管理之間的關(guān)系進(jìn)行了梳理。

二、研究結(jié)果分析及討論

1.基于研究趨勢(shì)的關(guān)系分析

如表1和表2所示，文件管理與信息資源管理所關(guān)注的研究熱點(diǎn)均經(jīng)歷了從傳統(tǒng)到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，且在這一過程中，兩者關(guān)注的研究熱點(diǎn)出現(xiàn)了交叉。文件管理最初主要關(guān)注的熱點(diǎn)是紙質(zhì)文件的歸檔流程，而信息資源管理最初關(guān)注的則是期刊信息資源的有效利用。從2000年起，隨著計(jì)算機(jī)與因特網(wǎng)在國(guó)內(nèi)的不斷普及，文件管理與信息資源管理的研究熱點(diǎn)與計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系越來越緊密，兩者之間的相互滲透關(guān)系越來越強(qiáng)。隨著時(shí)間的推進(jìn)，電子政務(wù)與信息化建設(shè)成為兩者共同關(guān)注的熱點(diǎn)視角，同時(shí)，元數(shù)據(jù)等研究對(duì)象及各種信息技術(shù)、信息系統(tǒng)等技術(shù)手段與管理模式等議題成為兩者共同關(guān)注的話題。

2.基于研究對(duì)象的關(guān)系分析

從關(guān)注的管理層次和范圍看，文件管理主要關(guān)注信息在組織內(nèi)部的流轉(zhuǎn)過程及相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)；信息資源管理主要關(guān)注信息在整個(gè)社會(huì)的傳播及利用，其關(guān)注的范圍不局限于組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，還包括組織與整個(gè)社會(huì)之間的信息交換及有效利用，前者較為微觀，后者相對(duì)宏觀。

從關(guān)注的物理對(duì)象看，文件管理的對(duì)象是直接來源于業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)性信息，較為狹窄，而信息資源管理的對(duì)象則為存在于政府、網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)等各種環(huán)境、在不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種信息，較為寬泛。

從關(guān)注的管理對(duì)象看，兩者各有側(cè)重。信息資源管理的研究偏重管理模式、信息系統(tǒng)和信息技術(shù)議題，文件管理偏重管理制度、前端管理、管理流程、文件管理系統(tǒng)、文件格式等議題。

3.基于研究背景的關(guān)系分析

(1)政府背景下的關(guān)系分析

從2001年到2004年，信息資源管理與文件管理的研究中相繼開始出現(xiàn)與政府有關(guān)的關(guān)鍵詞。2000年，信息資源管理領(lǐng)域的研究中首先關(guān)注了政府信息這一關(guān)鍵詞，隨后，在2002年，文件管理的研究中也開始出現(xiàn)電子政府的概念。到2004年，兩者對(duì)于政府的研究基本圍繞著“電子政務(wù)”這一關(guān)鍵詞展開。在此后的年度統(tǒng)計(jì)中，表征電子政務(wù)方向的關(guān)鍵詞詞頻隨著時(shí)間推移在兩個(gè)領(lǐng)域均迅速上升，說明電子政務(wù)已經(jīng)成為文件管理與信息資源管理共同關(guān)注的熱點(diǎn)。

圖1與圖2揭示，政府背景下文件管理與信息資源管理的研究均共同關(guān)注政府信息化的問題。文件管理領(lǐng)域?qū)φ畔⒒难芯考性谟蓚鹘y(tǒng)文件管理到電子文件管理這一轉(zhuǎn)化過程及其所面臨的問題，其研究范圍局限于政府內(nèi)部；而信息資源管理領(lǐng)域?qū)φ畔⒒难芯坎粌H關(guān)注如何讓政府有效利用信息資源，亦致力于讓民眾能夠更方便地獲取政府擁有的可以公開的各種信息資源③，關(guān)注政府與整個(gè)社會(huì)之間的互動(dòng)，由此也衍生出公共部門的信息資源管理等新的關(guān)注熱點(diǎn)。同時(shí)，文件管理與信息資源管理都關(guān)注了電子政務(wù)的實(shí)現(xiàn)手段。文件管理在該方面主要研究的是具體的管理手段和管理方法的應(yīng)用，同時(shí)也關(guān)注細(xì)節(jié)；而信息資源管理的研究則更加注重管理技術(shù)與管理手段的并重：在技術(shù)手段上，關(guān)注對(duì)信息資源進(jìn)行進(jìn)一步整合與挖掘的技術(shù)；在管理手段上，關(guān)注電子政務(wù)發(fā)展模式的研究，相較于文件管理的研究更為宏觀。

由此，兩個(gè)領(lǐng)域在政府視角下的研究中可展開多方面的合作。信息資源管理的研究可以通過比較分析得出電子政務(wù)發(fā)展的宏觀模式，而文件管理的研究則可以在該模式的指導(dǎo)下，重新梳理文件信息流轉(zhuǎn)流程，進(jìn)行技術(shù)與管理手段的創(chuàng)新。同時(shí)，文件管理的研究重點(diǎn)關(guān)注政府內(nèi)部的信息流動(dòng)，而信息資源管理則更關(guān)注政府同公眾間信息的交流與互動(dòng)，文件管理研究的文件流轉(zhuǎn)流程中所產(chǎn)生的各種信息，在信息資源管理中即被視為資源投入到政府的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程之中。在實(shí)際應(yīng)用中，兩者可以共同關(guān)注政府部門中文件流轉(zhuǎn)流程與業(yè)務(wù)流程的進(jìn)一步整合，從而打造更高效、更公開的政府。

(2)企業(yè)背景下的關(guān)系分析

圖4揭示出，企業(yè)背景下文件管理的研究，主要關(guān)注的是企業(yè)的電子文件歸檔管理與標(biāo)準(zhǔn)化問題，重點(diǎn)研究信息在企業(yè)內(nèi)部的流動(dòng)，目標(biāo)是保證文件信息的真實(shí)性和可靠性。圖3揭示企業(yè)背景下信息資源管理的研究，其主要關(guān)注企業(yè)與整個(gè)社會(huì)環(huán)境下信息資源的可及性、傳播效率、利用效率等問題，重點(diǎn)研究信息在整個(gè)社會(huì)環(huán)境中與企業(yè)的交互與利用，目標(biāo)是提高信息資源所能帶來的經(jīng)濟(jì)效用。

從研究對(duì)象上看，企業(yè)背景下文件管理研究的對(duì)象和范圍始終圍繞的是文件管理本身和文件流轉(zhuǎn)的全過程；而企業(yè)背景下信息資源管理研究的對(duì)象和范圍則趨于多樣化：不僅涉及電子商務(wù)還涉及知識(shí)管理。

由此，兩個(gè)領(lǐng)域在以企業(yè)為主題的研究中亦可相互合作。在企業(yè)信息化進(jìn)程中，文件管理可重點(diǎn)解決企業(yè)內(nèi)部的信息質(zhì)量保證、信息捕獲增值與保值問題，而信息資源管理則重點(diǎn)研究企業(yè)與整個(gè)社會(huì)的信息交換、有效使用和增值問題。

三、研究結(jié)論

總體來看，文件管理與信息資源管理的研究對(duì)象在時(shí)間維度上具有相互滲透的趨勢(shì)，文件管理研究所關(guān)注的對(duì)象較為微觀，信息資源管理所關(guān)注的對(duì)象則相對(duì)宏觀。此外，在政府和企業(yè)背景下的研究中，文件管理與信息資源管理所關(guān)注的方向具有互補(bǔ)性，兩者可以有效地分工合作，共同推進(jìn)政府和企業(yè)的信息化進(jìn)程。

注釋：

*本文系中國(guó)人民大學(xué)科學(xué)研究基金（中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金資助）項(xiàng)目《知識(shí)工程背景下信息資源管理術(shù)語構(gòu)建方法研究》（項(xiàng)目代號(hào)：10XNJ052）和2008年度“新世紀(jì)優(yōu)秀人才支持計(jì)劃”的研究成果。

①馬費(fèi)成, 李綱, 查先進(jìn). 信息資源管理[M]. 武漢: 武漢大學(xué)出版社, 2000.

②姜春林, 陳玉光. CSSCI數(shù)據(jù)導(dǎo)入Bibexcel實(shí)現(xiàn)共現(xiàn)矩陣的方法及實(shí)證研究[J]. 圖書館雜志, 2010(4):58-63.

③賴茂生. 信息資源管理教程[M]. 北京: 清華大學(xué)出版社, 2007.

作者單位：數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院