如何做好施工企業(yè)的合同管理工作

董艷梅

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)、合同經(jīng)濟(jì)?，F(xiàn)代社會(huì)可以講是合同社會(huì)。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗與合同管理有著密切關(guān)系。因此，必須十分重視合同及合同管理。合同管理是一個(gè)全過(guò)程、系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的管理工作。全過(guò)程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開(kāi)始，直至合同失效為止，我們不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門(mén)都要一起來(lái)管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過(guò)程的情況變化，特別要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。切不可以為簽了合同就萬(wàn)事大吉，把合同束之高閣，我們要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。

1 建筑施工企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

1.1 合同簽訂階段存在的問(wèn)題

1)合同主體不當(dāng)，即合同當(dāng)事人錯(cuò)位或不具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。有的施工企業(yè)在簽訂合同時(shí)為圖方便，使用分公司或分廠等不具備法人資格的主體簽訂合同。2)合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。3)合同條款有遺漏，不全面、不完整，有缺陷、漏洞，而漏掉的往往是違約責(zé)任。一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。4)只有從合同而沒(méi)主合同。5)違反法律法規(guī)簽訂無(wú)效合同。

1.2 合同履約階段存在的問(wèn)題

1)應(yīng)變更合同的沒(méi)有變更。2)應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書(shū)面文件(如會(huì)議紀(jì)要等)沒(méi)有發(fā)出，在合同履行過(guò)程中及時(shí)地發(fā)出必要的書(shū)面文件，是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是施工企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)，但是這一點(diǎn)卻往往遭到忽視，自身權(quán)益得不到保護(hù)。3)應(yīng)當(dāng)簽證確認(rèn)的沒(méi)有辦理簽證確認(rèn)。4)應(yīng)當(dāng)追究的過(guò)了訴訟時(shí)效。5)應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)力沒(méi)有行使，發(fā)包人不按合同約定支付工程進(jìn)度款，施工企業(yè)可以行使抗辯權(quán)停工，但卻沒(méi)有行使，結(jié)果造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額越來(lái)越大，問(wèn)題更加難以解決。6)應(yīng)當(dāng)重視的資料證據(jù)卻沒(méi)有得到足夠的重視。

2 建筑施工企業(yè)合同管理中存在問(wèn)題的主要對(duì)策

1)建立和健全企業(yè)的合同管理體系。建立合同管理制度，設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)合同管理工作。合同管理包括合同的訂立、實(shí)施、控制和綜合評(píng)價(jià)等工作。從項(xiàng)目管理角度來(lái)講，合同管理是典型的兩個(gè)層級(jí)需要分工清楚的一項(xiàng)工作，因合同的訂立是施工企業(yè)來(lái)簽訂的，而到了合同的履行階段，具體的施工現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)合同管理的是項(xiàng)目經(jīng)理部，所以兩者的權(quán)限、界面一定要界定清楚。合同管理體系要進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制，及時(shí)調(diào)整，不斷完善。

2)提高合同管理人員素質(zhì)。選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員;根據(jù)企業(yè)與市場(chǎng)的實(shí)際，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)，參加法律專(zhuān)業(yè)或經(jīng)濟(jì)管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)，同時(shí)必須進(jìn)行職業(yè)道德教育;建立崗位責(zé)任制，對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確其責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)有貢獻(xiàn)的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)以上途徑，全面提升企業(yè)合同管理人員的綜合素質(zhì)，包括思想水平、法制水平、語(yǔ)文水平和業(yè)務(wù)能力。

3 不同階段合同管理工作的重點(diǎn)

對(duì)于建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，合同管理應(yīng)遵循下列程序:合同評(píng)審、合同訂立、合同實(shí)施計(jì)劃、合同實(shí)施控制、合同綜合評(píng)價(jià)、有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法使用。

3.1 合同評(píng)審

合同評(píng)審是合同決策的重要基礎(chǔ)，合同評(píng)審應(yīng)在合同簽訂之前進(jìn)行，主要是對(duì)招標(biāo)文件和合同條件進(jìn)行審查、認(rèn)定和評(píng)價(jià)。包括下列內(nèi)容:

1)招標(biāo)內(nèi)容和合同的合法性審查，尤其是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的項(xiàng)目，一定要清楚該項(xiàng)目的手續(xù)是否齊全。2)招標(biāo)文件和合同條款的合法性和完備性審查。區(qū)別不同情況分別對(duì)待，可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考查、對(duì)發(fā)包人提出咨詢、要求發(fā)包人對(duì)招標(biāo)文件和合同條款加以澄清。3)合同雙方責(zé)任、權(quán)益和項(xiàng)目范圍認(rèn)定。4)與產(chǎn)品或過(guò)程有關(guān)要求的評(píng)審。5)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。綜合以上內(nèi)容，最終要做出一個(gè)決定:是否參加投標(biāo)。

3.2 合同訂立

簽訂合同須特別注意的幾點(diǎn):1)工程名稱(chēng)，有時(shí)甲方會(huì)變更工程名稱(chēng)，但是合同中的工程名稱(chēng)一定要與招標(biāo)文件及中標(biāo)通知書(shū)上工程名稱(chēng)保持一致;2)承包范圍，如為清單招標(biāo)工程，承包范圍應(yīng)為“招標(biāo)文件及工程量清單中包括的全部工程施工總承包”，而不是“施工圖紙范圍內(nèi)包括的全部工程”;3)開(kāi)工日期，由于合同簽訂時(shí)，施工現(xiàn)場(chǎng)往往不具備開(kāi)工條件，因此要注明合同中約定的開(kāi)工日期為“計(jì)劃開(kāi)工日期，準(zhǔn)確開(kāi)工日期以開(kāi)工報(bào)告為準(zhǔn)”;4)保修金的支付時(shí)間，一般建設(shè)單位都要扣留3%的保修金，待一定期限后再支付。但我們要特別注意，有保修期有保修責(zé)任，并不意味著一定要有保修金，尤其是2000年國(guó)務(wù)院發(fā)布的建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例，規(guī)定地基基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)工程的保修期為設(shè)計(jì)文件規(guī)定的該工程的合理使用年限，因此更不能把保修期與保修金完全對(duì)等起來(lái)，等保修期滿后再支付保修金;5)分包配合費(fèi)，在合同中一定要明確，如發(fā)包人有分包項(xiàng)目，總承包人計(jì)取配合費(fèi)的費(fèi)率，以免合同履約過(guò)程中發(fā)生分包時(shí)，總承包人應(yīng)有的權(quán)益得不到保障。

3.3 合同實(shí)施計(jì)劃

合同實(shí)施計(jì)劃包括合同實(shí)施總體安排、分包策劃以及合同實(shí)施保證體系的建立等內(nèi)容。合同實(shí)施保證體系應(yīng)與其他管理體系協(xié)調(diào)一致，須建立合同文件溝通方式、編碼系統(tǒng)和文檔系統(tǒng)。承包人應(yīng)對(duì)其同時(shí)承接的合同做總體協(xié)調(diào)安排。承包人所簽訂的各分包合同及自行完成工作責(zé)任的分配，應(yīng)能涵蓋主合同的總體責(zé)任，在價(jià)格、進(jìn)度、組織等方面符合主合同的要求。

3.4 合同實(shí)施控制

計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行總是會(huì)有一些偏差的，而控制的任務(wù)就是要不斷的糾正這種偏差、減少偏差。包括合同交底、合同跟蹤與診斷、合同變更管理和索賠管理工作。在合同實(shí)施前，合同談判人員應(yīng)進(jìn)行合同交底。合同交底應(yīng)包括合同的主要內(nèi)容、合同實(shí)施的主要風(fēng)險(xiǎn)、合同簽訂過(guò)程中的特殊問(wèn)題、合同實(shí)施計(jì)劃和合同實(shí)施責(zé)任分配等內(nèi)容。管理層應(yīng)監(jiān)督項(xiàng)目經(jīng)理部的合同執(zhí)行行為，并協(xié)調(diào)各分包人的合同實(shí)施工作。根據(jù)建筑法的有關(guān)規(guī)定，總包單位與分包單位對(duì)分包工程承擔(dān)連帶責(zé)任，不管是質(zhì)量方面還是安全方面，所以項(xiàng)目經(jīng)理部要加強(qiáng)對(duì)分包合同的管理。

3.5 合同綜合評(píng)價(jià)

合同綜合評(píng)價(jià)是指合同履行完以后對(duì)合同進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)。

3.6 有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合法使用

在現(xiàn)在信息時(shí)代、知識(shí)時(shí)代，對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的應(yīng)用，一定要合法。

總之，合同管理是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的核心。加強(qiáng)合同管理，一方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠(chéng)信，提升企業(yè)的品牌和形象，滿足市場(chǎng)的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力，使企業(yè)更牢固地立足市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展;另一方面使企業(yè)在履約過(guò)程中維護(hù)自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

［1］ GB/T 50326-2006，建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范［S］.

［2］ 何紅峰.建設(shè)工程合同管理［M］.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006.

［3］ 宋春巖，付向慶.建設(shè)工程招投標(biāo)與合同管理［M］.北京:北京大學(xué)出版社，2008:7.

［4］ ?；勖?淺談加強(qiáng)施工合同管理［J］.山西建筑，2010，36(9):193-194.