大數據時代背景下的檔案管理工作

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一、當前大數據時代下對檔案管理工作的影響

第一，分析判斷能力強，這樣有助于更加便捷地對電子文件進行鑒定和索引工作。在大數據時代，電子文件的增長速度將是指數級的，這樣就對電子文件的管理工作帶來了新的更大的挑戰(zhàn)。雖然當前電子文件中所蘊含的價值是巨大的，但是如果要想從海量般的電子文件中發(fā)掘出所需要的價值將比尋找紙質文件還要困難。海量般電子文件的存在，對每一份的電子文件進行逐一閱讀在今天已經成為不可能了。而當今大數據技術的應用將為解決上面的問題提供有力的支持和幫助。將大數據轉發(fā)器安裝在一般的硬件設備上，對數據進行收集從而轉變?yōu)辇嫶蟮南到y(tǒng)化數據，應用大數據軟件將為所生成的海量般數據自動構建索引，將數據整理變成可以搜索的鏈接，檔案管理工作當前急需解決的技術就是這項技術。與此同時，大數據技術還可以實施對數據的分類和挖掘，使得檔案管理工作具有很強的數據分析能力。

第二，處理技術高，將對非結構化數據的難題進行有效地解決。大數據有結構化、非結構化和半結構化三種類型。目前為止，非結構化的數據已經占據整個數據量的一多半。當前非結構化文件的增長速度驚人，檔案工作者對電子文件實施有效管理已經比較困難了。從大數據技術應用下所建立的數據庫來看，SQL技術不但可以完成關系數據，還能完成空間數據、數據流等非結構化數據?；趯ο蟮拇鎯軜嫞湍芄芾硐到y(tǒng)中十億級別的文件數量，同時還能解決傳統(tǒng)存儲模式下元數據管理困擾的問題。大數據技術的應用，檔案工作者實施非結構化電子文化的管理水平將得到有效地提升。

第三，數據存儲量驚人，這樣就能有效地避免數據信息的丟失。近幾年，在使用檔案數據庫的時候，在數據庫中無法增加新的檔案數據的問題就時常出現(xiàn)。要做到對檔案數據的安全存儲，不能單純地通過建大樓和蓋機房的方式解決，還需要不斷地優(yōu)化存儲設備，提升存儲效率。檔案管理工作和電信、通信行業(yè)相比，在數據存儲問題上的難度是比較小的。當前大數據在電子計算機領域上的應用技術已經很成熟，大數據技術能存儲海量數據，具有很強的實用性，大數據的應用技術對解決檔案存儲問題具有重要的現(xiàn)實意義。

二、在檔案管理工作中應用大數據技術的具體方法

大數據時代的到來，對檔案管理工作將產生顛覆性的影響。如果大數據技術應用得當，將對檔案管理工作提升效率發(fā)展重要的作用。如何將大數據技術應用到檔案管理工作中，筆者認為可以從以下幾個方面著手工作。

（一）組建檔案資源管理中心

大數據技術能夠有效存儲和處理龐大的數據，并起到良好的支持作用，檔案資源的統(tǒng)一管理的目標就能實現(xiàn)。為了確保檔案的安全性，就需要具備對檔案資源綜合管控能力，對檔案資料及時、科學地實施備份。當前檔案備份的形式，采用的是電子備份的方式，檔案機構可以在內部建立檔案備份中心，將各個檔案管理機構的檔案資源實現(xiàn)資源的共享。以嚴密性的論證和科學性的規(guī)劃，實施起來也將難度不大。

（2）檔案機構要強化培養(yǎng)大數據分析人才的工作力度

檔案機構可以與專業(yè)性高的大數據的企業(yè)合作，以便更好地應用大數據技術。檔案管理工作因為還具有一定的保密性，如果要想充分地應用大數據技術，還要做好保密工作，防止檔案資料的泄露，檔案管理機構就必須抓緊培養(yǎng)自身的大數據分析人才，這樣才能有效地解決檔案機構擁有大量的數據卻不能對數據進行分析的窘境。

（3）積極研發(fā)大數據分析工具

檔案管理工作具有其特殊性和敏感性，這就需要檔案管理機構結合自身的具體業(yè)務和部門職責要求，努力研發(fā)出符合自身發(fā)展實際的大數據分析工具。

三、在檔案管理工作中應用大數據技術需要注意的問題

大數據技術在檔案管理工作中的應用，將促進檔案管理工作效率得以提升，但是大數據技術在檔案管理中的應用也存在相應的風險和隱患。第一，就是泄密問題。檔案管理工作中應用大數據技術將涉及到檔案信息的泄密，容易造成檔案信息的丟失等問題。第二，就是預測分析上出現(xiàn)的錯誤。大數據技術的原理是以規(guī)模劇增來改變目前現(xiàn)狀，使得我們傳統(tǒng)的思想被打破，將工作重心放到“相關關系”上。預測分析本身會有失誤的時候，應用大數據技術來對事情進行預測判斷，有時對事情的決策中缺乏深思熟慮。

結 語

大數據時代的來臨，對于檔案管理工作來說，既是一種機遇也是一種挑戰(zhàn)，需要檔案管理人員根據社會發(fā)展的趨勢，緊緊抓住大數據技術的優(yōu)勢，對大數據技術應用中將出現(xiàn)風險和挑戰(zhàn)要嚴肅對待。大數據技術的日趨完善，大數據技術的應用前景是很值得人們期待的，大數據技術的應用將有助于強化對檔案資源的共享和交流力度，增加檔案資源的數據分析能力，使得檔案信息資源中的知識寶藏將得到高效的開發(fā)和利用，充分彰顯檔案資源的價值作用。