商務(wù)英語(yǔ)函電對(duì)外貿(mào)的重要作用

山東勞動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 任東梅

1 商務(wù)英語(yǔ)函電的概述

1.1 商務(wù)英語(yǔ)函電的概念

作為對(duì)外商務(wù)交流的主要途徑之一，商務(wù)英語(yǔ)函電指以外貿(mào)知識(shí)為背景，以現(xiàn)代化的各種通訊工具為載體的外貿(mào)語(yǔ)言的表達(dá)的電子書(shū)信。顧名思義，商務(wù)英語(yǔ)函電是在外貿(mào)領(lǐng)域工作的人們彼此進(jìn)行溝通的工作語(yǔ)言與方式。商務(wù)英語(yǔ)函電的載體包括但不限于紙質(zhì)書(shū)信、傳真、電子郵件等等，內(nèi)容以專(zhuān)業(yè)貿(mào)易用語(yǔ)和縮略用語(yǔ)為主。商務(wù)英語(yǔ)函電的分類(lèi)有很多標(biāo)準(zhǔn)，常見(jiàn)的，如按照具體使用功能而分成來(lái)函處理、答復(fù)函、邀請(qǐng)函、聯(lián)絡(luò)函、祝賀函、任命函、慰問(wèn)函等。商務(wù)英語(yǔ)函電的主要內(nèi)容范圍包括詢(xún)盤(pán)、發(fā)盤(pán)、付款、包裝、索賠、保險(xiǎn)、仲裁等等。

1.2 商務(wù)英語(yǔ)函電的基本格式

由于從某種意義上來(lái)說(shuō)，英語(yǔ)是世界語(yǔ)言，因此，世界不同地區(qū)的人們進(jìn)行貿(mào)易基本以英語(yǔ)為交流語(yǔ)言，即商務(wù)英語(yǔ)。因此，商務(wù)英語(yǔ)函電的基本格式要與英語(yǔ)國(guó)家的信函格式保持一致，而不能按照各民族自己的習(xí)慣，否則貿(mào)易很難進(jìn)行。另外，因?yàn)槭巧虅?wù)英語(yǔ)函電，包含著商務(wù)英語(yǔ)的特殊性，即貿(mào)易專(zhuān)業(yè)用語(yǔ)和常用的專(zhuān)業(yè)縮略語(yǔ)，因此，在基本的書(shū)信格式上要能充分而又合理的利用貿(mào)易用語(yǔ)。下面以一個(gè)具體事例來(lái)說(shuō)明。

如上面的事例所示，信件的地址等等要按照英語(yǔ)國(guó)家的書(shū)寫(xiě)習(xí)慣來(lái)依次書(shū)寫(xiě)，先把收信人的地址寫(xiě)清楚(這里以書(shū)信為例，對(duì)于email或msn則按照相應(yīng)的格式書(shū)寫(xiě)就行)，然后，一般書(shū)信的開(kāi)頭，但是，商務(wù)英語(yǔ)函電要求要簡(jiǎn)潔，直入主題，不要寫(xiě)過(guò)多與貿(mào)易或商業(yè)合作主題無(wú)關(guān)的東西。要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山的說(shuō)明如何得到貴公司的信息，想要與貴公司進(jìn)行哪方面的合作，希望貴公司怎么做等具體的貿(mào)易商業(yè)詳細(xì)情況，并表示對(duì)對(duì)方回復(fù)和參與的極大期待。當(dāng)然，最后也不要忘了客套一下，以示禮貌。這樣，一個(gè)基本的商務(wù)英語(yǔ)函電就完成了。

2 外貿(mào)對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)函電的要求

2.1 外貿(mào)的概述

一個(gè)國(guó)家或地區(qū)與另一個(gè)國(guó)家和地區(qū)以商品、勞務(wù)和技術(shù)等進(jìn)行交換的貿(mào)易活動(dòng)就是對(duì)外貿(mào)易，對(duì)外貿(mào)易可以將不同國(guó)家的不同優(yōu)勢(shì)，無(wú)論是資源上的、勞動(dòng)力上的還是科學(xué)技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行全球范圍內(nèi)的統(tǒng)一組合，從而使全球的整體經(jīng)濟(jì)得到更好的發(fā)展。對(duì)外貿(mào)易也是把整個(gè)世界聯(lián)系在一起的重要途徑之一，無(wú)論是發(fā)達(dá)國(guó)家還是發(fā)展中國(guó)家都無(wú)法脫離對(duì)外貿(mào)易而獨(dú)自自善其身。進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易，也就是不同國(guó)家參與到國(guó)際分工中來(lái)，從而節(jié)約社會(huì)勞動(dòng)，促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步及資源的充分利用。

不同國(guó)家的貿(mào)易，就必然要考慮到彼此的商務(wù)交流，如果更高效的進(jìn)行商務(wù)交流是擺在每個(gè)外貿(mào)從業(yè)者面前的實(shí)際問(wèn)題。低成本、高效率的商務(wù)交流是現(xiàn)代化的國(guó)際間貿(mào)易的客觀(guān)要求，不同國(guó)家和地區(qū)有不同的商業(yè)習(xí)慣和民族習(xí)慣、文化習(xí)慣等等，這些都是對(duì)外貿(mào)易要考慮的因素。

2.2 外貿(mào)成功進(jìn)行的重要因素

對(duì)外貿(mào)易的成功進(jìn)行要考慮到很多因素，但是，不管怎么說(shuō)，都是有章可循的。這里結(jié)合商務(wù)英語(yǔ)函電的作用談相關(guān)的重要因素。首先，貿(mào)易的基本要求是有供有求，彼此滿(mǎn)足需要。對(duì)外貿(mào)易要考慮到很多因素，但是貿(mào)易的基本要求是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，在供求的客觀(guān)作用下，才有可能進(jìn)行貿(mào)易。所以，在信息化時(shí)代，要能高效率的篩選信息，抓住需求。這是商務(wù)英語(yǔ)函電的第一步，也是最重要的一步。其次，要充分考慮到貿(mào)易對(duì)方所在地的商業(yè)習(xí)慣、民族習(xí)慣和文化習(xí)慣等，這些都是對(duì)外貿(mào)易成功與否的非常關(guān)鍵的隱性因素。比如，阿拉伯國(guó)家對(duì)伊朗和阿拉伯半島之間的海灣命名有很大意見(jiàn)，堅(jiān)定的認(rèn)為那里是阿拉伯海灣，但是世界上的常用名稱(chēng)是波斯灣。無(wú)論貿(mào)易雙方如何對(duì)對(duì)方的業(yè)務(wù)有多么的感興趣，當(dāng)與一個(gè)阿拉伯商人在這一問(wèn)題上產(chǎn)生沖突時(shí)，生意一定做不成。再比如，有些國(guó)家在周五不工作，如果你把重要的會(huì)議安排到了這一天，那么很顯然，會(huì)議是沒(méi)有人參加的，這時(shí)候如果時(shí)間安排的非常緊，彼此間的貿(mào)易自然就不可能進(jìn)行了。再舉一個(gè)文化的例子，在某些國(guó)家認(rèn)為荷花是不吉祥的，常用來(lái)作為祭祀器具的圖案，如果這時(shí)候貿(mào)易的對(duì)象上有這圖案，并在商務(wù)英語(yǔ)函電中把這些表達(dá)出來(lái)，那么自然的，這筆對(duì)外貿(mào)易也就不可能成交了。由此可見(jiàn)，這些隱性因素是非常關(guān)鍵的。把握好這些因素，對(duì)商務(wù)英語(yǔ)函電的作用巨大。最后，一定要按照英語(yǔ)國(guó)家的信函格式書(shū)寫(xiě)商務(wù)英語(yǔ)函電，并要簡(jiǎn)潔、清晰的表達(dá)出合作意圖與目的。這是對(duì)外貿(mào)易的雙方彼此間交流的基礎(chǔ)，決不能馬虎。在充分考慮到以上因素后，商務(wù)英語(yǔ)函電的基本問(wèn)題也就解決了。所有這一切，都是為了成功的貿(mào)易進(jìn)行的準(zhǔn)備工作，這些準(zhǔn)備工作必不可少。

2.3 商務(wù)英語(yǔ)函電在外貿(mào)中的基本功能

商務(wù)英語(yǔ)函電在很多方面發(fā)揮著作用，它的基本功能包括發(fā)展貿(mào)易客戶(hù)、商務(wù)交流與溝通、貿(mào)易交易管理等三個(gè)方面。發(fā)展貿(mào)易客戶(hù)，即尋找新的商業(yè)伙伴，開(kāi)展貿(mào)易。傳統(tǒng)方式下的發(fā)展貿(mào)易客戶(hù)成本非常高，主要是信息的不充分和不對(duì)稱(chēng)。信息時(shí)代中，很多信息都是公開(kāi)的，通過(guò)因特網(wǎng)等方式，可以不受時(shí)間、空間和地域的限制，不僅節(jié)省了大量的人力物力的付出，也提高了工作效率。尋找新的商業(yè)伙伴基本從兩方面來(lái)完成，一是通過(guò)宣傳自己，如網(wǎng)絡(luò)廣告等；二是通過(guò)別人的宣傳來(lái)接觸到可能的潛在客戶(hù)，并聯(lián)系洽談。通過(guò)這兩方面的努力，往往會(huì)達(dá)到很好的效果。商務(wù)交流和溝通，是指在發(fā)現(xiàn)潛在的貿(mào)易伙伴后，進(jìn)行接觸所做的必要程序。對(duì)外貿(mào)易的順利進(jìn)行離不開(kāi)商務(wù)交流和溝通。信息時(shí)代下，通過(guò)現(xiàn)代化的交流媒介進(jìn)行商務(wù)交流和溝通已經(jīng)變得非常方便，而商務(wù)英語(yǔ)函電又是彼此交流的主要方式之一。充分發(fā)揮前期的準(zhǔn)備，通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)函電把基本情況闡明清楚，接下來(lái)在進(jìn)行必要的補(bǔ)充溝通，基本上就決定了貿(mào)易的成功與否。貿(mào)易交易管理，指在貿(mào)易過(guò)程中的，所涉及的各個(gè)部門(mén)和相關(guān)的輔助職能機(jī)構(gòu)，如果企業(yè)采用傳統(tǒng)的一一解決的方式進(jìn)行貿(mào)易，肯定會(huì)占用大量的時(shí)間，同時(shí)會(huì)對(duì)企業(yè)的貿(mào)易成本造成很大的負(fù)擔(dān)，而且，為進(jìn)行貿(mào)易而進(jìn)行的很多工作所花費(fèi)的人力物力和財(cái)力都是無(wú)意義的。商務(wù)英語(yǔ)函電可以將這些問(wèn)題通過(guò)信息化手段，如電子郵件等方式進(jìn)行解決，這樣就可以將很多非核心外貿(mào)工作剝離掉，從而提高工作效率和降低交易成本。

2.4 商務(wù)英語(yǔ)函電對(duì)外貿(mào)的作用

2.4.1 增進(jìn)溝通，創(chuàng)造商業(yè)機(jī)會(huì)

借助于信息時(shí)代的信息化優(yōu)勢(shì)，國(guó)際間的交流變得越來(lái)越容易和便捷。不同種類(lèi)的商品需求和供給信息放到網(wǎng)絡(luò)上或信息中轉(zhuǎn)平臺(tái)上，給予不同的信息需求者很大的機(jī)會(huì)，很多外貿(mào)企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者中介平臺(tái)得到所需信息，并通過(guò)聯(lián)系方式在短時(shí)間內(nèi)與潛在貿(mào)易客戶(hù)聯(lián)系上，在初期的基本交流達(dá)成一致后，接下來(lái)可以進(jìn)行較深入的溝通和交流，如果合適就可以確定彼此間的貿(mào)易關(guān)系了。在這種情況下，貿(mào)易成本極低，而且可以發(fā)展很多潛在的貿(mào)易客戶(hù)。因?yàn)樯虅?wù)英語(yǔ)函電的發(fā)展，并且信息化的今天，對(duì)外貿(mào)易雙方對(duì)于實(shí)物的要求不再那么高，因此，外貿(mào)企業(yè)可以更好的利用自身優(yōu)勢(shì)進(jìn)行資源配置，開(kāi)拓更多的優(yōu)質(zhì)客戶(hù)。

2.4.2 利用信息手段，提高外貿(mào)效率

商務(wù)英語(yǔ)函電的優(yōu)勢(shì)就是在于能夠利用函電進(jìn)行迅速的溝通和交流，把雙方的需求與問(wèn)題進(jìn)行充分而有建設(shè)性的討論和解決。對(duì)外貿(mào)易的貿(mào)易雙方可以通過(guò)商務(wù)英語(yǔ)函電及時(shí)的傳送彼此需要的信息，一旦產(chǎn)生矛盾，商務(wù)英語(yǔ)函電可以進(jìn)行商務(wù)溝通，并給客戶(hù)提供相關(guān)的解決方案，這樣信息就在貿(mào)易雙方有了良好的流動(dòng)，使對(duì)外貿(mào)易的問(wèn)題更容易的解決。另一方面，同樣是信件或傳真等，但傳統(tǒng)的方式下，大量的信息需要接收方進(jìn)行整理、分類(lèi)、分析和反饋，這樣，自然就增加了對(duì)外貿(mào)易雙方的大量的人力、物力和財(cái)力的損耗。大量的信息整理、分類(lèi)也就會(huì)不自覺(jué)的增加信息理解分歧等問(wèn)題和矛盾的出現(xiàn)，由于時(shí)間上的誤差，不可能及時(shí)的交流，對(duì)貿(mào)易的雙方來(lái)說(shuō)，貿(mào)易的可能性會(huì)降低。但是，商務(wù)英語(yǔ)函電就有效的減少了信息的整理、分類(lèi)等環(huán)節(jié)，直接把信息整理分類(lèi)好提供給貿(mào)易伙伴供其分析。可見(jiàn)，商務(wù)英語(yǔ)函電不僅提高了工作效率，還能有效的降低交易成本。

2.4.3 加快全球貿(mào)易一體化

近年來(lái)，很多實(shí)例都可以說(shuō)明，商務(wù)英語(yǔ)函電的發(fā)展，尤其是電子郵件、傳真等的平臺(tái)應(yīng)用，極大地促進(jìn)了全球的貿(mào)易發(fā)展。傳統(tǒng)的貿(mào)易通訊方式，耗時(shí)耗力，很多企業(yè)都無(wú)力參與，如今，商務(wù)英語(yǔ)函電的出現(xiàn)，讓對(duì)外貿(mào)易擺脫了時(shí)間和空間的限制，真正為貿(mào)易全球一體化的發(fā)展發(fā)揮了巨大作用。因?yàn)檫@些快捷的信息交流平臺(tái)為基礎(chǔ)的商務(wù)英語(yǔ)函電極大的降低了貿(mào)易成本，很多中小企業(yè)紛紛轉(zhuǎn)向國(guó)際市場(chǎng)，力圖開(kāi)拓新商機(jī)。這樣來(lái)，為更大范圍、更大規(guī)模的國(guó)際貿(mào)易奠定了良好的基礎(chǔ)，不僅帶動(dòng)當(dāng)?shù)氐膶?duì)外貿(mào)易發(fā)展，更在很大程度上，將國(guó)內(nèi)貿(mào)易與國(guó)際貿(mào)易聯(lián)系起來(lái)，利用便捷的溝通和交流方式，與貿(mào)易客戶(hù)充分交流，積極進(jìn)行對(duì)外貿(mào)易的開(kāi)拓和發(fā)展，勢(shì)必進(jìn)一步推動(dòng)貿(mào)易全球化向前發(fā)展。

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