中小企業(yè)信息技術(shù)外包實(shí)務(wù)研究

安佳慧/文

中小企業(yè)信息技術(shù)外包實(shí)務(wù)研究

安佳慧/文

中小企業(yè)信息化是其在競爭中求得生存和發(fā)展的必然選擇。但由于其資金短缺，信息化目標(biāo)不明確等諸多缺陷，很難自主完成信息化的進(jìn)程。中小企業(yè)應(yīng)借助信息技術(shù)外包，結(jié)合自身特點(diǎn)，縝密決策外包內(nèi)容，選擇合適的外包服務(wù)商，設(shè)計(jì)全面清晰的外包合同，同時(shí)要注重培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部信息技術(shù)外包管理人員。只有這樣，中小企業(yè)才能迅速實(shí)現(xiàn)信息化。

信息技術(shù)外包是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的可行方案，是指企業(yè)在規(guī)定的服務(wù)水平基礎(chǔ)上，將企業(yè)的信息技術(shù)業(yè)務(wù)一部分或全部委托給信息系統(tǒng)的服務(wù)商，由其管理并提供企業(yè)所需的服務(wù)。我國中小企業(yè)普遍存在資金不足、個(gè)性化要求高、技術(shù)穩(wěn)定性要求高等特點(diǎn)，如果采取自我組建信息隊(duì)伍，實(shí)行自給自足的策略，企業(yè)信息化建設(shè)成功率極低，而且入不敷出，反而增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。中小企業(yè)通過信息技術(shù)外包，可以降低企業(yè)信息技術(shù)服務(wù)的成本和風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)信息技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量，精簡企業(yè)信息技術(shù)服務(wù)部門職能，有利于企業(yè)專注于核心業(yè)務(wù)的培育與發(fā)展?；诖?，本文從以下幾方面對(duì)中小企業(yè)信息技術(shù)外包進(jìn)行分析，希望能對(duì)其他相關(guān)企業(yè)選擇信息技術(shù)外包有所幫助。

中小企業(yè)信息化的主要特點(diǎn)

資金不足 技術(shù)人員少

中小企業(yè)把有限的資金都放在研發(fā)和市場上，無法對(duì)本企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)行一次性的資金投入，信息化常常在一種“零投入”的情況下開展，卻希望在投入的短時(shí)間內(nèi)就見到效果；技術(shù)人員主要解決企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)的問題；而且由于其信息化應(yīng)用水平低，工作環(huán)境較差，待遇不優(yōu)厚，對(duì)于信息專業(yè)人才的吸引力并不高。

產(chǎn)品穩(wěn)定性要求高

由于中小企業(yè)的信息技術(shù)專業(yè)人員數(shù)量較少，信息技術(shù)水平低，對(duì)產(chǎn)品的穩(wěn)定性要求就非常高。系統(tǒng)出現(xiàn)各種錯(cuò)誤的頻率要低；系統(tǒng)響應(yīng)速度要快，負(fù)載能力要好；即使出現(xiàn)了問題，軟、硬件產(chǎn)品可以簡單重新啟動(dòng)就恢復(fù)工作，不能耽誤太長時(shí)間。

軟件交互界面要求高

由于受操作人員信息素質(zhì)的限制，中小企業(yè)在選擇應(yīng)用軟件時(shí)必須考慮軟件的易用性，在操作過程中，最好有非常友好的交互界面，設(shè)計(jì)規(guī)范易用，下一步如何操作，錯(cuò)誤的原因是什么，如何修改，都應(yīng)該有提示。同時(shí)，因?yàn)橹行∑髽I(yè)缺乏足夠的信息人才，也要求系統(tǒng)的維護(hù)盡量簡單，最好是免維護(hù)的。

技術(shù)服務(wù)要求高

無論是售前、售后服務(wù)，在中小企業(yè)都可能遇到非常初級(jí)的問題，也可能遇到一些專業(yè)人士根本不會(huì)遇到的初級(jí)錯(cuò)誤，這就要求技術(shù)服務(wù)水平高，支持到位。大量的問題可以通過電話、E-MAIL等手段遠(yuǎn)程解決，解決問題的時(shí)間越短越好。

中小企業(yè)信息技術(shù)外包的收益

節(jié)省資金

一方面，供應(yīng)商提供了大量的應(yīng)用服務(wù)，同時(shí)承擔(dān)了中小企業(yè)本應(yīng)購買的各種軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施。另一方面，供應(yīng)商通常對(duì)系統(tǒng)初始安裝、應(yīng)用軟件的租用，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和流量等進(jìn)行收費(fèi)，這就極大地簡化了中小企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)管理，并在每個(gè)會(huì)計(jì)期間把建設(shè)和升級(jí)維護(hù)信息系統(tǒng)的成本予以分?jǐn)?，這對(duì)資金不足的中小企業(yè)來說是較好的解決方案。

提高運(yùn)作效率

信息技術(shù)供應(yīng)商比中小企業(yè)具備更全面而先進(jìn)的特定技術(shù)和資源，他們擁有高水平的專業(yè)人才，較先進(jìn)的人員培訓(xùn)措施，這些都大大增強(qiáng)了信息技術(shù)供應(yīng)商解決實(shí)際問題的能力。通過信息技術(shù)外包，中小企業(yè)就能在不直接擁有高級(jí)信息技術(shù)人員的情況下享用其工作成果，提高運(yùn)作效率。

降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)使企業(yè)不必建立自己的信息系統(tǒng)，企業(yè)通過資源外向配置，可以與外部的合作伙伴分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)的靈活性，適應(yīng)外部環(huán)境變化的能力得到提高，從而降低了中小企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

專注核心業(yè)務(wù)

中小企業(yè)進(jìn)行信息技術(shù)外包，從具有較低附加值的事務(wù)性IT業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運(yùn)用其核心競爭力，把時(shí)間、精力和資源集中起來進(jìn)行具有高附加值的核心產(chǎn)品或服務(wù)的研發(fā)與生產(chǎn)等戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

中小企業(yè)信息技術(shù)外包流程

信息技術(shù)外包業(yè)務(wù)決策

信息技術(shù)外包服務(wù)包括信息系統(tǒng)外包服務(wù)和業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)兩大類。中小企業(yè)在考慮信息技術(shù)外包時(shí)，必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況來判斷到底需要哪些信息技術(shù)外包服務(wù)，其中又有哪些可以外包。企業(yè)對(duì)其業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面分析后，應(yīng)保留與核心業(yè)務(wù)密切相關(guān)的IT功能。如果將與核心業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容全部外包出去，企業(yè)的經(jīng)營可能會(huì)出現(xiàn)極大風(fēng)險(xiǎn)。

信息技術(shù)外包服務(wù)商選擇

服務(wù)商的技術(shù)水平?jīng)Q定了一個(gè)企業(yè)能否借助于外部資源優(yōu)勢提升企業(yè)的競爭力。如果選擇不合適的信息技術(shù)服務(wù)商，可能導(dǎo)致企業(yè)無法以合理的價(jià)格得到所需要的信息技術(shù)服務(wù)。

首先，合格的信息技術(shù)服務(wù)商必須具有較高的業(yè)務(wù)能力，能對(duì)企業(yè)信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的生命周期有清晰的認(rèn)識(shí)；能為中小企業(yè)提供服務(wù)的設(shè)計(jì)與管理、服務(wù)的開發(fā)與實(shí)施、信息技術(shù)與業(yè)務(wù)的結(jié)合，解決企業(yè)全面的問題，幫助企業(yè)將信息技術(shù)投資轉(zhuǎn)化為企業(yè)競爭力。其次，信息技術(shù)服務(wù)商必須具有良好的信譽(yù)和忠誠度。選擇具有良好的信譽(yù)和忠誠度的服務(wù)商能促使中小企業(yè)與服務(wù)商建立合作伙伴關(guān)系，降低由于溝通不暢導(dǎo)致的信息失真、信息傳輸受阻的風(fēng)險(xiǎn)，使中小企業(yè)充分享有信息技術(shù)外包的收益。

外包合同簽訂

合同在外包中起著規(guī)范雙方行為，建立合作基礎(chǔ)的作用。合同條款內(nèi)容要清晰，無異議。這可以使雙方明確各自的權(quán)利和義務(wù)，從而可以在盡量多的事項(xiàng)上取得一致。合同條款主要涉及外包商、客戶、服務(wù)要求、價(jià)格、費(fèi)用和支付等幾方面內(nèi)容，相關(guān)的法律條款也要明確地寫進(jìn)合同，以保護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。

信息技術(shù)外包過程監(jiān)管

對(duì)外包業(yè)務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)控是取得外包收益的重要保證。中小企業(yè)必須制定并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的合同監(jiān)控體系，否則無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)外包服務(wù)商偏離合同的行為，這就有可能使企業(yè)的信息技術(shù)支持系統(tǒng)崩潰，企業(yè)的正常運(yùn)作流程被迫中斷。因此，首先，在合同中對(duì)服務(wù)商的工作范圍要明確、具體、系統(tǒng)，以便為監(jiān)督檢查工作提供依據(jù)。其次，企業(yè)與服務(wù)商之間要定期溝通，面對(duì)面交流，這樣既可以避免因信息交流不暢導(dǎo)致雙方產(chǎn)生誤解，又可以在第一時(shí)間解決突發(fā)事件，將可能產(chǎn)生的負(fù)面影響降到最低程度。再次，制訂有效的績效考核系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)商的運(yùn)作效果和貢獻(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，引導(dǎo)服務(wù)商自覺履行協(xié)議。

信息技術(shù)外包管理人才的培養(yǎng)

信息技術(shù)外包有效實(shí)施的關(guān)鍵是要有人才作保證。實(shí)行信息技術(shù)外包的中小企業(yè)必須有專業(yè)的信息技術(shù)外包管理人員，只有這樣才能保證中小企業(yè)在進(jìn)行信息技術(shù)外包時(shí)不會(huì)盲目受制于服務(wù)商，才能判斷信息技術(shù)服務(wù)商提出的增加成本或變更技術(shù)條件是否合理；同時(shí)還能有針對(duì)性地提出要求，提高創(chuàng)新能力。

中小企業(yè)可以從外部招聘具有相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)的人員作為信息技術(shù)外包管理人才，也可以請(qǐng)專業(yè)信息技術(shù)外包咨詢機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行培訓(xùn)。更可行的方法是在與信息技術(shù)服務(wù)商簽訂合同時(shí)，要求服務(wù)商提供相應(yīng)的管理培訓(xùn)服務(wù)。由服務(wù)商提供的培訓(xùn)具有較強(qiáng)的針對(duì)性，能更好地與中小企業(yè)的信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境和經(jīng)營發(fā)展計(jì)劃相適應(yīng)。

總之，中小企業(yè)信息技術(shù)外包是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在這個(gè)過程中， 中小企業(yè)的現(xiàn)實(shí)條件決定了企業(yè)信息技術(shù)外包必須依賴信息化廠商所提供的社會(huì)化與專業(yè)化信息服務(wù)。中小企業(yè)要不斷地解決自身存在的問題，確定合適的信息技術(shù)外包流程，才能迅速實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化。

（作者系齊齊哈爾大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院講師，碩士，研究方向：企業(yè)信息化，信息技術(shù)外包）