高校檔案信息資源網(wǎng)絡建設芻議

□文/郭玉峰

高校檔案信息資源網(wǎng)絡建設芻議

□文/郭玉峰

在新時代，高校檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式向網(wǎng)絡系統(tǒng)建設過渡已成為必然。本文介紹高校檔案信息網(wǎng)絡建設的意義、建立信息網(wǎng)絡的可行性及相關(guān)措施，以期促進高校檔案管理工作。

高校檔案；信息網(wǎng)絡；建設

高校檔案信息資源網(wǎng)絡系統(tǒng)建設不僅對全國高校檔案工作發(fā)展起著積極的推動作用，對高校各項工作也會產(chǎn)生積極的影響。檔案信息化建設是一項復雜而艱巨的系統(tǒng)工程，應把高校檔案信息網(wǎng)絡建設與發(fā)展納入高校信息化建設的重要組成部分，切實做好相關(guān)工作，以適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。

一、高校檔案管理信息網(wǎng)絡建設的意義

檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄高校發(fā)展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務。由于檔案信息的歷史價值及其在高校發(fā)展中所起到的重要作用與檔案管理和服務手段落后之間所產(chǎn)生的巨大反差，因此建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡有著積極和重要的意義。

（一）能適應經(jīng)濟社會和科技發(fā)展的需要。傳統(tǒng)的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統(tǒng)的檔案。這種傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎上的，其檔案信息的服務，也是以手工服務為主要手段。隨著計算機應用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計算機的應用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式也基本上是單機型的，當然也有個別檔案部門建立起了單位內(nèi)局部聯(lián)機的檔案管理計算機系統(tǒng)。但這些計算機檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集管理或系統(tǒng)，在功能上是大同小異的，主要為檔案目錄的存儲檢索，為檔案工作人員管理工作的工具，還未能實現(xiàn)向檔案信息用戶提供機上檔案內(nèi)容信息服務，或由用戶自行上機檢索檔案信息。因此，這種計算機管理模式還不能使檔案信息的管理和服務適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。隨著社會的進步和經(jīng)濟的快速發(fā)展，在辦公、商務、管理、信息傳遞和發(fā)布等各個方面正在實現(xiàn)自動化和網(wǎng)絡化。我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制度等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布，并同時形成以紙張為載體的傳統(tǒng)型的同一文本材料。這一發(fā)展趨勢，要求檔案管理工作必須與時俱進、與其同步發(fā)展，才能適應經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。

（二）能提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。高校檔案管理信息網(wǎng)絡建立能從整體上提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。從歷史和現(xiàn)實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。從管理的角度看，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作的質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很??；在一定的信息網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)的高校檔案管理，要求每一個檔案管理工作人員，必須按系統(tǒng)的要求開展工作，這樣，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題就會相應減少；同時，也迫使工作人員努力提高業(yè)務水平，適應檔案管理信息網(wǎng)絡化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個檔案管理的質(zhì)量和水平。另外就是利用高校各職能部門形成的各種電子式文件檔案材料，利用檔案管理信息網(wǎng)絡直接生成部門檔案并匯總和進人學校的檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，轉(zhuǎn)成高校的完整檔案庫和管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)既可以存貯和檢索利用，也可以有其他不同的功能選擇。與此同時，把原有的以紙張為載體的傳統(tǒng)型檔案轉(zhuǎn)制成網(wǎng)上可讀的電子文件，并入整個檔案管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中。這樣，利用網(wǎng)絡的強大功能進行存貯、檢索、利用以及系統(tǒng)管理，其檔案管理工作的質(zhì)量和水平是傳統(tǒng)模式的管理不可比擬的。

（三）能提高檔案管理工作的服務水平和利用效率。信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的最大優(yōu)點就是功能強大、效率高。高校檔案信息網(wǎng)絡的建立，可以解決一般檔案信息的檢索查找，也可以通過一定的用戶密碼指令進行檔案具體內(nèi)容的檢索查找和打印輸出服務，實現(xiàn)真正意義上的高校檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡的利用不受地域和時空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶，就可以隨時檢索利用，這種服務水平和利用效率當然是傳統(tǒng)型的檔案管理系統(tǒng)不能同日而語的。

二、建設高校檔案管理信息網(wǎng)絡的可行性

20世紀八十年代以來，世界上幾乎所有發(fā)達國家都相繼建成了國家級的教育和科研計算機網(wǎng)絡，并相互連成覆蓋全球的國際性網(wǎng)絡。這種全球計算機信息網(wǎng)絡的產(chǎn)生沖破了地理位置上的束縛，加快了信息傳遞速度，為教師、學生、科研人員以及其他各類人群提供了一個全新的網(wǎng)絡計算機環(huán)境，從根本上改變了以往的信息利用模式，促進了他們之間的信息交流、科研合作和資源共享，成為這些國家教育和科研工作的最重要基礎設施之一，促進了這些國家教育和科研事業(yè)的迅速發(fā)展。由于我國已建立了覆蓋全國各地的教育科研網(wǎng)和其他網(wǎng)絡系統(tǒng)，也為我們建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡提供了基礎。

（一）信息網(wǎng)絡的發(fā)展為建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡提供了一個強有力的平臺。包括中國教育和科研計算機網(wǎng)等在內(nèi)的互聯(lián)信息網(wǎng)絡的不斷建設發(fā)展和完善，給高校檔案信息資源管理的網(wǎng)絡化建設提供了基礎。目前，各高校建設的網(wǎng)絡系統(tǒng)已日趨完善，在普遍開通教育科研網(wǎng)的同時，還與不同的網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)了互聯(lián)，實現(xiàn)了各類網(wǎng)上信息的共享和利用，這就為高校檔案管理信息網(wǎng)絡的建設提供了一個強有力的支持平臺，而無需另行網(wǎng)絡基礎設施的建設。此外，現(xiàn)有的信息網(wǎng)絡及其系統(tǒng)，無論技術(shù)、設備或功能上都完全能支撐高校檔案信息實現(xiàn)網(wǎng)絡化的管理要求?，F(xiàn)在，無論任何地域的用戶，只要聯(lián)入因特網(wǎng)，便可隨時隨地瀏覽網(wǎng)上全球各類信息，包括文本型文獻信息以及聲音、圖像等，因特網(wǎng)提供的各種強大、靈活、實用的功能完全可以實現(xiàn)并滿足檔案用戶之間、檔案館（室）之間、檔案用戶與檔案館（室）之間的檔案信息交流與共享利用。同時，由于高校的部、處、系、所、中心等計算機終端機均與校園信息網(wǎng)絡系統(tǒng)相連，完全可以實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫與各部、處、系、所、中心數(shù)據(jù)的資源共享。

（二）高校檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化為檔案管理信息網(wǎng)絡的創(chuàng)建提供了基礎。高校檔案管理自實行《高等學校檔案實體分類法》以后，已經(jīng)有一個較全面的著錄標準。它的范圍包括檢索語言、目錄著錄、名詞術(shù)語、信息代碼、館庫建筑、技術(shù)設備、檔案載體、檔案分類整理、檔案統(tǒng)計等方面的標準化和規(guī)范化。學校的檔案管理均實現(xiàn)計算機輔助處理，利用計算機管理檔案，進行檔案查詢利用，除了檔案軟件系統(tǒng)外，在計算機的存儲資料庫上也已經(jīng)存有大量可供查詢的檔案數(shù)據(jù)；在現(xiàn)時已輸入的計算機檔案數(shù)據(jù)和有關(guān)內(nèi)容特征信息中，如文件題名、責任者、主題詞或關(guān)鍵詞、日期、保管期限等，已具備用于機上檢索的基本條件及功能要求，這就為檔案網(wǎng)絡的創(chuàng)建提供了一個良好的基礎。

三、高校檔案管理信息網(wǎng)絡建設措施

（一）要在法律上有保證。高校檔案信息資源網(wǎng)的建成對檔案的保密工作是個挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機密性，在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國家安全和利益，與社會秩序有關(guān)的檔案，或與集體、個人秘密有關(guān)的檔案因其合法權(quán)益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此，急需制定政策，制定法律規(guī)程確定檔案的上網(wǎng)等級。如可規(guī)定一級保密的檔案不能上網(wǎng)，二級保密的檔案上內(nèi)部網(wǎng)，三級保密的檔案可上Internet網(wǎng)。對于二級保密的檔案，如技術(shù)、專利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、經(jīng)濟損失和損害技術(shù)人員的發(fā)明，同時又能吸引別人來查閱檔案為原則。在具體工作上，可以對現(xiàn)存的檔案進行經(jīng)常、及時地鑒定，爭取做到該保密的一定要保密，該開放的一定要及時開放?？傊?，檔案信息的開發(fā)利用與保密是對立統(tǒng)一的，在開發(fā)工作中必須正確處理二者之間的關(guān)系，既要積極開發(fā)提供檔案信息，為各項工作服務，又要堅持保密原則。因此，制定出相關(guān)的檔案信息上網(wǎng)的政策法規(guī)是建立檔案信息網(wǎng)絡的必需法律基礎。

（二）要開發(fā)優(yōu)秀軟件。開發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案管理信息網(wǎng)絡使用的軟件，是實現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡化的前提。這種軟件應該具備強大的功能，其中包括對不同密級檔案利用的保密功能。目前，在學校檔案信息管理的軟件開發(fā)中當務之急是盡快制定出全國統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標準，使高校的檔案管理軟件及其系統(tǒng)按統(tǒng)一標準執(zhí)行。

一個技術(shù)水平高的檔案管理軟件不僅應在管理檔案業(yè)務方面要有較強的通用性，以適應不同類型的檔案管理，而且對不同應用人員素質(zhì)和應用水平同樣要有較強的適應性。軟件在設計階段就要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，考慮到利用人員素質(zhì)的多層次性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力；軟件在開發(fā)編程階段要考慮到軟件要適應用戶的要求，并按各自的需要能作必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。要建立檔案管理信息網(wǎng)絡，開發(fā)優(yōu)秀的軟件是當前最為重要的基礎工作之一，必須組成多學科的相關(guān)人員聯(lián)合攻關(guān)，共同開發(fā)。

（三）要保證檔案信息資源網(wǎng)運行的安全性。檔案信息系統(tǒng)運行的安全性問題是互聯(lián)網(wǎng)安全的共性問題，它的威脅主要來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障。新世紀伊始，黑客們便給網(wǎng)絡安全問題來了一個下馬威：雅虎、CNN等許多世界知名網(wǎng)站紛紛受到攻擊而癱瘓，網(wǎng)絡安全問題再次引起了各國政府的高度重視。任何技術(shù)上的安全措施對于黑客高手來說，都如同沙筑的堤壩一樣不堪一擊，因此我們必須高度關(guān)注網(wǎng)絡運行的安全性問題。對網(wǎng)絡的運行安全，只要我們定出嚴密的措施，并在前期嚴格控制上網(wǎng)信息范圍，就可避免成為黑客們攻擊的目標。此外，病毒也是伴隨計算機及網(wǎng)絡技術(shù)而生的一個頑疾。如受CIH、蠕蟲等病毒的肆虐而給網(wǎng)絡信息及設備造成的巨大損失，人們至今仍記憶猶新。系統(tǒng)本身的故障也會造成信息的破壞和數(shù)據(jù)丟失，對于這些威脅，我們必須要有充分的認識和相應的防范措施，并同時注意做好信息的備份工作，以便在緊急情況下恢復系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和信息的完整。

總之，隨著世界科技進步發(fā)展的日新月異，互聯(lián)網(wǎng)的日益普及和廣泛，用戶對高校檔案信息資源要求共享和便利的呼聲越來越高，建設高校檔案信息資源網(wǎng)絡勢在必行。

（作者單位：南陽醫(yī)學高等?？茖W校）

[1]張琳.高等學校檔案信息資源共建共享探討.學校檔案，2000.5.

[2]雷雯.21世紀高校檔案館：數(shù)字化檔案館.學校檔案，2001.1.

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