會計電算化實施中的問題及預(yù)控措施

蔣敏

【摘 要】由于財務(wù)工作本身的特點，以及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等，一些先進的、現(xiàn)代化的事物的不斷出現(xiàn)，對會計電算化系統(tǒng)提出了更高、更嚴的要求，使建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務(wù)系統(tǒng)變得刻不容緩。因此，本文就當前我國會計電算化應(yīng)用中遇到需要解決的幾個問題及預(yù)控措施談點個人想法。

【關(guān)鍵詞】會計電算化 實施 問題 預(yù)控措施

我國的會計電算化工作起步較晚，從20世紀70年代末才開始，經(jīng)歷了嘗試階段、自發(fā)發(fā)展階段和有組織、有計劃地穩(wěn)步發(fā)展階段，到目前的管理型會計軟件發(fā)展階段。在這幾十年的發(fā)展過程中，已取得了長足的進步，商品化、通用化的財務(wù)軟件得到了廣泛的應(yīng)用。許多會計軟件的開發(fā)已經(jīng)走向?qū)I(yè)化、商品化、社會化的軌道。但由于財務(wù)工作本身的特點，以及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等，一些先進的、現(xiàn)代化的事物的不斷出現(xiàn)，對會計電算化系統(tǒng)提出了更高、更嚴的要求，使建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務(wù)系統(tǒng)變得刻不容緩。因此，本文就當前我國會計電算化應(yīng)用中遇到需要解決的幾個問題及預(yù)控措施談點個人想法。

一、充分認識會計電算化的重要作用

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實物的簡稱。是讓電子計算機代替人工，實現(xiàn)記帳、算帳、報帳、查帳以及部分需由人腦完成的對會計信息（數(shù)據(jù)）的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它具有運算速度快、存儲容量大、高度數(shù)據(jù)共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數(shù)據(jù)分析準確等特點。

我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會計信息質(zhì)量，而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù)，因而推動了會計理論與會計技術(shù)的進一步發(fā)展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務(wù)的一次根本性變革。從表面上來看，會計電算化只不過是將電子計算機應(yīng)用于會計核算工作中，減輕會計人員的勞動強度，提高會計核算的速度和精度，以計算機替代人工記帳。而實際上，會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進，而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變，促進會計人員素質(zhì)和知識結(jié)構(gòu)，會計工作效率和質(zhì)量的全面提高，節(jié)省會計人員的時間和精力，轉(zhuǎn)變會計工作職能，推動會計理論和會計技術(shù)的進步，提高整個會計工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，使會計理論和實務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。比如具有數(shù)據(jù)集中存放和管理特征的“電算化會計”，采用先進的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放，完全取消了各種會計明細分類帳和對帳操作，各種報表數(shù)據(jù)均能通過數(shù)據(jù)共享及時而準確地取得。

二、結(jié)合自身實際的正確決策是實施會計電算化的前提

由于各單位具體情況不同，會計電算化的應(yīng)用程度應(yīng)有所不同。會計的職能是反映、監(jiān)督和參與決策，從系統(tǒng)職能看即分為核算職能、管理職能和決策職能。因此，電算化會計信息系統(tǒng)一般可分為電算化會計核算信息子系統(tǒng)、電算化會計管理信息系統(tǒng)和電算化會計決策支持子系統(tǒng)。通過會計核算來反映企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計管理來監(jiān)督企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計決策來參與企業(yè)管理。在上述三個子系統(tǒng)中電算化會計核算信息子系統(tǒng)是基礎(chǔ)，只有會計核算得出的信息正確，才能對信息的使用者提供進行管理和決策的有用信息。一般來說，會計電算化的程度越高，越能滿足管理的需要，越能為提高經(jīng)濟效益服務(wù)。在實際工作中，各單位可根據(jù)經(jīng)營規(guī)模、會計人員的素質(zhì)、會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范等情況，按照循序漸進、逐步提高的原則，選擇與自身條件相適應(yīng)的應(yīng)用方式:1、單項業(yè)務(wù)電算化2、多項業(yè)務(wù)電算化3、整個會計核算系統(tǒng)電算化4、會計管理信息系統(tǒng)電算化5、會計決策支持系統(tǒng)電算化6、會計電算信息網(wǎng)絡(luò)化。

當前隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和迅速發(fā)展，以及對會計信息資料的分析與研究的深入，使會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)了許多新的特征，即會計電算化系統(tǒng)必然向網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，我們在選擇會計電算化應(yīng)用方式時，既要切忌盲目攀高比大，不切合單位實際工作需要，造成資源浪費，影響會計工作的正常開展，又要具有超前性，以適應(yīng)會計電算化迅速發(fā)展的需要。

三、完善和提高會計軟件功能，形成企業(yè)管理的核心

會計電算系統(tǒng)的發(fā)展方向，必然由核算型向管理型發(fā)展。這樣，系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)就成為燃眉之急。目前的財務(wù)軟件在帳務(wù)處理、會計核算方面已經(jīng)非常成熟，但存在數(shù)據(jù)重復(fù)輸入、分散存儲、進行財務(wù)管理、預(yù)測決策分析困難等缺點，這一方面是由于各開發(fā)單位都按各自的棋式組織數(shù)據(jù)，造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)大量冗余和重復(fù)；另一方面由于新增的分析功能模塊與系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)共享與關(guān)聯(lián)性差，不能直接使用財務(wù)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。缺少數(shù)據(jù)支持，新增功能的功效并不顯著。解決的辦法有：1、 向管理業(yè)務(wù)子系統(tǒng)延伸。這主要是指軟件的橫向擴展，使其與物資供應(yīng)、產(chǎn)成品銷售、庫存管理、勞資管理等系統(tǒng)接軌，并最終成為整個企業(yè)MIS的內(nèi)核，在數(shù)據(jù)保密的基礎(chǔ)上有條件地反饋給各子系統(tǒng)需要的數(shù)據(jù)信息。2、 向財務(wù)管理方面提高，這應(yīng)該說是財務(wù)軟件的縱向延伸，簡單地說可以從以下幾個方面做些文章。① 應(yīng)收帳款管理。在用計算機自理處理時，首先根據(jù)企業(yè)與市場競爭對手的具體情況，選擇適當?shù)男庞脴藴剩ㄈ缈蛻糇铋L、最短付款周期及平均付款周期），建立相應(yīng)的信用標準信息庫；利用信用標準對用戶信用質(zhì)量加以分析、歸類，輔助決定對客戶是否賒欠款及額度等。② 全面預(yù)算管理。這是財務(wù)管理層的一項重要內(nèi)容，預(yù)算是計劃與控制的工具和前提。計算機可以根據(jù)近期數(shù)據(jù)分析，作出銷售預(yù)測，進而作出生產(chǎn)、成本等方面的預(yù)算，最后編成預(yù)算報表提供管理部門參考。③ 財務(wù)指標分析及評價。它是對會計核算層所得數(shù)據(jù)的分析與總結(jié)。建立計算機財務(wù)系統(tǒng)指標分析系統(tǒng)，可根據(jù)計劃與實際或連續(xù)若干時期某項指標執(zhí)行情況的對比分析，揭示其變動趨勢；另處也要運用各種分析方法，進行指標完成情況分析，從而為決策層提供決策和評價依據(jù)。其實，無論是向管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸（橫向擴展）還是向管理方面提高（縱向延伸），它們所共同的基礎(chǔ)，就是保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的標準化。

四、軟件開發(fā)者和使用者應(yīng)共同參與會計電算化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

由于各個系統(tǒng)都是在不同的操作平臺和支持軟件下自行開發(fā)的,數(shù)據(jù)格式、結(jié)構(gòu)、類型千差萬別,編程風(fēng)格各異，各軟件公司技術(shù)保密,相互缺乏交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、信息交流。針對這個問題，軟件開發(fā)者和使用者應(yīng)共同采取的措施：一是,提高數(shù)據(jù)的標準接口技術(shù),增強數(shù)據(jù)的共享性?；ヂ?lián)網(wǎng)上的數(shù)據(jù)類型多種多樣,如對應(yīng)的貨幣性數(shù)據(jù),其數(shù)據(jù)精確程度,對應(yīng)的數(shù)據(jù)單位等都有好幾種,而這幾種類型的數(shù)據(jù)組合在被系統(tǒng)接受時往往因為精確度或單位不符合,而被予以拒收和報錯。因此應(yīng)提高數(shù)據(jù)的標準接口技術(shù),在對接受的數(shù)據(jù)進行核實后,根據(jù)對方的類型自行對其進行調(diào)整,并記載數(shù)據(jù)類型以便在恢復(fù)和返回數(shù)據(jù)時,能夠按照原標準進行發(fā)送。二是,內(nèi)部各環(huán)節(jié)傳輸實現(xiàn)數(shù)字化標準管理,提高單位系統(tǒng)對外交往的效率。

五、要加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性

會計電算化系統(tǒng)的安全性是指電算化系統(tǒng)保持正常穩(wěn)定運行，系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息保持安全和完整。會計電算化的安全性一直是系統(tǒng)設(shè)計者考慮的問題，同時也是系統(tǒng)用戶最為擔心的問題，其安全風(fēng)險表現(xiàn)在以下幾方面：

1.會計信息數(shù)據(jù)的失真

會計信息的真實、完整和準確是對會計信息的基本要求，一旦會計信息系統(tǒng)的安全受到損害，最為直接的就是會計數(shù)據(jù)的錯誤、數(shù)據(jù)的丟失或被篡改，致使信息失真，這里的不安全因素表現(xiàn)為：一是硬件缺陷，如計算機硬盤的損壞而又沒有數(shù)據(jù)備份的情況下造成數(shù)據(jù)丟失。二是人為的誤操作和有意破壞，造成數(shù)據(jù)丟失和被篡改。三是外部環(huán)境如操作時停電或處于磁場環(huán)境磁盤被磁化造成數(shù)據(jù)丟失。另外在電算化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一些非法用戶的侵入或數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)的傳輸中數(shù)據(jù)被截取和篡改，也將造成信息的不安全。

2.企業(yè)資金結(jié)算的安全問題

在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的電子商務(wù)環(huán)境下，企業(yè)經(jīng)營越來越依賴于客戶，企業(yè)在網(wǎng)上的財務(wù)活動日益增多，如網(wǎng)上定購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上結(jié)算、網(wǎng)上理財、網(wǎng)上證券投資及外匯買賣等，買賣雙方都是不謀面的信息交流，完全憑借雙方的信譽進行交易活動，這樣企業(yè)就面臨著財務(wù)結(jié)算的安全問題，一些非法用戶侵入他人的計算機系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸非法轉(zhuǎn)移電子資金及通過竊取密碼盜竊銀行存款，致使企業(yè)資金面臨安全風(fēng)險。

3.企業(yè)重要信息的泄露。

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理中變得越來越重要，決定著企業(yè)在激烈的市場競爭中的成敗。因此利用高科技手段非法竊取企業(yè)機密，是構(gòu)成企業(yè)系統(tǒng)安全風(fēng)險的重要形式。如在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，財務(wù)信息傳遞完全借助于網(wǎng)絡(luò)進行，財務(wù)信息被截取和篡改或泄露成為不可避免的問題，特別是網(wǎng)絡(luò)黑客非法侵入網(wǎng)絡(luò)用戶或程序，捕獲信息或通過竊取系統(tǒng)合法用戶口令、密碼，以此合法登陸，實現(xiàn)非法的目的，獲取重要商業(yè)秘密，將給企業(yè)造成不可估量的損失。

4.計算機病毒侵襲造成系統(tǒng)無法正常運行

計算機病毒可以破壞計算機內(nèi)的程序、數(shù)據(jù)，甚至破壞硬件，計算機病毒可以通過磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)和電子郵件進行傳播，如以前出現(xiàn)的一種CIH的惡性病毒，直接攻擊、破壞硬件系統(tǒng)，主要傳染W(wǎng)indows95/98的可執(zhí)行程序，極大威脅著系統(tǒng)的安全。病毒的隱蔽性強，傳播范圍廣，破壞力大，對電算化信息系統(tǒng)及遠程網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩珮?gòu)成極大的威脅。

為了更好地促進會計電算化的發(fā)展，筆者認為可以采取以下措施來解決好以上問題：

4.1建立健全會計電算化管理制度。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立健全會計電算化管理制度是必要的。第一，實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息崗位責任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，從電算化網(wǎng)絡(luò)軟件的設(shè)計入手，增加軟件本身的限制功能。第四，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五，強化審計線索制。第六，建立進入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制。

4.2在財務(wù)軟件中增加安全功能。會計電算化軟件各層數(shù)據(jù)處理應(yīng)層層設(shè)防，在軟件功能上增加必要的提示功能、檢驗功能和限制功能，要防止操作失誤造成數(shù)據(jù)破壞，操作人員進入系統(tǒng)要設(shè)置口令和密碼，以防無關(guān)人員非法進入。系統(tǒng)各模塊也要設(shè)置相應(yīng)的口令，并對系統(tǒng)操作人員進行授權(quán)，防止無權(quán)人員的操作。在系統(tǒng)中應(yīng)建立起“操作日志”，記錄所有人員對系統(tǒng)所做的操作，包括操作的時間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等，這樣一旦出現(xiàn)問題，可以依據(jù)“操作日志”所提供的線索，對有關(guān)人員進行核查。

4.3建立預(yù)防病毒的安全措施。為了防止病毒的侵襲，要堅持使用正版軟件，不能使用盜版或來路不明的軟件，對外來的軟盤要先進行病毒檢測，方可在計算機中使用；在計算機中裝入防病毒軟件，這樣在開機時進行時實控制，對硬盤進行病毒檢測，及時發(fā)現(xiàn)并殺死病毒；定期備份數(shù)據(jù)和文件；不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。

4.4建立必要的技術(shù)防護措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入，可以通過設(shè)置防火墻、采用身份識別系統(tǒng)等技術(shù)防護措施，將非法用戶拒之網(wǎng)絡(luò)之外，面對重要商業(yè)秘密泄密的問題，可以對軟件的重要信息采用加密技術(shù)，以防重要信息在傳輸過程中被泄露。

4.5加強對會計電算化系統(tǒng)使用人員進行安全教育。系統(tǒng)使用人員特別是系統(tǒng)操作人員樹立安全意識，要加強計算機、通訊和網(wǎng)絡(luò)理論知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要樹立良好的職業(yè)道德，自覺遵守各種操作規(guī)章制度和操作規(guī)程，防止工作中出現(xiàn)不必要的失誤。

六、要盡快提高會計人員計算機操作業(yè)務(wù)技能

目前，不少單位的人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們對微機的軟硬件知識了解甚少，一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。另外企業(yè)應(yīng)立足于國際水準，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，他們能夠掌握國際先進技術(shù)，精通信息技術(shù)，熟練應(yīng)用會計電算化，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。

七、要做好電算化會計檔案管理工作

隨著我國會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，應(yīng)做好會計電算化會計檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大、更好的作用。為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作，我們必須處理好以下幾方面的問題 ：

1.數(shù)據(jù)備份問題

由于會計數(shù)據(jù)的重要性，對存儲在硬盤里的數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作，以便由于各種原因引起會計數(shù)據(jù)丟失或會計數(shù)據(jù)遭到破壞時，能借助備份恢復(fù)到最近狀態(tài)。在備份磁盤上要注明數(shù)據(jù)備份的日期，所備份的內(nèi)容，軟件的版本號，以免引起混亂。

2.電算化后會計檔案保管問題

會計電算化后，會計檔案主要以兩種方式存在，存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料和據(jù)此打印輸出的會計憑證、帳簿、會計報表等資料。打印輸出的會計檔案保管方法同手工作業(yè)下的保管方法。存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)遠離機房，做好防霉防潮的工作，定期將數(shù)據(jù)進行重新處理。

以上這些問題是會計電算化進程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題。若我們在會計電算化實施過程中做好了各項預(yù)控措施，就能及時解決好這些問題，它必然會促進我國會計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量，更好地為提高各級企、事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務(wù)。

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